CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG 1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò của văn phòng. Một số khái niệm 1.
Khái niệm về văn phòng. Dù là một công ty tư nhân, hay một cơ quan có chức năng làm quản lý Nhà nước cũng không thể thiếu được bộ phận văn phòng. Văn phòng trong các các cơ quan được ví như “bộ não trung tâm”, có chức năng, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng và đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan. Có rất nhiều các quan niệm khác nhau định nghĩa về văn phòng, và hiện đại hóa văn phòng; có quan niệm cho rằng văn phòng chính là trụ sở làm việc của cơ quan, nhưng cũng có quan niệm cho rằng văn phòng là bộ máy của cơ quan đó, có chức năng làm những công việc liên quan đến giấy tờ, văn bản.
Đối với hiện đại hóa văn phòng, có quan niệm cho rằng hiện đại hóa văn phòng là việc cơ quan đó ứng dụng hiện đại hóa công nghệ thông tin vào công việc văn phòng, nhưng cũng có quan diểm cho rằng hiện đại hóa văn phòng là ngoài ứng dụng công nghệ thông tin thì con người trong văn phòng cũng cần phải hiện đại, các nghiệp vụ hành chính cũng cần được hiện đại. Tuy nhiên, theo cá nhân tác giả, mỗi quan điểm trên chỉ phản ánh một hoặc một vài những khía cạnh mang tính chất riêng rẽ của một văn phòng nói chung và văn phòng hiện đại nói riêng. Dưới từng góc độ tìm hiểu và nhìn nhận, khi đưa ra các quan điểm của cá nhân thì mỗi tác giả sẽ cho chúng ta một cách tiếp cận mới và khác biệt. Các tác giả nghiên cứu sẽ có những quan niệm khác nhau về văn phòng và về hiện đại hóa văn phòng, nhưng nhìn chung văn phòng và hiện đại hoá văn phòng được hiểu một cách khái quát: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan đơn vị” 1.
Nguyễn Thành Độ, giáo trình quản trị văn phòng, NXB Đại học kinh Tế Quốc Dân, 2012, tr. 7 Luan van Ví dụ: Văn phòng công ty Cổ phần Sông Đà 10, văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội,… Văn phòng được hiểu là bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong những chức năng được giao; là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Khái niệm về hiện đại hóa, hiện đại hóa văn phòng. Khái niệm hiện đại hóa ngày càng trở nên gần gũi, bởi một cách hiểu đơn giản về hiện đại hóa chính là đổi mới, là tân tiến và là thời đại.
Ở bất cứ một nội dung nào trong xu thế hiện nay đều yêu cầu tính cần thiết của sự đổi mới, của sự hiện đại hóa, vì hiện đại hóa giúp con người ta rút ngắn được thời gian, sức lực và đặc biệt là hiệu quả công việc mang lại vô cùng cao. “ Hiện đại hóa là làm cho mang tính chất của thời đại mới, làm cho trở thành có đầy đủ mọi trang thiết bị của nền công nghiệp hiện đại ” 2 Từ cách hiểu về hiện đại hóa như trên, theo cá nhân tác giả, hiện đại hóa văn phòng được hiểu một cách đơn giản đó chính là việc triển khai áp dụng các cơ sở vật chất, các công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng, trong đó con người làm văn phòng được đào tạo đầy đủ các nghiệp vụ hành chính mang tính hiện đại nhằm thuận tiện trong quá trình ứng dụng các trang thiết bị hiện đại, từ đó nâng cao chất lượng công việc. Hiện nay có rất nhiều tác giả nghiên cứu về nội dung hiện đại hóa văn phòng, mỗi tác giả lại cho một khái niệm khác nhau về cách hiểu thế nào là hiện đại hóa văn phòng. Tuy nhiên mỗi khái niệm, sẽ có cách thức diễn đạt khác nhau.
Nhìn chung nội hàm diễn tả về cách hiểu đều giống nhau, trong quá trình nghiên cứu, bản thân tôi thấy tâm tắc với khái niệm sau: “Hiện đại hóa văn phòng là quá trình ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ tiên tiến vào trong hoạt động văn phòng. Đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ văn phòng từ công tác văn thư lưu trữ, quản lý thông tin, xử lý thông tin,…cho đến môi trường làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động 2 : Theo từ điển Tiếng Vệt năm 2009, NXB Đà Nẵng 8 Luan van của con người nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc và duy trì năng suất công việc cao” 3. Với cách tiếp cận này, người tiếp cận có thể hiểu đơn giản thế nào là hiện đại hóa văn phòng, theo nghĩa là: Hiện đại hóa văn phòng trước tiên phải được thông qua các áp dụng tiến bộ hiện đại hóa trong văn phòng, đến môi trường làm việc tại văn phòng,vv… 1. Chức năng của văn phòng.
Bộ phận văn phòng trong các cơ quan nói chung, là bộ phận làm việc trực tiếp cho lãnh đạo trong công tác điều hành, quản lý tại các cơ quan, đơn vị. Mỗi cơ quan, mỗi đơn vị đều có những đặc thù riêng về công việc, tuy nhiên chức năng chung nhất của văn phòng bao gồm: Chức năng tham mưu - tổng hợp, và chức năng đảm bảo hậu cần. Đây chính là hai nhóm chức năng cơ bản của một văn phòng nói chung. Bên cạnh đó, ngoài hai nhóm chức năng chính này, mỗi văn phòng của cơ quan, tổ chức cũng có thêm những chức năng mới khác, tuy nhiên chức năng không thể thiếu của một văn phòng đó chính là hai chức năng tham mưu - tổng hợp và chức năng đảm bảo hậu cần.
