Phân tích và thiết kế công việc - Quản trị nhân lực doanh nghiệp TS Hà Văn Hội

Tài liệu tập trung phân tích các phương pháp quản trị nhân lực hiệu quả trong doanh nghiệp. Phần 2 của bài giảng TS Hà Văn Hội đi sâu vào đào tạo, tuyển dụng

• Tác giả: Hà Văn Hội
• Chuyên ngành: Quản trị nhân sự
• Đề tài: Phân tích và thiết kế công việc trong quản trị nhân lực doanh nghiệp
• Loại tài liệu: Luận án tiến sĩ

Tóm tắt

I. Tổng quan tài liệu quản trị nhân lực phần 2

Tài liệu "Quản trị nhân lực trong doanh nghiệp tập 1 phần 2" của TS Hà Văn Hội tập trung vào phân tích, đánh giá điều kiện tuyển dụng và phát triển nhân lực. Phần thứ hai mở đầu bằng chương 4 về phân tích và thiết kế công việc. Đây là hoạt động cơ bản của quá trình quản lý nguồn nhân lực. Sau khi nắm bắt phương hướng phát triển chung, cán bộ nhân sự phải thiết kế các hệ thống tổ chức nhân sự. Các hệ thống này phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý. Tài liệu phân định rõ ba cấp độ trong hệ thống việc làm. Vị trí làm việc là đơn vị cụ thể nhất. Công việc là tập hợp nhiều vị trí gần gũi nhau. Nghề là tập hợp các công việc có đặc điểm chung. Cách tiếp cận này giúp người học hiểu logic xây dựng hệ thống nhân sự. Nội dung mang tính nền tảng cho mọi doanh nghiệp.

1.1. Vị trí của phần 2 trong toàn bộ giáo trình

Phần thứ hai nối tiếp phần chiến lược nguồn nhân lực ở đầu giáo trình. Sau khi doanh nghiệp xác định phương hướng phát triển, bước kế tiếp là tổ chức các hệ thống nhân sự cụ thể. TS Hà Văn Hội đặt chương 4 ở vị trí mở đầu phần này. Lý do là phân tích và thiết kế công việc làm cơ sở cho tuyển dụng, đào tạo và đánh giá. Không có phân tích công việc chính xác, các hoạt động sau dễ sai lệch. Cấu trúc tài liệu đi từ khái niệm nền tảng đến ứng dụng thực tế. Người học theo trình tự này sẽ nắm vững gốc rễ vấn đề.

1.2. Ba cấp độ trong hệ thống việc làm

Tài liệu phân biệt vị trí, công việc và nghề theo cấp độ tăng dần. Vị trí làm việc ứng với một chỗ lao động thực tế tại thời điểm và địa điểm xác định. Có bao nhiêu nhân viên thì thường có bấy nhiêu vị trí. Công việc là tập hợp các vị trí gần gũi về hoạt động và năng lực. Nghề tổng quát hơn, gom nhiều công việc có đặc điểm chung. Ví dụ trong doanh nghiệp Bưu chính Viễn thông minh họa rõ điều này. Nghề kế toán gồm kế toán lương và kế toán chi phí. Cách phân định này giúp tổ chức nhân sự mạch lạc và khoa học.

II. Phân tích công việc trong quản trị nhân lực

Phân tích công việc là thu thập thông tin về công việc một cách có hệ thống. TS Hà Văn Hội nhấn mạnh đây là bước không thể thiếu trong quản trị nhân lực. Phân tích công việc xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc. Nó làm rõ kỹ năng, năng lực và trách nhiệm cần có để thực hiện thành công. Thông tin thu được phục vụ nhiều chức năng nhân sự khác nhau. Tuyển dụng dựa vào yêu cầu công việc đã phân tích. Đào tạo căn cứ vào khoảng cách năng lực. Đánh giá hiệu suất bám sát nhiệm vụ đã xác định. Tài liệu cũng đề cập các phương pháp thu thập thông tin. Bảng câu hỏi phân tích giúp ghi nhận hoạt động hằng ngày. Người đảm nhiệm trả lời về các cuộc họp, cuộc gọi và tư vấn. Mỗi loại hoạt động được định nghĩa rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Nhờ vậy, kết quả phân tích đáng tin cậy và dùng được lâu dài.

