Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam tăng trưởng ổn định với ngành xây dựng đóng góp từ 6% đến 7% GDP hàng năm, công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng đóng vai trò sống còn đối với hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. Tại các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh đa ngành như Công ty Cổ phần DABACO Bắc Ninh, nguồn vốn dành cho các dự án xây dựng hạ tầng, nhà máy chế biến và khu dân cư thường chiếm từ 30% đến 50% tổng tài sản. Tuy nhiên, thực tế triển khai cho thấy nhiều dự án gặp tình trạng chậm tiến độ từ 15% đến 25%, phát sinh chi phí từ 10% đến 20% so với dự toán ban đầu.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của đề tài là phân tích thực trạng quản trị tại Ban Quản lý dự án của Công ty Cổ phần DABACO Bắc Ninh, từ đó chỉ ra những rào cản trong các khâu chuẩn bị đầu tư, thẩm định, lựa chọn nhà thầu và giám sát thi công. Mục tiêu cụ thể của nghiên cứu là xây dựng hệ thống giải pháp đồng bộ nhằm nâng cao chất lượng quản lý dự án, kiểm soát chặt chẽ chi phí, tiến độ và chất lượng công trình.

Phạm vi không gian của nghiên cứu tập trung tại tỉnh Bắc Ninh và các địa bàn lân cận, với phạm vi thời gian khảo sát chuyên sâu các dự án sử dụng nguồn vốn doanh nghiệp trong giai đoạn từ năm 2009 đến năm 2015. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài được lượng hóa rõ nét: việc áp dụng thành công các đề xuất sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn từ 10% đến 15% thời gian thực hiện thủ tục chuẩn bị, tiết kiệm từ 5% đến 8% chi phí đầu tư xây dựng công trình, đồng thời đưa tỷ lệ dự án bàn giao đúng hạn đạt trên mức 90%.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết tam giác quản lý dự án cổ điển, trong đó mục tiêu của dự án được biểu diễn qua hàm chi phí tổng quát $C = F(P, T, S)$ với bốn biến số tương quan chặt chẽ: chi phí thực hiện, mức độ hoàn thành kỹ thuật, yếu tố thời gian và phạm vi dự án. Bên cạnh đó, tác giả vận dụng lý thuyết vòng đời dự án đầu tư xây dựng công trình trải qua 3 giai đoạn nối tiếp: giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện đầu tư và giai đoạn kết thúc đầu tư đưa công trình vào khai thác sử dụng.

Hệ thống mô hình tổ chức quản lý dự án được phân tích đối chiếu gồm 4 mô hình chủ đạo: mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý, mô hình chủ nhiệm điều hành dự án, mô hình chìa khóa trao tay và mô hình tự thực hiện. Nghiên cứu tích hợp các khái niệm cốt lõi bao gồm: Quản lý giá trị thu được (Earned Value Management - EVM), cơ cấu 7 khoản mục chi phí tổng mức đầu tư theo Nghị định 32/2015/NĐ-CP, quy chuẩn kiểm soát chất lượng theo Nghị định 15/2013/NĐ-CP và khung pháp lý lựa chọn nhà thầu theo Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu thu thập dữ liệu từ cỡ mẫu gồm 15 dự án đầu tư xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật do Công ty Cổ phần DABACO Bắc Ninh làm chủ đầu tư trong giai đoạn 2009-2015. Đồng thời, tác giả tiến hành khảo sát, phỏng vấn sâu 25 cán bộ quản lý và kỹ sư giàu kinh nghiệm đang công tác tại Ban Quản lý dự án.

