chương 1, chương này tác giả tập trung phân tích thực trạng đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin với các nôi dung như sau: về con người làm công tác văn phòng; các nghiệp vụ hành chính; bài trí, thiết kế công sở; tổ chức sử dụng trang thiết bị và cơ sở vật chất trong văn phòng. Từ đó, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và nêu rõ nguyên nhân của những hạn chế của đổi mới công tác văn phòng tại Viện thông tin Khoa học xã hội. Chương 3: Giải pháp đổi mới công văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội. Qua việc phân tích thực trạng cũng như chỉ rõ những điểm hạn chế, ở chương 3 tác giả đề xuất một số giải pháp đổi mới nhằm khắc phục những yếu kém về công tác văn phòng Viện.
6 Luan van PHẦN NỘI DUNG Chƣơng 1 CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG VÀ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1.1 Một số lý luận chung 1.1 Các khái niệm Khái niệm Văn phòng Văn phòng là bộ máy hoạt động làm việc tổng hợp của cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp. Trên thực tế, có rất nhiều quan điểm, định nghĩa khác nhau về văn phòng: - Văn phòng được hiểu một cách đơn giản là nơi làm việc về giấy tờ, nơi diễn ra các hoạt động hành chính. - Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc. Ví dụ văn phòng Bộ, văn phòng UBND.
- Văn phòng theo nghĩa rộng: bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của cơ quan, đơn vị từ cấp cao nhất đến cấp cơ sở; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hệ thống quản lý nói riêng[1]; - Văn phòng theo nghĩa hẹp: là bộ máy trợ giúp cho nhà quản trị những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao, là một bộ phận cấu thành trong cơ quan, tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao[2]; - Theo PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, “văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó”[3].TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ Thuật, Tr10 3 PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ Thuật, Tr12 7 Luan van - Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ, “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm do dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị”[4]. Tóm lại có nhiều cách tiếp cận, nhiều định nghĩa về văn phòng, nhưng khái quát chung nhất là: “Văn phòng là một đơn vị rất quan trọng, cấu thành nên cơ quan, ở đó diễn ra các hoạt động về hành chính, văn thư lưu trữ; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đám bảo các điều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó”. Khái niệm công tác văn phòng Ở mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều bộ phận mà mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn độc lập với nhau; để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, các bộ phận đều phải thực hiện công tác văn phòng. Công tác văn phòng có ở tất cả mọi nơi trong cơ quan, có nội dung, phương pháp, nghiệp vụ riêng.
Hiện nay, khái niệm công tác văn phòng chưa có sự thống nhất, có nhiều quan niệm khác nhau của các tác giả. Theo tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, “Công tác văn phòng chỉ các hoạt động tham mưu tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ quản lý và đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng (văn phòng/ phòng hành chính) của cơ quan thực hiện trong một không gian văn phòng nhất địnhvới những con người làm công tác văn phòng chuyên trách có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy định đối với các chức danh công chức, viên chức văn phòng (chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, thư ký văn phòng, nhân viên văn thư, cán sự văn 4 GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Tr9 8 Luan van thư, chuyên viên văn thư, cán sự lưu trữ, chuyên viên lưu trữ, nhân viên đánh máy, kỹ thuật viên đánh máy. Qua đó, có thể rút ra khái niệm công tác văn phòng như sau: “Công tác văn phòng là các hoạt động liên quan đến tổ chức, quản lý và điều hành văn phòng để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng nhằm hoàn thành mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức”. Khái niệm đổi mới và đổi mới công tác văn phòng Khái niệm đổi mới (động từ) theo Từ điển Tiếng Việt “là thay đổi hoặc làm cho thay đổi tốt hơn, tiến bộ hơn so với trước, đáp ứng yêu cầu của sự phát triển”: đổi mới tư duy, đổi mới cách thức làm việc.
