Chương 1: Tổng quan đề tài nghiên cứu. Tổng quan nghiên cứu được đưa ra nhằm làm rõ về các vấn đề chung của đề tài nghiên cứu như: tính cấp thiết của đề tài; phạm vi nghiên cứu; đối tượng nghiên cứu; Tổng quan và phương pháp nghiên cứu. Điều này giúp cho bài nghiên cứu có giới hạn củ thể về mục tiêu, đối tượng, không gian và thời gian nghiên cứu nhằm bám sát vào thực tiễn doanh nghiệp. Chương 2: Cơ sở lý luận về hoạt động mua trong doanh nghiệp thương mại.
Cơ sở lý luận được đưa ra và phân tích ở chương II bao gồm: Khái niệm về kho, mục tiêu, quy trình đánh giá nhà cung cấp và mua để tạo ra tiền đề lý luận, xây dựng khung phân tích cho bài nghiên cứu. Chương 3: Phân tích thực trạng hoạt động mua hàng của công ty TNHH Phân phối Synnex FPT. Phần phân tích thực trạng hoạt động mua của công ty TNHH Phân phối Synnex FPT nhằm trình bày chi tiết về quy tình đánh giá nhà cung cấp và mua hàng của doanh nghiệp. Ngoài ra, chương III còn đề cập đến tình hình kinh doanh, phát triển và thành tựu đã đạt được của công ty.
Chương 4: Giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Phân phối Synnex FPT. Chương này đề cập đến các giải pháp hoàn thiện hoạt động mua cho doanh nghiệp dựa trên việc phân tích các yếu tố tác động, ưu, nhược điểm được nghiên cứu và phân tích ở chương III. 4 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THUƠNG MẠI 2.1 Khái niệm và một số vấn đề về mua hàng 2.1 Khái niệm và giai đoạn phát triển của mua hàng Đầu tiên, trước khi đi vào phân tích thực trạng về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại, việc đưa ra cơ sở lý luận là điều thiết yếu. Điều này giúp làm rõ về mặt lý thuyết và có tính thuyết phục.
Dưới đây là một số lý luận cơ bản về hoạt động mua hàng nhằm phục vụ cho việc làm sáng tỏ nghiên cứu. Khái niệm về mua hàng Mua là tập hợp các hoạt động nhằm tạo lập lực lượng vật tư, nguyên liệu hàng hóa cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu sản xuất, dự trữ và bán hàng với tổng chi phí tối ưu (An Thị Thanh Nhàn,2018). Quan điểm này lấy trọng tâm là các chức năng giao dịch, hoạt động tác nghiệp với quy mô nhỏ của các chủ thể, nhưng chưa liên kết lại nhiều chủ thể liên quan. Cùng có cách tiếp cận theo hướng là hoạt động quản lý đầu vào của doanh nghiệp (Lysons, 2006) hiểu mua sắm là việc quản lý đầu vào về nguyên vật liệu, dịch vụ, phụ kiện.
Tương tự, cũng c ó q u a n đ i ể m cho rằng mua sắm là hoạt động khi một công ty có được những hàng hóa và dịch vụ cần thiết bằng cách ký hợp đồng với một công ty khác. Porter đưa ra chuỗi giá trị mở rộng và có cách tiếp cận về mua sẽ là kết nối chính các chủ thể và hoạt động. "Mua sắm là một phần chuỗi cung ứng, bao gồm những hoạt động liên quan đến xác định nhu cầu, định vị và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản, theo dõi và đánh giá để đảm bảo hiệu suất và phát triển các nhà cung cấp." Quan điểm này là một bước phát triển lớn cho các cách tiếp cận về mua sau này. Có thể thấy, quan điểm tiếp cận về hoạt động mua hiện nay rất đa dạng.
Trong giới hạn nghiên cứu của đề tài, hoạt động mua được nhìn nhận theo quan điểm chuỗi cung ứng. Theo đó, mua được hiểu là một phần của chuỗi cung ứng, bao gồm quá trình quản lý đầu vào về nguyên nhiên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, dịch vụ phục vụ cho quá trình hoạt động, sản xuất của công ty được tối ưu hóa". Hoạt động thu mua từ các nhà cung cấp bên trong và bên ngoài cần phải lên kế hoạch, hoàn thiện theo chuỗi, cầnliên kết với những bước sau của chuỗi để tối ưu hóa cho doanh nghiệp và mang đến sự hài lòng, tin tưởng của khách hàng. Các giai đoạn phát triển của mua hàng Theo quan điểm truyền thống, mua (Puchasing) là hành vi thương mại, là hoạt động nhằm tạo nguồn lực đầu vào, thực hiện các quyết định của dự trữ, đảm bảo vật tư, nguyên liệu, hàng hóa cho sản xuất hoặc cung ứng trong phân phối.
Ở phạm vi hẹp này, mua là tập hợp các hoạt động nhằm tạo lập lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hoá cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu sản xuất, dự trữ và bán hàng với tổng chi phí tối ưu. Cách tiếp cận này tập trung vào các giao dịch hơn là vào các mối quan hệ, hoạt động mua được xử lý ở mức độ tác nghiệp hoặc chiến thuật hơn là chiến lược. 5 Năm 1997, Carr và Smeltzer đưa ra quan niệm: Mua (Procurement) là quá trình lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá và kiểm soát chiến lược và vận hành các quyết định để hướng chức năng mua vào việc tìm kiếm các cơ hội phù hợp với khả năng của công ty nhằm đạt được mục tiêu dài hạn. Định nghĩa này bổ sung vào cách tiếp cận truyền thống, cho thấy mua không chỉ nhằm đạt được mức giá rẻ nhất mà còn tập trung vào việc tìm kiếm các cơ hội dài hạn có tính chiến lược.
