Tổng quan luận án

Luận án tiến sĩ Kinh doanh và Quản lý, chuyên ngành Quản trị kinh doanh (mã số 62.01) của nghiên cứu sinh Vũ Thị Minh Hiền, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Nguyễn Đình Phan và TS. Nguyễn Thế Phán tại Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (Hà Nội, năm 2011), mang tiêu đề: "Đổi mới tổ chức quản trị các doanh nghiệp có ứng dụng thương mại điện tử tại Việt Nam".

Tính cấp thiết của đề tài xuất phát từ sự phát triển của công nghệ thông tin (CNTT), mạng Internet và xu thế toàn cầu hóa, định hình nền kinh tế tri thức. Thương mại điện tử (TMĐT - phương thức kinh doanh trong nền kinh tế số hóa) làm xuất hiện hàng loạt mô hình kinh doanh mới như Name your own price, Dynamic brokering, Reverse auction, Affiliate marketing, Group purchasing, E-marketplace and Exchange. Số liệu từ eMarketer cho thấy tổng doanh số TMĐT thế giới tăng trưởng nhanh chóng: năm 2000 đạt 280 tỷ USD, năm 2001 đạt gần 480 tỷ USD, năm 2005 đạt 4.000 tỷ USD và dự báo năm 2015 đạt hơn 45 nghìn tỷ USD. Để vận hành phương thức này, doanh nghiệp cần đáp ứng nhiều điều kiện vĩ mô và vi mô, trong đó điều kiện về tổ chức quản trị được xác định là điều kiện tiên quyết khi chuyển từ thương mại truyền thống sang TMĐT nhằm hướng tới mô hình doanh nghiệp điện tử (E-company).

Tại Việt Nam, từ khi kết nối Internet năm 1997 đến khi gia nhập WTO năm 2007, TMĐT đã bước đầu được triển khai. Tuy nhiên, 97% doanh nghiệp trong nước là doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN), chủ yếu thành lập trong vòng 6 năm trở lại tính đến thời điểm nghiên cứu, với trình độ quản trị còn ở mức thấp. Các doanh nghiệp nhà nước (DNNN) duy trì bộ máy cồng kềnh với quy mô nhân sự quản lý trung bình gấp 6 lần khu vực ngoài quốc doanh có cùng quy mô ngành nghề; việc ra quyết định qua nhiều tầng nấc, họp hành nhiều và chưa phân định rõ vai trò giữa Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc. Doanh nghiệp ngoài quốc doanh phần lớn có quy mô nhỏ, nhiều công ty cổ phần chưa phân biệt ranh giới giữa quản trị và điều hành.

Báo cáo năm 2008 của Cục Phát triển doanh nghiệp vừa và nhỏ (Bộ Kế hoạch và Đầu tư) khảo sát trên 11.000 doanh nghiệp tại 30 tỉnh thành phía Bắc cho thấy 60,2% doanh nghiệp sử dụng máy vi tính, nhưng tỷ lệ sử dụng mạng cục bộ (LAN) chỉ đạt 11,55% và chỉ 2,16% có trang web. Điều tra năm 2008 của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) chỉ ra chỉ có 1,1% doanh nghiệp ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Hiệp hội Marketing Việt Nam tổng kết 7 hạn chế lớn của quản trị doanh nghiệp trong nước gồm: (1) Chưa chú trọng xây dựng chiến lược kinh doanh; (2) Kỹ năng quản trị yếu kém; (3) Công tác kế toán - tài chính bất cập; (4) Quản trị nhân sự chưa được coi trọng; (5) Marketing chưa được đầu tư đúng mức; (6) Sản xuất manh mún; (7) Tâm lý sợ thay đổi.

Khoảng trống nghiên cứu được xác định: Các cản trở về tổ chức quản trị là nguyên nhân cốt lõi khiến TMĐT chưa được khai thác sâu rộng, song các công trình nghiên cứu trước đây chưa đi sâu làm rõ tác động qua lại giữa các cấp độ ứng dụng TMĐT và cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị điều hành của doanh nghiệp Việt Nam.

Mục đích nghiên cứu: Nghiên cứu nội dung và các giải pháp đổi mới tổ chức quản trị cho các doanh nghiệp Việt Nam trong điều kiện có ứng dụng TMĐT.

Ba câu hỏi nghiên cứu của luận án:

  1. Vì sao ứng dụng TMĐT là một xu thế khách quan? Để ứng dụng TMĐT một cách có hiệu quả cần đảm bảo những điều kiện gì? Tổ chức quản trị giữ vị trí như thế nào trong tổng thể các điều kiện ấy?
  2. Vì sao ở Việt Nam TMĐT chưa được ứng dụng sâu và rộng rãi trong các doanh nghiệp (những hạn chế về phía các doanh nghiệp trong việc ứng dụng TMĐT)? Những biểu hiện cụ thể của cản trở về mặt tổ chức quản trị là gì? Vì sao có những cản trở ấy?
  3. Để ứng dụng TMĐT có hiệu quả, tổ chức quản trị doanh nghiệp cần được đổi mới theo hướng nào? Cần đảm bảo những điều kiện gì (biện pháp gì) để thực hiện sự đổi mới ấy? Cần tổ chức quản trị theo hướng nào để mở rộng phạm vi ứng dụng TMĐT?

