Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH sản xuất và thương mại Vạn Hoa I. Thông tin chung về công ty - Tên Công Ty : Công Ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Vạn Hoa - Tên giao dịch : Công Ty TNHH Sản Xuất & Thương Mại Vạn Hoa - Tên giao dịch quốc tế : VANHOA TRADING AND PRODUCTION COMPANY LIMITED - Tên viết tắt : VANHOA P&T CO., LTD - Hình thức pháp lí : Công Ty TNHH - Số điện thoại : 04222175105 - Website : vanhoasjc.com - Số tài khoản : 000 54344 1114 Ngân hàng Thương Mại và Cổ Phần Đông Á- chi nhánh Hà Nội. - Trụ sở chính : Số 1 Ngõ 6 Phố Vĩnh Phúc, Phường Vĩnh Phúc, Quận Ba Đình , Thành Phố Hà Nội. - Nhà máy sản xuất : Số 15 Tân Xuân, Xuân Đỉnh ,Từ Liêm, Hà Nội.
Công ty được thành lập với đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được phép vay và mở tài khoản tại các ngân hàng. Mã số thuế của công ty là 0102083209. Công ty TNHH thương mại và sản xuất Vạn Hoa chuyên kinh doanh các sản phẩm phục vụ nhu cầu học tập cho học sinh, sinh viên như: bút máy ngòi mài luyện chữ đẹp ( đây là sản phẩm chính), bút bi, các loại vở, sổ tay, mực viết và một số sản phẩm khác. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công Ty TNHH sản xuất và thương mại Vạn Hoa thành lập theo giấy phép kinh doanh số: 073472 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 26/1/2000 với tổng số vốn đầu tư ban đầu là 3.
3 Được thành lập năm 2000, với vỏn vẹn vài chục nhân sự 35 người, vốn đầu tư tương đối nhỏ, với một sản phẩm duy nhất là bút máy ngòi mài luyện chữ đẹp, doanh thu vài chục triệu đồng/tháng. Sau hơn 10 năm, công ty hiện nay đã có nhiều sự thay đổ lớn với hơn 400 cán bộ - công nhân viên, doanh thu đạt hàng tỷ đồng/năm, số vốn tăng lên,mạng lưới tiêu thụ không ngừng mở rộng, ngoài bút máy là sản phẩm cốt lõi công ty chuyên sản xuất, kinh doanh bút viết và văn phòng phẩm…Đó là một chặng đường khá dài, nhiều thăng trầm đã xảy ra. Sau đây là những cột mốc tiêu biểu phản ánh sự hình thành phát triển của công ty: - Năm 2000: công ty bắt đầu được thành lâp và tham gia vào môi trường kinh doanh. - Năm 2002: bắt đầu tăng vốn điều lệ lên hơn 1,5 tỷ, số lượng cán bộ công nhân viên tăng gấp đôi.
- Năm 2003: triển khai thực hiện quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9002:1994. - Năm 2005: Mở rộng quy mô nhà máy sản xuất và đầu tư nhiều thiết bị hiện đại. Sản xuất các sản phẩm văn phòng phẩm khác: bút bi, tập viết. Công ty triển khai hệ thống quản lý môi trường ISO 14001:2004 tích hợp với hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000.
- Năm 2007: Tiếp tục đa dạng hóa với nhiều sản phẩm như kẹp giấy, bút màu, phấn,… Đã được tổ chức chứng nhận DNV chứng nhận phù hợp các tiêu chuẩn quốc tế và triển khai thực hiện Tiêu chuẩn Trách nhiệm xã hội SA 8000:2001 - Năm 2008: bắt đầu phân phối sản phẩm sang nước ngoài. - Năm 2009: thực hiện đẩy mạnh thương mại, hoàn thiện kế hoạch phát triển các kênh phân phối trên cả nước. - Năm 2011: mở rộng kênh phân phối ở nước ngoài. Năm 2000, Vạn Hoa ra đời với các sản phẩm bút máy ngòi mài luyện chữ đẹp đầu tiên.
Hơn mười năm sau, công ty mở rộng thị trường bút máy, bút viết và sản 4 phẩm văn phòng trong cả nước và chiếm được lòng tin yêu của người tiêu dùng. Bằng những nỗ lực của mình, công ty đã khẳng định thương hiệu của mình và đat được các chứng nhận quan trọng. - Được người tiêu dùng bình chọn 6 năm liền (từ năm 2006 đến 2011) là “Doanh Nghiệp Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao” - Đoạt giải thưởng “Sao Vàng Đất Việt” năm 2010, 2011 do Hội Các Nhà Doanh Nghiệp Trẻ Việt Nam chứng nhận. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Cơ cấu bộ máy của công ty TNHH sản xuất và thương mại Vạn Hoa đơn giản và hợp với quy mô kinh doanh của công ty.
Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được tổ chức theo phòng ban chuyên trách thống nhất từ Ban Giám Đốc đến từng 5 nhân viên, quyền lực tập trung ở Ban Giám Đốc. Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Ban giám đốc Ban lãnh đạo của Công ty gồm có 4 người: 1 giám đốc, 1 phó giám đốc kinh doanh- kỹ thuật, 1 phó giám đốc marketing, 1 phó giám đốc sản xuất, 1 phó giám đốc tài chính kiêm hành chính- nhân sự Giám đốc: 6 Giám đốc là người đứng đầu bộ máy quản trị của Công ty, là đại diện pháp nhân của Công ty trước pháp luật và trong các mối quan hệ với đối tác. Trong một số trường hợp cụ thể giám đốc có thể ủy quyền cho một số thành viên khác đại diện cho Công ty. Giám đốc là ông Lỗ Minh Tuấn- người có quyền cao nhất trong ban giám đốc.
