Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, các cơ quan cấp Bộ đóng vai trò then chốt trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với các ngành, lĩnh vực trên phạm vi toàn quốc. Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước đa ngành, đa lĩnh vực, bao gồm: hoạt động khoa học và công nghệ; phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; cùng các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý. Trong cơ cấu tổ chức của Bộ, Văn phòng Bộ giữ vị trí xung yếu với chức năng tham mưu, tổng hợp và quản trị hành chính, đồng thời là đầu mối đảm bảo thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo và ban hành quyết định quản lý.

Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII của Đảng Cộng sản Việt Nam đã nhấn mạnh yêu cầu: "Đẩy mạnh cải cách hành chính trong Đảng, khắc phục những thủ tục rườm rà, bất hợp lý, giảm bớt giấy tờ, giảm mạnh hội họp". Cải cách hành chính luôn gắn liền với việc đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng và thực hiện lộ trình Chính phủ điện tử. Tuy nhiên, trong giai đoạn 2014 – 2015, chỉ số cải cách hành chính (PAR Index) của Bộ Khoa học và Công nghệ đạt thứ hạng rất thấp trong khối 19 Bộ, cơ quan ngang Bộ: năm 2014 xếp thứ 19/19 và năm 2015 xếp thứ 17/19. Thực trạng này đặt ra yêu cầu cấp thiết phải đổi mới toàn diện hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ nhằm nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện vị trí cải cách hành chính.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định gồm 3 nội dung:

  1. Phân tích, tổng hợp cơ sở lý luận chung về quản lý, điều hành công tác văn phòng.
  2. Khảo sát, đánh giá thực tiễn hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2011 – 2016.
  3. Nghiên cứu đề xuất các giải pháp khả thi nhằm đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ.

Nhiệm vụ nghiên cứu bao gồm:

  1. Khái quát những vấn đề lý luận cơ bản về quản lý, điều hành công tác văn phòng trong cơ quan nhà nước.
  2. Trình bày tổng quan về Bộ Khoa học và Công nghệ cùng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ.
  3. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ trên 7 mảng nghiệp vụ trọng tâm.
  4. Đề xuất các nhóm giải pháp đổi mới đồng bộ về nhận thức, phong cách lãnh đạo, tổ chức bộ máy - nhân sự, thể chế, ứng dụng công nghệ thông tin và đầu tư cơ sở vật chất, tài chính.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ.
  • Phạm vi không gian: Khối cơ quan Bộ Khoa học và Công nghệ, trọng tâm là Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.
  • Phạm vi thời gian: Khảo sát, thu thập và phân tích dữ liệu trong giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2016.
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào 7 nội dung quản lý, điều hành (thông qua chương trình, kế hoạch công tác; qua giao quyền, ủy quyền; công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức bộ máy và nhân sự; tổ chức phục vụ hội nghị, cuộc họp; tài chính, kế toán và tài sản; đảm bảo thông tin) và các giải pháp nâng cao hiệu quả.

Giả thuyết nghiên cứu: Hoạt động quản lý và điều hành công tác văn phòng được thực hiện tốt, khoa học và hiện đại sẽ trực tiếp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Bộ, từ đó nâng cao chất lượng hoạt động, uy tín và vị thế của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống lý luận dựa trên việc tiếp cận đa chiều về văn phòng và quản trị văn phòng:

  • Khái niệm văn phòng: Phân định giữa "Văn phòng toàn bộ" (nghĩa rộng - toàn bộ bộ máy quản lý, nhân sự, cơ sở vật chất kỹ thuật của tổ chức có tư cách pháp nhân độc lập) và "Văn phòng chức năng" (nghĩa hẹp - bộ máy trợ giúp nhà quản trị thực hiện nhiệm vụ được giao, không có tư cách pháp nhân độc lập trong quan hệ đối ngoại). Văn phòng thực hiện hai chức năng nền tảng: chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần (quản trị hành chính công sở).
  • Khái niệm công tác văn phòng: Được xác định là một chỉnh thể các hoạt động bao gồm các công việc liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.
  • Khái niệm quản lý, điều hành công tác văn phòng: Kế thừa quan điểm quản lý khoa học của F.W. Taylor và lý thuyết quản lý hành chính của Trần Ngọc Liêu, tác giả định nghĩa đây là các hoạt động chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, động viên các bộ phận, cá nhân trong văn phòng thực hiện các công việc theo cách thức, trình tự nhất định nhằm hoàn thành chức năng, nhiệm vụ được giao.