Trong chuỗi giá trị mở rộng của M. Porter, mua được xem là liên kết chủ yếu và có vị trí kết nối then chốt giữa các thành viên chuỗi cung ứng. Mua hiệu quả cho phép tối ưu hóa giá trị cho cả bên mua và bán, từ đó tối đa hóa giá trị cho cả chuỗi cung ứng. Theo cách tiếp cận này, mua (Procurement) được hiểu là một phần chiến lược chuỗi cung ứng, bao gồm những hoạt động liên quan đến xác định nhu cầu, định vị và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản, theo dõi và đánh giá để đảm bảo hiệu suất và phát triển các nhà cung cấp.2 Mục tiêu và vai trò của mua Mua hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng cho sự tồn tại phát triển của doanh nghiêp, tổ chức về vấn đề nguồn cung, thời gian, phương thức và chi phí đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Chính vì vậy mà mua hàng trong doanh nghiệp cần có các mục tiêu và vai trò cụ thể. Dưới đây là một số mục tiêu và vai trò điển hình. Mục tiêu của mua hàng Mua có tầm ảnh hưởng ngày càng rộng lớn trong các chuỗi cung ứng, là liên kết chủ yếu và là quá trình tương tác cốt lõi giữa các thành viên chuỗi. Mua đáp ứng một số mục tiêu sau: Đảm bảo cung ứng liên tục: Mua phải đảm bảo đáp ứng liên tục yêu cầu của các nhóm khách hàng nội bộ trong doanh nghiệp về cung cấp các vật tư, nguyên liệu, hàng hóa và dịch vụ đầu vào có chất lượng.
Các khách hàng nội bộ bao gồm bộ phận sản xuất, các trung tâm phân phối, bộ phận kĩ thuật, bộ phận nghiên cứu và phát triển, phòng công nghệ thông tin… Để đạt được mục tiêu trên, mua cần đáp ứng các yêu cầu: Mua sản phẩm và dịch vụ với mức giá phù hợp; mua đúng nguồn; mua theo đúng đặc điểm kỹ thuật; mua với số lượng phù hợp; sắp xếp giao hàng đúng thời điểm; đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng nội bộ. Quản lý quá trình mua hiệu quả: Để đạt được mục tiêu này đòi hỏi bộ phận mua phải quản lý hoạt động nội bộ của mình một cách hiệu quả thông qua việc quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên mua, xây dựng và duy trì các chính sách, thủ tục và quy trình mua. Phát triển nguồn cung ứng: Đây là mục tiêu quan trọng nhằm lựa chọn, phát triển và duy trì nguồn cung. Mục tiêu này cho phép mua bám sát các điều kiện thực tại trong thị trường cung ứng để đảm bảo: Các nguồn cung hiện tại duy trì tính cạnh tranh; Nắm rõ các nguồn cung tiềm năng và phát triển các mối quan hệ với nhà cung ứng; 6 Cải thiện và phát triển những nguồn cung không cạnh tranh.
Nhờ đó, bộ phận mua có thể quản lý tốt một mạng lưới cơ sở cung ứng có khả năng cung cấp các sản phẩm có lợi thế về giá thành, chất lượng, công nghệ, giao hàng cũng như phát triển sản phẩm mới. Duy trì tốt mối quan hệ với các nhà cung cấp bên ngoài và phát triển các nguồn cung cấp chất lượng cao, đáng tin cậy. Phát triển mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận chức năng khác: Mục tiêu này đòi hỏi bộ phận mua phải duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác lành mạnh, tích cực và chặt chẽ với các chức năng khác, cung cấp thông tin và tư vấn khi cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả của toàn bộ tổ chức. Như các nhóm chức năng marketing, sản xuất, kỹ thuật, công nghệ và tài chính trong tổ chức.
Hỗ trợ chiến lược chung của tổ chức: Đây là mục tiêu nhằm tạo ra sự thống nhất với mục tiêu chung của tổ chức, do mua ảnh hưởng trực tiếp (tích cực hoặc tiêu cực) đến hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. Khi đạt được mục tiêu này, mua được công nhận là một tài sản chiến lược cung cấp lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường. Ví dụ, một tổ chức có mục tiêu giảm lượng hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng. Bộ phận mua có thể làm việc với các nhà cung ứng để cung cấp số lượng nhỏ thường xuyên hơn, nhờ đó giảm tồn kho.
Vai trò của mua hàng Tăng cường sự thỏa mãn khách hàng: Theo cách nhìn truyền thống, mua tách rời với khách hàng và NTD. Tuy nhiên, ở tầm nhìn chiến lược, sự thỏa mãn của khách hàng phải tạo ra từ việc cung ứng các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao, đúng thời điểm và chi phí hợp lý. Mua đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ này. Mặt khác, cũng dễ dàng thấy bộ phận mua phải hiểu biết rất rõ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp để ra các quyết định mua đúng với nhu cầu của doanh nghiệp.
Liên kết mở rộng thị trường doanh nghiệp: Mua kết nối với thị trường cung ứng, nắm bắt các thông tin mới nhất về công nghệ, vật liệu, hàng hóa và dịch vụ, các nguồn cung ứng và các thay đổi về điều kiện thị trường. Những hiểu biết về thị trường đầu vào cho phép doanh nghiệp định hình chiến lược kinh doanh để nắm bắt các cơ hội thị trường mới.