Theo nghĩa danh từ, đổi mới có nghĩa là “điều thay đổi theo hướng tốt hơn, tiến bộ hơn so với trước”[6], nó tương đương với hiện đại hóa. Đổi mới ở Việt Nam là quá trình thử nghiệm, hiện đại hóa; trong quá trình này cái mới và cái cũ xen kẽ nhau, cái cũ không mất đi ngay mà lùi dần, có lúc, có nơi còn chiếm ưu thế hơn cái mới, nhưng xu hướng chung là cái mới dần dần được khẳng định và đưa tới thành công. Công cuộc đổi mới diễn ra trên tất cả các lĩnh vực, trong đó bao gồm đổi mới - hiện đại hóa công tác văn phòng. Văn phòng hiện đại là văn phòng, bộ máy của cơ quan tổ chức thực hiện chức năng thu thập xử lí và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của cơ quan tổ chức bằng các phương tiễn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại, mặt khác đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan nhà nước một cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý và hiệu quả.
Đổi mới, hiện đại hóa là quá trình ứng dụng và trang bị những thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, hiện đại vào quá trình sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và quản lí kinh tế - xã hội. Như vậy, có thể hiểu “Đổi mới công tác văn phòng chính là quá trình thay đổi, ứng dụng và trang bị những 5 Nghiêm Kỳ Hồng (2015), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB ĐHQG TP.HCM, Tr8 6 Từ điển Tiếng Việt, http://tratu.vn 9 Luan van thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, hiện đại vào các nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ; thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý góp phần làm trẻ hóa công tác văn phòng”.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Chức năng của văn phòng Trên thực tế, văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp… Nói đến chức năng của văn phòng: nhận thức chung về lý luận cũng như các quy định pháp lý trong nhiều văn bản hiện hành thường nhấn mạnh đến hai chức năng cơ bản của văn phòng[7]. Một là: chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp thủ trưởng, ban lãnh đạo quản lý,điều hành, tổng hợp công việc của cơ quan, tổ chức. Chức năng tham mưu là hoạt động nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý của nhà lãnh đạo và nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng.
Hoạt động tham mưu trợ giúp của văn phòng rất cần thiết đối với các cấp quản lý. Văn phòng luôn luôn thu thập, quản lý, sử dụng thông tin ở cả đầu vào và đầu ra, thông tin trên mọi đối tượng lĩnh vực có liên quan đến quá trình hoạt động của cả cơ quan tổ chức. Tất cả những thông tin thu thập được văn phòng sẽ tổng hợp, phân tích và sử dụng theo yêu cầu của nhà quản lý. Chức năng tham mưu, tổng hợp nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định tối ưu nhất, phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức; quyết định đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức.
7 Nghiêm Kỳ Hồng (2015), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB ĐHQG TP.HCM, Tr14 10 Luan van Hai là: chức năng đảm bảo hậu cần: bảo đảm các điều kiện về vật chất, kỹ thuật, tác nghiệp hành chính. Chức năng đảm bảo hậu cần là chức năng mang tính đặc thù trong văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả, duy trì hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính…Các điều kiện phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động ở cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dùng và kỳ hạn sử dụng.
Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính, phương tiện nhưng hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng. Nhiệm vụ của văn phòng Để thực hiện tốt các chức năng trên thì văn phòng có những nhiệm vụ cụ thể sau: Thứ nhất, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng năm, hàng quý, hàng tháng và lịch làm việc hàng tuần của cơ quan, đơn vị. Văn phòng phải giúp thủ trưởng tổ chức, chỉ đạo thực hiện, thường xuyên theo dõi và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch và lịch làm việc đó. Thứ hai, thu thập thông tin, tổng hợp và xử lý thông tin, giúp thủ trưởng chuẩn bị các đề án, phương án, ra quyết định quản lý, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý đã ban hành.
Thứ ba, quản lý văn bản, lập hồ sơ, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Thứ tư, xây dựng tổ chức, bộ máy và đội ngũ cán bộ nhân viên văn phòng.