Cơ sở pháp lý được tác giả sử dụng làm hệ quy chiếu bao gồm:

  • Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26/02/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ;
  • Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01/9/2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
  • Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư; Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 về quản lý và sử dụng con dấu;
  • Thông tư số 07/2012/TT-BNV và Thông tư số 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ; Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về chế độ hội nghị;
  • Hệ thống văn bản quy chế nội bộ của Bộ Khoa học và Công nghệ: Quyết định số 886/QĐ-BKHCN (Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ), Quyết định số 688/QĐ-BKHCN (Quy chế làm việc của Bộ), Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN (Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ), Quyết định số 728/QĐ-BKHCN (Quy chế quản lý và sử dụng phòng họp, phòng khách, hội trường), Quyết định số 240/QĐ-VP (Quy chế thi đua, khen thưởng Văn phòng Bộ).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai đồng bộ:

  • Phương pháp luận duy vật biện chứng của chủ nghĩa Mác - Lênin: Làm nền tảng nhận thức và đánh giá khách quan các mối quan hệ vận động trong hoạt động quản lý văn phòng.
  • Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế và phương pháp phỏng vấn: Khảo sát trực tiếp tại các phòng, ban thuộc Văn phòng Bộ; phỏng vấn cán bộ lãnh đạo và công chức chuyên môn về quy trình tác nghiệp.
  • Phương pháp thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin: Khai thác tài liệu từ các báo cáo định kỳ giai đoạn 2011 – 2016, giáo trình chuyên ngành, các công trình nghiên cứu đi trước.
  • Phương pháp so sánh, đối chiếu và phương pháp thống kê: Thống kê số lượng nhân sự, số lượng văn bản đi/đến, khối lượng tài liệu lưu trữ; đối chiếu giữa lý luận, quy định pháp luật và thực tế triển khai.

Nguồn dữ liệu thực tế được trích xuất từ Báo cáo kết quả xác định chỉ số CCHC các năm 2014, 2015; Báo cáo tổng kết công tác năm 2016 và phương hướng nhiệm vụ năm 2017 của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ; cơ sở dữ liệu trên Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc; phần mềm lưu trữ NeoARCHIVE.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về quản lý, điều hành công tác văn phòng

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về văn phòng và hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại cơ quan hành chính nhà nước cấp Bộ. Tác giả làm rõ vị trí, ý nghĩa của văn phòng như một "bộ nhớ", cơ quan đầu mối xử lý thông tin giúp lãnh đạo ra quyết định quản lý kịp thời, chính xác.

Nội dung quản lý, điều hành công tác văn phòng được cụ thể hóa thành 7 nhóm nghiệp vụ:

  1. Quản lý, điều hành thông qua chương trình, kế hoạch công tác (kế hoạch năm, quý, tháng, tuần).
  2. Quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền hành chính.
  3. Quản lý, điều hành tổ chức và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ (soạn thảo, ban hành, luân chuyển văn bản, lập hồ sơ, bảo quản và khai thác tài liệu).
  4. Quản lý, điều hành việc tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự văn phòng theo các nguyên tắc tinh gọn, phù hợp thẩm quyền.
  5. Quản lý, điều hành công tác tổ chức phục vụ hội nghị, cuộc họp của cơ quan.
  6. Quản lý, điều hành công tác tài chính, kế toán và quản trị tài sản công.
  7. Điều hành hoạt động đảm bảo thông tin thông suốt phục vụ công tác lãnh đạo.

Chương này cũng phân tích chi tiết hệ thống cơ sở pháp lý từ cấp Trung ương đến các quy chế nội bộ điều chỉnh tổ chức và hoạt động văn phòng cơ quan cấp Bộ.

Chương 2: Thực trạng hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ

Chương 2 trình bày cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ theo Nghị định số 20/2013/NĐ-CP (gồm Bộ trưởng, các Thứ trưởng, 27 đơn vị quản lý nhà nước và 01 đơn vị sự nghiệp công lập) và Văn phòng Bộ theo Quyết định số 886/QĐ-BKHCN. Văn phòng Bộ hoạt động theo chế độ thủ trưởng kết hợp bàn bạc tập thể, do Chánh Văn phòng phụ trách chung, giúp việc có các Phó Chánh Văn phòng cùng 08 phòng chuyên môn và 02 ban quản lý trụ sở.

