Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Ngành dịch vụ logistics (bao gồm kho vận, giao nhận, vận chuyển và phân phối) đóng góp khoảng 15% đến 20% GDP hàng năm của Việt Nam. Xu hướng chuyên môn hóa sản xuất và hội nhập kinh tế quốc tế thúc đẩy nhu cầu thuê ngoài dịch vụ logistics của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, hoạt động vận tải và giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua biên giới đối mặt với nhiều rủi ro khách quan và chủ quan. Tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Hoàng Trường Phát (HTP JSC), dù đã hoạt động được 7 năm, công tác kiểm soát, quản trị quy trình và hạn chế rủi ro trong giao nhận vận tải đường biển vẫn còn một số điểm tồn tại, ảnh hưởng đến chi phí và uy tín của doanh nghiệp. Đề tài "Quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Hoàng Trường Phát" được thực hiện nhằm giải quyết các yêu cầu thực tiễn này.

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Khái quát và hệ thống hóa cơ sở lý thuyết cơ bản về quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của các công ty logistics.
  2. Tìm hiểu, nhận diện và phân tích thực trạng tổ chức quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển (đặc biệt là hàng nguyên container - FCL) tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Hoàng Trường Phát.
  3. Đánh giá những kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân tồn tại trong công tác quản trị quy trình tại doanh nghiệp.
  4. Đề xuất các nhóm giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quản trị quy trình giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Những vấn đề lý luận và thực tiễn về quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Hoàng Trường Phát.
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển kết hợp dịch vụ vận tải nội địa (Trucking Inland).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu thực trạng được thu thập và đánh giá trong giai đoạn 2020 – 2022 (và số liệu tài chính từ năm 2019); định hướng giải pháp đề xuất cho giai đoạn 2024 – 2028.
  • Phạm vi không gian: Thực hiện tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Hoàng Trường Phát (trụ sở chính tại Lê Chân, Hải Phòng và chi nhánh tại 447 Lạc Long Quân, Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và cơ sở pháp lý:

  • Khái niệm nền tảng: Nghiên cứu dựa trên định nghĩa về dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service) theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Kho vận Quốc tế (FIATA), khái niệm vận tải thương mại và quy trình quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế (bao gồm các chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát và điều hành).
  • Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận: Phân tích theo Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn của FIATA đối với tư cách đại lý, trách nhiệm đối với khách hàng, cơ quan hải quan, bên thứ ba và các trường hợp miễn trách.
  • Hệ thống văn bản pháp luật quốc gia: Luật Thương mại 2005, Luật Hàng không dân dụng Việt Nam (1991, sửa đổi 1995), Luật Hải quan, Điều kiện kinh doanh chuẩn của Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt Nam, Nghị định 140/2007/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics và giới hạn trách nhiệm của thương nhân logistics.
  • Quy ước và luật quốc tế: Công ước Viên 1980 về mua bán hàng hóa quốc tế (CISG), Công ước Brussels 1924 và Nghị định thư sửa đổi 1968 (Quy tắc Hague - Visby), Quy tắc Hamburg 1978, Quy tắc Rotterdam 2010, Điều kiện thương mại quốc tế Incoterms 2010, Quy tắc chứng từ vận tải đa phương tiện của UNCTAD/ICC.
  • Các nhóm nhân tố ảnh hưởng: Phân tích ảnh hưởng của môi trường vĩ mô (tự nhiên, kinh tế, chính trị - pháp lý, công nghệ), môi trường vi mô (đối thủ cạnh tranh, khách hàng, tính chất lô hàng) và nhân tố nội bộ doanh nghiệp (nhân sự, năng lực quản trị, cơ sở vật chất kỹ thuật, tiềm lực tài chính, marketing).

Phương pháp thu thập dữ liệu:

  • Dữ liệu thứ cấp: Thu thập từ các tài liệu nội bộ của HTP JSC bao gồm báo cáo tài chính (2019 – 2022), số liệu cơ cấu lao động, sơ đồ tổ chức, báo cáo kết quả kinh doanh; kết hợp thông tin từ website công ty và các công trình, giáo trình chuyên ngành logistics của Trường Đại học Thương Mại.
  • Dữ liệu sơ cấp: Thu thập qua quá trình thực tập thực tế, sử dụng phiếu điều tra khảo sát gửi tới nhân viên các bộ phận trực tiếp tham gia quy trình (kinh doanh, chứng từ) nhằm nhận diện rủi ro, nguy cơ sai sót; kết hợp phỏng vấn sâu trực tiếp cán bộ quản lý và nhân viên vận hành.

