Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, hoạt động xuất nhập khẩu đóng vai trò huyết mạch trong việc kết nối và lưu thông hàng hóa toàn cầu. Ngành dịch vụ logistics, đặc biệt là dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển, là mắt xích thiết yếu hỗ trợ trực tiếp cho thương mại ngoại thương. Tại Việt Nam, phần lớn các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics có quy mô vừa và nhỏ, năng lực tài chính và cơ sở vật chất còn nhiều hạn chế, chịu sự cạnh tranh gay gắt từ các tập đoàn logistics đa quốc gia.

Công ty Cổ phần Tiếp vận Venus (Venus Logistics Corporation) là một doanh nghiệp logistics quy mô vừa và nhỏ tại Thành phố Hồ Chí Minh. Dù dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển là một trong những mảng kinh doanh cốt lõi mang lại nguồn thu chính, quy trình vận hành thực tế tại doanh nghiệp vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn về bố trí nhân sự, phương tiện vận tải và năng lực ứng dụng công nghệ. Nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trong giai đoạn mới, tác giả Đào Ngọc Cầm thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Giải pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Venus giai đoạn 2020-2025".

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể theo 3 nhiệm vụ:

  1. Đánh giá những điểm hoàn thiện và chưa hoàn thiện, những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân dẫn đến những điểm chưa hoàn thiện của quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container đường biển tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Venus.
  2. Đánh giá những thuận lợi, khó khăn đối với việc hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container đường biển tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Venus trong giai đoạn 2020-2025.
  3. Đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container đường biển tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Venus trong giai đoạn 2020-2025.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển.
  • Phạm vi nội dung: Cơ sở lý thuyết về giao nhận hàng hóa quốc tế, giao nhận hàng hóa đường biển nguyên container (FCL); bộ tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thiện quy trình nghiệp vụ và các nhân tố ảnh hưởng.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Tiếp vận Venus (Quận 7, TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017-2019 và định hướng giải pháp giai đoạn 2020-2025.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên nền tảng lý luận chuyên ngành thương mại quốc tế, logistics và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành:

  • Khái niệm và thuật ngữ pháp lý: Định nghĩa dịch vụ giao nhận của Liên đoàn quốc tế các Hiệp hội giao nhận (FIATA); Điều 233 Luật Thương mại Việt Nam (2005) về dịch vụ logistics; Điều 164 Luật Thương mại Việt Nam (2005) và Mục 2.2 Quy tắc mẫu về dịch vụ giao nhận FIATA (2019) về người giao nhận.
  • Mô hình quy trình chuẩn: Khung quy trình 4 bước giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container đường biển theo PGS.TS. Phạm Mạnh Hiền (2012), bao gồm: (1) Chuẩn bị để nhận hàng; (2) Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận tải; (3) Lập các chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi chủ hàng; (4) Quyết toán.
  • Khung tiêu chí đánh giá: Bộ tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thiện quy trình nghiệp vụ xuất nhập khẩu và giao nhận hàng hóa (theo Báo cáo kết luận Hội thảo khoa học Khoa Thương mại lần X, Trường Đại học Tài chính – Marketing, ngày 19/10/2019), gồm 5 tiêu chí: Thiết kế, bố trí hợp lý; Đồng bộ và nhịp nhàng; Đáp ứng kịp thời; Tin cậy; An toàn.
  • Khung phân tích nhân tố ảnh hưởng: Mô hình phân loại nhân tố môi trường bên ngoài (chính sách hạ tầng của Chính phủ, tốc độ phát triển khoa học - công nghệ, khách hàng, đối thủ cạnh tranh theo Michael Porter 1985) và nhân tố bên trong (nguồn nhân lực và năng lực nhà quản trị, cơ sở vật chất trang thiết bị, tiềm lực tài chính, năng lực liên kết hợp tác).
  • Quy định thủ tục hải quan: Khai báo hải quan điện tử qua phần mềm ECUS/VNACCS theo quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Phương pháp nghiên cứu bao gồm:

  • Phương pháp thống kê, phân tích và tổng hợp: Sử dụng để hệ thống hóa lý luận, xử lý số liệu báo cáo tài chính của doanh nghiệp giai đoạn 2017-2019, đối chiếu thực trạng quy trình vận hành so với mô hình lý thuyết.
  • Phương pháp chuyên gia: Tham khảo và tổng hợp ý kiến đánh giá từ các nhà quản trị, chuyên gia logistics và cán bộ phụ trách nghiệp vụ nhằm xác định mức độ hoàn thiện quy trình, nhận diện các điểm nghẽn và dự báo tác động của các nhân tố trong giai đoạn 2020-2025.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu:

  • Báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, số liệu doanh thu và cơ cấu nhân sự nội bộ của Công ty Cổ phần Tiếp vận Venus giai đoạn 2017-2019 do Phòng Tài chính kế toán và Phòng Hành chính nhân sự cung cấp.
  • Hồ sơ, chứng từ nghiệp vụ thực tế của các lô hàng nhập khẩu FCL thực hiện tại doanh nghiệp (điển hình là lô hàng tỏi tươi nhập khẩu số hiệu UM-2020-005 từ Trung Quốc).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển

Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận căn bản về logistics và giao nhận hàng hóa quốc tế. Tác giả phân tích rõ tính chất đặc thù của giao nhận FCL (Full Container Load) so với hàng lẻ LCL (Less than Container Load): FCL mang lại tính an toàn cao cho hàng hóa, giảm chi phí bao bì và thời gian xếp dỡ, bảng giá cước đơn giản nhưng đòi hỏi chi phí vận chuyển từng lô lớn hơn và thủ tục xử lý lệnh giao hàng, cược vỏ container chặt chẽ.

Chương này trình bày chi tiết khung quy trình 4 giai đoạn theo Phạm Mạnh Hiền (2012) kèm theo 5 tiêu chí đánh giá độ hoàn thiện nghiệp vụ. Đồng thời, tác giả nghiên cứu bài học thực tiễn từ 2 mô hình doanh nghiệp:

  • Doanh nghiệp trong nước: Công ty Cổ phần Dịch vụ Logistics Đại Cồ Việt (DACO Logistics) với mạng lưới 120 đại lý toàn cầu, đội xe hơn 20 xe đầu kéo và 40 rơ-moóc, 120 nhân sự.
  • Doanh nghiệp quốc tế: Tập đoàn A.P. Moller - Maersk (Đan Mạch) với đội tàu hơn 600 chiếc (550 tàu sở hữu, 50 tàu thuê), 50 trạm container và 88.000 nhân viên tại 130 quốc gia.

Từ đó, chương 1 rút ra 5 bài học kinh nghiệm cốt lõi: phát triển mạng lưới đại lý toàn cầu, chuẩn hóa năng lực đội ngũ nhân sự, tối ưu hóa quy trình quản lý nhằm giảm thiểu chi phí, duy trì chữ tín trong cam kết dịch vụ và tăng cường liên kết phối hợp giữa hãng tàu, hải quan, hiệp hội giao nhận.

Chương 2: Đánh giá quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Venus

Chương 2 phân tích chi tiết thực trạng tổ chức và vận hành tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Venus (thành lập từ tháng 12/2011 dưới dạng Công ty TNHH với 8 nhân sự, chuyển đổi thành Công ty Cổ phần vào năm 2013 và nâng quy mô lên 25 nhân sự vào năm 2020).

Tình hình nhân sự năm 2020: Giám đốc (01), Phó Giám đốc (01), Phòng Kinh doanh (05), Phòng Hành chính nhân sự (02), Phòng Chứng từ (04), Phòng Giao nhận (06), Phòng Tài chính kế toán (02), Đội xe (04).

Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017-2019:

Chỉ tiêu (Đơn vị: Triệu đồng) Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 So sánh 2018/2017 (%) So sánh 2019/2018 (%)
Doanh thu thuần 20.320,68 21.509,69 23.957,09 +5,85% +11,38%
Giá vốn hàng bán 18.651,95 18.888,53 20.458,49 +1,27% +8,31%
Lợi nhuận gộp 1.668,73 2.621,16 3.498,60 +57,07% +33,47%
Chi phí tài chính 176,62 359,40 518,64 +103,49% +44,31%
Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.176,17 1.662,74 2.876,99 +41,37% +73,03%
Lợi nhuận thuần từ HĐKD 316,43 600,38 105,06 +89,74% -82,50%
Tổng lợi nhuận trước thuế 316,92 601,73 96,69 +89,87% -83,93%
Tổng lợi nhuận sau thuế 253,54 481,38 77,35 +89,87% -83,93%
Tỷ suất ROC (%) 1,252% 2,179% 0,325% +0,927% -1,854%
Tỷ suất ROS (%) 1,236% 2,133% 0,324% +0,897% -1,809%

Quy trình giao nhận FCL thực tế tại Venus được chia thành 9 bước cụ thể:

  1. Nhận, kiểm tra và chuẩn bị bộ chứng từ hàng nhập khẩu.
  2. Khai báo hải quan điện tử và nộp thuế qua hệ thống ECUS/VNACCS.
  3. Lấy lệnh giao hàng (D/O, E-D/O) và đóng tiền cược vỏ container tại hãng tàu.
  4. Làm thủ tục hải quan tại cảng theo kết quả phân luồng (Xanh, Vàng, Đỏ).
  5. Xuất phiếu giao nhận container (EIR) tại Thương vụ cảng.
  6. Thanh lý hải quan cổng cảng.
  7. Nhận hàng tại cảng và vận chuyển giao cho khách hàng nhập khẩu.
  8. Trả vỏ container rỗng về bãi/depot chỉ định và nhận lại tiền cược cont.
  9. Quyết toán chi phí và lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ.

Quy trình được minh họa chi tiết qua lô hàng UM-2020-005 (Công ty Umbrella) nhập khẩu 145 tấn tỏi tươi từ Thanh Đảo (Trung Quốc) về cảng Cát Lái trên tàu ALDI WAVE V, Seaway bill số 599851344, trị giá 116.000 USD, yêu cầu kiểm dịch thực vật và áp dụng C/O Form E.

Tác giả chỉ ra các hạn chế chính của Venus: Đội xe chỉ có 4 nhân sự lái xe nên thiếu chủ động trong điều động phương tiện mùa cao điểm; Phòng Giao nhận (6 người) bị quá tải khi xử lý nhiều tờ khai luồng Đỏ; chi phí quản lý tăng cao làm sụt giảm lợi nhuận năm 2019; hệ thống phần mềm nghiệp vụ chưa đồng bộ tự động giữa khâu chứng từ và điều vận.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Venus giai đoạn 2020-2025

Chương 3 đề xuất hệ thống mục tiêu phát triển và nhóm giải pháp thực thi cho Venus:

  • Mục tiêu 2020-2022: Ổn định lượng khách hàng trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19; duy trì tổng lợi nhuận trên 200 triệu đồng; đón đầu cơ hội từ Hiệp định thương mại tự do EVFTA (có hiệu lực từ 01/08/2020) để mở rộng tuyến dịch vụ Việt Nam - EU; tăng trưởng 50% số lượng khách hàng so với hiện tại.
  • Mục tiêu đến năm 2025: Đạt tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu (ROS) trên 3%; hiện đại hóa và nâng cấp đội xe chuyên chở container; chuẩn hóa toàn diện quy trình giao nhận và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.