Thực trạng quản lý, điều hành được phân tích chi tiết qua các mặt:

  • Lập chương trình, kế hoạch công tác: Quy trình lập kế hoạch công tác năm của Bộ được thực hiện chuẩn hóa qua 8 bước chặt chẽ, do Văn phòng Bộ chủ trì phối hợp với Vụ Pháp chế và các đơn vị liên quan. Lịch công tác tuần được Phòng Tổng hợp tham mưu xây dựng chi tiết, cập nhật rõ thời gian, địa điểm, nội dung và đơn vị chủ trì, giúp lãnh đạo Văn phòng chủ động điều phối cơ sở vật chất, phòng họp và phương tiện.
  • Giao quyền và ủy quyền: Thực hiện nghiêm túc theo Điều 3 Quyết định số 886/QĐ-BKHCN và Điều 8 Quyết định số 688/QĐ-BKHCN. Việc ủy quyền luôn đảm bảo bằng văn bản, có thời hạn cụ thể (ví dụ: Giấy ủy quyền của Chánh Văn phòng Nguyễn Thế Duy cho Phó Chánh Văn phòng Đoàn Hồng Quân điều hành từ ngày 03/01/2016 đến ngày 11/01/2016 khi đi công tác nước ngoài). Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức được thừa lệnh Chánh Văn phòng ký giấy đi đường, giấy công tác.
  • Công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng CNTT: Bộ máy chuyên trách gồm Phòng Hành chính – Tổ chức (05 cán bộ văn thư chuyên trách) và Phòng Lưu trữ (04 cán bộ). Năm 2016, Văn phòng tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho hơn 70 cán bộ tại Móng Cái (Quảng Ninh). Bộ triển khai Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc (công nghệ Web 3 lớp) để theo dõi luồng văn bản đi/đến, song song với việc duy trì sổ đăng ký truyền thống do chưa có quy định bãi bỏ hoàn toàn. Trong lưu trữ, ứng dụng phần mềm NeoARCHIVE hỗ trợ quản lý tài liệu theo cây phân cấp (kho, kệ, hộp, chuyên đề, hồ sơ), số hóa hồ sơ và in thẻ chỉnh lý. Đã thu thập khoảng 9.000 hồ sơ (~100 mét tài liệu); năm 2016 chỉnh lý 133 mét tài liệu các Vụ chuyên ngành và 15 mét tài liệu tài chính kế toán.
  • Tổ chức bộ máy và nhân sự: Nhân sự Văn phòng Bộ duy trì ở mức 96 người (50 biên chế, 46 hợp đồng; gồm 12 chuyên viên chính, 35 chuyên viên và tương đương). Trình độ đào tạo: 01 Tiến sĩ (1,04%), 13 Thạc sĩ (13,54%), 43 Cử nhân (44,79%), trình độ khác 39 người (40,63%). Tỷ lệ nhân sự đạt trình độ từ đại học trở lên chiếm 59,37%.
  • Đánh giá chung: Khóa luận chỉ ra các ưu điểm về tính nền nếp, quy chuẩn, đồng thời phân tích nguyên nhân của các hạn chế như khối lượng công việc tăng cao, hạ tầng kỹ thuật chưa đồng bộ và thứ hạng PAR Index của Bộ giai đoạn 2014 – 2015 còn thấp.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ

Dựa trên phân tích thực trạng, tác giả đề xuất 6 nhóm giải pháp trọng tâm:

  1. Nâng cao nhận thức: Tăng cường nhận thức của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng và đội ngũ công chức về tầm quan trọng của công tác văn phòng và yêu cầu hiện đại hóa hành chính.
  2. Đổi mới phong cách quản lý, điều hành: Chuyển đổi lề lối làm việc theo hướng chủ động, linh hoạt, đẩy mạnh phân cấp, phân quyền và nâng cao trách nhiệm giải trình của người đứng đầu từng phòng, ban.
  3. Giải pháp về tổ chức bộ máy và nhân sự: Rà soát, kiện toàn tổ chức các phòng chức năng; xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo lại chuyên môn nghiệp vụ quản trị văn phòng, văn thư - lưu trữ và kỹ năng tin học cho đội ngũ công chức.
  4. Giải pháp về thể chế: Kịp thời sửa đổi, bổ sung Quy chế làm việc, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ cho phù hợp với các văn bản quy phạm pháp luật mới (như Nghị định số 123/2016/NĐ-CP).
  5. Giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin: Hoàn thiện, nâng cấp Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc; mở rộng ứng dụng NeoARCHIVE trong toàn bộ mạng lưới lưu trữ của Bộ; xây dựng cơ chế chia sẻ dữ liệu trực tuyến nhằm giảm thiểu văn bản giấy tờ.
  6. Giải pháp về đầu tư tài chính và cơ sở vật chất: Đảm bảo nguồn ngân sách cho việc hiện đại hóa phòng họp, trang bị thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ (máy hút ẩm, quạt thông gió, hệ thống PCCC) và nâng cấp hạ tầng mạng VPNet của Bộ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và lượng hóa chi tiết các dữ liệu thực tế về hoạt động quản trị văn phòng của Bộ Khoa học và Công nghệ trong giai đoạn 2011 – 2016.