Nhiệm vụ nghiên cứu: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức quản trị và đổi mới tổ chức bộ máy quản trị điều hành khi ứng dụng TMĐT; khảo sát thực tế nhằm đánh giá tác động của TMĐT từ cấp độ 0 đến cấp độ 5 đến bộ máy quản trị của doanh nghiệp Việt Nam; phân tích bối cảnh môi trường mới để xây dựng hệ thống 5 giải pháp và 3 đề xuất hỗ trợ.

Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức bộ máy quản trị điều hành doanh nghiệp (chủ thể quản trị) trong điều kiện có ứng dụng TMĐT kiểu B2B (Doanh nghiệp với Doanh nghiệp) và B2C (Doanh nghiệp với Khách hàng).

Phạm vi nghiên cứu:

  • Lĩnh vực: Các doanh nghiệp công nghiệp và thương mại có ứng dụng TMĐT kiểu B2B và B2C.
  • Quy mô: Tập trung chủ yếu vào các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ (DNVVN).
  • Hình thức sở hữu: Các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, ngoại trừ doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài.
  • Không gian: Địa bàn Hà Nội, Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh, trong đó trọng tâm nghiên cứu đặt tại Hà Nội.
  • Thời gian: Số liệu khảo sát và thông tin thứ cấp được thu thập trong phạm vi 3 năm gần nhất tính đến thời điểm nghiên cứu (giai đoạn 2008 - 2011).

Tổng quan tài liệu và vị trí của luận án

Luận án đã tổng quan hệ thống các tư tưởng, trường phái quản trị trên thế giới và trong nước theo tiến trình thời gian:

Các nghiên cứu nước ngoài:

  • Tư tưởng cổ đại: Bao gồm Đức trị (Khổng Tử) và Pháp trị (Hàn Phi Tử) thời Trung Hoa cổ đại.
  • Trường phái cổ điển (cuối thế kỷ 19 - nửa đầu thế kỷ 20): Quản trị khoa học (F. Taylor, H. Gantt, Lilian và Frank Gilbreth); Quản trị kiểu thư lại (Max Weber); Quản trị hành chính - tổ chức (H. Fayol, Chester Barnard, Luther Gulick, L. Urwick).
  • Trường phái tâm lý - xã hội: Quan hệ con người (Hugo Munsterberg, Elton Mayo, Mary Parker Follet); Quản trị hành vi (Herbert Simon, Douglas McGregor).
  • Trường phái định lượng: Quản trị định lượng, quản trị hệ thống và quản trị theo tình huống.
  • Các khảo hướng hiện đại từ năm 1960 trở lại đây:
    • Thuyết văn hóa quản trị Nhật Bản: William Ouchi (Đại học California) với Thuyết Z; Masaaki Imai với thuyết Kaizen; James C. Abegglen và George Stalk nghiên cứu về các Kaishas, Keiretsu của Nhật Bản và Chaebol của Hàn Quốc.
    • Thuyết quản trị tổng hợp và thích nghi của Peter Drucker thông qua các công trình "Thực hành quản trị", "Các giới hạn của quản trị xã hội mới", "Quản trị trong thời đại bão táp".
    • Quản trị tuyệt hảo của Robert H. Waterman và Thomas J. Peters (thập niên 1980) với 8 thuộc tính về sự tuyệt hảo.
    • Quản trị theo quá trình của Michael Hammer và James Champy (thập niên 1990) trong tác phẩm "Business Reengineering", tái lập cơ cấu hình kim tự tháp truyền thống thành mô hình hình cái chặn giấy dựa trên mạng lưới điện toán.
    • Quản trị sáng tạo của các nhà nghiên cứu thuộc Viện Nomura (Nhật Bản) với mô hình tổ chức mạng lưới thế kỷ 21.
  • Nghiên cứu về mô hình kinh doanh TMĐT quốc tế:
    • Mô hình giá trị cổ đông của Rayport & Jaworski (2001) gồm 9 mô hình thuộc 2 nhóm: Nhóm kết hợp công ty và người sử dụng (Kết hợp thị trường, Siêu thị trường, Đấu giá một loại sản phẩm); Nhóm công ty tự tạo giá trị tăng thêm (Thông tin tốt nhất, Đa dạng nhất, Giá thấp nhất, Mạng lưới người sử dụng rộng nhất, Thỏa mãn cao nhất, Cá nhân hóa nhất).
    • Mô hình phân loại B2B e-Hubs của Sawhney và Kaplan (e-Hub catalogue, e-Hub mua MRO, e-Hub trao đổi, e-Hub theo thương vụ).
    • Mô hình kinh doanh TMĐT của Timmer gồm 10 dạng thức: Cửa hàng điện tử (e-Shop), Thu mua điện tử (e-Procurement), Đấu giá điện tử (e-Auction), Trung tâm chợ điện tử (e-Mall), Thị trường của bên thứ ba (Third party marketplace), Cộng đồng ảo (Virtual communities), Nhà cung cấp dịch vụ chuỗi dữ liệu (Value chain service provider), Kết hợp các chuỗi giá trị (Value chain integrator), Diễn đàn hợp tác (Collaboration platform), Môi giới thông tin và dịch vụ tín thác (Information brokers, trust providers).