2.1. Khái niệm và tác dụng của phân tích công việc

Phân tích công việc là quá trình thu thập thông tin có hệ thống về một công việc. Mục tiêu là xác định nhiệm vụ, kỹ năng và trách nhiệm gắn với công việc đó. Tác dụng của nó rất rộng. Nó cung cấp dữ liệu cho mô tả công việc và tiêu chuẩn chức danh. Nó làm nền cho việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng đúng người. Nó hỗ trợ thiết kế chương trình đào tạo phù hợp. Phân tích công việc còn giúp định giá lao động công bằng. Mọi quyết định nhân sự đều dựa trên thông tin này. Thiếu phân tích, doanh nghiệp dễ tuyển sai và bố trí lệch.

2.2. Phương pháp thu thập thông tin công việc

Tài liệu giới thiệu phương pháp dùng bảng câu hỏi chi tiết. Người đảm nhiệm công việc tự ghi nhận các hoạt động thực tế. Các mục bao gồm cuộc họp tham dự, chủ trì hoặc khởi xướng. Cuộc họp được định nghĩa là cuộc gặp có mục đích giữa hai người trở lên. Cuộc gọi điện thoại tùy hứng không tính là cuộc họp. Hoạt động tư vấn chỉ chọn khi cung cấp thông tin chuyên môn cao chính thức. Cách định nghĩa chặt chẽ giúp dữ liệu nhất quán. Người phân tích phân biệt rõ khu vực người tham dự, trong hay ngoài doanh nghiệp. Nhờ vậy thông tin phản ánh đúng bản chất công việc.

III. Phương pháp thiết kế công việc hiệu quả

Thiết kế công việc là bước kế tiếp sau phân tích trong tài liệu của TS Hà Văn Hội. Phân tích trả lời câu hỏi công việc gồm gì. Thiết kế trả lời câu hỏi sắp xếp công việc ra sao cho hợp lý. Mục tiêu là tạo ra công việc vừa hiệu quả vừa tạo động lực. Doanh nghiệp cần cân bằng giữa năng suất và sự hài lòng của nhân viên. Thiết kế tốt giúp giảm trùng lặp nhiệm vụ. Nó cũng làm rõ ranh giới trách nhiệm giữa các vị trí. Tài liệu hướng người học dùng kết quả phân tích làm đầu vào. Từ danh mục nhiệm vụ, nhà quản lý nhóm các hoạt động gần nhau. Sau đó phân bổ chúng vào từng vị trí cụ thể. Quá trình này gắn chặt với kế hoạch hóa nguồn nhân lực. Độ dài kế hoạch ảnh hưởng tới cách thiết kế. Môi trường biến động đòi hỏi thiết kế linh hoạt hơn. Môi trường ổn định cho phép thiết kế dài hạn vững chắc.

3.1. Liên kết thiết kế công việc với kế hoạch nhân lực

Thiết kế công việc không tách rời kế hoạch hóa nguồn nhân lực. Nhu cầu nhân lực tương lai phụ thuộc chu kỳ sống của sản phẩm. Giai đoạn phát triển kéo theo mở rộng nhân sự. Giai đoạn suy thoái buộc thu hẹp lực lượng lao động. Độ dài kế hoạch cũng chi phối thiết kế công việc. Kế hoạch ngắn hạn thường là một năm. Kế hoạch trung và dài hạn kéo dài ba đến bảy năm. Doanh nghiệp trong môi trường biến động chọn kế hoạch ngắn. Doanh nghiệp ổn định chọn kế hoạch dài hơn. Thiết kế công việc phải bám sát các khung thời gian này.

3.2. Dự báo thay đổi lực lượng lao động

Theo thời gian, lực lượng lao động của doanh nghiệp tất yếu thay đổi. Nhân viên nghỉ hưu, thuyên chuyển hoặc kết thúc hợp đồng. Nhà quản lý nhân lực có thể dự báo trước nhiều biến động này. Dự báo chính xác giúp thiết kế công việc chủ động. Khi một vị trí trống, doanh nghiệp đã có phương án thay thế. Một số thay đổi khó lường hơn, như vắng mặt đột xuất. Thiết kế công việc tốt phải tính đến cả hai loại. Sự liên tục về thời gian ở các vị trí trực 24/24 cần nhiều người luân phiên. Nhờ dự báo, hệ thống nhân sự vận hành không gián đoạn.

