mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết phân tích công việc. Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất. Nội dung cơ bản của phân tích công việc 1.1 Khái niệm Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất.- Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.- Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc, trách nhiệm thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công việc.- Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản tóm tắt những yêu cầu về phẩm chất cá nhân, những nét tiêu biểu và đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực, nguyện vọng, sở thích… của người thực hiện công việc.
Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc được sử dụng làm thông tin cơ sở cho việc tuyển lựa, chọn lọc và đào tạo nhân viên, đánh giá việc thực hiện công việc và trả công lao động. Thông tin để thực hiện phân tích công việc. Để thực hiện phân tích công việc được chính xác cần phải sử dụng các loại thông tin dưới đây: Trang 6 SVTH: NGUYỄN VĂN DƯƠNG GVHG: TS NGUYỄN VĂN TRÃI a. Thông tin về tình hình thực hiện công việc: Các thông tin được thu nhập trên cơ sở của công việc thực tế, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc.
Thông tin về yêu cầu nhân sự: Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân. Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc. Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc… Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên. Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc: Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục… 1.
Trình tự thực hiện phân tích công việc. Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất. Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có). Trang 7 SVTH: NGUYỄN VĂN DƯƠNG GVHG: TS NGUYỄN VĂN TRÃI Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi. Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin.
Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó. Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.2 Tuyển dụng nhân sự Một cách lý tưởng, quá trình tuyển mộ sẽ bảo đảm cho mọi vị trí trong công ty đều có thể thực hiện được và có được một con số không nhỏ người xin việc có chất lượng. Các nhân tố ảnh hưởng đến tuyển mộ. Các nhân tố của tổ chức Có nhiều nhân tố gắn liền với tổ chức tác động đến sự thành công của chương trình tuyển mộ, nhân tố quan trọng nhất là danh tiếng của công ty trong lĩnh vực hoạt động của nó.
Một cách tổng quát, công ty phải tạo ra một hình ảnh đẹp và hình ảnh này sẽ có tác động trong việc thu hút lao động có chất lượng cao. Trong nhiều trường hợp quảng cáo tốt và các nỗ lực quan hệ công chúng sẽ mang lại sự thành công trong việc làm tăng thêm kiến thức về công ty trong cộng đồng và vì vậy nó sẽ tác động mạnh mẽ đến kết quả của tuyển mộ. Những nhân tố từ môi trường bên ngoài Cùng với các nhân tố trong tổ chức, môi trường bên ngoài cũng có ảnh hưởng đến sự thành công của tuyển mộ theo những cách khác nhau. Một cách rõ ràng, điều kiện của thị Trang 8 SVTH: NGUYỄN VĂN DƯƠNG GVHG: TS NGUYỄN VĂN TRÃI trường lao động ảnh hưởng đến việc cung cấp những ứng cử viên chất lượng.
Nếu một công ty không thể tìm thấy những ứng viên đáp ứng đủ các kỹ năng cần thiết trong vùng thì công ty cần phải có những chương trình tìm kiếm từ các vùng lân cận hoặc trên thế giới. Thái độ của xã hội về những lao động đặc thù sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình thu hút các ứng viên. Nếu công việc không thú vị, địa vị xã hội thấp thì người xin việc sẽ tránh xa nó, nếu như không có chính sách tiền lương vô cùng hấp dẫn. Trong ngành dệt may chẳng hạn các ứng viên tiềm năng thường được xem xét bởi cả hội đồng tuyển dụng.
Họ xem xét các ứng viên trên cơ sở kinh nghiệm làm việc, kỹ năng cần thiết và những yêu cầu khác từ các thành viên của hội đồng. Chính từ áp lực này ảnh hưởng tới số lượng các ững viên tham gia tuyển dụng. Cuối cùng, những luật định của chính phủ liên quan đến sự cân bằng cơ hội việc làm cho người lao động cũng ảnh hưởng đến tuyển mộ của các công ty. Vai trò của các cấp quản lý Trách nhiệm của việc tiến hành một chương trình tuyển mộ thường được giao phó cho phòng nhân sự.