Các nghiên cứu trong nước:

  • Về đổi mới tổ chức quản trị: Luận án tiến sĩ của Lê Tự Tiến (LA04) về đổi mới tổ chức quản lý trong doanh nghiệp xây lắp; luận án tiến sĩ của Vũ Phương Thảo (LA04) về đổi mới cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý DNNN ngành thương mại; luận văn thạc sĩ của Nguyễn Đình Lâm (2008) tại Tổng công ty Tài chính cổ phần Dầu khí Việt Nam; luận văn thạc sĩ của Phạm Tuấn Anh (2008) tại Vietcombank sau cổ phần hóa; nghiên cứu của Ngô Tuấn Anh (2005) trên Tạp chí Kinh tế & Dự báo về chuyển biến mô hình tổ chức thế kỷ 21.
  • Về ứng dụng TMĐT: Luận án tiến sĩ của Lê Linh Lương (LA04) về ứng dụng TMĐT trong doanh nghiệp Việt Nam; luận án tiến sĩ của Nguyễn Đăng Hậu (LA04) về cơ sở và phương hướng phát triển TMĐT; luận án tiến sĩ của Nguyễn Thị Anh Thư (LA04) về các yếu tố ảnh hưởng đến TMĐT trong DNVVN; nghiên cứu của Lê Thế Giới và Lê Văn Huy (Đại học Đà Nẵng) về mô hình hội nhập công nghệ mới; nghiên cứu của Lê Văn Huy (2005) trên Tạp chí Nghiên cứu Kinh tế về các nhân tố tác động đến hội nhập TMĐT ở doanh nghiệp Việt Nam.

Khoảng trống nghiên cứu được lựa chọn: Các nghiên cứu trong nước trước đây chủ yếu xem xét tổ chức quản trị gắn với quá trình cổ phần hóa hoặc chuyển đổi theo cơ chế thị trường, trong đó công nghệ thông tin và Internet chỉ được coi là một nhân tố ảnh hưởng thông thường. Chưa có công trình khoa học nào đi sâu phân tích trực tiếp và có hệ thống tác động của các cấp độ ứng dụng TMĐT đối với việc đổi mới tổ chức bộ máy quản trị điều hành của doanh nghiệp Việt Nam. Đề tài của tác giả giải quyết khoảng trống này nhằm cung cấp luận cứ khoa học và thực tiễn cho việc tái cấu trúc tổ chức quản trị thích ứng với các cấp độ phát triển của TMĐT.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Cơ sở lý thuyết và khung phân tích:

  • Cấu trúc quản trị doanh nghiệp: Phân định ba cấp quản trị (quản trị viên cấp cao đưa ra quyết định chiến lược; quản trị gia cấp trung gian đưa ra quyết định chiến thuật; quản trị viên cấp cơ sở đưa ra quyết định tác nghiệp; những người thừa hành thực hiện quyết định).
  • Chức năng và lĩnh vực quản trị: Luận án sử dụng quan điểm của H. Fayol (1916) về 5 chức năng quản trị gốc (dự kiến, tổ chức, phối hợp, chỉ huy, kiểm soát), sau đó cập nhật thành hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp, kiểm tra. Tám lĩnh vực quản trị được phân chia gồm: vật tư, marketing, sản xuất, nghiên cứu và phát triển (R&D), nhân sự, tổ chức thông tin, tài chính - kế toán, hành chính - pháp chế và dịch vụ chung.
  • Phân cấp, phân quyền và ủy quyền: Luận án phân tích sự khác biệt giữa phân cấp theo tầm hẹp (nhiều cấp, kiểm soát chặt nhưng khoảng cách lớn và tốn kém) và phân cấp theo tầm rộng (ít cấp, khoảng cách ngắn nhưng dễ gây quá tải cấp trên). Phân quyền được định hình dựa trên giá trị quyết định, tính thống nhất chính sách, quy mô tổ chức, triết lý quản trị và trình độ quản trị viên cơ sở.
  • Hệ thống thông tin và quyết định quản trị: Tiến trình thông tin gồm gửi - mã hóa - kênh truyền tin - giải mã - nhận thông tin, chịu tác động của nhiễu và thông tin phản hồi. Năm mạng thông tin nội bộ gồm mạng dây chuyền, mạng chữ Y, mạng bánh xe, mạng vòng tròn và mạng tổng hợp. Quyết định quản trị được đánh giá dựa trên các yêu cầu: tính khoa học, tính cụ thể, tính pháp lý, tính tối ưu, tính hệ thống, tính linh hoạt và tính định hướng.
  • Lý thuyết tổ chức cơ cấu bộ máy quản trị: Đánh giá theo 5 nguyên tắc (gắn với mục đích, chuyên môn hóa và cân đối, linh hoạt thích nghi, tự học tập, hiệu lực hiệu quả) và 6 tiêu chí (tính tối ưu, tính linh hoạt, tính tin cậy, tính kinh tế, tính bảo mật, tính hợp pháp). Luận án áp dụng công thức tương quan Graicunas:

$$P = n \cdot \left(2^{n-1} + n - 1\right)$$

Trong đó $P$ là tổng số mối liên hệ nảy sinh, $n$ là số bộ phận trực thuộc cán bộ quản trị. Công thức chỉ ra mối quan hệ tăng theo cấp số nhân, từ đó chỉ rõ định biên tối ưu cho một cán bộ quản trị là phụ trách từ 6 đến 8 bộ phận chức năng.