Phương pháp chọn mẫu được áp dụng là chọn mẫu phi xác suất có chủ đích (purposive sampling), ưu tiên lựa chọn các dự án có tổng mức đầu tư từ 15 tỷ đồng đến hơn 500 tỷ đồng nhằm bảo đảm tính đại diện toàn diện cho các nhóm công trình quy mô vừa và lớn của công ty. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích định tính kết hợp định lượng thống kê và mô hình toán EVM là nhằm lượng hóa chính xác các biến động về tiến độ và chi phí, khắc phục tính đơn chiếc và độ trễ dòng tiền vốn có trong ngành xây dựng. Nguồn dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ 100% hồ sơ thiết kế, dự toán, nhật ký công trường và báo cáo quyết toán thực tế trong suốt 6 năm nghiên cứu.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, về mô hình tổ chức và nhân sự, Ban Quản lý dự án tại DABACO Bắc Ninh vận hành theo mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý nhưng bộ máy còn kiêm nhiệm nhiều đầu mối. Tình trạng một kỹ sư phải giám sát từ 2 đến 3 công trình cùng lúc làm giảm khoảng 18% hiệu suất xử lý hồ sơ, khiến thời gian thẩm định nội bộ kéo dài thêm từ 10 đến 15 ngày so với kế hoạch ban đầu.

Thứ hai, công tác khảo sát địa chất và lập thiết kế bản vẽ thi công (TKBVTC) ở một số dự án chưa đạt độ chi tiết cần thiết. Điều này dẫn tới tỷ lệ khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng xây lắp dao động từ 8% đến 12% giá trị gói thầu, làm phát sinh thủ tục phê duyệt bổ sung phức tạp.

Thứ ba, tiến độ thi công thực tế tại các công trường ghi nhận tỷ lệ chậm trễ trung bình khoảng 22%. Trong đó, công tác bồi thường giải phóng mặt bằng chiếm tới 45% tổng thời gian bị kéo dài, làm chi phí quản lý dự án tăng thêm từ 12% đến 16% so với định mức phê duyệt ban đầu.

Thứ tư, công tác quản lý hợp đồng và bảo hành công trình bộc lộ nhiều điểm bất cập. Tỷ lệ giữ lại bảo hành từ 3% đến 5% giá trị hợp đồng trong thời gian từ 12 đến 24 tháng theo quy định chưa đủ chế tài ràng buộc khi nhiều hư hỏng kết cấu phức tạp thường chỉ xuất hiện sau 3 đến 5 năm vận hành.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ sự thay đổi nhanh chóng của môi trường pháp lý trong giai đoạn giao thời giữa Luật Xây dựng cũ và Luật Xây dựng số 50/2014/QH13, cùng sự ra đời của Nghị định 32/2015/NĐ-CP về quản lý chi phí. Cụ thể, việc tách chi phí giám sát đánh giá dự án (khoảng 20% chi phí quản lý dự án) và chuyển đổi các hạng mục lán trại tạm vào chi phí khác đã gây lúng túng cho đội ngũ lập dự toán. So sánh với các nghiên cứu ngành xây dựng cùng thời kỳ, tỷ lệ chậm tiến độ 22% tại DABACO hoàn toàn tương đồng với mức bình quân từ 20% đến 25% của các doanh nghiệp bất động sản công nghiệp phía Bắc.

Về mặt trực quan hóa, toàn bộ dữ liệu thực trạng có thể được trình bày hiệu quả qua Biểu đồ cột chồng so sánh 7 khoản mục chi phí thực tế với dự toán được duyệt, kết hợp Bảng ma trận rủi ro phân cấp 5 mức độ ảnh hưởng của khâu giải phóng mặt bằng. Ngoài ra, việc biểu diễn đường cong tích lũy S-curve theo phương pháp EVM sẽ minh họa rõ nét độ lệch giữa giá trị thực tế hoàn thành và chi phí dự toán kế hoạch qua từng tháng.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, tái cấu trúc bộ máy tổ chức Ban Quản lý dự án theo hướng chuyên môn hóa từng phòng ban chức năng (thẩm định, đấu thầu, giám sát thi công, quản lý chi phí). Ban Tổng Giám đốc công ty cần ban hành quy chế phân quyền rõ ràng, tinh gọn quy trình nội bộ nhằm rút ngắn 30% thời gian luân chuyển hồ sơ, hoàn thành phê duyệt nhân sự trong quý 1 năm 2016.