Họ có trách nhiệm thiết kế và thực hiện một quá trình tuyển mộ.Trách nhiệm này bao gồm tìm kiếm nguồn ứng viên, viết các quảng cáo tuyển mộ, liên hệ với trường học, thiết lập quy trình để đảm bảo công bằng cơ hội cho các ứng viên và kết hợp chương trình này với ngân sách tuyển mộ 1. Tuyển mộ bên trong Đối với các vị trí cấp cao thì nguồn ứng viên sáng giá nhất có thể được tìm thấy trong chính công ty đó. Theo quan điểm này, hầu hết các công ty khi tuyển người đều tận dụng nguồn ứng viên từ bên trong. Phương pháp Tìm kiếm ứng viên có chất lượng trong tổ chức là mục tiêu chính của việc tuyển mộ nội bộ.
Có vài cách để phân loại các ứng viên trong đó cách phổ biến nhất là dựa vào vị trí công việc, quá trình thuyên chuyển hay các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Sự đánh giá này thường được thực hiện ở những công ty lớn để tuyển mộ hay đánh giá những nhân viên hiện tại mà có thể ứng cử cho những vị trí trống trong công ty. Trang 9 SVTH: NGUYỄN VĂN DƯƠNG GVHG: TS NGUYỄN VĂN TRÃI Nhiệm vụ chính trong việc thiết lập nên các chương trình tuyển mộ là so sánh mức độ hiệu quả và cân bằng giữa tuyển mộ bên trong và bên ngoài. Tuyển mộ bên ngoài Việc tìm kiếm người xin việc có đủ khả năng từ bên ngoài tổ chức là mục đích khó khăn mà tuyển mộ phải thực hiện.
Thành công của việc tuyển mộ bên ngoài phụ thuộc vào việc ấn tượng của chương trình tuyển mộ đối với các ứng viên tiềm năng. Vì vậy, tiến trình tuyển mộ từ bên ngoài thường sử dụng phương pháp đa dạng. Nhờ nhân viên trong tổ chức giới thiệu được thảo luận ở trên. Thêm vào đó liên minh lao động có thể là nguồn chủ yếu cung cấp những người xin việc có kỹ năng trong những nghề riêng biệt.
Tuy nhiên, công ty phải nắm được nhiều nguyên tắc của hoạt động tuyển mộ, thường xuyên liên lạc với các trung tâm việc làm hay đưa những người phụ trách tuyển mộ đến những nơi như trường học để tìm kiếm những ững cử viên sáng giá. Tuyển chọn Một chương trình tuyển dụng hiệu quả phải đảm bảo thu hút một lượng ứng viên nộp đơn xin việc, tiếp theo tổ chức phải đối mặt với việc lựa chọn ứng viên tốt nhất cho công việc đang tuyển mộ. Quá trình tuyển chọn bao gồm việc tìm hiểu và đo lường ứng viên trên các khía cạnh khác nhau như kinh nghiệm làm việc hay khả năng lãnh đạo. Để làm điều đó, tổ chức phải sử dụng một hay nhiều cách lựa chọn như xét đơn xin việc, kiểm tra những mối quan hệ trước đây của các ứng viên, bài trắc nghiệm, khám sức khoẻ và phỏng vấn.
Cho dù tổ chức sử dụng hình thức nào thì yêu cầu phải đúng luật pháp và phù hợp với tổ chức cũng như là người xin việc. Vì vậy, trước khi áp dụng bất kỳ hình thức nào tổ chức cũng phải xem xét một cách cẩn thện và đặt nó trong mối liên quan với những yếu tố khác. Quyết định tiêu chuẩn lựa chọn Những tiêu chuẩn được sử dụng để tuyển chọn cần được lựa chọn một cách cẩn thận để đảm bảo việc dự đoán chính xác thành công của ứng viên trong công việc.