Bảng 1: Biến động nhân sự tại các đơn vị thuộc Văn phòng Bộ KH&CN (2011 – 2016)

STT Đơn vị trực thuộc 2011 2012 2013 2014 2015 2016
1 Lãnh đạo Văn phòng 4 4 4 4 4 5
2 Phòng Tổng hợp 7 7 7 7 6 6
3 Phòng Hành chính – Tổ chức 16 16 16 16 16 16
4 Phòng Lưu trữ 4 4 4 4 4 4
5 Phòng Tài vụ 5 5 5 5 5 5
6 Phòng Quản trị – Y tế 16 16 16 16 15 14
7 Phòng Lễ tân 6 7 7 7 8 9
8 Phòng Quản lý xe 16 16 16 16 14 15
9 Phòng Quản lý đầu tư xây dựng 7 7 7 8 8 7
10 Ban Quản lý Trụ sở 2 - - - 9 9 9
11 Ban Quản lý Trụ sở Bộ - - - 3 2 6
Tổng Toàn Văn phòng 77 78 78 95 91 96

Bảng 2: Thống kê số lượng văn bản đi và văn bản đến tại Bộ KH&CN (2011 – 2016)

Năm Văn bản đi (văn bản) Văn bản đến (văn bản) Tổng khối lượng văn bản
2011 7.428 8.435 15.863
2012 7.471 8.459 15.930
2013 8.228 9.637 17.865
2014 10.061 10.084 20.145
2015 10.264 10.394 20.658
2016 10.399 12.805 23.204

Dữ liệu khai thác và xử lý tài liệu lưu trữ:

  • Số lượt khai thác tài liệu lưu trữ tăng từ 800 lượt (năm 2011) lên 1.278 lượt (năm 2016), đạt mức tăng trưởng gấp 1,6 lần.
  • Đã chỉnh lý hoàn chỉnh 133 mét tài liệu của các Vụ chuyên môn và 15 mét tài liệu tài chính kế toán trong năm 2016.

Đóng góp của khóa luận so với các công trình trước đây:

  • Khác với các giáo trình mang tính lý luận chung (như của GS.TS Nguyễn Thành Độ, PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, TS. Văn Tất Thu) hoặc các công trình nghiên cứu trước đó vốn chỉ tập trung vào một nội dung hẹp (như ứng dụng CNTT của Nguyễn Thị Mơ, công tác văn thư của Vi Thị Lợi, quản lý văn thư - lưu trữ của Huỳnh Thị Hoàng Thư, Lâm Thu Hằng), khóa luận này là công trình đầu tiên khảo sát trực tiếp, toàn diện cả 7 nội dung quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ.
  • Cung cấp bức tranh thực chứng rõ nét về thực trạng quản lý văn phòng tại một cơ quan cấp Bộ, gắn liền với bối cảnh cải cách hành chính và chỉ số PAR Index.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số hạn chế gắn liền với phạm vi nghiên cứu:

  • Đề tài chỉ giới hạn khảo sát dữ liệu thực tế tại khối cơ quan Bộ Khoa học và Công nghệ trong giai đoạn 2011 – 2016, chưa thực hiện so sánh đối chiếu đa chiều với văn phòng các Bộ quản lý chuyên ngành khác.
  • Tại thời điểm nghiên cứu, do khung pháp lý về chuyển đổi số chưa hoàn thiện, việc ứng dụng CNTT vẫn tồn tại phương thức vận hành song song giữa văn bản điện tử và sổ đăng ký giấy truyền thống.

