CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÍ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ sở lí luận về quản lí hàng tồn kho 1.1 Tổng quan về hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ– BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định hàng tồn kho là tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường. - Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn và chiếm tỉ trọng lớn có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy hàng tồn kho trong doanh nghiệp là một bộ phận của tài sản ngắn hạn dự trữ cho sản xuất.2 Đặc điểm hàng tồn kho của doanh nghiệp Hàng tồn kho của doanh nghiệp nhìn chung có những đặc điểm sau: - Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm một vị trí quan trọng trong tài sản lưu động của hầu hết các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh. - Hàng tồn kho được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, chi phí cấu thành từ nhiều nguồn khác nhau nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. - Hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn qua đó hàng tồn kho luôn SVTH: Phạm Thị Thanh Thảo 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Phan Thị Thanh Thủy biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác ( tiền tệ, sản phẩm dỡ dang, thành phẩm,…).
- Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn luôn khó khăn, phức tạp. Có nhiều loại tồn kho khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, linh kiện điện tử, đồ cổ, … 1.3 Vai trò của hàng tồn kho đối với doanh nghiệp Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số tài sản lưu động của doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận trong hoạt động quản lí. Mỗi một doanh nghiệp tùy theo điều kiện và tình hình hoạt động của mình sẽ lựa chọn các phương pháp khách nhau để định giá hàng tồn kho cũng như các mô hình dự trữ phù hợp. Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm tài chính.
Việc duy trì một lượng vốn về hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích. Hàng tồn kho là loại tài sản lưu động kết chuyển hết giá trị vào một chu kì sản xuất kinh doanh nên việc quản lí hàng tồn kho càng trở nên phức tạp và quan trọng. - Cải thiện mức độ phục vụ Trong quá trình sản xuất kinh doanh, đôi khi doanh nghiệp bị trả lại hàng đã bán do hàng hóa kém chất lượng, có sai sót kĩ thuật,…Doanh nghiệp có thể lấy hàng tồn kho để xuất bù lại hoặc cho khách hàng trực tiếp chọn hàng theo nhu cầu giúp nâng cao mức độ phục vụ và giữ được hiệu quả làm ăn lâu dài với khách hàng. - Đáp ứng nhanh các đơn hàng đột xuất + Hàng hóa công ty sản xuất đáp ứng đủ cho các đơn hàng của các đại lí, chi nhánh,… nếu số lượng hàng nhỏ hoặc đã được đặt trước.
Tuy nhiên doanh nghiệp đôi khi sẽ tiếp nhận những đơn hàng đột xuất nằm ngoài dự tính số lượng mua lớn đòi hỏi doanh nghiệp không thể sản xuất trong thời gian ngắn. + Hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được những vấn đề trên, giữ được mối quan hệ với khách hàng gầy dựng được uy tín tuyệt đối. SVTH: Phạm Thị Thanh Thảo 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Phan Thị Thanh Thủy - Bán các mặt hàng có tính mùa vụ Hầu hết các sản phẩm đều có tính mùa vụ, mặt hàng có tính mùa vụ là những mặt hàng có thời gian sử dụng ngắn. Lưu trữ hàng hóa thành phẩm sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc cung ứng sản phẩm khi sản phẩm đang thiếu hụt trong thời gian mùa vụ của mình.
- Giải quyết thiếu hụt trong hệ thống Trong một công ty thường trích một phần hàng hóa dành cho việc biếu tặng cán bộ công nhân viên khách hàng nên hàng tồn kho sẽ đảm bảo được sự lưu thông của hệ thống sản xuất, bán hàng của doanh nghiệp.4 Phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để quản lí tốt hàng tồn kho doanh nghiệp cần phải phân loại rõ ràng mỗi loại hàng tồn kho để đưa ra các biện pháp quản lí tốt nhất. Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng Những hàng tồn kho có cùng mục đích công dụng sẽ được xếp vào cùng một nhóm, không phân biệt chúng từ nguồn gốc hình thành nào, quy cách ra sao,.theo đó hàng tồn kho được phân chia thành: - Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: Là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,. - Hàng tồn kho dự trữ tiêu thụ: Là loại hàng tồn kho phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như thành phẩm, hàng hóa,.
