Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hệ thống quản lý nhà nước, văn bản giữ vai trò là phương tiện thông tin chủ yếu nhằm ghi nhận, truyền đạt các quyết định quản lý, đồng thời cụ thể hóa hệ thống pháp luật và điều chỉnh các quan hệ xã hội thuộc phạm vi hành chính nhà nước. Việc thực hiện đúng quy chuẩn trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản đảm bảo cho hoạt động của bộ máy cơ quan nhà nước vận hành thông suốt, có hệ thống và giữ vững tính pháp quy, tính thống nhất. Mặc dù công tác này cơ bản đáp ứng được yêu cầu chỉ đạo, điều hành trên các lĩnh vực, thực tiễn tại các cơ quan quản lý hành chính địa phương vẫn cho thấy sự xuất hiện của các khuyết điểm về cả nội dung và thể thức văn bản.

Văn phòng Ủy ban nhân dân (UBND) thành phố Đà Nẵng là cơ quan hành chính nhà nước trực thuộc UBND thành phố, thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND thành phố, đồng thời tổ chức triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. Khối lượng văn bản tham mưu và ban hành tại đơn vị chiếm tỷ trọng lớn và là công cụ truyền tải thông tin chỉ đạo chủ đạo của chính quyền thành phố. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn nhằm khắc phục các hạn chế và hoàn thiện nghiệp vụ hành chính, khóa luận tập trung nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp cho công tác này tại đơn vị.

Mục đích nghiên cứu của đề tài là phân tích, đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại cơ quan trong giai đoạn tiếp theo.

Nhiệm vụ nghiên cứu được xác định cụ thể qua 3 nội dung:

  1. Phân tích cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan, tổ chức.
  2. Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng.
  3. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng.
  • Phạm vi không gian: Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng (địa chỉ tại Tầng 1, Tòa nhà Trung tâm Hành chính, số 24 Trần Phú, phường Thạch Thang, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu, văn bản và hoạt động thực tiễn trong giai đoạn từ năm 2021 đến năm 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên các khái niệm chuyên ngành từ văn bản học và khoa học hành chính, kết hợp với hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và quy chế nội bộ của cơ quan quản lý:

  • Khung lý thuyết và khái niệm: Tác giả tổng hợp các định nghĩa về văn bản và văn bản quản lý nhà nước từ các công trình học thuật chuyên ngành, bao gồm giáo trình của Dương Xuân Thao (2015), Lương Văn Úc (2012), Bùi Khắc Việt (1997), Vương Đình Quyền (2011), Nguyễn Văn Thâm (2003) và giáo trình của Học viện Hành chính Quốc gia (2013). Văn bản quản lý nhà nước được xác định là những thông tin, quyết định quản lý do cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định, mang tính quyền lực đơn phương và được Nhà nước bảo đảm thi hành.
  • Khung pháp lý áp dụng:
    • Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (quy định phân loại 29 thể loại văn bản hành chính, 9 thành phần thể thức bắt buộc, các thành phần bổ sung, quy chuẩn kỹ thuật trình bày, quy trình soạn thảo và quản lý văn bản đi).
    • Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
    • Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
    • Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 6909:2001 về bộ mã ký tự tiếng Việt Unicode dùng trong văn bản hành chính.
    • Các quy định nội bộ của địa phương: Quyết định số 5072/QĐ-UBND quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng; Quyết định số 73/QĐ-VP ngày 27/01/2021 ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng; Quyết định số 92/QĐ-VP ngày 02/3/2021 ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai trong khóa luận bao gồm:

  • Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp: Sử dụng để hệ thống hóa cơ sở lý luận, phân tích các quy định pháp luật và tổng hợp các khía cạnh thực trạng soạn thảo, ban hành văn bản tại cơ quan.
  • Phương pháp quan sát trực tiếp: Quan sát quy trình làm việc, kỹ năng xử lý văn bản và thao tác nghiệp vụ của cán bộ, công chức (CBCC) tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng.
  • Phương pháp thống kê, điều tra khảo sát: Thu thập, phân loại và thống kê số lượng văn bản ban hành thực tế qua các năm 2021, 2022, 2023; khảo sát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư - văn phòng.
  • Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, quy chế nội bộ, sách báo, tài liệu học thuật và tài liệu lưu trữ từ cơ quan để sàng lọc và trích xuất dữ liệu.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu bao gồm số liệu thống kê hành chính nội bộ do Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng cung cấp và hệ thống hồ sơ văn bản ban hành trong giai đoạn 2021 - 2023.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận căn bản về văn bản hành chính và văn bản quản lý nhà nước:

  • Khái niệm và phân loại: Trình bày định nghĩa văn bản theo góc độ văn bản học và hành chính học; xác định 29 loại văn bản hành chính theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (như nghị quyết cá biệt, quyết định cá biệt, chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, kế hoạch, phương án, báo cáo, tờ trình, công văn, giấy mời...).
  • Chức năng và vai trò: Phân tích 3 chức năng nền tảng gồm chức năng thông tin, chức năng pháp lý (xác lập quan hệ pháp luật, làm chứng cứ pháp lý) và chức năng quản lý. Đồng thời nêu rõ 4 vai trò của văn bản hành chính: đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, truyền đạt các quyết định quản lý, là công cụ kiểm tra - theo dõi bộ máy, và là phương tiện tham gia xây dựng hệ thống pháp luật.
  • Các yêu cầu trong soạn thảo và ban hành:
    • Yêu cầu về thẩm quyền: Bao gồm thẩm quyền về hình thức (loại văn bản được phép sử dụng) và thẩm quyền về nội dung (phạm vi công việc được phép giải quyết).
    • Yêu cầu về nội dung: Phải đảm bảo tính mục đích, tính khoa học, tính phổ thông - đại chúng, tính khả thi và tính hệ thống.
    • Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày: Cấu trúc gồm 9 thành phần thể thức bắt buộc (Quốc hiệu và Tiêu ngữ; Tên cơ quan ban hành; Số, ký hiệu; Địa danh và thời gian; Tên loại và trích yếu; Nội dung; Chức vụ, họ tên, chữ ký; Dấu/chữ ký số; Nơi nhận) cùng các thành phần thể thức bổ sung (mức độ mật, khẩn, chỉ dẫn phạm vi lưu hành, ký hiệu người soạn thảo, địa chỉ liên hệ, phụ lục, số trang).
    • Yêu cầu về văn phong và ngôn ngữ: Sử dụng ngôn ngữ hành chính đảm bảo tính chính xác, mạch lạc; tính khách quan, nghiêm túc; tính khuôn mẫu; tính trang trọng, lịch sự và tính phổ thông, đại chúng.
    • Yêu cầu về quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đi: Phân tích khái niệm và quy trình xử lý văn bản đi theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng

Chương 2 trình bày tổng quan về tổ chức và đi sâu khảo sát thực tiễn công tác nghiệp vụ tại đơn vị:

  • Khái quát cơ quan: Lược sử phát triển của Đà Nẵng; chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng UBND thành phố theo Quyết định số 5072/QĐ-UBND. Văn phòng gồm 9 phòng ban chuyên môn và 3 đơn vị sự nghiệp trực thuộc. Đơn vị được trang bị cơ sở vật chất hoàn chỉnh (máy tính, máy scan, máy in, máy photocopy, máy tiêu hủy tài liệu, mạng nội bộ) và 04 kho lưu trữ chuyên dụng phục vụ việc quản lý, khai thác tài liệu.
  • Thực trạng thẩm quyền và khối lượng văn bản: Văn phòng tham mưu cho UBND thành phố ban hành các nhóm văn bản hành chính và văn bản quy phạm pháp luật (QPPL). Dữ liệu thống kê giai đoạn 2021 - 2023 thể hiện chi tiết qua bảng:
STT Loại văn bản Năm 2021 (Số lượng) Năm 2021 (Tỷ lệ %) Năm 2022 (Số lượng) Năm 2022 (Tỷ lệ %) Năm 2023 (Số lượng) Năm 2023 (Tỷ lệ %)
1 Công văn ủy ban 7.356 62,88% 7.286 61,13% 7.304 64,52%
2 Quyết định ủy ban 3.205 27,40% 3.475 29,16% 2.906 25,67%
3 Quyết định QPPL 31 0,26% 34 0,28% 63 0,56%
4 Chỉ thị 07 0,06% 09 0,08% 06 0,05%
5 Báo cáo ủy ban 433 3,70% 426 3,57% 439 2,88%
6 Kế hoạch ủy ban 273 2,33% 290 2,43% 237 2,09%
7 Tờ trình 283 2,42% 283 2,37% 260 2,30%
8 Thông báo ủy ban 110 0,94% 115 0,96% 105 0,93%
Tổng cộng 11.698 100% 11.918 100% 11.320 100%