  • Lý thuyết phân chia cấp độ TMĐT: Phân chia 6 cấp độ từ cấp 0 (chưa có ứng dụng), cấp 1 (kết nối Internet, dùng email), cấp 2 (có website giới thiệu), cấp 3 (i-commerce - thương mại thông tin có cơ sở dữ liệu), cấp 4 (t-commerce - thương mại giao dịch xử lý đơn hàng, thanh toán), đến cấp 5 (c-commerce - thương mại cộng tác tích hợp toàn diện chuỗi giá trị).

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

  • Phương pháp luận: Chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.
  • Phương pháp nghiên cứu tại bàn, kế thừa: Đúc rút lý luận từ tài liệu quản trị kinh doanh; sử dụng dữ liệu thứ cấp từ các Báo cáo TMĐT Việt Nam của Cục Thương mại điện tử và Công nghệ thông tin (VECTITA - Bộ Công thương).
  • Phương pháp điều tra xã hội học: Thiết lập bảng hỏi khảo sát trực tuyến qua phần mềm Google Docs. Tác giả đã gửi 185 phiếu điều tra và thu về 114 phiếu hợp lệ (tỷ lệ thu hồi đạt 61,6%).
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng phần mềm Excel để tổng hợp số liệu, phân tích tần số và thống kê mô tả tình hình ứng dụng TMĐT cũng như tổ chức quản trị.
  • Phương pháp nghiên cứu trường hợp điển hình: Khảo sát sâu tại 10 doanh nghiệp thuộc các ngành nghề khác nhau gồm Hapro, Vinamilk, May Nhà Bè (Nhabeco), Traphaco, Savimex, FPT, Điện lực Hà Nội, Dược Viễn Đông, Công ty Hòa Bình, Công ty Tâm Việt; bổ sung tài liệu tại PICO PLAZA và Công ty Thực phẩm Hà Nội.
  • Phương pháp chuyên gia: Tiến hành 10 cuộc phỏng vấn trực tiếp với các lãnh đạo doanh nghiệp trong mẫu nghiên cứu điển hình.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận về đổi mới tổ chức quản trị các doanh nghiệp có ứng dụng thương mại điện tử

Chương 1 hệ thống hóa các khái niệm nền tảng về tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, phân tích ba cấp quản trị, các chức năng quản trị và các lĩnh vực quản lý thực tiễn. Tác giả luận giải việc lựa chọn giữa phân cấp tầm rộng và tầm hẹp, các điều kiện xác định mức độ phân quyền và nguyên tắc ủy quyền nhằm giảm tải cho cấp chỉ huy. Về hệ thống thông tin, chương này phân tích 5 dạng mạng thông tin nội bộ (dây chuyền, chữ Y, bánh xe, vòng tròn, tổng hợp) và quy trình ra quyết định hợp lý gồm các bước xác định nhu cầu, chuẩn bị căn cứ, lựa chọn phương án, truyền đạt và điều chỉnh quyết định.

Về cơ cấu tổ chức, luận án phân tích các mô hình truyền thống (trực tuyến, chức năng, trực tuyến - chức năng, ma trận) dựa trên 5 nguyên tắc thiết kế và 6 tiêu chí đánh giá. Việc ứng dụng công thức Graicunas chứng minh rằng quy mô bộ phận trực thuộc một cán bộ quản trị chỉ nên duy trì từ 6 đến 8 đơn vị để tránh quá tải liên lạc.

Chương 1 khẳng định ứng dụng TMĐT là xu thế tất yếu của doanh nghiệp trong nền kinh tế số hóa. Dưới tác động trợ lực của CNTT và các ứng dụng như ERP, CRM, SCM, EDI, tổ chức quản trị chuyển dịch mạnh mẽ từ cấu trúc thứ bậc kim tự tháp sang cấu trúc phẳng theo chiều ngang, hướng đến mô hình văn phòng không giấy tờ. Các chức danh quản trị cấp cao mới xuất hiện gồm Giám đốc thông tin/CNTT (CIO), Giám đốc kỹ thuật (CTO), Giám đốc tri thức (CKO) và Giám đốc học tập (CLO). Tổng kết kinh nghiệm các doanh nghiệp nước ngoài (mô hình cái chặn giấy của Hammer & Champy, mô hình mạng lưới của Nomura, mô hình quản trị thích nghi của Drucker), tác giả rút ra bài học cho doanh nghiệp Việt Nam về việc tinh gọn bộ máy, phân quyền tự chủ và nâng cao năng lực tri thức đa ngành cho nhân sự.

Chương 2: Thực trạng tổ chức quản trị các doanh nghiệp có ứng dụng thương mại điện tử tại Việt Nam

Chương 2 phân tích bức tranh thực trạng qua việc kết hợp dữ liệu thứ cấp từ VECTITA và dữ liệu sơ cấp từ 114 phiếu điều tra cùng 10 điển hình nghiên cứu.