Hướng nghiên cứu tiếp theo:

  • Nghiên cứu mô hình văn phòng số hóa toàn diện không giấy tờ tại cơ quan cấp Bộ khi Chính phủ ban hành các khung quy định mới về quản lý công tác văn thư, lưu trữ điện tử.
  • Đánh giá tác động cụ thể của các mô hình quản lý điều hành văn phòng đổi mới đối với việc cải thiện thứ hạng PAR Index của các cơ quan hành chính nhà nước.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên, học viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Quản lý công, Hành chính học: Có thể sử dụng đề tài làm tài liệu tham khảo về khung lý thuyết quản trị văn phòng cơ quan cấp Bộ, phương pháp khảo sát thực tế và quy trình thu thập, xử lý số liệu hành chính.
  • Cán bộ, công chức làm công tác văn phòng tại các cơ quan hành chính nhà nước: Tham khảo trực tiếp quy trình 8 bước lập kế hoạch công tác năm, mẫu quy chế ủy quyền bằng văn bản, phương thức quản lý lịch công tác tuần và quy trình nghiệp vụ lưu trữ trên ứng dụng NeoARCHIVE.
  • Phần nội dung đáng tham khảo nhất là hệ thống bảng số liệu thống kê thực tế về cơ cấu nhân sự, khối lượng văn bản đi/đến, hồ sơ lưu trữ và các văn bản quy chế nội bộ được phân tích tại Chương 2.

Câu hỏi thường gặp

1. Vì sao tác giả lựa chọn nghiên cứu đổi mới công tác quản lý, điều hành văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ?
Do chỉ số cải cách hành chính (PAR Index) của Bộ Khoa học và Công nghệ trong các năm 2014 và 2015 đứng ở vị trí rất thấp (năm 2014 xếp thứ 19/19; năm 2015 xếp thứ 17/19 Bộ, cơ quan ngang Bộ). Việc đổi mới quản lý, điều hành công tác văn phòng là nhiệm vụ trọng tâm nhằm tháo gỡ rườm rà thủ tục, nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện thứ hạng của Bộ.

2. Cơ cấu tổ chức và quy mô nhân sự của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ năm 2016 như thế nào?
Năm 2016, Văn phòng Bộ có 96 cán bộ, công chức (50 biên chế, 46 hợp đồng lao động; gồm 12 chuyên viên chính, 35 chuyên viên và tương đương). Cơ cấu gồm Lãnh đạo Văn phòng (01 Chánh Văn phòng, 04 Phó Chánh Văn phòng), 08 phòng chuyên môn và 02 ban quản lý trụ sở. Tỷ lệ nhân sự có trình độ cử nhân trở lên đạt 59,37% (01 Tiến sĩ, 13 Thạc sĩ, 43 Cử nhân).

3. Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã triển khai những phần mềm chuyên dụng nào trong công tác văn thư, lưu trữ?
Văn phòng đã ứng dụng Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc (kiến trúc Web 3 lớp) để quản lý quy trình văn bản đi, văn bản đến và Phần mềm quản lý công tác Lưu trữ NeoARCHIVE nhằm tổ chức quản lý hồ sơ theo cây phân cấp (kho, kệ, hộp, hồ sơ), số hóa tài liệu và in thẻ chỉnh lý.

4. Khối lượng văn bản đi và đến của Bộ Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2011 – 2016 biến động ra sao?
Tổng khối lượng văn bản tăng liên tục từ 15.863 văn bản năm 2011 (7.428 văn bản đi, 8.435 văn bản đến) lên 23.204 văn bản năm 2016 (10.399 văn bản đi, 12.805 văn bản đến). Năm 2016 văn bản tăng đột biến do Bộ phải xử lý các sự kiện lớn như chương trình khởi nghiệp quốc gia và sự cố môi trường Formosa Hà Tĩnh.

5. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm của Bộ Khoa học và Công nghệ gồm những bước nào?
Quy trình gồm 8 bước: (1) Văn phòng Bộ gửi công văn yêu cầu các đơn vị đăng ký khối lượng công việc; (2) Xác định mục tiêu công tác năm; (3) Đánh giá lại nguồn lực; (4) Dự thảo kế hoạch; (5) Lấy ý kiến góp ý; (6) Hoàn thiện dự thảo trình Bộ trưởng phê duyệt; (7) Đăng ký văn bản và ban hành; (8) Thanh tra, kiểm tra, giám sát và báo cáo việc thực hiện.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Anh Thư đã hệ thống hóa sâu sắc lý luận về quản trị văn phòng cơ quan cấp Bộ và đánh giá toàn diện thực trạng quản lý, điều hành tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2011 – 2016. Thông qua hệ thống số liệu thực chứng phong phú về nhân sự, văn bản và lưu trữ, công trình đã chỉ rõ những kết quả đạt được cũng như các hạn chế ảnh hưởng đến chỉ số cải cách hành chính của Bộ. Hệ thống 6 nhóm giải pháp do tác giả đề xuất mang tính đồng bộ, khả thi, đóng góp nguồn tư liệu tham khảo có giá trị học thuật và thực tiễn cao cho ngành Quản trị văn phòng.