Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Một số khái niệm liên quan 1. Khái niệm và chức năng của văn phòng Xã hội ngày nay ngày càng phát triển, nhận thức của con người ngày càng cao chính vì vậy cũng được quan tâm và chú trọng hơn bởi lẽ văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Trong thực tế có nhiều khái niệm khác nhau về văn phòng và phản ánh một khía cạnh nào đó của thuật ngữ này. “Văn phòng theo nghĩa rộng (Văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cấp cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Văn phòng theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những công việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao.
Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại. Tuy nhiên, có thể xem xét khái niệm này một cách toàn diện như sau: “Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý hỗ trợ thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt, hiệu quả. Trên thực tế thì tùy vào thực tế ở các cơ quan tổ chức mà văn phòng có nhiều tên gọi khác nhau: Văn phòng, Phòng Hành chính, Phòng Hành chính - Tổ chức; Phòng Quản trị hành chính,… nhưng đều có các chức năng cơ bản sau: - Một là, chức năng tham mưu, tổng hợp Tham mưu, tổng hợp là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
8 Luan van Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp qua các hoạt động: tổ chức xây dựng bộ máy văn phòng, tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế cơ quan, xây dựng chương trình kế hoạch, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý. “Tại các văn phòng của các cơ quan cấp Bộ, chức năng này chủ yếu là tham mưu về mặt tổ chức điều hành công việc, tổ chức làm việc và hoạt động của cơ quan nói chung. Cụ thể như: tham mưu giúp lãnh đạo lập chương trình công tác và tổ chức thực hiện; giúp Lãnh đạo Bộ chỉ đạo và điều hành công việc của cơ quan một cách chặt chẽ, thống nhất, giúp các đơn vị,… Ngoài ra, văn phòng còn tham mưu trên một số lĩnh vực công tác có tính chất đặc thù riêng như công tác văn thư – lưu trữ, công tác kế hoạch tài chính, công tác quản trị hành chính, công tác quản trị công sở. Chức năng tổng hợp thông tin thể hiện trước hết văn phòng là đầu mỗi thông tin, đầu mối quan hệ giao dịch của cơ quan” [22; 26].
- Hai là, chức năng hậu cần Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm việc quản lý và sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả đó là chức năng hậu cần của văn phòng.
Theo tác giả Văn Tất Thu, chức năng thứ hai này đối với văn phòng cấp Bộ sẽ được gọi là chức năng quản trị hành chính “thể hiện trên các lĩnh vực công tác như: giúp lãnh đạo quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước; tổ chức và quản trị công sở; sắp xếp bố trí chỗ làm việc cho đơn vị; đảm bảo cơ sở vật chất và các điều kiện cho cán bộ, công chức trong cơ quan và các đơn vị thuộc cơ quan, chuẩn bị và tổ chức các cuộc giao ban của lãnh đạo, các cuộc họp, hội nghị của cơ quan, đơn vị, chuyến đi công tác trong và ngoài nước của lãnh đạo, tổ chức lễ tân,…” [22; 27] Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua hai chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị. Khái niệm công tác văn phòng Hiện nay khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng được rất nhiều tác giả đề cập đến với nhiều các khía cạnh khác nhau tuy nhiên khái niệm “công tác văn phòng” 9 Luan van ít được đề cập đến trong các cuốn sách chuyên ngành. Trong cuốn “Quản trị văn phòng” của tác giả Nguyễn Thành Độ: “Ở mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều bộ phận mà mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn độc lập với nhau; song để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, các bộ phận đều phải thực hiện chức năng văn phòng.
Theo tác giả Nguyễn Toàn Thắng: “Trên thế giới, người ta gọi tất cả các hoạt động hỗ trợ cho lãnh đạo trong việc thu thập thông tin, xử lý thông tin, đưa ra các quyết định nhanh chóng, kịp thời đồng thời những lao động cung ứng, dịch vụ cho cơ quan đó là công tác hành chính văn phòng”. 5 Trong khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” của tác giả Ngô Thị Diên – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì cho rằng “Công tác văn phòng là một chỉnh thể bao gồm các hoạt động tổ chức, quản lý, điều hành và thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng nhằm duy trì các chức năng của văn phòng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo được đạt kết quả như mong muốn” [7; 20]. Từ việc tiếp thu kết quả các nghiên cứu trước và những kiến thức mà cá nhân tác giả tích lũy được, tác giả mạnh dạn đưa ra khái niệm công tác văn phòng như sau: Công tác văn phòng là một chỉnh thể các hoạt động bao gồm các công việc liên quan đến việc thực chức năng, nhiệm vụ của văn phòng hướng tới mục tiêu chung của tổ chức. Khái niệm quản lý, điều hành công tác văn phòng Nhiều nhà khoa học khác nhau nghiên cứu về quản lý và họ đã đưa ra đã đưa ra rất nhiều quan điểm khác nhau về quản lý: F.W Taylor cho rằng: “Quản lý là hoàn thành công việc của mình thông qua người khác và biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất” (Tiếp cận theo trường phái quản lý khoa học) [21; 10].
Trần Ngọc Liêu khát quát các quan điểm về quản lý qua các thời kỳ như sau: “Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền lực và theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi” [21; 12]. Từ đó có thể đưa ra khái niệm: “Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng 5 Bài viết “Công tác văn phòng ở cơ quan, đơn vị”, Trang thông tin điện tử Trường Chính trị Phạm Hùng tỉnh Vĩnh Long 10 Luan van đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, thời cơ của tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra trong môi trường luôn biến động”. Theo cuốn “Từ điển Tiếng Việt” của Viện Ngôn ngữ học thì “Điều hành là điều khiển mọi bộ phận và quy trình hoạt động chung” [26; 316]. Ngoài ra, điều hành được hiểu là “một loại hình hoạt động xã hội quan trọng của con người trong cộng đồng nhằm mục đích xác định mục tiêu và tổ chức thực hiện các mục tiêu mà những người trong cộng đồng, trong xã hội đặt ra.
Hoạt động này được thể hiện qua sự tác động qua lại giữa người lãnh đạo, quản lý và cá nhân, tập thể dưới quyền, chịu sự lãnh đạo, quản lý [23; 154]. Trên cơ sở nội hàm về quản lý, điều hành, tác giả mạnh dạn đưa ra khái niệm quản lý, điều hành công tác văn phòng như sau: “Quản lý, điều hành công tác văn phòng là các hoạt động chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, động viên các bộ phận, cá nhân trong văn phòng thực hiện các công việc của văn phòng theo các thức, trình tự nhất định nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, hướng tới mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. Ý nghĩa, tầm quan trọng của hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng đối với hoạt động của cơ quan cấp Bộ Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, đơn vị. Các cơ quan dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình khâu đầu tiên phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi vì văn phòng là bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan.
Văn phòng là nơi hình thành bộ nhớ của lãnh đạo, đồng thời là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý. Trong thời đại bùng nổ thông tin, tất cả các cơ quan đều rất quan tâm đến việc thu thập, xử lý, tổng hợp và sử dụng thông tin để ra các quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho tổ chức. Yếu tố quyết định đến sự thành bại của tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin là yếu tố sống còn. Hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng nên có thể coi văn phòng là bộ máy điều hành, tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý, điều hành của lãnh đạo.