CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ LOGISTICS TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, vai trò, đặc điểm và phân loại hoạt động logistics 1. Khái niệm Logistics Logistics là một thuật ngữ quân sự đã có từ mấy trăm năm nay, thuật ngữ này đầu tiên được sử dụng trong quân đội và mang nghĩa là “ hậu cần” hoặc “ tiếp vận”. Cùng với sự phát triển kinh tế và xã hội, nhiều thập kỷ qua, logistics được nghiên cứu sâu và áp dụng sang các lĩnh vực khác nhau như sản xuất, kinh doanh.
Thuật ngữ logistics ngày nay được hiểu với nghĩa quản lý (Management) hệ thống phân phối vật chất của các đơn vị sản xuất kinh doanh trong xã hội. Nhưng cho đến nay, trên thế giới chưa có một định nghĩa nào đầy đủ về logistics hay hệ thống logistics. Từ “Logistics” được giải nghĩa bằng tiếng Anh trong cuốn “Oxford Advances Learners Dictionary of Current English, A. Fifth Edition, Oxford University Press, 1995” như sau: Logistics có nghĩa là việc tổ chức cung ứng và dịch vụ đối với một hoạt động phức hợp nào đó (Logistics – the organization of supplies and services for any compex operation).
Theo hội đồng quản trị logistics Mỹ (The Council of Logistics Management CLM in the USA - CLM) - 1998: “Logistics là quá trình lên kế hoạch, thực hiện và kiểm soát hiệu quả, tiết kiệm chi phí của dòng lưu chuyển và lưu trữ nguyên vật liệu, hàng tồn, thành phẩm và các thông tin liên quan từ điểm xuất xứ đến điểm tiêu thụ, nhằm mục đích thỏa mãn những yêu cầu của khách hàng. “Theo khái niệm này Logistics như một lĩnh vực của quản lý. Logistics được Ủy ban logistics của Mỹ định nghĩa như sau: “Logistics là quá trình lập kế hoạch, chọn phương án tối ưu để thực hiện việc quản lý, kiểm soát việc di chuyển và bảo quản có hiệu quả về chi phí và ngắn nhất về thời gian đối với nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm, cũng như các thông tin tương ứng từ giai đoạn tiền sản xuất cho đến khi hàng hóa đến tay người tiêu dùng cuối cùng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng”. Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 không đưa ra khái niệm “logistics” mà đưa ra khái niệm “dịch vụ logistics” như sau: “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư 4 vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao.( Điều 233- Luật Thương mại Việt Nam năm 2005), Qua một số khái niệm trên đây, chúng ta thấy cho dù có sự khác nhau về từ ngữ và cách diễn đạt, cách trình bày nhưng trong nội dung, tất cả đều cho rằng logistics chính là hoạt động quản lý dòng lưu chuyển của nguyên vật liệu từ khâu mua sắm, qua quá trình lưu kho, sản xuất ra sản phẩm và phân phối tới tay người tiêu dùng.
Mục đích của logistics là giảm chi phí phát sinh hoặc sẽ phát sinh với một thời gian ngắn nhất trong quá trình vận động của nguyên vật liệu phục vụ sản xuất cũng như phân phối hàng hóa một cách kịp thời. Tóm lại, logistics là nghệ thuật tổ chức sự vận động của hàng hóa, nguyên vật liệu từ khi mua sắm, qua các quá trình lưu kho, sản xuất, phân phối cho đến khi đưa đến tay người tiêu dùng. Hoạt động logistics có thể biểu diễn dưới dạng sơ đồ sau: trong sơ đồ ta thấy có logistics ngoại biên và nội biên.Đây chính là hai hình thức chính của hoạt động logistics.1: Mô hình tổng quan về Logistics 5 1. Đặc điểm của Logistics Khi nghiên cứu về logistics, chúng ta có thể rút ra một số đặc điểm cơ bản sau đây: “Logistics có thể coi là tổng hợp của các hoạt động của doanh nghiệp trên các khía cạnh chính, đó là logistics sinh tồn, logistics hoạt động và logistics hệ thống”.
Logistics sinh tồn có liên quan tới các nhu cầu cơ bản của cuộc sống. Tại bất kì thời điểm nào, trong bất cứ môi trường nào, logistics sinh tồn cũng tương đối ổn định và có thể dự đoán được. Con người có thể nhận định được về nhu cầu như: cần gì, cần bao nhiêu, khi nào cần và cần ở đâu… Logistics sinh tồn là hoạt động cơ bản của các xã hội sơ khai và là thành phần thiết yếu trong một xã hội công nghiệp hóa. Logistics sinh tồn cung cấp nền tảng cho logistics hoạt động.
Logistics hoạt động mở rộng các nhu cầu cơ bản bằng cách liên kết các hệ thống sản xuất các sản phẩm. Logistics liên kết các nguyên liệu thô doanh nghiệp cần trong quá trình sản xuất, các dụng cụ sử dụng nguyên liệu đó trong quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm có được từ sản xuất. Khía cạnh này của logistics cũng tương đối ổn định và có thể dự đoán được. Nhưng logistics hoạt động lại không thể dự đoán được khi nào máy móc có sự cố, để sửa chữa thì cần cái gì và thời gian sửa chữa… Như vậy, logistics hoạt động chỉ liên quan tới sự vận động và lưu kho của nguyên liệu vào trong, qua và đi ra khỏi doanh nghiệp và là nền tảng cho logistics hệ thống.
