CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TRONG GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN DỰ ÁN 1. Giai đoạn thực hiện dự án xây dựng công trình và công tác quản lý dự án trong giai đoạn thực hiện dự án. Khái niệm Dự án đầu tư xây dựng Theo Luật xây dựng số 50/2014/ QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 18 tháng 6 năm 2014: “Dự án đầu tư xây dựng là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc sử dụng vốn để tiến hành hoạt động xây dựng để xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo công trình xây dựng nhằm phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong thời hạn và chi phí xác định. Ở giai đoạn chuẩn bị dự án đầu tư xây dựng, dự án được thể hiện thông qua Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng, Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng”.[1] Có thể hiểu Dự án đầu tư xây dựng công trình là các dự án đầu tư có liên quan tới hoạt động xây dựng cơ bản như xây dựng, sửa chữa nâng cấp nhà cửa, đường giao thông, cầu cống, hồ đập, đê kè….
Xét theo quan điểm động, có thể hiểu dự án đầu tư xây dựng công trình (ĐTXDCT) là một quá trình thực hiện các nhiệm vụ từ ý tưởng ĐTXDCT thành hiện thực trong sự ràng buộc về kết quả (chất lượng), thời gian (tiến độ) và chi phí (giá thành) đã xác định trong hồ sơ dự án và được thực hiện trong những điều kiện không chắc chắn (rủi ro). Xét về mặt hình thức thì Dự án ĐTXDCT là tập hợp các hồ sơ về bản vẽ thiết kế kiến trúc, thiết kế kỹ thuật và tổ chức thi công công trình xây dựng và các tài liệu liên quan khác xác định chất lượng công trình cần đạt được, tổng mức đầu tư của dự án và thời gian thực hiện dự án, hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội của dự án 1. Trình tự thực hiện đầu tư xây dựng 6 - Giai đoạn chuẩn bị dự án gồm các công việc: Tổ chức lập, thẩm định, phê duyệt Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi (nếu có); lập, thẩm định, phê duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng để xem xét, quyết định đầu tư xây dựng và thực hiện các công việc cần thiết khác liên quan đến chuẩn bị dự án; - Giai đoạn thực hiện dự án gồm các công việc: Thực hiện việc giao đất hoặc thuê đất (nếu có); chuẩn bị mặt bằng xây dựng, rà phá bom mìn (nếu có); khảo sát xây dựng; lập, thẩm định, phê duyệt thiết kế, dự toán xây dựng; cấp giấy phép xây dựng (đối với công trình theo quy định phải có giấy phép xây dựng); tổ chức lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng xây dựng; thi công xây dựng công trình; giám sát thi công xây dựng; tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành; nghiệm thu công trình xây dựng hoàn thành; bàn giao công trình hoàn thành đưa vào sử dụng; vận hành, chạy thử và thực hiện các công việc cần thiết khác; - Giai đoạn kết thúc xây dựng đưa công trình của dự án vào khai thác sử dụng gồm các công việc: Quyết toán hợp đồng xây dựng, bảo hành công trình xây dựng. Công tác quản lý dự án trong giai đoạn thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình 1.
Khái niệm quản lý dự án - Quản lý dự án (QLDA) là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật nhằm định nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án. - Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu, đảm bảo chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không bị thay đổi. - Tiêu chuẩn tối thiểu của một nhà quản lý dự án gồm 9 lĩnh vực của kiến thức như sau: 7 + Quản lý sự nối kết của dự án: Bản thân của từ “sự nối kết” ngụ ý là sự liên kết hay hợp nhất giữa các hoạt động với nhau nhằm đạt kết quả mà dự án yêu cầu. Công việc này nhằm đảm bảo dự án được tiến hành theo quy trình: lên kế hoạch, thực hiện, và cả khi thay đổi kế hoạch.
+ Quản lý quy mô dự án: Những thay đổi trong quy mô (hay phạm vi) của dự án thường làm dự án đi đến thất bại. Quản lý quy mô dự án bao gồm: ủy quyền công việc, phân chia công việc theo những quy mô có thể quản lý được, kiểm soát bằng cách so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch, xác định quy trình thủ tục khi phải thay đổi quy mô dự án. + Quản lý thời gian dự án: Quản lý thời gian không phải và không chỉ là những nỗ lực cá nhân nhằm quản lý quỹ thời gian của riêng mình.Quản lý thời gian dự án bao hàm việc đưa ra một lịch trình cụ thể phải làm và điều khiển các công việc nhằm đảm bảo rằng lịch trình đó phải được thực hiện. + Quản lý chi phí dự án: Quản lý chi phí là công việc ước tính chi phí các nguồn lực gồm: trang thiết bị, nguyên vật liệu, con người, và các chi phí hỗ trợ khác.