Số liệu thứ cấp giai đoạn 2005 - 2009 phản ánh mức độ sẵn sàng CNTT của doanh nghiệp còn hạn chế: Tỷ lệ máy vi tính phân bổ không đồng đều giữa các vùng kinh tế; hình thức truy cập Internet chủ yếu phục vụ tra cứu thông tin; tỷ lệ doanh nghiệp sử dụng email kinh doanh tương đối cao nhưng việc áp dụng các biện pháp bảo mật hiện đại còn rất thấp ở khối DNVVN; tỷ lệ tham gia các sàn giao dịch TMĐT còn dè dặt do hiệu quả chưa rõ nét.

Phân tích số liệu khảo sát sơ cấp tại 114 doanh nghiệp (phân bổ tại Hà Nội, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh thuộc các lĩnh vực thương mại và công nghiệp), luận án phân hóa thực trạng tổ chức quản trị thành hai nhóm rõ rệt:

  • Nhóm doanh nghiệp ứng dụng TMĐT cấp độ 0, 1, 2: Chiếm tỷ trọng lớn trong mẫu điều tra. Tại các doanh nghiệp này, cơ cấu bộ máy quản trị hầu như không có sự thay đổi so với mô hình truyền thống. Bộ máy tổ chức vẫn duy trì kết cấu kim tự tháp nhiều tầng nấc; phân cấp theo tầm hẹp; quyền lực tập trung cao vào lãnh đạo cấp cao; mức độ ủy quyền rất thấp; thông tin quản lý bị phân tán, lưu chuyển qua nhiều khâu trung gian bằng văn bản giấy tờ, làm chậm tiến độ ra quyết định. Điển hình được phân tích là Tổng công ty Hapro và quy trình lưu chuyển công văn theo mô hình cũ tại Công ty Điện lực Hà Nội.
  • Nhóm doanh nghiệp ứng dụng TMĐT cấp độ 3, 4, 5: Các doanh nghiệp đã triển khai hệ thống thông tin tích hợp và cơ sở dữ liệu giao dịch trực tuyến ghi nhận sự thay đổi căn bản trong cơ cấu quản trị. Điển hình:
    • Ứng dụng ERP tại Savimex giúp kiểm soát hạn mức vật tư, dòng tiền và chi phí sản xuất;
    • Hệ thống kiểm soát sản xuất G-PRO và cơ chế phân quyền tại Nhabeco rút ngắn chu trình kiểm tra chất lượng và điều phối dây chuyền may;
    • Mô hình Marketing online tại Công ty Hòa Bình;
    • Quản trị tri thức tại Công ty Tâm Việt;
    • Mô hình phân cấp quản trị tầm rộng tại Vinamilk;
    • Mô hình nhóm dự án và nhóm ảo cùng vai trò của CIO tại FPT giúp chia sẻ thông tin trực tuyến và tăng cường tính tự chủ của nhân viên;
    • Mô hình kim tự tháp ngược tại Dược Viễn Đông chuyển trọng tâm phục vụ hướng về lực lượng bán hàng và khách hàng.

Đánh giá chung: Bước đầu các doanh nghiệp nhóm cấp độ cao đã tối ưu hóa được thời gian xử lý công việc và nâng cao hiệu quả vận hành. Tuy nhiên, tồn tại phổ biến là nhận thức của lãnh đạo còn coi TMĐT thuần túy là công cụ bán hàng thay vì một phương thức kinh doanh gắn với tổ chức; chỉ có 1,1% doanh nghiệp ứng dụng ERP; bộ máy hành chính cồng kềnh; tình trạng cục bộ thông tin giữa các phòng ban chức năng; thiếu hụt đội ngũ nhân sự kết hợp giữa kỹ năng quản trị và am hiểu công nghệ.

Chương 3: Giải pháp đổi mới tổ chức quản trị các doanh nghiệp có ứng dụng thương mại điện tử tại Việt Nam

Trên cơ sở phân tích các đặc điểm của môi trường kinh doanh số hóa, Chương 3 xây dựng hệ thống giải pháp toàn diện gồm 5 giải pháp và 3 đề xuất hỗ trợ:

Hệ thống 5 giải pháp đổi mới tổ chức quản trị:

  1. Mở rộng ứng dụng TMĐT theo cấp, chức năng và lĩnh vực quản trị: Luận án phân định chức năng của các phần mềm chuyên dụng (AMS, HRM, IMS, PM, SOP, CRM, SCM, ERP) tương thích với 3 cấp quản trị (chiến lược, chiến thuật, tác nghiệp); thiết lập các chức danh quản lý công nghệ mới gồm CIO, CTO, CKO, CLO trong cơ cấu lãnh đạo.
  2. Phân cấp, phân quyền, ủy quyền sâu, rộng và toàn diện: Chuyển đổi từ mô hình phân quyền tập trung truyền thống sang mô hình phân quyền hiện đại; mở rộng tầm kiểm soát; trao quyền quyết định độc lập cho cấp dưới gắn liền với chế độ tự chịu trách nhiệm.
  3. Tổ chức hệ thống thông tin hỗ trợ quá trình ra quyết định: Xây dựng tài nguyên thông tin hoàn chỉnh; phân loại và triển khai các hệ thống xử lý giao dịch trực tuyến (OLTP), hệ thống xử lý phân tích trực tuyến (OLAP), giải pháp trí tuệ doanh nghiệp (BI), hệ hỗ trợ quyết định (DSS) và hệ thông tin điều hành (EIS) phục vụ mô hình ra quyết định hợp lý.
  4. Chuyển đổi mô hình tổ chức quản trị phù hợp với cấp độ ứng dụng TMĐT: Đây là giải pháp trọng tâm. Luận án xây dựng 3 mô hình tổ chức thay thế mô hình cơ cấu truyền thống gồm:
    • Mô hình tổ chức phẳng (Flat organization): Cắt giảm các tầng nấc quản trị trung gian, tăng quyền tự chủ cho nhân viên tác nghiệp.
    • Mô hình tổ chức mạng (Network organization): Liên kết các đơn vị cơ sở thành các mắt xích trao đổi thông tin bình đẳng, tối đa hóa sự chia sẻ nguồn lực.
    • Mô hình tổ chức ảo (Virtual organization / nhóm dự án ảo): Tập hợp nhân sự từ nhiều bộ phận chức năng để thực thi dự án thông qua mạng máy tính, tự giải tán hoặc cấu trúc lại sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
  5. Áp dụng các phương pháp quản trị hiện đại và xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Triển khai các phương pháp quản trị tiên tiến như MBO (quản lý theo mục tiêu), MBP (quản lý theo quá trình / theo lời hứa), MBV (quản lý bằng giá trị), MBN (quản lý bằng sự tử tế), MBC (quản lý bằng sự cam kết), kết hợp quản trị tri thức (KM) và thiết lập môi trường văn hóa số.

Hệ thống 3 đề xuất hỗ trợ:

  1. Đổi mới tư duy lãnh đạo quản trị: Chuyển đổi tư duy quản trị truyền thống sang tư duy hệ thống, tư duy chiến lược toàn diện và tư duy dựa trên công nghệ, tri thức.
  2. Đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao: Xây dựng chương trình đào tạo kỹ năng TMĐT theo từng kênh nghiệp vụ và chức danh công việc, chú trọng phát triển đội ngũ CIO chuyên trách.
  3. Tăng cường đầu tư hạ tầng kỹ thuật: Ứng dụng khung mô hình tối ưu hóa cơ sở hạ tầng (IO - Infrastructure Optimization) của Microsoft gồm ba cấu phần: Mô hình Core IO (hạ tầng mạng, hệ thống cốt lõi), Mô hình BPIO (tối ưu hóa nền tảng năng suất kinh doanh) và Mô hình APIO (tối ưu hóa nền tảng ứng dụng).

Kết quả và những đóng góp mới

Bảng đối chiếu sự biến chuyển trong tổ chức quản trị giữa các cấp độ ứng dụng TMĐT theo kết quả nghiên cứu của luận án:

Tiêu thức tổ chức quản trị Doanh nghiệp ứng dụng TMĐT cấp độ 0, 1, 2 Doanh nghiệp ứng dụng TMĐT cấp độ 3, 4, 5
Cấp quản trị và chức danh Duy trì 3 cấp thứ bậc truyền thống; thiếu vắng các vị trí chuyên trách về thông tin và tri thức. Xuất hiện các chức danh quản trị mới: CIO, CTO, CKO, CLO; cấp trung gian được tinh giảm.
Chức năng và lĩnh vực quản trị Thực thi mệnh lệnh trực tiếp, hành chính hóa; các lĩnh vực quản lý quản trị rời rạc bằng sổ sách hoặc phần mềm đơn lẻ. Chuyển sang tính chất hỗ trợ, đào tạo, ủy quyền; các lĩnh vực quản lý tích hợp đồng bộ qua ERP, CRM, SCM.
Phân cấp và kiểm soát Phân cấp theo tầm hẹp; nhiều nấc trung gian; giám sát trực tiếp. Phân cấp theo tầm rộng; giảm cấp quản trị; bộ phận tác nghiệp có độ tự chủ cao.
Phân quyền và ủy quyền Quyền lực tập trung vào cấp cao; ủy quyền hạn chế, do dự do sợ trách nhiệm. Phân tán và chia sẻ quyền lực; ủy quyền sâu rộng và triệt để cho cấp dưới.
Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin đơn lẻ (MIS cơ bản), công văn giấy tờ, dễ tắc nghẽn thông tin. Hệ thống tích hợp trực tuyến (OLAP, OLTP, BI); truyền thông đa chiều, thông suốt.
Cơ chế ra quyết định Ra quyết định chậm, dựa trên kinh nghiệm chủ quan hoặc mệnh lệnh hành chính. Vận hành theo mô hình ra quyết định hợp lý, tốc độ nhanh dựa trên dữ liệu phân tích số hóa.
Mô hình cơ cấu tổ chức Mô hình kim tự tháp truyền thống (trực tuyến, chức năng, trực tuyến - chức năng). Mô hình phẳng, mô hình tổ/đội/nhóm dự án ảo, mô hình kim tự tháp ngược, văn phòng không giấy tờ.