Logistics hệ thống liên kết các nguồn lực cần có trong việc giữ cho hệ thống hoạt động. Những nguồn lực này bao gồm thiết bị, phụ tùng thay thế, nhân sự và đào tạo, tài liệu kỹ thuật, các thiết bị kiểm tra, hỗ trợ và nhà xưởng… Các yếu tố này không thể thiếu và phải được kết hợp chặt chẽ nếu muốn duy trì sự hoạt động của một hệ thống sản xuất hay lưu thông. Logistics sinh tồn, logistics hoạt động và logistics hệ thống không tách rời nhau, quan hệ chặt chẽ với nhau, làm nền tảng cho nhau tạo thành một chuỗi dây chuyền logistics. Chuỗi dây chuyền này được tiếp cận theo 2 hướng: + Chuỗi logistics theo trục ngang Logistics sinh tồn Logistics hoạt động Logistics hệ thống Hình 1.
Mô hình tiếp cận Logistics theo trục ngang 6 Theo cách tiếp cận chuỗi logistics theo trục ngang thì logistics sinh tồn là nhân tố thứ nhất. Tại đó, toàn bộ thời gian được sử dụng cho một cuộc đấu tranh sinh tồn không có điểm kết. Trong điều kiện này, các cá nhân không sở hữu cả công cụ lẫn nhu cầu sản xuất ra thành phẩm để trao đổi với nhau. Cho nên tất cả mọi nỗ lực được sử dụng để nhằm đảm bảo sự tồn tại của các cá nhân.
Trong điều kiện đó, logistics chỉ là sự tập trung các nguyên liệu cuộc sống như lương thực, thực phẩm, quần áo, nơi cư trú để cung cấp cho sự tiếp diễn của cuộc sống. Logistics sinh tồn hoạt động như là hoạt động độc lập, tuy nhiên điều này chỉ là tạm thời. Bởi vì khi các điều kiện phát triển thì dễ nhận thấy nhu cầu tăng cao hơn và phức tạp hơn. Nhu cầu này không còn đơn giản và dễ nhận biết như trước nữa mà đã có sự biến động .Như vậy, logistics hoạt động đã được hình thành.
Logistics hoạt động không thể tồn tại độc lập mà phải trên nền tảng logistics sinh tồn. Mọi việc đều phát triển và tiến tới một trình độ cao hơn. Và quá trình chuyên môn hóa ngày càng sâu rộng hơn. Vậy là chuỗi logistics hệ thống là hệ quả của logistics sinh tồn và logistics hoạt động.
Và nó không thể tồn tại độc lập với logistics sinh tồn và logistics hệ thống. + Chuỗi logistics theo trục dọc Ba khía cạnh logistics giờ đây được sắp xếp theo hình tháp, mỗi khía cạnh của logistics được các khía cạnh khác ở cấp độ cao hơn hỗ trợ. Logistics hệ thống Logistics hoạt động Logistics sinh tồn Hình 1.3: Mô hình logistics tiếp cận theo trục dọc Ví dụ, một nhà máy thép đòi hỏi nguyên liệu thô (quặng sắt) cho quá trình sản xuất, thép tồn tại trong nhà máy dưới nhiều giai đoạn cho đến khi thành thành phẩm cuối cùng. Nhà máy thép này cần thiết phải phát triển chương trình logistics nhằm hỗ trợ cho phân phối sản phẩm.
Như vậy, nhà máy thép đã liên kết các yếu tố của logistics hoạt động với sự hiểu biết hạn chế về logistics hệ thống. 7 Logistics là một dịch vụ, Logistics tồn tại để cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp hoặc cho khách hàng của doanh nghiệp, dịch vụ, đối với cả doanh nghiệp hay khách hàng đều được cung cấp thông qua việc tập trung các yếu tố khác nhau, các yếu tố này là các bộ phận tạo thành chuỗi logistics. Dịch vụ logistics trong doanh nghiệp chú trọng đến các yếu tố về quản trị nguyên vật liệu, lưu kho trong nhà máy và phân phối vật chất. Tuy nhiên trong hoạt động của doanh nghiệp không phải chỉ dừng lại ở yêu cầu các yếu tố cơ bản mà dịch vụ logistics cung cấp trên đây mà có thể cần cung cấp thêm các dịch vụ khác của logistics.
Logistics là sự phát triển cao, hoàn chỉnh của dịch vụ vận tải và giao nhận Logistics là sự phát triển của dịch vụ vận tải giao nhận ở trình độ cao và hoàn thiện. Qua các giai đoạn phát triển, logistics đã làm cho khái niệm vận tải giao nhận truyền thống ngày càng đa dạng và phong phú thêm. Từ chỗ thay mặt khách hàng để thực hiện các công việc đơn điệu, lẻ tẻ, tách biệt như: thuê tàu, lưu cước, chuẩn bị hàng, đóng gói, tái chế hàng, làm thủ tục thông quan… cho tới cung cấp trọn gói một dịch vụ vận chuyển từ kho đến kho (Door to Door) đúng nơi, đúng lúc để phục vụ nhu cầu khách hàng. Từ chỗ đóng vai trò người được ủy thác trở thành một bên chính trong các hoạt động vận tải giao nhận với khách hàng, chịu trách nhiệm trước pháp luật về những hành vi của mình.