Một văn phòng làm việc, dù có thực hiện những chức năng nào khác, nhưng chức năng cơ bản cần phải thực hiện đó là việc đảm bảo thực hiện đầy đủ hai nhóm chức năng này. Chức năng tham mưu, tổng hợp. Tham mưu là một chức năng cơ bản nhất trong các chức năng của bộ phận văn phòng, là quá trình hoạt động trợ giúp cho nhà quản trị, nhà lãnh đạo. Một trong những công việc quan trọng của nhà lãnh đạo là ban hành các quyết định đúng đắn, kịp thời và chính xác đối với tổ chức.
Chính vì vậy, văn phòng chính là đầu mối kết nối các hoạt động trong tổ chức được diễn ra một cách nhịp nhàng và hiệu quả giúp các nhà lãnh đạo, nhà quản trị tìm kiếm các thông tin, phục vụ cho việc ban hành các quyết định đúng đắn. Tham mưu, khác với cách hiểu thông thường đó là việc góp ý, ví dụ như góp ý mua nhà, góp ý làm một vấn đề nào đó không mang tính chất của công việc. Xét về bản chất, tham mưu giống như việc góp ý, tuy nhiên để hiểu một cách chính xác và 3 : Chuyên đề tốt nghiệp, Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Intimex, Nguyễn Đức Khánh – 746056, năm 2012. 9 Luan van dầy đủ về tham mưu, tham mưu ở đây là sự góp ý dựa trên cơ sở nguồn thông tin đã qua tổng hợp, phân tích, sàng lọc thông tin,vv…trong quá trình thực hiện một hoặc một số công việc nào đó.
Hiểu đơn giản và đầy đủ tham mưu là: “tư vấn, đóng góp ý kiến chỉ đạo, tổng hợp, là quá trình thống kê, xử lý và tập hợp nhiều vấn đề ” 4. Chức năng tham mưu của bộ phận văn phòng chính là tham vấn, là đóng góp ý kiến cho lãnh đạo về các nội dung thuộc về các công tác quản lý diều hành,vv… Ví dụ: Cán bộ văn phòng tại công ty Cổ phần Sông Đà 10 tham mưu cho lãnh đạo về việc triển khai hiện đại hóa tại văn phòng công ty CP Sông Đà 10. Để tham mưu cho cán bộ cấp trên, nhân viên văn phòng cần phải tìm hiểu thông tin, tổng hợp, phân tích, thống kê nguồn thông tin để có thể cung cấp cho lãnh đạo những thông tin có giá trị cao và từ đó góp phần cho việc nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn và kịp thời nhất. Đó chính là chức năng tham mưu của văn phòng.
Tham mưu và tổng hợp luôn gắn liền với nhau bởi giữa hai chức năng này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tổng hợp, là một trong những công việc cần thiết để thực hiện công tác tham mưu có hiệu quả. Chức năng tổng hợp của bộ phận văn phòng là thống kê, phân tích và xử lý các vấn đề đến các hoạt dộng quản lý nhằm tham mưa cho nhà quản trị, nhà lãnh đạo. Như vậy, tổng hợp trong văn phòng đó chính là việc thống kê lại, phân tích, và xử lý nguồn thông tin.
Tóm lại, tham mưu và tổng hợp là một trong những chức năng không thể thiếu trong hoạt động của một văn phòng nói riêng và của một cơ quan nói chung. Giữa chức năng tham mưa và chức năng tổng hợp, hai chức năng này luôn tồn tại mối quan hệ qua lại, có tác động với nhau và đồng thời hỗ trợ nhau trong quá trình thực hiện công việc. Chính vì có mối liên quan, tác động qua lại với nhau giữa hai chức năng này, nhà lãnh đạo sẽ có được các quyết định đúng đắn, kịp thời và chính xác, chức năng này được thể hiện rất rõ trong các các công việc cụ thể và trong từng môi trường làm việc khác nhau. 4 : Từ điển Bách khoa Việt Nam, NXB Từ điển Bách khoa 2005.
Chức năng đảm bảo hậu cần. “ Hậu cần là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, y tế, môi trường và các yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của một cơ quan, tổ chức” 5. Chức năng hậu cần của văn phòng là việc đảm bảo các yếu tố vật chất như: Nhà cửa, phương tiện, tài chính, vv…nhằm phục vụ tốt nhất mọi hoạt động của cơ quan. Chức năng đảm bảo hậu cần của văn phòng có nội dung bao gồm: Việc tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị của cơ quan.
Phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo nhằm đạt hiệu quả cao. Đảm bảo việc liên lạc của cơ quan, việc ngoại giao, đối nội, đối ngoại của cơ quan. Đồng thời chức năng đảm bảo hậu cần của văn phòng còn thực hiện ở nội dung việc xây dựng, củng cố các đơn vị, hay các tổ chức bên trong và cả bên ngoài của cơ quan.