Những đóng góp mới về mặt học thuật và lý luận:

  1. Luận chứng sự thay đổi về cấp quản trị, chức năng và lĩnh vực quản trị: Làm rõ rằng khi đạt cấp độ ứng dụng TMĐT cao (cấp 3, 4, 5 tương ứng với i-commerce, t-commerce, c-commerce), doanh nghiệp chuyển đổi căn bản vai trò của các cấp quản lý, xuất hiện các chức danh mới (CIO, CTO, CKO, CLO); chức năng quản trị chuyển dịch sang vai trò hỗ trợ, đào tạo và ủy quyền; các lĩnh vực quản lý được tích hợp trên nền tảng phần mềm thống nhất (AMS, HRM, ERP).
  2. Xác lập sự biến chuyển trong phân cấp, phân quyền và ủy quyền: Chứng minh TMĐT là điều kiện cho phép chuyển từ phân cấp tầm hẹp sang tầm rộng, thực hiện chia sẻ và phân tán quyền lực, thay thế cơ chế hạn chế ủy quyền bằng cơ chế ủy quyền triệt để.
  3. Luận giải bước chuyển trong xử lý thông tin và ra quyết định: Khẳng định xu hướng dịch chuyển từ hệ thống thông tin đơn lẻ sang hệ thống thông tin tích hợp (OLAP, OLTP, BI), phục vụ mô hình ra quyết định hợp lý, rút ngắn thời gian ban hành và truyền đạt quyết định.
  4. Đề xuất các mô hình tổ chức bộ máy mới: Chứng minh quá trình phẳng hóa mô hình tổ chức kim tự tháp truyền thống, định hình các cấu trúc mới gồm mô hình phẳng, mô hình mạng và mô hình tổ chức ảo.

Những đề xuất mới rút ra từ kết quả nghiên cứu:

  • Xây dựng hệ thống 5 giải pháp cụ thể: Mở rộng ứng dụng TMĐT theo cấp, chức năng, lĩnh vực; Phân cấp, phân quyền, ủy quyền sâu rộng; Hoàn thiện hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định; Chuyển đổi sang ba mô hình quản trị mới (phẳng, mạng, ảo); Áp dụng các phương pháp quản trị hiện đại (MBO, MBP, MBV, KM) gắn với xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
  • Đề xuất 3 biện pháp hỗ trợ đồng bộ: Đổi mới tư duy lãnh đạo quản trị sang tư duy hệ thống và công nghệ; Đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho TMĐT; Đầu tư cơ sở hạ tầng kỹ thuật theo khung tối ưu hóa ba cấp độ (Core IO, BPIO, APIO).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của luận án:

  • Giới hạn nội dung nghiên cứu: Luận án chỉ tập trung vào nội dung tổ chức cơ cấu bộ máy quản trị điều hành doanh nghiệp (chủ thể quản trị), chưa đi sâu phân tích toàn diện tổ chức quá trình sản xuất - kinh doanh và cơ cấu sản xuất kỹ thuật.
  • Giới hạn loại hình sở hữu: Mẫu nghiên cứu không bao quát các doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài (loại hình FDI), do đó chưa so sánh được sự tương quan về mô hình quản trị TMĐT giữa doanh nghiệp nội địa và doanh nghiệp ngoại quốc tại Việt Nam.
  • Giới hạn địa bàn và quy mô: Nghiên cứu tập trung chủ yếu vào DNVVN và khảo sát thực tế tại 3 đô thị lớn (Hà Nội, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh, trọng tâm là Hà Nội), chưa khảo sát địa bàn các tỉnh nông thôn hoặc các tập đoàn tổng công ty lớn ngoài quốc doanh.
  • Giới hạn giao dịch: Nghiên cứu giới hạn trong hai hình thức giao dịch là B2B và B2C, chưa mở rộng sang các hình thức giao dịch TMĐT khác như B2G hay C2C.

Hướng nghiên cứu tiếp:

  • Mở rộng đối tượng nghiên cứu sang các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (100% vốn FDI) để so sánh mô hình tổ chức quản trị khi ứng dụng TMĐT.
  • Nghiên cứu cơ cấu tổ chức quản trị TMĐT tại các tập đoàn kinh tế quy mô lớn, các chuỗi cung ứng liên kết vùng hoặc địa bàn ngoài các thành phố lớn.
  • Đi sâu nghiên cứu tổ chức các quá trình quản trị và quy trình vận hành chi tiết trong môi trường làm việc ảo và văn phòng không giấy tờ.

Giá trị tham khảo

Luận án là tài liệu tham khảo cho nhiều nhóm đối tượng:

  • Nghiên cứu sinh, học viên cao học và giảng viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị doanh nghiệp, Thương mại điện tử và Hệ thống thông tin quản lý: Luận án cung cấp hệ thống hóa lý thuyết về cơ cấu tổ chức quản trị, công thức tương quan quản trị Graicunas, khung phân loại cấp độ TMĐT (từ cấp 0 đến cấp 5) và tổng hợp các mô hình kinh doanh TMĐT của Timmer, Rayport & Jaworski, Sawhney & Kaplan.
  • Lãnh đạo, nhà quản lý doanh nghiệp (đặc biệt là các DNVVN ngành thương mại, công nghiệp): Tham khảo phương pháp chuyển đổi bộ máy quản trị theo hướng tinh gọn, phân cấp tầm rộng khi đầu tư các phần mềm ERP, CRM, SCM; tham khảo hướng dẫn thiết lập chức danh CIO/CTO và áp dụng khung tối ưu hóa hạ tầng kỹ thuật Core IO, BPIO.
  • Các cơ quan quản lý nhà nước và hoạch định chính sách (Bộ Công thương, Cục Thương mại điện tử và CNTT, VCCI): Nắm bắt thực trạng hạ tầng công nghệ và những cản trở quản trị nội bộ của doanh nghiệp để xây dựng chính sách hỗ trợ chuyển đổi số, chương trình đào tạo nhân lực TMĐT phù hợp với thực tiễn.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tác giả luận án sử dụng công thức toán học nào để phân tích giới hạn số lượng bộ phận trực thuộc một cán bộ quản trị? Tác giả sử dụng công thức tương quan của Graicunas: $P = n(2^{n-1} + n - 1)$, trong đó $P$ là tổng số mối liên hệ phát sinh và $n$ là số bộ phận trực thuộc cán bộ quản trị. Công thức chứng minh rằng các mối quan hệ tăng theo cấp số nhân khi mở rộng đầu mối quản lý, do đó về mặt lao động quản trị, một cán bộ quản trị chỉ nên phụ trách trực tiếp từ 6 đến 8 bộ phận chức năng.

  2. Căn cứ vào đâu luận án phân biệt sự thay đổi tổ chức quản trị giữa các doanh nghiệp ứng dụng TMĐT? Luận án căn cứ vào thang phân loại 6 cấp độ ứng dụng TMĐT: Nhóm ứng dụng cấp độ thấp (cấp 0: chưa ứng dụng; cấp 1: kết nối mạng, dùng email; cấp 2: có website giới thiệu) giữ nguyên mô hình kim tự tháp truyền thống, phân cấp tầm hẹp, thông tin phân tán. Nhóm ứng dụng cấp độ cao (cấp 3: i-commerce; cấp 4: t-commerce; cấp 5: c-commerce) có sự thay đổi căn bản về bộ máy: chuyển sang phân cấp tầm rộng, ủy quyền triệt để, ra đời chức danh mới (CIO, CTO, CKO, CLO) và chuyển sang các mô hình phẳng, mạng, ảo.

  3. Tỷ lệ ứng dụng ERP và thực trạng CNTT của doanh nghiệp Việt Nam trước năm 2011 được văn bản trích dẫn như thế nào? Theo báo cáo năm 2008 của Cục Phát triển DNVVN (nghiên cứu 11.000 doanh nghiệp phía Bắc), có 60,2% doanh nghiệp sử dụng máy tính nhưng chỉ 11,55% có mạng LAN và 2,16% có website. Theo kết quả điều tra của VCCI năm 2008, chỉ có 1,1% doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng giải pháp ERP.

  4. Ba mô hình tổ chức quản trị mới được luận án tập trung xây dựng trong hệ thống giải pháp là gì? Luận án tập trung xây dựng 3 mô hình tổ chức quản trị hiện đại: Mô hình tổ chức phẳng (Flat organization - cắt giảm cấp trung gian), Mô hình tổ chức mạng (Network organization - liên kết các đơn vị cơ sở thành mắt xích bình đẳng), và Mô hình tổ chức ảo (Virtual organization - tổ chức theo nhóm dự án ảo trên nền tảng mạng máy tính).

  5. Mẫu khảo sát sơ cấp phục vụ nghiên cứu thực trạng của luận án được thực hiện với quy mô và phạm vi ra sao? Tác giả đã phát ra 185 phiếu điều tra và thu về 114 phiếu hợp lệ (tỷ lệ 61,6%) từ các doanh nghiệp công nghiệp và thương mại tại Hà Nội, Đà Nẵng và TP. Hồ Chí Minh (trọng tâm là Hà Nội), kết hợp nghiên cứu trường hợp điển hình và phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo tại 10 doanh nghiệp (như Hapro, Savimex, Vinamilk, May Nhà Bè, Traphaco, FPT, Tâm Việt, Dược Viễn Đông, Điện lực Hà Nội, Công ty Hòa Bình).

Kết luận

Luận án của nghiên cứu sinh Vũ Thị Minh Hiền đã giải quyết mục tiêu nghiên cứu về cơ sở khoa học và thực tiễn của việc đổi mới tổ chức quản trị trong các doanh nghiệp có ứng dụng thương mại điện tử tại Việt Nam. Bằng việc kết hợp hệ thống lý luận quản trị hiện đại với kết quả khảo sát thực tế 114 doanh nghiệp và 10 nghiên cứu điển hình, tác giả chứng minh mối quan hệ giữa các cấp độ ứng dụng TMĐT và sự chuyển dịch của cơ cấu bộ máy quản trị từ mô hình kim tự tháp sang các cấu trúc phẳng, mạng và ảo. Hệ thống 5 giải pháp và 3 đề xuất hỗ trợ được xây dựng đồng bộ từ đổi mới tư duy, hoàn thiện phân quyền, xử lý thông tin cho đến tối ưu hạ tầng kỹ thuật IO, cung cấp luận cứ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong quá trình chuyển đổi sang mô hình doanh nghiệp điện tử. Công trình là tài liệu học thuật hoàn chỉnh, đáp ứng yêu cầu của một luận án tiến sĩ kinh doanh và quản lý.