Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái quát về lập kế hoạch trong sản xuất 1. Khái niệm kế hoạch Có rất nhiều khái niệm về kế hoạch, tùy thuộc vào nhận thức và góc độ nhìn nhận mà có thể đưa ra nhiều khái niệm khác nhau. Tuy nhiên có thể hiểu một cách ngắn gọn nhất, kế hoạch là tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp có trình tự, có thời gian cụ thể, có phân bổ nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể, xác định được biện pháp tốt nhất và triển khai để đạt được một mục tiêu đã được đề ra ban đầu.
Dễ hiểu hơn là để đạt được mục tiêu đó thì chúng ta cần phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm, cần bao nhiêu thời gian và người thực hiện là ai? 1. Khái niệm lập kế hoạch sản xuất Theo ông Trần Viết Linh (2015): “Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai. Trong phạm vi của một cơ quan hay một tổ chức thì lập kế hoạch là khâu đầu tiên, là chức năng quan trọng của quá trình quản lý”.
Với mỗi quan điểm khác nhau, mỗi cách tiếp cận khác nhau thì sẽ đưa ra những khái niệm khác nhau nhưng tất các các khái niệm đều thể hiện rõ được bản chất của chức năng lập kế hoạch. Một cách cụ thể, lập kế hoạch là một quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để thực hiện nhằm đạt được mục đích đã đề ra ban đầu. Nhà lập kế hoạch cần giải quyết hai vấn đề sau đây: một là xác định rõ được mục tiêu của chiến lược mà tổ chức đang hướng đến, hai là tìm ra được phương thức hay cách thức thực hiện để đạt được mục tiêu đó với hiệu quả cao nhất. Thực hiện tốt công tác lập kế hoạch là tiền đề cho sự phát triển bền vững cùng với chiến lược dài hạn của tổ chức.
Vai trò của lập kế hoạch trong sản xuất Trong cơ chế thị trường có nhiều biến động như hiện nay, thì việc lập kế hoạch có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp. Lập kế hoạch cho ta biết được phương hướng hoạt động trong tương lai, có những biện pháp ứng biến trước 1 do an sự thay đổi từ môi trường, giảm thiểu được sự lãng phí và nguồn lực và thiết lập các tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra. Kế hoạch là một trong những công cụ giúp nâng cao hiệu quả phối hợp khi làm việc giữa các thành viên trong một doanh nghiệp. Lập kế hoạch cho biết mục tiêu và cách thức đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Khi có một kế hoạch cụ thể, thì các thành viên trong doanh nghiệp sẽ nhận biết được mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng đến là gì, biết được nhiệm vụ của họ là gì và biết được cách thực hiện nhiệm vụ đó như thế nào thì họ sẽ cùng nhau phối hợp, hợp tác và làm việc một cách có hiệu quả. Lập kế hoạch có tác dụng làm tăng tính ổn định của doanh nghiệp. Sự biến động và thay đổi của môi trường làm cho công tác lập kế hoạch trở nên quan trọng hơn hết. Nhà quản lý cần có tầm nhìn xa, nhìn nhận được những bất ổn tồn tại trong doanh nghiệp cũng như những thay đổi của môi trường bên ngoài và cân nhắc mức độ ảnh hưởng của chúng để đưa ra những giải pháp ứng phó phù hợp.
Lập kế hoạch làm giảm sự chồng chéo và những hoạt động thừa làm lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Khi có một kế hoạch với mục tiêu rõ ràng và phương thức tốt nhất thì việc sử dụng nguồn lực sẽ có hiệu quả, loại bỏ được những hoạt động thừa, cực tiểu hóa chi phí. Lập kế hoạch sẽ giúp thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác giám sát, kiểm tra đạt hiệu quả cao. Những tiêu chuẩn đó là thước đo để doanh nghiệp có thể nhận biết liệu mình đã thực hiện được mục tiêu chưa, để có thể kịp thời đề ra những biện pháp điều chỉnh khi có những lệch lạc xảy ra.
Do đó, nếu không có kế hoạch thì cũng sẽ không có kiểm tra. Tóm lại, công tác lập kế hoạch rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lý sẽ không biết làm thế nào để tổ chức vận hành doanh nghiệp, không biết cách khai thác hiệu quả được các nguồn lực của doanh nghiệp. Không có kế hoạch, nhà quản lý và nhân viên của họ sẽ khó đạt được mục tiêu của mình, họ không biết cần phải làm gì và làm như thế nào.
Ba loại hình thức của kế hoạch sản xuất Kế hoạch sản xuất dài hạn là những kế hoạch mà doanh nghiệp xây dựng cho khoảng thời gian từ 3 đến 5 năm hoặc có thể xa hơn nữa. Nội dung của kế hoạch sản xuất dài này là định hướng chiến lược phát triển của doanh nghiệp, xác định các mục tiêu, chính sách giải pháp dài hạn về tài chính, đầu tư, 2 do an nghiên cứu phát triển… do những nhà quản lý cấp cao lập ra. Những hoạt động phù hợp cho kế hoạch sản xuất dài hạn như mở rộng hệ thống nhà xưởng sản xuất, đầu tư đổi mới công nghệ nâng cao trình độ sản xuất và hiệu quả sản xuất, v. Kế hoạch sản xuất trung hạn là những kế hoạch sản xuất có thời gian từ 1 đến 3 năm, được xây dựng trên cơ sở định hướng của kế hoạch sản xuất dài hạn nhằm cụ thể hóa những mục tiêu, nhiệm vụ của kế hoạch sản xuất dài hạn và tạo tiền đề để xác định được nhiệm vụ, chỉ tiêu chi tiết, cụ thể của kế hoạch ngắn hạn.
