Chương I: trình bày cơ sở lý thuyết về triển khai hệ thông ERP: các lý thuyết về hệ thống ERP, các bước cơ bản để triển khai hệ thống ERP, các yếu tố tác động để triển khai hệ thống ERP : các nhân tố thành công chủ yêu (CSF) và các yếu tổ tác động và rủi ro khi triển khai hệ thống ERP. - Chương 2: trình bày về thực trạng triển khai hệ thống ERP tai PVFCCo: phương pháp nghiên cứu: chương này trình bày về phương pháp nghiên cứu Delphi được sử dụng trong luận văn, giới thiệu về Tổng công ty Phân bón và hóa chất dầu khí và thực trạng triển khai hệ thống ERP, và khảo sát các yếu tố tác động làm hạn chế việc triển khai dự án ERP tai PVFCCo. - Chương 3: Đề xuất các giải pháp và kiến nghị đề thực hiện hệ thống ERP tại PVFCCo trong giai đoạn 2. CO SO LY THUYET VE TRIEN KHAI HE THONG ERP.
Tổng quan Hệ thống ERP là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một doanh nghiệp nêu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và doanh nghiệp sớm đi vào nề nếp. Doanh nghiệp nào chậm trễ hệ thống ERP sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ. Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn.
Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chỉ phí, doanh thu, lợi nhuận. đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công. vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. Các thông tin của doanh nghiệp được tập trung, day đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông.
Khách hang sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của doanh nghiệp theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chỉ phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hệ thống ERP không phải dễ để triển khai thành công, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo doanh nghiệp; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp; lựa chọn đối tác triển khai đúng; phối hợp tốt với đối tác triển khai trong quá trình thực hiện dự án; sẵn sàng thay đổi các quy trình bất hợp lí hiện hữu trong doanh nghiệp (đây là việc thường xuyên gặp nhiều sự chống đối nhất); chú trọng công tác đào tạo cán bộ theo các quy trình mới; chú trọng đào tạo khai thác hệ thống cho cán bộ mọi cấp; có cán bộ chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống. Có nhiều báo cáo trên thể giới về việc triển khai hệ thống ERP không thành công tại doanh nghiệp.
Theo nghiên cứu của Majed_ năm 2000 cho rằng trên thế giới có 70% dy an ERP triển khai không đạt được lợi ích ước tính của nó. Trong nghiên cứu khác, tỷ lệ thất bại trong thực hiện dự án ERP nằm trong khoảng từ 40% đến 60% hoặc cao hơn (theo Langenwalter, 2000) và việc thất bại trong triển khai dự án ERP là một trong các vấn đề dẫn đến phá sản doanh nghiệp theo Davenport, 1998; Markus et al. - Giới thiệu về ERP ERP (Enterprise Resource Planning) Hoach định nguồn lực Doanh nghiệp bao gồm các khái niệm và phương pháp kỹ thuật đề tích hợp toàn bộ hệ thống quản lý kinh doanh từ việc xem xét, quản lý hiệu quả nguồn tài nguyên đến việc cải tiến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. ERP (Enterprise Resource Planning — Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp thông tin và quá trình kinh doanh (Kumar và Hillegersberg, 2000) bao gồm các phân hệ chức năng được cài đặt tùy theo mục đích của doanh nghiệp.
Hệ thống ERP được tích hợp (bao gồm tất cả các chức năng kinh doanh) trong phần mềm trọn gói hỗ trợ cho các khái niệm ERP nói trên. Khởi đầu thì ERP nhắm tới ngành sản xuất, chủ yếu bao gồm các chức năng hoạch định và quản lý việc kinh doanh nòng cốt như quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, kế toán, tài chính,. Tuy nhiên, những năm trở lại đây, sự thích nghi đó không chỉ dành cho ngành sản xuất mà còn cho các ngành nghề kinh doanh khác nhau và mở rộng triển khai và sử dụng ERP tiếp tục phát triển trên phạm vi toàn cầu. Phần mềm ERP thiết kế theo mô hình và tự động hoá các qui trình cơ bản của công ty, từ tài chính đến sản xuất với mục tiêu tích hợp thông tin của tất cả các phòng ban trong công ty và loại bỏ các đường truyền kết nói phức tạp, “đắt đỏ” giữa các hệ thống máy tính riêng lẻ không “khớp” với nhau.
ERP được hỗ trợ bởi phần mềm ứng dụng liên chức năng giúp cho doanh nghiệp hoạch định và quản lý những phần quan trọng của quá trình kinh doanh bao gồm lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, quản lý hàng tồn kho, giao dịch với nhà cung cấp, cung cấp dịch vụ khách hàng và theo dõi đơn đặt hàng (Olson, 2004). ERP tập hợp tất cả dữ liệu từ các quy trình khác nhau và lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu tập trung cho phép sử dụng thông tỉn theo nhiều cách khác nhau (Aernoudts, R., Boom, van der, T. va Pijl, van der, G. Lich sir hinh hanh ERP Vào những năm 50, các khái niệm liên quan đến chức năng của quá trình quản lý sản xuất bắt đầu xuất hiện như: số lượng đặt hàng kinh tế, lượng tồn kho an toàn, danh sách nguyên liệu (Bill of Materials - BOM), quản lý lệnh sản xuất Đến giữa những năm 60, hệ thống MRP (Material Requirement Planning - Hoach dinh nhu cau nguyên vật liệu) được cấu thành dựa trên sự tích hợp các chức năng cơ bản nêu trên.