IV. Ứng dụng và kết luận về quản trị nhân lực

Tài liệu "Quản trị nhân lực trong doanh nghiệp tập 1 phần 2" của TS Hà Văn Hội mang giá trị ứng dụng cao. Nội dung không dừng ở lý thuyết mà gắn với thực tiễn doanh nghiệp. Phân tích và thiết kế công việc là công cụ nền tảng cho mọi tổ chức. Doanh nghiệp dùng chúng để xây dựng bản mô tả công việc rõ ràng. Bộ phận nhân sự dựa vào đó để tuyển đúng người cho đúng việc. Nhà quản lý dùng kết quả để đánh giá hiệu suất công bằng. Sinh viên ngành quản trị có tài liệu học tập bài bản. Người đi làm có cẩm nang tham khảo thực tế. Các ví dụ về doanh nghiệp Bưu chính Viễn thông giúp dễ hình dung. Phương pháp bảng câu hỏi có thể áp dụng ngay. Kết luận lại, phần hai cung cấp khung tư duy hệ thống về việc làm. Nó nối liền chiến lược với hành động cụ thể. Đây là kiến thức cốt lõi cho quản trị nhân lực hiện đại.

4.1. Đối tượng phù hợp với tài liệu

Tài liệu phù hợp với nhiều nhóm người đọc khác nhau. Sinh viên ngành quản trị nhân lực và quản trị kinh doanh là đối tượng chính. Họ cần nền tảng lý thuyết vững về phân tích công việc. Cán bộ nhân sự đang đi làm cũng hưởng lợi nhiều. Họ tìm thấy phương pháp thực hành áp dụng được ngay. Nhà quản lý cấp trung dùng tài liệu để tổ chức lại bộ phận. Giảng viên có thể dùng làm giáo trình tham khảo. Người tự học muốn hiểu hệ thống việc làm cũng tiếp cận dễ dàng. Văn phong rõ ràng và nhiều ví dụ giúp mọi đối tượng nắm bắt nhanh.

4.2. Giá trị thực tiễn của chương 4

Chương 4 về phân tích và thiết kế công việc có giá trị thực tiễn lớn. Doanh nghiệp áp dụng để chuẩn hóa hệ thống chức danh. Bản phân tích công việc trở thành căn cứ tuyển dụng minh bạch. Nó cũng hỗ trợ định mức lao động và trả lương hợp lý. Khi tranh chấp trách nhiệm xảy ra, tài liệu công việc là cơ sở giải quyết. Thiết kế công việc hợp lý làm tăng năng suất rõ rệt. Nó đồng thời nâng cao sự gắn bó của nhân viên. Các nguyên tắc trong chương này phù hợp với cả doanh nghiệp nhỏ và lớn. Đây là công cụ quản trị thiết yếu và bền vững.