Hoàn thành tốt kế hoạch trung hạn là một đóng góp to lớn trong việc thực hiện kế hoạch sản xuất dài hạn. Kế hoạch sản xuất ngắn hạn là những kế hoạch sản xuất được xây dựng cho thời gian từ 1 năm trở xuống như kế hoạch sản xuất năm, quý, tháng, tuần, ngày, ca, giờ… Kế hoạch sản xuất ngắn hạn do các nhà quản trị tác nghiệp ở các phân xưởng, tổ hoặc đội sản xuất của doanh nghiệp xây dựng. Kế hoạch sản xuất dài hạn, kế hoạch sản xuất trung hạn và kế hoạch sản xuất ngắn hạn có quan hệ hữu cơ mật thiết với nhau. Kế hoạch sản xuất dài hạn giữ vai trò trung tâm chỉ đạo trong hệ thống sản xuất của doanh nghiệp, là cơ sở để xây dựng những nhiệm vụ và nội dung của của các kế hoạch sản xuất trung hạn, ngắn hạn.
Mặt khác, thông qua việc xây dựng các kế hoạch ngắn hạn có thể giúp phát hiện được những chỗ chưa cân đối, không hợp lý của kế hoạch sản xuất dài hạn để kịp thời có giải pháp điều chỉnh thích hợp ứng với điều kiện khách quan. Cơ sở chung của việc lập kế hoạch sản xuất Căn cứ lập kế hoạch Căn cứ chủ yếu để lập kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp là các dự báo về các kinh tế xã hội có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong tương lai của doanh nghiệp như sự biến động của nền kinh tế, xu hướng tiêu dùng, tiềm năng của thị trường, nguồn cung nguyên vật liệu, nguồn lao động, các chính sách của nhà nước liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp… Và doanh nghiệp cũng cần phải căn cứ vào tình hình hiện tại của doanh nghiệp như vấn đề về tiền vốn, về cơ sở vật chất, có điểm mạnh và hạn chế gì, mức độ hiệu quả hoạt động kinh doanh của những năm trước diễn ra như thế nào… để tiến hành lập kế hoạch cho phù hợp. (Đặng Thị Diệu Hiền, 2016) Ngoài ra, cần nên quan tâm nghiên cứu về cạnh tranh: xác định được đối thủ cạnh tranh của mình là ai, ưu thế cạnh tranh của họ là gì, xác định được mức độ ảnh hưởng của họ đối với doanh nghiệp mình. 3 do an Các nguyên tắc lập kế hoạch Trong một doanh nghiệp sản xuất, muốn hoàn thiện quá trình sản xuất một sản phẩm, cần thiết phải có đầy đủ các yếu tố sau: Con người – Cơ sở vật chất – Nguyên vật liệu.
Sự kết hợp hài hòa và sử dụng hiệu quả các yếu tố nói trên có được hay không là do sự đóng góp to lớn của công tác lập kế hoạch sản xuất (KHSX). Để đạt được mục tiêu của việc lập KHSX thì nó phải đảm bảo được các nguyên tắc sau: Các mục tiêu của kế hoạch phải cụ thể và có sự liên kết tạo thành một mạng lướt các mục tiêu: bộ phận và tổng thể, ngắn hạn và dài hạn. Sự cân đối: sản xuất được coi là cân đối khi tương quan giữa 3 yếu tố: con người – cơ sở vật chất – nguyên vật liệu, được xác lập trên cơ sở kết hợp chặt chẽ chúng với nhau không chỉ trong không gian toàn doanh nghiệp mà từng phân xưởng sản xuất, còn có cả theo thời gian, phạm vi ca sản xuất, ngày sản xuất. Tính nhịp nhàng: công việc được tiến hành thường xuyên, đều đặn, không nên quá cập rập hoặc thản thơi.
Việc cân nhắc cho kế hoạch nhịp nhàng phụ thuộc vào nhiều vào tiến độ sản xuất và dự kiến phân công kế hoạch hàng tháng, quý, năm. Tính song song: cùng lúc tiến hành tất cả các công việc trên tất cả các dây chuyền sản xuất. Khi lập kế hoạch, cần cân nhắc xem công việc nào cần làm đồng thời với nhau để soạn thảo tiến độ thực hiện và bố trí nhân sự cho đồng bộ, nhằm rút ngắn thời gian sản xuất. Sự linh hoạt: các yếu tố vật chất của sản phẩm trong thời gian sản xuất cần được sắp xếp sao cho chúng luôn ở trạng thái vận động.
Có thế ta mới tận dụng mọi nguồn lực từ con người đến thiết bị, máy móc. Có thể nói, bảo đảm sự linh hoạt trong sản xuất là một yêu cầu cao nhất của công tác lập KHSX hiện nay. Phải có cơ chế để có thể kiểm tra việc thực hiện kế hoạch trên thực tế nhằm phát hiện sơm những sai lệch và đề ra những biện pháp điều chỉnh kịp thời. Quy trình lập kế hoạch Nghiên cứu và dự báo Nghiên cứu và dự báo là điểm bắt đầu của công tác lập kế hoạch.