(Nguồn: Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng)

Phân tích biến động số liệu:

  • Tổng số văn bản đạt đỉnh vào năm 2022 (11.918 văn bản) và giảm xuống 11.320 văn bản vào năm 2023.
  • Công văn hành chính luôn chiếm tỷ trọng cao nhất (trên 61% - 64%), tiếp đến là Quyết định hành chính (25% - 29%).
  • Quyết định QPPL có xu hướng tăng gấp đôi (từ 31 văn bản năm 2021 lên 63 văn bản năm 2023).
  • Nguyên nhân biến động: Giai đoạn 2021 - 2022 số lượng văn bản tăng do yêu cầu chỉ đạo, ứng phó với diễn biến phức tạp của dịch bệnh COVID-19. Đến năm 2023, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (phần mềm lấy ý kiến thành viên UBND, hệ thống một cửa điện tử) đã giúp tinh gọn và giảm số lượng văn bản giấy phát hành.
  • Thực trạng áp dụng thể thức và kỹ thuật trình bày: Đánh giá việc tuân thủ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP theo từng thành phần thể thức tại các ô vị trí (từ ô số 1 đến ô số 13), quy cách căn lề, phông chữ Times New Roman (TCVN 6909:2001), cách đánh số trang, phụ lục, cách ghi ký hiệu văn bản có tên loại và không có tên loại, cách trình bày thể thức ký (ký thay "KT.", thay mặt "TM.", thừa lệnh "TL." hoặc Chánh Văn phòng ký trực tiếp).
  • Quy trình soạn thảo và ban hành:
    • Quy trình soạn thảo văn bản QPPL: Gồm 6 bước căn cứ theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định số 34/2016/NĐ-CP (Bước 1: Chuẩn bị và dự thảo; Bước 2: Lấy ý kiến tham gia; Bước 3: Thẩm định dự thảo tại Phòng Tư pháp; Bước 4: Xem xét, thông qua tại phiên họp UBND; Bước 5: Công bố; Bước 6: Gửi và lưu trữ).
    • Quy trình soạn thảo văn bản hành chính: Gồm 5 bước theo Quyết định số 92/QĐ-VP (Bước 1: Xác định hình thức, nội dung, độ mật/khẩn, nơi nhận; Bước 2: Thu thập, xử lý thông tin; Bước 3: Soạn thảo văn bản theo đúng thể thức, kỹ thuật; Bước 4: Tham khảo ý kiến hoàn chỉnh bản thảo; Bước 5: Trình duyệt bản thảo).

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng

Dựa trên kết quả khảo sát thực tế, tác giả xác lập hệ thống các nhóm giải pháp:

  • Đảm bảo các yêu cầu thẩm quyền và thể thức văn bản: Tuân thủ chặt chẽ thẩm quyền ban hành về nội dung và hình thức; thực hiện đồng bộ quy chuẩn trình bày 9 thành phần thể thức chính và các thành phần bổ sung theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
  • Kiểm tra, rà soát các bước trong quy trình soạn thảo: Chuẩn hóa quy trình từ khâu thu thập thông tin, lấy ý kiến chuyên môn đến khâu thẩm định và duyệt dự thảo nhằm hạn chế sai sót trước khi trình ký.
  • Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và ý thức trách nhiệm của CBCC: Tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư - hành chính; nâng cao tinh thần trách nhiệm, kỷ luật công vụ của cán bộ trực tiếp làm công tác soạn thảo văn bản.
  • Thực hiện tốt công tác kiểm tra, xử lý văn bản sai quy định và thanh tra công tác văn thư: Tăng cường cơ chế tự kiểm tra nội bộ, phát hiện kịp thời các văn bản có dấu hiệu sai sót về thể thức, nội dung hoặc thẩm quyền để xử lý, đính chính theo quy định.
  • Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ: Khai thác hiệu quả 04 kho lưu trữ chuyên dụng của cơ quan, thực hiện quy chuẩn hóa khâu chỉnh lý, số hóa và lập hồ sơ tài liệu lưu trữ phục vụ tra cứu nhanh chóng.
  • Hiện đại hóa trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin: Đầu tư, nâng cấp trang thiết bị văn phòng; mở rộng triển khai các phần mềm nghiệp vụ (phần mềm lấy ý kiến thành viên UBND, phần mềm một cửa điện tử, văn phòng điện tử) để tự động hóa quy trình quản lý văn bản.
  • Nâng cao trách nhiệm trong công tác quản lý văn bản đi: Thực hiện đúng quy định đăng ký, phát hành, chuyển giao và lưu giữ bản gốc văn bản đi theo quy chế văn thư.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả và đóng góp cụ thể sau:

  • Kết quả khảo sát thực tế: Cung cấp bức tranh số liệu toàn diện về lưu lượng văn bản do Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng tham mưu ban hành trong 3 năm liên tiếp (năm 2021: 11.698 văn bản; năm 2022: 11.918 văn bản; năm 2023: 11.320 văn bản). Phân loại cụ thể tỷ trọng từng loại hình văn bản, trong đó công văn hành chính chiếm tỷ trọng chi phối (61,13% - 64,52%), phản ánh đúng đặc thù điều hành công việc hàng ngày của cơ quan văn phòng cấp tỉnh.
  • Đánh giá mức độ chuẩn hóa nghiệp vụ: Khảo sát chi tiết việc chuyển đổi và thực thi thể thức văn bản hành chính theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP tại cơ quan, từ quy cách căn lề, bố trí các thành phần thể thức trên trang văn bản, cách trình bày chữ ký, đóng dấu, cho đến quy trình phối hợp thẩm định với cơ quan tư pháp trong ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
  • Hệ thống giải pháp ứng dụng: Đề xuất 7 nhóm giải pháp mang tính toàn diện, kết hợp chặt chẽ giữa việc hoàn thiện quy trình nghiệp vụ hành chính, nâng cao trình độ CBCC với việc tăng cường hạ tầng trang thiết bị và ứng dụng phần mềm công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.
  • Đóng góp của đề tài: Khóa luận đóng góp nguồn tư liệu khảo sát thực tế về công tác văn phòng tại UBND thành phố Đà Nẵng; làm rõ mối liên hệ giữa các quy định lý luận pháp lý mới (Nghị định số 30/2020/NĐ-CP) với hoạt động thực thi thực tiễn tại bộ máy hành chính nhà nước ở địa phương.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài: Phạm vi khảo sát số liệu và đánh giá thực tiễn tập trung chủ yếu tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng trong khung thời gian từ 2021 đến 2023. Nghiên cứu chủ yếu khai thác các khía cạnh về thể thức, kỹ thuật trình bày, quy trình soạn thảo và công tác quản lý văn bản đi, chưa đi sâu đánh giá toàn diện chu trình xử lý văn bản đến cũng như tác động thực tế của văn bản sau khi ban hành đối với các đối tượng chịu sự tác động.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo: Mở rộng khảo sát công tác văn bản tại các sở, ban, ngành và UBND các quận, huyện trên địa bàn thành phố Đà Nẵng; nghiên cứu giải pháp liên thông dữ liệu văn bản điện tử và chữ ký số đồng bộ trên toàn hệ thống cơ quan hành chính địa phương; đánh giá hiệu quả kiểm soát sau ban hành đối với hệ thống văn bản quy phạm pháp luật cấp tỉnh.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên, học viên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý nhà nước, Luật hành chính, Hành chính công: Có thể sử dụng đề tài làm tài liệu tham khảo về phương pháp nghiên cứu thực trạng nghiệp vụ văn phòng, cách tiếp cận hệ thống hóa thể thức văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
  • Cán bộ, công chức làm công tác văn phòng, văn thư - lưu trữ tại các cơ quan nhà nước: Tham khảo quy trình chuẩn hóa soạn thảo văn bản hành chính (5 bước) và văn bản quy phạm pháp luật (6 bước), kỹ thuật căn chỉnh các ô thành phần thể thức, cũng như kinh nghiệm bố trí kho lưu trữ chuyên dụng và triển khai phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan hành chính cấp tỉnh.

Câu hỏi thường gặp

1. Khối lượng văn bản tham mưu ban hành tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2021 - 2023 có xu hướng biến động như thế nào? Tổng số văn bản năm 2021 là 11.698 văn bản, năm 2022 tăng lên 11.918 văn bản, sau đó giảm xuống 11.320 văn bản vào năm 2023. Trong đó, công văn hành chính chiếm tỷ trọng lớn nhất qua các năm (năm 2021: 62,88%; năm 2022: 61,13%; năm 2023: 64,52%), tiếp theo là quyết định hành chính (năm 2021: 27,40%; năm 2022: 29,16%; năm 2023: 25,67%). Các loại văn bản khác như báo cáo, tờ trình, kế hoạch, thông báo, chỉ thị chiếm tỷ trọng nhỏ.