Trích đoạn nội dung tài liệu

PHÀN THỨ HAI PHAN TÍCH, ĐÁNH GIA DIEU KIEN TUYẾN DỤNG VÀ PHÁT TRIÊN NHÂN LỰC Chương 4 - Phân tích và thiết kế công việc 129 Chương 4 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KÉ CÔNG VIỆC Đặt vấn đề Đồng thời với việc nắm bắt phương hướng phát triển chung và đề ra chiến lược nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, nhiệm vụ tiếp theo của cán bộ nhân sự là thiết kế, phát triển và thực hiện các hệ thông, các quá trình tổ chức nhân sự nhằm phục vụ cho quá trình quản lý nguồn nhân lực. Phần này sé dé cap đến các vấn đề về tổ chức thiết kế các hệ thống nhân sự, bao gồm quá trình phân tích và thiết kế công việc. Đây là các hoạt động rất cơ bản của quả trình quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 4. Các khái niệm về vị trí, công việc và nghề nghiệp Vị trí làm việc, công việc và nghề nghiệp tương ứng với các cấp độ khác nhau trong hệ thống việc làm. Vi tri lam việc: Là đơn vị cụ thê nhất, ứng với một vị trí lao động thực tế, cụ thể trong một thời điểm nhất định và tại một địa điểm xác định. Thông thường, có bao nhiêu nhân viên trong cơ quan thì có bấy nhiêu vị trí, trừ một số vị trí phải đảm bảo tính liên tục về thời gian (làm việc 24/24 giờ trong - ngày). Trong những trường hợp này, có thể nhiều nhân viên lần lượt cùng đảm nhiệm một vị trí làm việc. Công việc: Được hiểu là một cấp độ trong hệ thông việc làm, thường tương ứng với nhiều vị trí làm việc trong cơ quan. Công 130 Quản trị nhân lục trong doanh nghiệp (Tập 1) việc là tập hợp các vị trí rất gần gũi nhau về phương diện hoạt động cũng như năng lực cần có. Nghê: Được hiểu là một tập hợp công việc có những đặc điểm chung về hoạt động cần thực hiện và về năng lực cần có đề thực hiện các hoạt động đó. Đây là một khái niệm tổng quát hơn, trừu tượng hơn khái niệm công việc. Hệ thông nghề: Được hiểu là một tập hợp nghề trong cơ quan cùng hướng tới một mục đích nhất định. Đề phân biệt rõ ba khái niệm này, ta lẫy ví dụ từ hệ thông việc làm ở một doanh nghiệp Bưu chỉnh, Viễn thông (BCVT). Trong doanh nghiệp BCVT, người ta có thê phân định hệ thống việc làm thành nhiều hệ thông nghề như sau: Hệ thông nghẻ “quản lý”, có mục tiêu cơ bản là thực hiện các hoạt động tác động vào quá trình sản xuất kinh doanh các dịch vụ BCVT. Trong hệ thông nghề “quản lý”, người ta đã phân thành nhiều nghê khác nhau như giám đốc, kế toán, tổ chức. Nghề kế toán là tập hợp các cóng việc khác nhau: kế toán lương, kế toán chỉ phí. Hai người làm kế toán cùng làm công việc là kế toán chi phí, nhưng một người chuyên về theo dõi các chi phí lưu động, người kia ở v /rí chuyên theo dõi về chỉ phí cế định. Khái niệm và tác dụng của phân tích công việc a) Khải niệm Phân tích công việc là thu thập các thông tin về công việc một cách có hệ thông. Phân tích công việc được tiến hành để xác định ra các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc. đó và các kỹ năng, năng lực và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện công việc đó một cách thành công. Phân tích công việc còn cung cấp các thông tin về những yêu câu, đặc điểm của công việc như các hành động nào cần được tiễn Chương 4 - Phân tích và thiết kế công việc _ TậẬ1 hành thực hiện, thực hiện như thế nào và lại sao lại cần thực hiện như vậy, các loại máy móc trang bị dụng cụ nảo cần thiết khi thực hiện công việc; các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc, v. b) Tác dụng của phân tích ông việc Phân tích công việc là công việc đâu tiên cần phải biết của mọi nha quản trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vẫn để tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quan tri không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân tích công việc. Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn, giải thích cách thức xác định một cách chỉ tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bé tri những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất. Tác dụng từ các thông tin của bản phân tích công việc: - Phan tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc và chỉ ra loại nhân lực cần thiết để thực hiện công việc một cách hoàn hảo. - Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và hoàn thiện việc bố trí nhân viên. Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đảo tạo. Lên kế hoạch bố nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên. - Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở cho việc xác định hệ thống tiền lương và mức thù lao cần thiết cho mỗi công việc, - Qua mô tả công việc có thể chỉ ra được những yếu to có hại cho sức khoẻ và an toàn của người lao dong. Néu những yếu tố có hại này không thê khắc phục được thì cần thiết phải thiết kế lại công việc đề loại trừ chúng. 132 Quản trị nhân lực trong doanh nghiệp (Tập 1) .Loi ích của việc sử dụng các thông tin trong phân tích công trong so dé sau: Phân tịch công việc j i l Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn công việc | | Tuyển dụng, Bao tao Hanh gia Binh gia Trả công, chọn lựa huấn luyện |_ năng lực công việc Khen nhân viên nhân viên thực hiện thưởng công việc đổi với của nhãn viên nhân viên Hình 4. Loi ich cua phan tích công việc Tom lai: Néu khéng biét phân tích công việc, nhà quản trị SẼ không thé tao ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cầu trong doanh nghiệp; không thể đánh giá đựơc chính xác yêu cầu của các công việc đó, do đó, không thé tra lương, kích thích họ kip thời, chính xác. Phân tích công việc là công cụ khá hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đôi về cơ câu tô chức, tỉnh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Hai tài liệu cơ bản của phân tích công việc Khi phản tích công việc cần xảy dựng được hai tài liệu cơ bản là bản mô tả công việc và bản tiêu chuÑn công vIỆcC: Chương 4 - Phân tích và thiết kế công việc 133 a) Ban mô tả công việc Bản mô tả công việc: Là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc giáp cho Chúng ta hiểu được nội dụng, yêu câu của công việc và hiểu được quyên hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc. Chính vì vậy, bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, có thể so sánh với các công việc khác và để hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó. Tại sao lại cần phải có bản mô tã công việc? - Để mọi người biết họ cần phải làm gì. - Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó. - Công việc không bị lặp lại do một người khác làm. - Tránh được các tinh huéng va cham. - Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì. - Mỗi người đều phải có một bản mô tả công việc, thậm chí cả người chủ đoanh nghiệp cũng phải có bản mô tả công việc. Do đặc thù về quy mô, trình độ và cách thức tổ chức của các doanh nghiệp và do mục đích phân tích công việc khác nhau nêu trong thực tế không có biểu mẫu thống nhất cho mô tả công việc. Những thông tin mà một bân mô tả công việc cân có: Không có một mẫu chuẩn nào dành cho các bản mô tả công viỆc vì có quá nhiều công việc khác nhau. Tuy nhiên một bản mô tả công việc được cho là hiệu quả đều gồm các thông tỉn sau: 134 Quản trị nhân lực trong doanh nghiệp (Tập 1T) - Tên công việc của người được bố trí vào cho việc đó, vị trí trong sơ đỗ tổ chức, nơi làm việc: thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gÌ v. - Công việc cần thực hiện: Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện công việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm công việc đó. Xác định phạm vi và mục đích công việc. Những hướng dẫn chỉ tiết bao gồm công việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc và những ví dụ cụ thể được diễn đại theo một trình tự thời gian hoặc logic. Ví dụ một trong số những nhiệm vụ chủ yếu của người trưởng phòng nhân sự là “chọn lựa, đào tạo và nâng cao trình độ cho nhân viên cấp dướt” sẽ được giải thích như sau: + Phát triển tinh thần hợp tác và hiểu biết trong công việc. + Đảm bảo cho nhân viên cấp dưới có được sự đào tạo đặc biệt theo yêu cầu cân thiết của công việc. + Chi đạo việc đào tạo, bao gồm cả giảng dạy, hướng dẫn và có vấn cho nhân viên cấp dưới. - Chỉ dẫn ehi tiết về công việc: Những kĩ năng tỉnh thần (nên tảng giáo dục. kiến thức công việc, trách nhiệm công việc) và những kĩ năng vẻ thể chất, điều kiện làm việc là những yếu tổ quan trọng trong bản mô tả công việc. Những đánh giá vẻ các thuộc tinh va tam quan trọng của chúng có thê mang tính chủ quan vì những yêu cầu thường xuyên phát sinh từ việc thực hiện nhiệm vụ. - Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Hầu hết những bản mé ta công việc đều nêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng không yêu cầu cản Chương 4 - Phân tích và thiết kế công việc 135 phải thực hiện tốt công việc đó ở mức nào. Những tiêu chuẩn đối với việc thực hiện công việc đã loại bỏ được yếu tố không rõ ràng nay. Các bước thiết lập bản mô tả công việc: Bản mô tả công việc có thể tiến hành theo 4 bước: lập kế hoạch, thu thập thông tỉn, viết lại và phê chuẩn.