Chương 1 và kết quả khảo sát thực trạng tại Chương 2 chúng tôi sẽ đề xuất giải pháp nhằm từng bước chuẩn hoá quy trình quan lý hồ so, tai liệu hình thành từ hoạt động của UBND cấp quận trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VE CHUAN HÓA QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÒ SƠ, TÀI LIỆU 1. Các khái niệm liên quan 1. Khát niệm “quy trình quan lý hỗ sơ tài liệu ” 1.
Thuật ngữ “tài liệu ” Có nhiều định nghĩa khác nhau về “tài liệu”. Song, trong phạm vi của đề tài, tác giả định nghĩa “tài liệu” theo Khoản 2, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 như sau: “Tai liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tô chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm: Văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản dé, công trình nghiên cứu, số sách, biểu thống kê; âm bản, dương ban phim, anh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; ban thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; số công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác [11]. Tài liệu, theo cách hiểu của ISO, là loại văn bản pháp quy hoặc có tính pháp quy, dùng làm căn cứ để xử lý, giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tô chức.
Như vậy, văn bản, bản vẽ, hình ảnh, cuốn phim, số sách.đều được xem là các dang tài liệu hình thành trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức, những vật mang tin được xem là tài liệu. Mỗi cơ quan sẽ phát sinh hình thành các loại hình tài liệu khác nhau, mỗi tài liệu có tính chất, nội dung khác nhau. Thuật ngữ “hỗ sơ” Trong phạm vi cua đề tài, khái niệm của hồ sơ được hiểu theo định nghĩa tại Khoản 10, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 thì “H6 sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ cua cơ quan, tô chức, cá nhân” [11]. 10 Theo Từ điển Tiếng Việt do Hoàng Phê chủ biên (2013), hồ sơ được hiểu là “tập hợp tài liệu có liên quan với nhau về một người, một sự việc hay một vấn đề” [9, tr609].
Khoản 14, Điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ban hành ngày ngày 05 tháng 3 năm 2020 định nghĩa: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tai liệu có liên quan với nhau về một van đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vu của cơ quan, tô chức, cá nhân” [3]. Như vậy, hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc, là sản phẩm của toàn bộ quá trình giải quyết công việc, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao của mỗi cơ quan, tô chức, cá nhân thực hiện lập hồ sơ tương ứng. Hiện nay, hồ sơ được phân loại thành các loại phố biến như sau: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ chuyên nganh. Hồ sơ công việc: là sau khi giải quyết một công việc, tập hợp tất cả các văn bản liên quan đến công việc đó, tạo lập thành một hồ sơ hoàn chỉnh, thể hiện đầy đủ các tiễn trình xử lý công việc, tài liệu hình thành trong quá trình xử lý công việc.
Hỗ sơ nguyên tắc: là những văn bản quy phạm pháp luật, là tập hợp những văn bản quy định, những căn cứ pháp lý để giải quyết công việc, tham mưu ban hành các văn ban của cơ quan và những hồ sơ này có thé được loại hủy sau khi văn bản hết hiệu lực. Hồ sơ nhân sự là những văn bản liên quan đến một cá nhân như hồ sơ gốc của ông Nguyễn Văn A, của ông Nguyễn Văn B. Tại tập hồ sơ sẽ tập hợp tất cả các văn bản liên quan đến cá nhân ông A, B như quyết định nâng lương: lý lịch, các văn bằng chứng chỉ. các văn bằng, giấy tờ liên quan đến cá nhân đó từ lúc công tác đến lúc chuyên công tác, nghĩ hưu, thôi việc.
Hồ sơ chuyên ngành là hồ sơ điều tra các vụ án của cơ quan công an, hồ sơ truy t6 của Viện Kiểm sát nhân dân, hồ sơ bệnh án của các bệnh viện. 11 Hiện nay, một hình thức hồ sơ đang được quan tâm và triển khai tại các địa phương đó là hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử, giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ điện tử cơ quan. Hồ sơ điện tử sẽ là tập hợp các văn bản, tài liệu điện tử vào hồ sơ. Tuy nhiên tại phạm vi nghiên cứu của luận văn này, tác giả chỉ dé cập đến hé sơ giấy.
Vậy, hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau, các văn bản có tính pháp lý có mối quan hệ mật thiết với nhau, là những kết qua sau quá trình làm việc, những sản phẩm cũng như tiến trình giải quyết công việc đó, là những tài liệu hình thành trong quá trình xử lý công việc, hồ sơ bao hàm các tài liệu liên quan. Quản lý hồ sơ, tài liệu Theo Giáo trình quản lý học đại cương của Học viện Hành chính quốc gia (2010): “Quản lý là một hoạt động khách quan nảy sinh khi cần có nỗ lực tập thé dé thực hiện một mục tiêu chung” [8, tr7]. Theo Giáo trình “Kỹ năng lãnh đạo, quản lý”, tài liệu bồi dưỡng của Trường Đại học Khoa học và Xã hội nhân văn (2015) [13, tr 14] thì: “Về học thuật, quản lý là khái niệm rộng về phạm vi và phức tạp về nội hàm. Có nhiều khái niệm khác nhau về quản lý, ví dụ: Quản lý là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua những người khác”(Mary Parker Foller, 1923).