2. Những nguyên nhân nào dẫn đến sự biến đổi về số lượng văn bản ban hành trong giai đoạn nghiên cứu? Nguyên nhân chủ yếu gồm: trong giai đoạn 2021 - 2022, tình hình đại dịch COVID-19 diễn biến phức tạp đòi hỏi cơ quan phải liên tục ban hành văn bản chỉ đạo, ứng phó; đến năm 2023, việc cơ quan đẩy mạnh xử lý công việc qua các hệ thống điện tử (phần mềm lấy ý kiến thành viên UBND, phần mềm một cửa điện tử) đã giảm bớt nhu cầu phát hành văn bản giấy truyền thống.

3. Quy định về thể thức ký ban hành văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng được phân định như thế nào? Tùy theo thẩm quyền và tính chất công việc, văn bản được trình bày theo các thể thức ký cụ thể:

  • Ký thay mặt tập thể (TM. Ủy ban nhân dân - Chủ tịch ký): Áp dụng cho văn bản thuộc thẩm quyền chung của UBND do tập thể thảo luận, biểu quyết theo đa số.
  • Ký thay (KT. Chủ tịch - Phó Chủ tịch ký hoặc KT. Chánh Văn phòng - Phó Chánh Văn phòng ký): Áp dụng khi người đứng đầu ủy quyền hoặc phân công cấp phó ký thay.
  • Ký thừa lệnh (TL. Chủ tịch - Chánh Văn phòng ký): Áp dụng khi Chánh Văn phòng ký văn bản theo sự giao quyền, thừa lệnh của Chủ tịch UBND.
  • Ký trực tiếp (Chánh Văn phòng ký): Áp dụng đối với các văn bản thuộc thẩm quyền quản trị riêng của Chánh Văn phòng.

4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật tại UBND thành phố Đà Nẵng được thực hiện qua các bước nào? Quy trình gồm 6 bước:

  1. Chuẩn bị và dự thảo văn bản (thu thập tài liệu, rà soát văn bản hiện hành, viết dự thảo).
  2. Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo từ các cơ quan, đơn vị chuyên môn.
  3. Thẩm định dự thảo tại Phòng Tư pháp (gửi hồ sơ chậm nhất 10 ngày trước ngày họp; Phòng Tư pháp thẩm định trong vòng 10 ngày và gửi báo cáo chậm nhất 05 ngày trước ngày họp).
  4. Xem xét, thông qua tại phiên họp UBND thành phố (thông qua khi có quá nửa tổng số thành viên biểu quyết tán thành).
  5. Công bố văn bản (niêm yết tại trụ sở chậm nhất 02 ngày kể từ ngày ký ban hành).
  6. Gửi và lưu trữ văn bản (gửi cơ quan cấp trên, cơ quan liên quan chậm nhất 03 ngày kể từ ngày ký và lưu trữ theo luật định).

5. Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư và lưu trữ tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng được bố trí ra sao? Cơ quan đặt trụ sở tại Tòa nhà Trung tâm Hành chính thành phố Đà Nẵng, được trang bị hệ thống thiết bị gồm máy tính bàn, máy tính xách tay, máy in, máy scan, máy photocopy, máy tiêu hủy tài liệu, hệ thống mạng internet và điện cảm biến nhiệt. Đặc biệt, cơ quan bố trí 04 kho lưu trữ chuyên dụng ngay tại trụ sở làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản, vận chuyển, chỉnh lý và tra tìm hồ sơ tài liệu.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp đã làm rõ cơ sở lý luận và đánh giá toàn diện thực trạng công tác soạn thảo, ban hành văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2021 - 2023. Bằng phương pháp thống kê và phân tích tài liệu thực tế, nghiên cứu đã phản ánh chính xác khối lượng văn bản xử lý, việc tuân thủ các quy chuẩn thể thức theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP cũng như các quy trình ban hành văn bản hành chính và văn bản quy phạm pháp luật. Hệ thống 7 nhóm giải pháp được đề xuất trong khóa luận cung cấp định hướng thực tiễn có giá trị nhằm nâng cao tính pháp lý, tính chuẩn mực và hiệu quả ứng dụng công nghệ trong công tác văn phòng tại cơ quan hành chính nhà nước địa phương.