CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÁ ĐƠN 1. Khái niệm, phân loại hoá đơn Theo định nghĩa chung của từ điển kinh doanh (Business Dictionary) thì hoá đơn là một công cụ thương mại, được phát hành bởi người bán và đối tượng tiếp nhận là người mua. Nó được dùng để xác nhận các giao dịch của hai bên về một số vấn đề như danh sách mặt hàng bán ra, định lượng và các mô tả khác như ngày mua hàng, phương thức giao hàng, giá cả, giảm giá (nếu có) cùng các điều khoản thanh toán (Business Dictionary).
Tại Việt Nam, hóa đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. au khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn bằng cách đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.1: Mẫu hoá đơn giấy 3 Trong trường hợp áp dụng chế độ kế toán đối với các hoạt động kinh doanh, HĐ có vai trò của một chứng từ kế toán.
Đối với chế độ quản lý thuế, HĐ được dùng làm căn cứ để xác định doanh thu hay thu nhập tính thuế, do vậy HĐ có vai trò của một chứng từ thuế. Theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP về việc quy định HĐ bán hàng và cung ứng dịch vụ, HĐ mà DN được phép sử dụng có những loại, hình thức và nội dung như sau: - Tuỳ vào mục đích sử dụng, đặc điểm và hình thức khác nhau, HĐ có các loại sau: + Hoá đơn xuất khẩu là HĐ dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá, dịch vụ ra nước ngoài, xuất khẩu vào khu phi thuế quan. + Hóa đơn GTGT là HĐ bán hàng hóa, dịch vụ nội địa dành cho các tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. + Hóa đơn bán hàng là HĐ bán hàng hóa, dịch vụ nội địa dành cho các tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
+ Các loại hóa đơn khác, gồm: vé, thẻ hoặc các chứng từ có tên gọi khác. - Hoá đơn được thể hiện bằng các hình thức sau: + Hoá đơn tự in là HĐ do các tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hoá, dịch vụ. + Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành. + Hóa đơn đặt in là HĐ do các tổ chức, cá nhân kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân.
- Nội dung trên hoá đơn bao gồm các mục sau: + Thông tin về hoá đơn :loại hoá đơn, số hoá đơn, ngày lập hoá đơn, chữ ký người bán, chữ ký người mua. 4 + Thông tin về người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ trang web (website) và địa chỉ thư điện tử (email). + Thông tin về hàng hoá, dịch vụ bán hoặc cung ứng: Tên, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, số tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán. + Thông tin về người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản giao dịch, hình thức thanh toán.
Tầm quan trọng của hoá đơn Hoá đơn là một bộ phận ấn chỉ Thuế được in theo chỉ định của các Luật thuế, pháp lệnh về thuế và các văn bản pháp quy đúng về quản lý thu thuế cho NSNN được sử dụng để mua bán hàng hoá – dịch vụ, là chứng từ để đảm bảo chất lượng hàng hoá – dịch vụ và bảo hành hàng hoá, dịch vụ và dùng để thanh toán tài chính khi mua hàng hoá cho công ty, cơ quan, … cũng như thu tiền bán hàng thể hiện doanh thu của một DN. + Đối với nhà nước: Việc quản lý hóa đơn không chỉ có ý nghĩa đối với nhà nước mà còn cả với bản thân DN. Quản lý HĐ không tốt có thể dẫn đến việc phản ánh sai lệch kết quả sản xuất kinh doanh, nghĩa vụ đối với Nhà nước của DN. Các đối tượng xấu có thể lợi dụng các kẽ hở trong quy định để gian lận, rút tiền của ngân sách nhà nước, ảnh hưởng đến việc hoạch định các chính sách vĩ mô của Nhà nước.
+ Đối với DN: Hóa đơn, chứng từ cũng là bằng chứng chủ yếu ghi lại các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi DN giúp đưa ra các báo cáo về tình hình hoạt động một cách chuẩn xác nhất, và làm tiền đề cho những hoạch định mang tính chiến lược của DN đó. - Hóa đơn là cơ sở để các kế toán viên kê khai các loại thuế, quyết toán, hạch toán cuối năm, làm các báo cáo tài chính để trình cho giám đốc hoặc cơ quan thuế. - Quản lý tốt hóa đơn, chứng từ còn thể hiện quy trình chặt chẽ của DN, tránh lãng phí, thất thoát và các trường hợp bị đối tượng xấu lợi dụng kẽ hở trong công 5 tác quản lý nhằm gian lận tiền của, rò rỉ bí mật công nghệ, chiến lược kinh doanh vào tay đối thủ. HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ 1.
Tổng quan về hoá đơn điện tử a) Khái niệm, phân loại và nội dung Uỷ ban Châu Âu (EOC) đã định nghĩa HĐĐT là hình thức chuyển tiếp bằng điện tử của các thông tin có trong HĐ giữa các đối tác kinh doanh với nhau ( người mua và người bán). Nó là một phần thiết yếu của chuỗi cung ứng tài chính hiệu quả và nó tạo ra sự liên kết của các quy trình nội bộ của DN vào hệ thống thanh toán (The European Commission). Tại Việt Nam, theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT”. Hóa đơn điện tử chính là giải pháp toàn diện cho các tổ chức và DN, giúp họ phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy.
HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.2: Mẫu hoá đơn điện tử của công ty FPT Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về HĐĐT khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ thì HĐĐT được chia thành các loại và nội dung như sau: - Phân loại hoá đơn điện tử: + Hóa đơn giá trị gia tăng: Áp dụng với người bán hàng hóa kê khai thuế giá trị gia tăng theo hình thức khấu trừ. + Hóa đơn xuất khẩu: Dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất và thu chi thuế quan với hình thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của luật thương mại và thương mại điện tử. + Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng hóa kê khai thuế giá trị gia tăng theo hình thức trực tiếp. 7 + Các loại hóa đơn khác: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho, các chứng từ điện tử có cùng nội dung nhưng khác về mặt tên gọi.
- Nội dung trên hoá đơn điện tử: + Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn. + Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán. + Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua. + Tên hàng hóa hoặc tên dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa hoặc dịch vụ, thành tiền ghi bằng số và chữ.
Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán phải ghi bằng số và chữ. + Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán. + Ngày tháng năm lập và gửi hóa đơn. + Phí, lệ phí thuộc NSNN và nội dung khác có liên quan (nếu có) + Mã của CQT đối với HĐĐT có mã của CQT (Mã của CQT: bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được CQT tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn).
b) Đặc điểm của hoá đơn điện tử HĐĐT là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, dùng để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, được ký số hoặc ký điện tử bằng phương tiện điện tử (USB Token, File ký số. Đây là đặc điểm khác biệt rõ nét nhất giữa HĐĐT và HĐ giấy. Chính vì vậy HĐĐT được lưu trữ và thể hiện dưới dạng nguyên gốc ban đầu khi khởi tạo là dữ liệu điện tử nên chúng có thể được lưu trữ trong các công cụ lưu trữ dữ liệu khá đa dạng như ổ cứng máy tính, tài khoản icloud, USB. HĐĐT hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy.
Việc chuyển đổi HĐĐT thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự chính xác giữa nội dung của HĐĐT và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi, phải được hai bên ký đóng dấu. 8 HĐĐT in chuyển đổi là chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT theo quy định. HĐĐT có bản thể hiện của HĐĐT dùng để cung cấp cho cơ quan chức năng về nguồn gốc hàng hóa, tạo thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa đi đường. Đây được coi là tính ưu việt của hóa đơn điện tử so với HĐ giấy.