Phân loại theo nguồn hình thành Theo cách phân loại này những hàng tồn kho có cùng nguồn gốc hình thành sẽ được xếp vào cùng một nhóm: SVTH: Phạm Thị Thanh Thảo 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Phan Thị Thanh Thủy - Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. - Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng 1 Công ty, Tổng Công ty… - Hàng tồn kho tự gia công: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành. - Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác. Phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng - Hàng sử dụng cho sản xuất kinh doanh: phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lí đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường.
- Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ cao hơn mức dự trữ hợp lí. - Hàng tồn kho không cần sử dụng: phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất. Phân loại tồn kho theo địa điểm bảo quản - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được bảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu trong kho,… - Hàng tồn kho ngoài doanh nghiệp: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi bán đi, hàng đi đường,… Theo chuẩn mực 02 – hàng tồn kho được phân thành - Hàng hóa mua để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng hóa mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng gửi đi gia công chế biến,. - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.
SVTH: Phạm Thị Thanh Thảo 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Phan Thị Thanh Thủy - Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ chưa hoàn thành: Là những sản phẩm chưa hoàn thành và những sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. - Nguyên liệu, vật liệu công cụ dụng cụ: Gồm tồn kho và gửi đi gia công chế biến đã mua đang đi trên đường. Phân loại theo giá trị của sản phẩm hàng hóa hay theo phương pháp phân tích ABC hàng tồn kho được chia làm 3 loại: - Loại A: Hàng có giá trị cao - Loại B: Hàng có giá trị không cao - Loại C: Hàng có giá trị thấp Kết luận Có đa dạng cách phân loại hàng tồn kho, mỗi cách đều có một đặc điểm nổi bật riêng và phù hợp với từng mục đích quản trị của doanh nghiệp. Do đó tùy vào nhu cầu quản lí của từng nhà quản trị mà kế toán thực hiện tổ chức thu nhập, xử lí thông tin, cung cấp thông tin hàng tồn kho theo yêu cầu của nhà quản lí.2 Quản lí hàng tồn kho của doanh nghiệp 1.1 Khái niệm và vai trò của công tác quản lí hàng tồn kho trong doanh nghiệp Quản lí hàng tồn kho là việc tổ chức quản lí tất cả các công việc, các dữ liệu liên quan đến hàng tồn kho nhằm duy trì cung cấp thông tin và đảm bảo được hàng tồn kho không bị thâm hụt và giảm được chi phí lưu kho.
Mục đích của quản trị hàng tồn kho: Có 2 mục đích chính - Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có: Đảm bảo hàng tồn kho luôn đủ đáp ứng trong mọi thời điểm và mọi trường hợp khẩn cấp nào xảy ra vì sự thiếu hụt và dư thừa sẽ tạo ra mọi yếu kém của doanh nghiệp trong tổ chức điều hành. Kết quả làm kinh doanh giảm sút doanh thu giảm dẫn đến lợi nhuận giảm. Mặt khác dư thừa hay thiếu hụt sẽ làm kéo dài thời gian sản xuất hoặc sản xuất bị gián đoạn đều ảnh hưởng xấu đến công ty. SVTH: Phạm Thị Thanh Thảo 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Phan Thị Thanh Thủy - Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho: Điều này có lợi cho tổ chức theo hai cách.
Một là khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể được sử dụng để đầu tư vào những nơi khác để kiếm lời. Hai là nó sẽ làm giảm các chi phi thực hiện, đồng thời sẽ làm tăng lợi nhuận.2 Các chi phí phát sinh trong công tác quản lí hàng tồn kho Chi phí đặt hàng (Cdh) Cdh = S × S – Chi phí cho một lần đặt hàng D – Nhu cầu vật tư trong một năm Q – Số lượng cho một lần đặt hàng - Chi phí lập, gửi, nhận đơn đặt hàng.