Phương pháp xử lý và phân tích số liệu:

  • Phương pháp thống kê: Phân loại, tổng hợp số liệu tài chính, tỷ trọng doanh thu theo lĩnh vực và cơ cấu thị trường xuất khẩu.
  • Phương pháp phân tích - so sánh: Đánh giá mối quan hệ logic giữa các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận qua các năm và so sánh diễn biến thị phần.
  • Phương pháp tổng hợp: Khái quát hóa thực trạng tổ chức quy trình, đánh giá năng lực cạnh tranh và rút ra các mắt xích cần cải tiến.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Chương này làm rõ tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh ngành logistics đóng vai trò huyết mạch của nền kinh tế xuất nhập khẩu Việt Nam. Tác giả tiến hành điểm luận các công trình nghiên cứu khoa học, luận văn và giáo trình liên quan (như công trình của Trần Văn Hợp năm 2014, Nguyễn Thanh Hùng năm 2013, Trần Hoàng Ngân và Nguyễn Minh Kiều năm 2006, Hồ Thị Hà năm 2015, Bùi Thị Lê năm 2013, Nguyễn Thị Mai năm 2021). Từ việc nhận diện khoảng trống nghiên cứu—phần lớn các đề tài trước tập trung vào phía cơ quan Hải quan hoặc chủ hàng xuất nhập khẩu thuần túy mà ít phân tích sâu từ góc độ doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận (forwarder)—tác giả xác lập mục tiêu, đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu của đề tài.

Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

Nội dung chương 2 hệ thống hóa lý luận cơ bản về dịch vụ logistics đường biển:

  • Khái quát bản chất, đặc điểm giao dịch quốc tế phức tạp qua nhiều quốc gia, phương thức vận tải và các bên liên quan.
  • Xác định quyền hạn, trách nhiệm pháp lý của người giao nhận theo tập quán quốc tế và quy định pháp luật Việt Nam.
  • Phân tích khung nội dung quản trị quy trình gồm ba cấu phần: Lập kế hoạch (xác định mục tiêu, chứng từ, phương tiện, chi phí); Tổ chức thực hiện quy trình (các bước nghiệp vụ từ tiếp nhận nhu cầu đến quyết toán lô hàng); Giám sát và điều hành (theo dõi tiến độ, xử lý sự cố phát sinh).
  • Hệ thống hóa các nhân tố tác động từ môi trường vĩ mô (biến động giá xăng dầu do xung đột địa chính trị làm cước vận tải tăng 30-40%, chính sách giảm thuế VAT từ 10% xuống 8%, biến động tỷ giá), môi trường vi mô và nguồn lực bên trong doanh nghiệp.

Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Hoàng Trường Phát

Chương 3 trình bày chi tiết về mô hình tổ chức và thực trạng hoạt động tại HTP JSC:

  • Cơ cấu doanh nghiệp: Công ty thành lập ngày 25/10/2017, quy mô tinh gọn với 3 phòng ban chính (Phòng Kinh doanh, Phòng Chứng từ, Phòng Kế toán) dưới sự điều hành của Ban Giám đốc.
  • Kết quả kinh doanh giai đoạn 2019 – 2022:
Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Doanh thu bán hàng & cung cấp dịch vụ (triệu VNĐ) 11.591 20.465 62.073 66.591
Lợi nhuận sau thuế TNDN (triệu VNĐ) 59,21 - 98,00 121,00
Tỷ trọng doanh thu dịch vụ đường biển (%) - - - 70,00

Ghi chú: Năm 2022, doanh thu vận tải đường biển đạt 46.510 triệu đồng, giữ vai trò dịch vụ mũi nhọn.