Thứ hai, chuẩn hóa quy trình thẩm định dự án và kiểm soát hồ sơ thiết kế. Đội ngũ thẩm định kỹ thuật phải áp dụng quy trình kiểm soát chất lượng 2 bước nghiêm ngặt, rà soát 100% hồ sơ thiết kế cơ sở và thiết kế bản vẽ thi công trước khi phát hành hồ sơ mời thầu, đặt mục tiêu kéo giảm tỷ lệ phát sinh khối lượng xuống dưới 5% trong giai đoạn 2016-2017.

Thứ ba, triển khai ứng dụng công cụ Quản lý giá trị thu được (EVM) kết hợp phần mềm chuyên dụng như MS Project và sơ đồ mạng PERT/CPM. Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật chịu trách nhiệm cập nhật báo cáo tuần, kiểm soát các chỉ số sai lệch chi phí và sai lệch tiến độ trong ngưỡng an toàn dưới 3%, áp dụng thí điểm ngay từ quý 2 năm 2016 trên toàn bộ 100% dự án mới.

Thứ tư, hoàn thiện công tác quản lý hợp đồng xây dựng và an toàn lao động. Phòng Tài chính - Pháp chế cần đưa vào hợp đồng điều khoản yêu cầu nhà thầu mua bảo hiểm công trình xây dựng bắt buộc, đồng thời thiết lập cơ chế bảo lãnh ngân hàng cho thời hạn bảo hành kéo dài từ 24 đến 36 tháng với tỷ lệ từ 5% đến 10% giá trị hợp đồng, giúp giảm thiểu 80% rủi ro tài chính phát sinh sau bàn giao.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm 1: Ban lãnh đạo, Giám đốc điều hành và Trưởng Ban Quản lý dự án tại các tập đoàn, doanh nghiệp xây dựng ngoài quốc doanh. Công trình cung cấp giải pháp tái cấu trúc bộ máy quản trị, tối ưu hóa 7 khoản mục chi phí và nâng cao hiệu quả điều phối nguồn lực thực tế.

Nhóm 2: Kỹ sư xây dựng, chuyên viên lập dự toán và cán bộ thẩm định hồ sơ mời thầu. Tài liệu cung cấp quy trình chi tiết về kiểm soát chất lượng khảo sát thiết kế 2 bước và 3 bước, hạn chế sai sót bóc tách khối lượng theo Luật Xây dựng số 50/2014/QH13.

Nhóm 3: Học viên cao học, nghiên cứu sinh và giảng viên các chuyên ngành Quản lý xây dựng, Kinh tế xây dựng và Quản trị kinh doanh. Luận văn là case study thực tế giá trị về ứng dụng mô hình toán học, phương pháp EVM và sơ đồ mạng PERT trong quản trị dự án thực tiễn.

Nhóm 4: Các nhà hoạch định chính sách tại Sở Xây dựng và Bộ Xây dựng. Đề tài cung cấp luận cứ thực tiễn từ góc nhìn doanh nghiệp tư nhân để hoàn thiện quy định về cấp phép xây dựng và thời hạn bảo hành công trình từ 12 đến 24 tháng.

