Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản Chương 2: Thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng. Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1. Khái niệm văn bản Có nhiều khái niệm khác nhau về văn bản trong các giáo trình, các nhà nghiên cứu.
Tùy theo góc độ nghiên cứu mà có nhiều định nghĩa về văn bản. Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định và được sử dụng trong nhiều ngành khoa học khác nhau”. Ký hiệu ngôn ngữ ở đây chủ yếu dùng để chỉ chữ viết- một loại ký hiệu phổ biến nhất của ngôn ngữ. Ngoài ra ký hiệu ngôn ngữ còn được thể hiện dưới hình thức là những mang tính quy ước.
Theo nghĩa hẹp: “Văn bản là khái niệm dùng để chỉ các loại công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức”.( Dương Xuân Thao, Giáo trình văn bản quản lý, 2015) Trong “Giáo trình kỹ thuật soản thảo văn bản kinh tế và Quản trị kinh doanh” của tác giải Lương Văn Úc văn bản được hiểu là: Văn bản được hiểu là: Văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đat ý chí của cá nhân hay tổ chức tới các cá nhân hay tổ chức khác với mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành động nhất đinh, đáp ứng yêu cầu của người hay tổ chức soạn thảo.( Lương Văn Úc, Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản kinh tế và Quản trị kinh doanh, 2012) Trong cuốn “Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước” tác gải Bùi Khắc Việt có đề cập: “Văn bản là sản phẩm của lời nói, thể hiện bằng chính hình thức viết. Tuy nhiên văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi lên giấy mà là kết quả của tổ chức có ý nghĩa của quá trình sáng tạo nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó”.(Bùi Khắc Việt, Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, 1997) 4 Dưới góc độ hành chính học, thì văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp hơn: “Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đều hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp và tồn tại dưới dạng viết. Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, 2011) Từ những định nghĩa trên, tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, có thể hiểu khái niệm văn bản theo cách đơn giản như sau: “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”.
Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Ở nước ta có nhiều công trình nghiên cứu về văn bản QLNN. Trong các công trình nghiên cứu, các sách và giáo trình viết về văn bản QLNN, mỗi tác giả lại có một cách nhìn khác nhau về thuật ngữ này. Dưới đây là một số cách hiểu về văn bản QLNN. Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” tác giả Vương Đình Quyền đã đưa ra khái niệm: “Văn bản quản lý nhà nước là văn bản mà các cơ quan nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục là thẩm quyền luật định”.
Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, 2011) Trong giáo trình “Quản lý hành chính nhà nước” của Học viện hành chính Quốc gia nhà Nhà xuất bản Lao động ấn hành năm 1993 đã đề cập như sau: “Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý nhà nước bằng bản viết, do các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành, theo những thể thức, thủ tục và thẩm quyền do luật định, mang tính quyền lực đơn phương, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể. (Học viện Hành chính Quốc gia, Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, 2013) 5 Trong cuốn “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia ấn hành năm 1997, PGS.TS Nguyễn Văn Thâm đã đưa ra: “Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước đối với cấp dưới. Đó là hính thức để cụ thể hóa pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước. Văn bản quản lý nhà nước do cơ quan nhà nước ban hành và sửa đổi theo luật định”.
(Nguyễn Văn Thâm, Soạn thảo và xử lý băn bản quản lý nhà nước, 2003) Như vậy có thể hiểu: Văn bản QLNN là những thông tin, những quyết định quản lý do các cơ quan QLNN ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau và nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ Nhà nước hay giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân. Phân loại hệ thống văn bản hành chính Theo nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 của Chính phủ về công tác văn thư thì văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Chức năng, vai trò của văn bản hành chính 1.1 Chức năng của văn bản hành chính Văn bản hành chính có những chức năng cơ bản là: Chức năng thông tin, chức năng quản lý, chức năng pháp lý. - Chức năng thông tin: Đây là chức năng bao quát nhất của văn bản.