  • Cơ cấu thị trường hoạt động giai đoạn 2020 – 2022:
Thị trường Năm 2020 (%) Năm 2021 (%) Năm 2022 (%)
Trung Quốc 36,3 42,7 40,5
Nhật Bản - - Có xu hướng tăng
Các quốc gia khác 14,1 - -
Tổng cộng 100,0 100,0 100,0
  • Thực trạng tổ chức quy trình giao nhận xuất khẩu hàng nguyên container (FCL): Quy trình được chuẩn hóa qua 5 giai đoạn chính và 21 bước công việc cụ thể:
Giai đoạn Mô tả công việc chính Bộ phận chịu trách nhiệm
Giai đoạn 1: Chuẩn bị & Báo giá Tìm kiếm khách hàng, gửi báo giá, ký hợp đồng dịch vụ giao nhận. Phòng Kinh doanh
Giai đoạn 2: Đặt chỗ (Booking) Nhận Booking Request, gửi thông tin cho đại lý nước đến, đặt chỗ hãng tàu, nhận Booking Confirmation, báo kết quả cho khách. Phòng Kinh doanh / Phòng Chứng từ
Giai đoạn 3: Hiện trường & Thủ tục hải quan Đổi lệnh cấp vỏ container, kéo cont rỗng về kho đóng hàng và hạ bãi ICD; tiếp nhận chứng từ, khai hải quan điện tử, thông quan thực xuất; phát hành HBL, làm C/O; gửi SI làm MBL, kiểm tra MBL, gửi Pre-alert cho đại lý cảng đến. Phòng Chứng từ
Giai đoạn 4: Theo dõi & Giao hàng Theo dõi hành trình tàu (tracking cargo), xác nhận đại lý nhận hàng tại cảng đích, thông báo cho khách hàng khi hoàn tất giao hàng. Phòng Kinh doanh
Giai đoạn 5: Quyết toán & Đánh giá Gửi Debit Note đối soát chi phí, xuất hóa đơn VAT, thu hồi công nợ, lập Shipping Request và trích xuất Profit Statement xác định lãi/lỗ lô hàng. Phòng Kế toán / Phòng Chứng từ
  • Thực trạng giám sát và điều hành: Giám sát quá trình thuê vỏ container, vận chuyển nội địa, thông quan cảng và hành trình tàu biển (qua website hãng tàu và các công cụ tra cứu trực tuyến) chủ yếu thực hiện qua nhóm chat Zalo, email và điện thoại. Công tác điều hành tập trung xử lý 3 sự cố thường gặp: hãng tàu hết chỗ vào mùa cao điểm, thiếu xe kéo container nội địa, và chủ hàng đóng hàng chậm trễ so với giờ cắt máng (closing time).

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm tăng cường quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Hoàng Trường Phát

Chương này xác định định hướng phát triển của công ty gắn liền với việc gia nhập các hiệp hội giao nhận quốc tế (như JCTrans, VCA) để mở rộng mạng lưới đại lý. Tác giả đề xuất hai nhóm giải pháp trọng tâm:

  1. Nâng cao năng lực nguồn lực hữu hình: Tối ưu hóa cơ sở vật chất, nâng cao năng lực đội xe vận chuyển nội địa, đa dạng hóa đối tác vận tải đường bộ để giảm thiểu rủi ro thiếu phương tiện; chuẩn hóa hệ thống phần mềm và thiết bị công nghệ hỗ trợ quản lý đơn hàng.
  2. Nâng cao năng lực nguồn lực vô hình: Đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu cho nhân viên chứng từ và kinh doanh về luật hải quan, kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu; mở rộng quan hệ đối tác với các hãng tàu lớn để giữ chỗ (space) ổn định; tăng cường năng lực ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị dữ liệu.
  3. Kiến nghị: Đề xuất cơ quan Hải quan tiếp tục đơn giản hóa thủ tục thông quan điện tử; kiến nghị Nhà nước hoàn thiện khung pháp lý về dịch vụ logistics và đầu tư hạ tầng giao thông kết nối cảng biển.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính:

  • Phân tích chi tiết mô hình tăng trưởng của HTP JSC trong giai đoạn 2019 – 2022: Doanh thu tăng từ 11.591 triệu đồng (năm 2019) lên 66.591 triệu đồng (năm 2022), trong đó mảng vận tải đường biển chiếm tỷ trọng chi phối (70% doanh thu năm 2022 với 46.510 triệu đồng).
  • Hệ thống hóa hoàn chỉnh quy trình thực hiện một lô hàng xuất khẩu FCL đường biển gồm 5 giai đoạn xuyên suốt, phân định trách nhiệm cụ thể giữa 3 bộ phận (Kinh doanh, Chứng từ, Kế toán).
  • Làm rõ cơ chế điều hành xử lý các xung đột tác nghiệp phát sinh trong thực tế (tình trạng thiếu chỗ mùa cao điểm, trễ giờ closing time, thiếu xe đầu kéo).

Đóng góp thực tiễn của đề tài:

  • Cung cấp bức tranh thực tế về phương thức vận hành của một doanh nghiệp forwarder quy mô vừa và nhỏ tại Việt Nam, bổ sung dữ liệu thực nghiệm vào mảng nghiên cứu quy trình tác nghiệp giao nhận thay vì chỉ tiếp cận từ góc độ quản lý vĩ mô của cơ quan quản lý nhà nước.
  • Đề xuất các nhóm giải pháp xuất phát từ chính điểm nghẽn thực tế của HTP JSC (quản lý đội xe, quan hệ hãng tàu, kiểm soát sai sót chứng từ hải quan), có tính khả thi đối với doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế về phạm vi nghiên cứu: Khóa luận tập trung chủ yếu vào loại hình hàng hóa nguyên container (FCL) vận chuyển bằng đường biển, chưa đi sâu phân tích chi tiết quy trình đối với hàng lẻ (LCL) hoặc hàng siêu trường, siêu trọng.
  • Hạn chế về dữ liệu: Dữ liệu định lượng khảo sát nội bộ phản ánh tại một doanh nghiệp cụ thể (HTP JSC) tại khu vực Hà Nội - Hải Phòng trong giai đoạn 2020 – 2022, chưa bao quát toàn diện các phân khúc thị trường logistics khác.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng đánh giá quy trình giao nhận đa phương thức kết hợp đường biển - đường bộ - hàng không; nghiên cứu sâu hơn về ứng dụng công nghệ chuyển đổi số (như công nghệ chuỗi khối - blockchain, hệ thống định vị GPS tự động hóa) trong quản trị rủi ro chuỗi cung ứng xuất khẩu.