Vào năm 1975, trong cuốn từ điển biên soạn lần thứ 9 của APICS (The Association for Operations Management - Hiệp hội quản lý hoạt động) đã đưa ra định nghĩa: MRP là một công nghệ dựa trên cầu trúc BOM, thông tin kho và lịch sản xuất để tính toán ra nhu cầu nguyên vật liệu. Nó đưa ra yêu cầu hủy bỏ những đơn đặt hàng không cần thiết và các đề xuất tối ưu hoá việc mua hàng bằng cách tính toán thời điểm có thể nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp và thời điểm cần số hàng đó cho sản xuất. Để có thể thực hiện được điều này, cần xác định số lượng các nguyên vật liệu thành phần đề sản xuất một loại hàng cũng như thời điểm cần các nguyên vật liệu và các thành phần trong các công đoạn của quá trình sản xuất. MRP II (Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất) là kết quả mở rộng của MRP.
Nếu MRP chủ yếu đưa ra các tính toán về nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất thì MRPII lại chú trọng đến quản lý lao động và chỉ phí. Đến những năm 90, sự phát triển của công nghệ thông tin đã góp phần xây dựng khái niệm ERP. Khái niệm ERP được đưa ra lần đầu bởi công ty Gartner Group (Mỹ) năm 1990, trên cơ sở MRP (hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu), sau đó thành MRP II (hoạch định nguồn lực cho sản xuất). ERP không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, nhân sự, hậu cần, bán hàng, mua hàng.
Cho đến nay, ERP đã phát triển và kết hợp với nhiều ứng dụng khác nhau nhu: SCM (Supply Chain Management - quản lý chuỗi cung ứng), CRM (Customer Relationship Management - quản lý quan hệ khách hàng), HRM (Human Resources Management — quan ly nguén nhân lực), FRM (Financial Resource Management — quản lý nguồn lực tài chính), MRP (Manufacturing Resource Planning — Ké hoạch nguồn lực sản xuất). “Quản lý quan hệ “Quản lý chuối Khách hàng ¬ Customer (Supply Chain Relationship Management) Management) Dida phi nguin lực sản xuất (tunutacturing Resource Planning Hình 1.1: Thông tin tích hợp qua hệ thong ERP 1. Các bước cơ bản để triển khai hệ thong ERP Các bước để triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp như sau: v Bước I: Phân tích và lập kế hoạch Mục tiêu: Đưa ra và thống nhất với nhà thầu triển khai tài liệu yêu cầu của doanh nghiệp. Một tình hình phổ biến ở nước ta là các doanh nghiệp triển khai thành công đều phát triển nhanh và rất năng động, mô hình hoạt động, sản phâm và cơ cau tô chức của doanh nghiệp biên đổi từng ngày.
Khi đưa ra và thống nhất về yêu cầu của doanh nghiệp nói chung, doanh nghiệp đều có gắng tiên liệu những phát triển của họ trong thời gian một vài năm tới, nhưng thực tế cho thấy nhiều khi những tiên liệu này cũng thay đổi liên tục. Đối với dự án ERP là dự án tương đối dài (trên sáu tháng) một vấn đề xảy ra là khi dự án đến những giai đoạn cuối doanh nghiệp lại yêu cầu thay đổi lớn về chức năng hệ thống dẫn đến kết quả là phải làm lại, dự án không kết thúc được. Các công đoạn gồm: - Thiết lập đội dự án và phòng dự án. ~ Thiết lập các thủ tục quản trị dự án.
- Dat ra va thong nhất các mục tiêu của dự án. - Đặt ra và thống nhất kế hoạch dự án. - Cai đặt hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ và các máy trạm. ~ Thiết kế các mẫu thử cho các nghiệp vụ chính.
* Bước 2: Thiết ké Các công đoạn gồm: - Dua ra các quy trình nghiệp vụ. - Thiết kế các đầu vào, ra của dữ liệu và các giao diện. - Thiết lập và thử cầu hình hệ thống. - Huấn luyện người dùng.
Chuyển đối dữ liệu Các công đoạn gồm: 10 - Định nghĩa yêu cầu về chuyền đổi dữ liệu. - Đưa ra phương pháp và thủ tục chuyển đối. ~ Chuyên đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. - Kiểm tra xác nhận dữ liệu trên hệ thống.
Chạy thử Các công đoạn gồm: - Chạy thử đề kiểm tra - Điều chỉnh lần cuối Bước 5.