Một khi chi phí đã được ước tính, ngân sách dự án sẽ được xác định và kiểm soát sao cho dự án luôn nằm trong phạm vi ngân sách và phù hợp tiến độ. + Quản lý chất lượng dự án: Dưới áp lực tiến độ và ngân sách ràng buộc, chất lượng của dự án có thể bị bỏ qua. Một dự án hoàn thành đúng thời gian sẽ không có tác dụng nếu kết quả của chúng không sử dụng được. Quản trị chất lượng bao gồm cả việc lên kế hoạch nhằm đạt được các yêu cầu về chất lượng, và quản lý chất lượng bằng cách tiến hành các bước để xác định xem các kết quả đạt được có phù hợp với yêu cầu chất lượng hay không.
+ Quản lý nhân sự của dự án: Say mê tiến độ, quan tâm chất lượng, kiểm soát chi phí là những thứ đã làm cho nội dung quản lý nhân sự dự án thường bị bỏ quên.Quản lý nhân sự bao gồm các công việc: Xác định những ai cần cho công việc; 8 Xác định vai trò, quyền hạn và trách nhiệm; Xác định trách nhiệm báo cáo với cấp trên; Tìm kiếm nhân sự phù hợp và quản lý họ. + Quản lý thông tin trong dự án: Quản lý thông tin, sự trao đổi trong quản lý dự án bao gồm: lên kế hoạch, thực hiện, điều hành và truyền đạt những thông tin liên quan đến nhu cầu của tất cả các nhà tài trợ dự án hoặc chủ dự án. Những thông tin này có thể là tình trạng thực hiện dự án, những kết quả đạt được, những yếu tố có thể ảnh hưởng đến các nhà tài trợ khác hay các dự án khác. + Quản lý rủi ro dự án: Quản trị rủi ro là một quy trình có hệ thống bao gồm: xác định hay nhận diện rủi ro, định lượng rủi ro, phân tích rủi ro và đối phó với rủi ro của dự án.
Nó bao gồm việc tối đa hóa khả năng và kết quả của các sự kiện thuận lợi và tối thiểu hóa khả năng và ảnh hưởng của những biến cố gây bất lợi cho mục tiêu của dự án. Đây là một trong các lĩnh vực đặc biệt quan trọng trong quản lý dự án mà đôi khi vẫn bị những nhà quản lý dự án “non nghề” lãng quên. + Quản lý cung ứng dự án: Cung ứng hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho dự án là công việc hậu cần của dự án. Quản lý cung ứng bao gồm các công việc: đưa ra quyết định cần cung ứng cái gì, ra sao; chọn nhà cung ứng, ký kết hợp đồng, quản lý hợp đồng và thanh lý kết thúc hợp đồng.
Công tác quản lý dự án trong giai đoạn thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình - Giai đoạn thực hiện dự án gồm các công việc: Thực hiện việc giao đất hoặc thuê đất (nếu có); chuẩn bị mặt bằng xây dựng, rà phá bom mìn (nếu có); khảo sát xây dựng; lập, thẩm định, phê duyệt thiết kế, dự toán xây dựng; cấp giấy phép xây dựng (đối với công trình theo quy định phải có giấy phép xây dựng); tổ chức lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng xây dựng; thi công xây dựng công trình; giám sát thi công xây dựng; tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành; nghiệm thu công trình xây dựng hoàn thành; bàn giao công trình hoàn thành đưa vào sử dụng; vận hành, chạy thử và thực hiện các công việc cần thiết khác; [6] 9 - Trong giai đoạn này số vốn đầu tư được sử dụng chiếm đại đa số vốn đầu tư của dự án. Số vốn này nằm ứ đọng trong quá trình thực hiện đầu tư và không sinh lời. Do đó ngoài việc đảm bảo chất lượng dự án, quản lý chi phí dự án tốt thì thời gian thực hiện dự án cũng là yếu tố rất quan trọng.1: Mục tiêu của Quản lý dự án [12] 1. Chi phí và quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng 1.
Chi phí: Thuật ngữ “chi phí” có thể có nhiều ý nghĩa khác nhau theo những tình huống khác nhau. Chi phí khác nhau được dùng cho những mục đích sử dụng, những tình huống ra quyết định khác nhau.[11] Chi phí như là một nguồn lực hy sinh hoặc mất đi để đạt được một mục đích cụ thể” (Homgren et al. Hầu hết mọi người đều xem chi phí là hao phí nguồn lực tính bằng tiền để đổi lấy hàng hoá và dịch vụ. Chi phí là tài nguyên được hy sinh hay tính trước để đạt được mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi cái gì đó.
Chi phí thường đo bằng đơn vị tiền tệ. Chi phí bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình: 10 Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách. Những quy trình này bao gồm: + Lập kế hoạch cho nguồn vốn: xác định nguồn vốn cần thiết và số lượng để thực hiện dự án.
+ Ước lượng chi phí: ước tính chi phí về nguồn vốn để hoàn tất một dự án.