Bốn nhóm giải pháp được đề xuất:

  1. Kêu gọi đầu tư, nâng cao tiềm lực tài chính: Tăng cường huy động vốn từ cổ đông để chủ động nguồn tiền ứng trước làm hàng (nộp thuế, cược vỏ cont, phí nâng hạ) và đầu tư cơ sở vật chất.
  2. Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, phương tiện vận chuyển: Bổ sung xe đầu kéo và rơ-moóc chuyên dụng, giảm phụ thuộc vào việc thuê ngoài xe vận chuyển nội địa.
  3. Mở rộng quy mô và nâng cao chất lượng nhân sự: Tuyển dụng thêm nhân viên hiện trường và chứng từ; tổ chức đào tạo chuyên sâu về biểu thuế, quy tắc xuất xứ C/O, thủ tục kiểm tra chuyên ngành và xử lý tình huống phát sinh tại cảng.
  4. Ứng dụng khoa học - công nghệ: Nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý đơn hàng, theo dõi tiến độ container (track & trace) và tích hợp khai báo lệnh điện tử E-D/O, E-Port.

Đồng thời, tác giả đưa ra các kiến nghị với cơ quan Hải quan (đẩy mạnh cải cách thủ tục, giảm thời gian thông quan luồng Vàng/Đỏ) và Hiệp hội Giao nhận (VLA/FIATA - hỗ trợ đào tạo nghiệp vụ và cung cấp thông tin thị trường).


Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả nghiên cứu cụ thể:

  • Lượng hóa thực trạng tài chính và vận hành: Tổng hợp đầy đủ chuỗi số liệu tài chính 3 năm (2017-2019) của Venus, làm rõ nguyên nhân lợi nhuận sau thuế năm 2019 giảm mạnh 83,93% (từ 481,38 triệu đồng xuống 77,35 triệu đồng) do chi phí quản lý tăng 73,03% (đạt 2.876,99 triệu đồng) từ việc đầu tư cơ sở hạ tầng văn phòng.
  • Chuẩn hóa chi tiết quy trình 9 bước nghiệp vụ: Mô tả chính xác các nghiệp vụ phát sinh trong thực tế của một Forwarder tại TP.HCM đối với hàng FCL đường biển (từ khai báo ECUS/VNACCS, cược vỏ cont, kiểm tra chuyên ngành đến hoàn cược và quyết toán).
  • Hệ thống giải pháp mang tính khả thi: Đưa ra lộ trình phân kỳ 2 giai đoạn (2020-2022 và hướng đến 2025) bám sát các sự kiện thực tế như tác động của dịch Covid-19 và Hiệp định EVFTA.
  • Đóng góp học thuật và ứng dụng: Khóa luận cụ thể hóa khung lý thuyết đánh giá quy trình giao nhận bằng case study thực tế tại một doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ, cung cấp tư liệu phân tích nghiệp vụ thực tế có tính tham khảo cao.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi nghiên cứu giới hạn tại một doanh nghiệp đơn lẻ (Công ty Cổ phần Tiếp vận Venus) với cỡ mẫu nhân sự và số liệu nội bộ quy mô nhỏ (25 nhân sự). Dữ liệu tài chính và thực trạng nghiệp vụ chỉ phản ánh hoạt động đến năm 2019, chưa bao quát đầy đủ các biến động sâu rộng của thị trường logistics hàng hải trong toàn bộ giai đoạn dịch bệnh kéo dài sau năm 2020.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng khảo sát đánh giá quy trình giao nhận FCL trên nhiều doanh nghiệp Forwarder vừa và nhỏ tại khu vực cảng biển nhóm 5 (TP.HCM - Cái Mép); nghiên cứu tích hợp sâu hơn các giải pháp chuyển đổi số toàn diện như Logistics 4.0, tự động hóa quản lý vận tải (TMS) và thanh toán điện tử không dùng tiền mặt trong giao nhận cảng biển.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này là nguồn tài liệu hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Thương mại quốc tế, Logistics và Quản trị chuỗi cung ứng: Tham khảo cấu trúc khóa luận chuẩn, cách thức phân tích dữ liệu tài chính doanh nghiệp kết hợp đánh giá thực trạng nghiệp vụ.
  • Người làm thực tế tại các công ty Forwarder: Tham khảo quy trình 9 bước xử lý hàng FCL nhập khẩu, danh mục chứng từ bắt buộc và các bước phối hợp giữa chứng từ - hiện trường - hãng tàu - thương vụ cảng.
  • Các phần đáng tham khảo nhất: Bảng phân tích chi tiết quy trình 9 bước kèm ví dụ thực tế lô hàng tỏi tươi UM-2020-005 tại Chương 2 và bộ tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thiện quy trình giao nhận tại Chương 1.