Câu hỏi thường gặp

Phương pháp quản lý giá trị thu được (EVM) mang lại giá trị gì cho doanh nghiệp xây dựng?
Phương pháp EVM cho phép lượng hóa chính xác tiến trình dự án thông qua việc kết hợp phạm vi, chi phí và thời gian. Khi áp dụng tại doanh nghiệp, EVM giúp ban quản lý phát hiện sớm tình trạng bội chi từ 8% đến 15% trước 30 ngày so với phương pháp kế toán truyền thống, tạo điều kiện điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

Nghị định 32/2015/NĐ-CP tác động như thế nào đến công tác lập dự toán dự án?
Nghị định 32/2015/NĐ-CP đã chuẩn hóa tổng mức đầu tư với 7 khoản mục chi phí, trong đó tách chi phí giám sát đánh giá dự án chiếm khoảng 20% chi phí quản lý dự án ra mục riêng. Việc chuyển các chi phí phụ trợ như lán trại tạm vào nhóm chi phí khác giúp loại bỏ từ 3% đến 5% chi phí trùng lặp giữa chủ đầu tư và nhà thầu.

Đâu là nguyên nhân cốt lõi khiến các dự án xây lắp thường bị trễ tiến độ?
Nghiên cứu chỉ ra công tác bồi thường giải phóng mặt bằng và sự chậm trễ trong thẩm định thiết kế cơ sở chiếm tới 45% tổng thời gian chậm trễ. Thiếu sự phối hợp đồng bộ giữa 3 chủ thể gồm chủ đầu tư, chính quyền địa phương và nhà thầu thường kéo dài thời gian thi công thực tế thêm từ 2 đến 4 tháng.

Vì sao thời gian bảo hành công trình từ 12 đến 24 tháng hiện nay bộc lộ nhiều bất cập?
Thực tế vận hành cho thấy các khiếm khuyết lớn như lún không đều, rạn nứt kết cấu hay thấm dột thường bộc lộ sau 2 đến 5 năm sử dụng. Việc chỉ giữ lại 3% đến 5% giá trị hợp đồng trong 24 tháng khiến chủ đầu tư phải chịu toàn bộ tổn thất tài chính nếu nhà thầu giải thể sau khi hết hạn bảo hành.

Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án phát huy hiệu quả tốt nhất trong điều kiện nào?
Mô hình này tối ưu nhất đối với các dự án có quy mô nhỏ dưới 7 tỷ đồng hoặc tại các doanh nghiệp sở hữu Ban Quản lý dự án chuyên trách với từ 15 đến 20 kỹ sư có chứng chỉ hành nghề. Mô hình giúp tiết kiệm 100% chi phí thuê tư vấn ngoài và bảo đảm tính chủ động tối đa trong điều hành.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình trải dài qua 3 giai đoạn vòng đời với hàm mục tiêu chi phí, chất lượng và thời gian.
  • Đánh giá sâu sắc thực trạng quản lý 15 dự án tại Công ty Cổ phần DABACO Bắc Ninh, nhận diện 4 điểm nghẽn chính về nhân sự kiêm nhiệm, phát sinh thiết kế và trễ hạn giải phóng mặt bằng.
  • Phân tích chi tiết tác động của hệ thống pháp lý mới gồm Luật Xây dựng số 50/2014/QH13, Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 và Nghị định 32/2015/NĐ-CP đối với công tác quản lý chi phí doanh nghiệp.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp đột phá kết hợp ứng dụng phương pháp EVM, sơ đồ mạng PERT/CPM và tái cấu trúc tổ chức, hướng tới mục tiêu giảm 30% thời gian xử lý hồ sơ nội bộ.
  • Thiết lập lộ trình thực thi từ quý 1 năm 2016 đến hết năm 2018, giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 5% đến 8% tổng mức đầu tư và kiểm soát chặt chẽ an toàn lao động, vệ sinh môi trường.

Về các bước tiếp theo, Ban lãnh đạo DABACO cần khẩn trương ban hành bộ quy chuẩn quản lý nội bộ mới trong quý 1 năm 2016, đồng thời tổ chức đánh giá định kỳ 6 tháng một lần để liên tục tối ưu hóa hiệu quả vận hành. Quý độc giả và các nhà quản trị dự án hãy nghiên cứu toàn văn luận văn thạc sĩ để ứng dụng các mô hình và giải pháp quản trị khoa học này vào thực tiễn dự án của đơn vị mình.