Quản lý là quá tình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công việc của các thành viên trong tô chức, sử dụng các nguồn lực sẵn có để đạt được mục tiêu của tổ chức” (Stoner, 1995)”. Theo Từ điển Tiếng Việt do Hoàng Phê chủ biên (2013), Quản lý là “ là t6 chức và điều hành các hoạt động theo yêu cầu nhất định” [9; tr 1032]. Theo Giáo trình Quản lý hành chính nhà nước va quản lý ngành giáo dục và đảo tạo [7, tr54] thì Quản lý được hiểu là “ Thuật ngữ được xem xét ở hai góc độ: 12 - Theo góc độ chính trị, xã hội, quản lý được hiểu là sự kết hợp giữa tri thức với lao động. Vận hành sự kết hợp này cần có một cơ chế quản lý phù hợp.
Cơ chế đúng, hợp lý thì xã hội phát triển, ngược lại thì xã hội phát triển chậm hoặc rối ren. - Theo góc độ hành động, quản lý được hiểu là chỉ huy, điều khiến, thi hành”. Quan lý là dùng dé chi các hoạt động thé hiện có ý thức của con người nhằm sắp xếp tô chức, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra. các quá trình xã hội và hoạt động của con người để hướng chúng phát triển phù hợp với quy luật xã hội, dat được mục tiêu, xác định theo ý chí của nhà quản lý với chi phí thấp nhất.
Tóm lại, quản lý là hoạt động được bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác, có sự chỉ huy phối hợp, điều hành, kiểm tra, điều chỉnh để phát huy tối đa các nguồn lực trong tô chức nhăm dat được mục tiêu dé ra, đồng thời được tổ chức thông qua tô chức và quyền uy. Quản lý hồ sơ, tài liệu là việc chỉ đạo, hướng dẫn các hoạt động liên quan đến hồ sơ, tài liệu của toàn cơ quan, nhằm đạt được mục tiêu đề ra, giúp phát huy toàn vẹn giá trị lưu trữ của tài liệu, phục vụ cho hoạt động của cả cơ quan. Quan lý hồ sơ, tài liệu là tong hợp các biện pháp của chủ thé là nhà quản lý nhăm tổ chức, sắp xếp hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của mình theo đúng quy định pháp luật. Có thê thấy, các khái niệm trên đều thống nhất quan điểm cho rằng quản lý xuất hiện do nhu cầu của con người; bắt nguồn từ sự phân công và hợp tác, phối hợp trong lao động; quan lý chỉ xuất hiện khi có tổ chức và tô chức là nền tảng của hoạt động quản lý; mục đích của quản lý là chỉ huy, điều hành, kiểm tra, điều chỉnh để phát huy tốt các nguồn lực trong tổ chức nhằm dat được mục tiêu; quản lý được thực hiện thông qua tô chức và quyền uy (trong đó “tô chức” dé phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ của những người tham gia và “quyền uy” giúp chủ thé quản lý điều khiển, chỉ đạo, bắt buộc đối tượng bị quản lý thực hiện các yêu cầu, mệnh lệnh).
13 Các yếu tố của quản lý bao gồm chủ thé quản lý, đối tượng quản lý, công cụ quản lý, mục tiêu quản lý, nguyên tắc quản lý và nội dung quản lý. Các yếu tố này luôn có mối quan hệ và tác động qua lại lẫn nhau. Quy trình quản by hồ sơ, tài liệu Theo Từ điển Tiếng việt cho răng “Quy trình là trình tự phải tuân theo dé tiến hành một công việc nao đó” [9, tr 1071]. Quy trình là trình thực (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động, một nhiệm vụ cụ thé.
Quy trình có thể được ban hành và áp dụng trong nội bộ hoặc xây dựng áp dụng theo Bộ tiêu chuẩn Iso và được một tổ chức có uy tín đánh giá công nhận. Như quy trình quản lý văn bản, quy trình bổ nhiệm. Quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu là trình tự, cách thức nhằm chỉ đạo, hướng dẫn các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến hồ sơ, tài liệu của toan cơ quan, nhằm đạt được mục tiêu kiểm soát, hoàn thiện và thu thập đầy đủ, chính xác hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Đó chính là tiền đề cho việc bảo quản, bảo vệ an toàn và phát huy toàn ven giá tri lưu trữ của tai liệu, phục vụ cho hoạt động của cả cơ quan, tô chức.
Quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu được bắt đầu từ khi tài liệu hình thành đến khi tài liệu được đưa vào Lưu trữ dé khai thác, sử dụng hoặc xem xét tiêu hủy, nếu hết giá trị sử dụng.