Văn bản được con người làm ra trước hết nhằm ghi chép thông tin và truyền đạt thông tin. Đó là thông tin về các sự kiện, hiện tượng xảy ra trong đời sống xã hội và tự nhiên. 6 Xét về mặt lịch sử, việc ghi chép và truyền đạt thông tin bằng hình thức văn bản chỉ xuất hiện sau khi loài người sáng tạo ra chữ viết. Khi đó, văn bản trở thành phương tiện thông tin ngày càng quan trọng trong đời sống xã hội, nó khắc phục được những hạn chết về không gian và thời gian của việc thông tin bằng ngôn ngữ nói và trở thành một động lực thúc đầy mạnh mẽ sự phát triển của xã hội loài người.
Nhờ có chữ viết nhiều dân tộc đã ghi chép được những thông tin về nhiều mặt của đời sống xã hội và hiện tượng tự nhiên qua các thời kỳ lịch sử. Cùng với sự phát triển của xã hội loài người, thông tin bằng hình thức văn bản ngày càng có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước và quản lý xã hội. Ở nước ta hiện nay trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, khối lượng thông tin cần truyền đạt từ cấp trên xuống cáp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, từ cơ quan này tới cơ quan khác, từ hệ thống này sang hệ thống khác rất lớn. Để thỏa mãn nhu cầu này, các cơ quan đã dụng nhiều hình thức ghi chép như: Băng đĩa, phim ảnh, điện thoại,.
Tuy nhiên hình thức thông tin bằng văn bản vẫn là hình thức có vị trí quan trọng hàng đầu với hoạt động quản lý. Để văn bản có chức năng thông tin và làm tốt chức năng thông tin, trước khi ban hành văn bản phải thu thập thông tin một cách nghiêm túc, trau chốt ngôn ngữ, thông tin chứa đựng trong văn bản phải biểu hiện dưới dạng thông tin quá khứ, hiện tại và dự báo tương lai. Người soạn thảo văn bản phải trau dồi kỹ năng soạn thảo văn bản và diễn đạt ngôn ngữ, thông tin chứa đựng trong văn bản phải thỏa mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời. - Chức năng pháp lý: Đây là một chức năng mang tính riêng biệt của văn bản quản lý, nó được thể hiện như sau: Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông qua các quy phạm pháp luật, xác lập quan hệ pháp luật giữa các cơ quan.
Văn bản quản lý nhà nước là công cụ mà nhà nước sử dụng để điều chỉnh các quan hệ xã hội. Bằng hệ thống các quy phạm pháp luật được văn bản hóa sẽ tạo thuận lợi cho việc truyền đạt và thực thi pháp luật trong các cơ quan nhà nước và toàn xã hội được đầy đủ, đúng đắng, nghiêm chỉnh và thống nhất. Đồng thời, 7 tạo dựng một hành lang pháp lý cần thiết đảm bảo cho hoạt động quản lý của Nhà nước đạt hiệu quả cao. Chức năng pháp lý của văn bản được thể hiện qua việc làm bằng chứng pháp lý cho các quyết định quản lý và các thông tin quản lý khác.
Văn bản quản lý nhà nước của một cơ quan là tiếng nói chính thức của cơ quan đó với tư cách là một pháp nhân mà chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã được quy định bằng văn abrn của cơ quan có thẩm quyền. Tư cách pháp nhân này còn được thể hiện bởi chữ ký của người có thẩm quyền, đóng dấu trên văn bản, điều đó đảm bảo cho văn bản ban hành có giá trị pháp lý trong trường hợp cần thiết có thể dùng làm bằng chứng để truy cứu trách nhiệm. Đây là ưu thế của việc truyền đạt thông tin quản lý bằng văn bản so với truyền đạt bằng miệng. Bởi vậy, trong công tác quản lý đối với những vấn đề, sự việc cần có cơ sở pháp lý để đảm bảo hiệu lực thi hành thì thủ trưởng cơ quanh hoặc tập thể lãnh đạo cơ quan đều truyền đạt bằng hình thức văn bản.
- Chức năng quản lý: Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện để cơ quan thực hiện trách nhiệm quản lý theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.