Câu hỏi thường gặp

1. Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container tại Công ty Venus gồm những bước nào?
Quy trình thực tế tại Venus gồm 9 bước: (1) Nhận, kiểm tra và chuẩn bị bộ chứng từ; (2) Khai báo hải quan điện tử và nộp thuế; (3) Lấy lệnh giao hàng (D/O) và cược cont; (4) Làm thủ tục hải quan tại cảng; (5) Xuất phiếu EIR; (6) Thanh lý hải quan; (7) Nhận hàng tại cảng và giao hàng cho khách; (8) Trả cont rỗng và nhận lại tiền cược; (9) Quyết toán và lưu hồ sơ.

2. Tình hình lợi nhuận của Venus trong giai đoạn 2017-2019 biến động như thế nào và do nguyên nhân gì?
Lợi nhuận sau thuế của Venus tăng từ 253,54 triệu đồng (2017) lên 481,38 triệu đồng (2018), nhưng giảm mạnh xuống 77,35 triệu đồng (2019). Nguyên nhân chính là do chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2019 tăng vọt lên 2.876,99 triệu đồng (tăng 73,03% so với 2018) vì công ty đầu tư xây dựng lại cơ sở làm việc, cùng với sự sụt giảm khách hàng do nhân viên kinh doanh nghỉ việc.

3. Lô hàng thực tế được tác giả sử dụng làm ví dụ minh họa trong khóa luận có đặc điểm gì?
Đó là lô hàng số hiệu UM-2020-005 của khách hàng Umbrella (Hợp đồng số 052020/VN-UM), nhập khẩu 145 tấn tỏi tươi (FRESH GARLIC) đóng trong 5 container từ Thanh Đảo (Trung Quốc) về cảng Cát Lái bằng tàu ALDI WAVE V (Seaway bill số 599851344), trị giá 116.000 USD (giá 800 USD/MT, điều kiện C&F), có C/O Form E và phải làm thủ tục kiểm dịch thực vật.

4. Khóa luận sử dụng khung tiêu chí nào để đánh giá mức độ hoàn thiện của quy trình giao nhận?
Tác giả sử dụng bộ tiêu chí từ Báo cáo kết luận của Hội thảo khoa học Khoa Thương mại lần X (Trường ĐH Tài chính – Marketing, 19/10/2019) gồm 5 tiêu chí: Thiết kế, bố trí hợp lý; Đồng bộ và nhịp nhàng; Đáp ứng kịp thời; Tin cậy; An toàn.

5. Mục tiêu kinh doanh chính của Venus đặt ra cho giai đoạn đến năm 2025 là gì?
Đến năm 2025, Venus đặt mục tiêu đạt tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu (ROS) trên 3%, mở rộng và nâng cấp hệ thống phương tiện vận chuyển, hoàn thiện các dịch vụ logistics cung cấp, đẩy mạnh marketing và đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ mới.


Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đào Ngọc Cầm đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển và phân tích sâu sắc thực trạng hoạt động tại Công ty Cổ phần Tiếp vận Venus giai đoạn 2017-2019. Thông qua việc phân tích quy trình 9 bước thực tế và đánh giá hiệu quả tài chính, đề tài đã chỉ rõ những hạn chế về phương tiện, nhân sự và quản lý chi phí của doanh nghiệp. Các giải pháp và kiến nghị được xây dựng có tính logic, bám sát thực tiễn phát triển của ngành logistics và lộ trình hội nhập giai đoạn 2020-2025.