Giá trị tham khảo

  • Đối với sinh viên và người học: Tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên các ngành Kinh tế quốc tế, Kinh doanh quốc tế, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Thương mại quốc tế khi tìm hiểu về quy trình xuất khẩu FCL thực tế và cấu trúc một khóa luận tốt nghiệp định hướng phân tích tình huống doanh nghiệp.
  • Đối với người làm thực tế tại doanh nghiệp logistics: Cung cấp mẫu bảng phân công nhiệm vụ 5 giai đoạn, danh mục chứng từ thông quan (HBL, MBL, C/O, Tờ khai hải quan) và các biện pháp ứng phó sự cố phát sinh tại cảng và hãng tàu cho nhân viên mới thuộc bộ phận chứng từ (Docs) và hiện trường (Ops).

Câu hỏi thường gặp

1. Quy trình giao nhận xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại Công ty Hoàng Trường Phát gồm những giai đoạn nào?
Quy trình tại công ty được chia làm 5 giai đoạn: Giai đoạn 1 (Chuẩn bị và báo giá), Giai đoạn 2 (Tiến hành đặt chỗ/booking), Giai đoạn 3 (Thực hiện thủ tục hiện trường và hải quan), Giai đoạn 4 (Theo dõi hành trình tàu và bàn giao hàng tại cảng đến), Giai đoạn 5 (Quyết toán chi phí, lập Shipping Request và tính toán lợi nhuận).

2. Tình hình tăng trưởng doanh thu của HTP JSC trong giai đoạn 2019 – 2022 diễn biến ra sao?
Doanh thu công ty tăng trưởng liên tục: Năm 2019 đạt 11.591 triệu VNĐ; năm 2020 đạt 20.465 triệu VNĐ (tăng 1,7 lần); năm 2021 đạt 62.073 triệu VNĐ; năm 2022 đạt 66.591 triệu VNĐ. Lợi nhuận sau thuế năm 2022 đạt 121 triệu VNĐ.

3. Tỷ trọng đóng góp của mảng vận tải đường biển tại công ty là bao nhiêu?
Dịch vụ vận tải đường biển là ngành mũi nhọn của công ty, đóng góp 46.510 triệu đồng vào năm 2022, chiếm 70% tổng doanh thu dịch vụ.

4. Thị trường xuất khẩu chính của HTP JSC giai đoạn 2020 – 2022 là thị trường nào?
Thị trường Trung Quốc chiếm tỷ trọng lớn nhất (36,3% năm 2020; 42,7% năm 2021; 40,5% năm 2022). Ngoài ra, thị trường Nhật Bản ghi nhận xu hướng tăng trưởng về nhu cầu vận chuyển.

5. Những rủi ro, sự cố phát sinh phổ biến trong khâu điều hành tại công ty là gì và được xử lý thế nào?
Ba sự cố thường gặp gồm: Hãng tàu hết chỗ (xử lý bằng cách liên hệ cấp quản lý hãng tàu xin chỗ hoặc tư vấn khách đổi chuyến), thiếu xe kéo vận tải nội địa (huy động đối tác vận tải ngoài), và chủ hàng đóng hàng chậm (nhân viên hiện trường hối thúc để kịp thời gian cắt máng/closing time).

Kết luận

Khóa luận của tác giả Vũ Quốc Việt đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và thực tiễn về quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Hoàng Trường Phát. Thông qua việc phân tích số liệu hoạt động giai đoạn 2019 – 2022 và mô tả chi tiết 5 giai đoạn nghiệp vụ, công trình đã chỉ rõ các điểm mạnh trong tăng trưởng doanh thu cũng như các hạn chế trong quản trị phương tiện và rủi ro tác nghiệp. Các giải pháp nâng cao nguồn lực hữu hình, vô hình và kiến nghị chính sách được đề xuất có giá trị thực tiễn đối với công tác hoàn thiện quy trình logistics tại doanh nghiệp.