Giám đốc là người chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoài bão, sứ mạng, văn hóa, chiến lược, mục tiêu, tiêu chí tài chính và các chỉ tiêu hoạt động đã được duyệt của Công ty. Giám đốc có các quyền hạn sau: quyết định các vấn đề liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lí từ trưởng, phó các phòng ban trở xuống, quyết định các khoản: đầu tư, chi phí… của Công ty. Phó Giám đốc: Giúp việc cho Giám đốc có 4 Phó Giám đốc (kinh doanh- kỹ thuật, marketing, sản xuất, tài chính kiêm hành chính- nhân sự), chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Cụ thể như sau: Phó giám đốc kinh doanh- kĩ thuật: - Có nhiệm vụ đề ra kế hoạch kinh doanh, kế hoạch bán hàng đồng thời đề ra các chính sách nhằm thúc đẩy công tác tiêu thụ sản phẩm của Công ty.
- Đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về mặt kỹ thuật của các sản phẩm mà Công ty kinh doanh, giám sát chất lượng, quy cách và mẫu mã sản phẩm. Bên cạnh đó, tìm cách nâng cao hiệu quả sản xuất, giảm thiểu số lượng sản phẩm kém chất lượng, sản phẩm hỏng. Phó giám đốc marketing: - Có nhiệm vụ giúp giám đốc tìm hiểu, đánh giá nhu cầu, khả năng phát triển của thị trường; tìm ra các nhà cung cấp có chất lượng đảm bảo, có giá thành hợp lí, các khách hàng tiềm năng; chịu trách nhiệm về công tác tiêu thụ sản phẩm và điều phối các hoạt động kinh doanh tại công ty. - Tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu, thiết kể sản phẩm mới, cũng như cải tiến sản phẩm cũ.
7 Phó giám đốc tài chính kiêm hành chính- nhân sự: - Quản lý tài chính như nghiên cứu, phân tích và xử lý các mối quan hệ tài chính trong doanh nghiệp; xây dựng các kế hoạch tài chính; khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, cảnh báo các nguy cơ đối với doanh nghiệp thông qua phân tích tài chính và đưa ra những dự báo đáng tin cậy trong tương lai. - Xây dựng kế hoạch, hoạch định chiến lược đào tạo, góp tiếng nói vào sự thăng tiến hay sa thải nhân viên, tiền lương.Là đối tác, nhà tư vấn cho giám đốc trong các vấn đề nhân sư. Phó giám đốc sản xuất: - Lập kế hoạch sản xuất, tổ chức điều hành và thực hiện sản xuất, đảm bảo năng suất, chất lượng, đúng tiến độ và tiết kiệm chi phí, vật tư theo yêu cầu. - Chịu trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc cán bộ nhân viên thực hiện tốt nội quy, quy chế của Công ty, các quy định về quản lý tài sản, quản lý sản xuất, vệ sinh công nghiệp, an toàn lao động.
- Chỉ đạo xây dựng, duy trì, cập nhật việc thực hiện các quy trình sản xuất trong nhà máy. - Phối hợp với các thành viên trong Ban lãnh đạo Công ty nhằm đạt được các mục tiêu sản xuất theo định hướng phát triển của Công ty. Các phòng ban Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tham mưu và xây dựng cho lãnh đạo công ty về kế hoạch kinh doanh tiêu thụ sản phẩm của công ty. Thực hiện các biện pháp thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá như: quảng cáo, khuyến mãi, giới thiệu sản phẩm… Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ tiêu thụ các phụ kiện thay thế và tổ chức sửa chữa, lắp máy.
Là bộ phận thực hiện quản lý về kỹ thuật sản xuất, chất lượng sản phẩm. Nghiên cứu và phát triển sản phẩm, xây dựng các tiêu chuẩn kỹ thuật cho sản phẩm và nguyên vật liệu. Thiết lập, kiểm soát cải tiến quy trình công nghệ. Tổ chức đánh giá, nghiệm thu về chất lượng sản phẩm.
Phòng kế toán: Phòng kế toán có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác quản lý sử dụng vốn, quản lý sử dụng tài sản, hàng hoá của công ty theo đúng quy định của Nhà nước, thông qua việc kiểm tra chứng từ kế toán, sổ kế 8 toán chi tiết, tổng hợp và lập báo cáo kế toán. Phòng trực tiếp thực thi nhiệm vụ hạch toán kế toán trong nội bộ công ty để đảm bảo cung cấp các số liệu kế toán trung thực, nhanh chóng, chính xác. Phòng được trang bị máy tính với phần mềm kế toán chuyên dụng ACMAN, trợ giúp cho kế toán viên trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ. Sau mỗi kỳ, việc thống kê và báo cáo được nhanh chóng và thuận lợi hơn.
Phòng hành chính nhân sự: Là bộ phận nghiệp vụ của công ty, thực hiện chức năng tham mưu cho Giám đốc về công tác nhân viên, lao động, tổ chức bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các cán bộ quản lý và các công tác đối nội, đối ngoại mang tính chất hành chính. Quản lý con dấu của công ty, văn thư lưu trữ. Nghiên cứu tổ chức xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động quy định về hình thức trả lương. Phòng marketing: Trực tiếp chịu trách nhiệm về thị trường và việc tiêu thụ sản phẩm.
Được trang bị máy tính nối mạng phục vụ quá trình bán hàng. Chịu trách nhiệm giới thiệu sản phẩm rộng rải. Thực hiện việc ký kết hợp đồng cho công ty. Quá trình tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng còn dựa trên thủ công, do chưa có phần mềm bán hàng nên việc giải quyết quá trình bán hàng còn khó khăn và chậm.