Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hiện đại hóa hành chính công, công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan nhà nước giữ vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả quản trị và minh bạch thông tin. Tại thành phố Đà Nẵng, với 7 quận và 2 huyện, công tác này càng trở nên cấp thiết nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội và hội nhập quốc tế. Theo khảo sát trong giai đoạn 2018-2022, việc quản lý hồ sơ, tài liệu tại UBND cấp quận còn tồn tại nhiều hạn chế như chưa chuẩn hóa quy trình, thiếu đồng bộ trong thực hiện và chưa phát huy tối đa giá trị lưu trữ. Mục tiêu nghiên cứu là chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu tại UBND cấp quận thuộc thành phố Đà Nẵng, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu sai sót và tăng cường trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức liên quan. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hồ sơ giấy tại các UBND quận trên địa bàn thành phố trong vòng 5 năm gần đây. Kết quả nghiên cứu dự kiến góp phần xây dựng bộ quy trình chuẩn, làm cơ sở pháp lý và thực tiễn cho công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, đồng thời hỗ trợ đánh giá hiệu quả công việc và nâng cao chất lượng phục vụ hành chính công.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết quản lý hành chính và quản trị văn phòng, trong đó có:

  • Lý thuyết quản lý: Quản lý được hiểu là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm sử dụng hiệu quả các nguồn lực để đạt mục tiêu tổ chức. Quản lý hồ sơ, tài liệu là hoạt động chỉ đạo, hướng dẫn các công việc liên quan đến hồ sơ nhằm phát huy giá trị lưu trữ và phục vụ công tác quản lý.

  • Khái niệm hồ sơ và tài liệu: Hồ sơ là tập hợp các tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Tài liệu bao gồm văn bản, bản vẽ, phim ảnh, tài liệu điện tử... có giá trị pháp lý và nghiệp vụ.

  • Chuẩn hóa quy trình: Là việc xây dựng các quy trình, quy định làm chuẩn để thực hiện công việc một cách thống nhất, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả và tạo cơ sở đánh giá kết quả công việc.

Các khái niệm chính bao gồm: quy trình quản lý hồ sơ, chuẩn hóa quy trình, trách nhiệm quản lý hồ sơ, các bước lập hồ sơ (mở hồ sơ, thu thập tài liệu, kết thúc hồ sơ), và các quy trình nghiệp vụ liên quan đến văn bản đến, văn bản đi, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng các phương pháp sau:

  • Khảo sát: Thu thập dữ liệu thực trạng quản lý hồ sơ, tài liệu tại UBND các quận trên địa bàn Đà Nẵng trong giai đoạn 2018-2022 thông qua bảng hỏi, phỏng vấn và quan sát thực tế.

  • Thống kê: Xử lý số liệu thu thập được để đánh giá mức độ thực hiện các quy trình, phân loại hồ sơ, và hiệu quả quản lý.

  • So sánh: Đối chiếu kết quả thực hiện giữa các quận, so sánh với các tiêu chuẩn ISO và các quy định pháp luật hiện hành nhằm xác định điểm mạnh, điểm yếu.

  • Phân tích tổng hợp: Đánh giá toàn diện các dữ liệu, rút ra nhận xét khoa học và đề xuất giải pháp phù hợp với thực tiễn.

Cỡ mẫu khảo sát bao gồm các cán bộ, công chức làm công tác văn thư lưu trữ và quản lý hồ sơ tại 7 quận của thành phố Đà Nẵng. Phương pháp chọn mẫu theo phương pháp thuận tiện và có trọng điểm nhằm đảm bảo tính đại diện và độ tin cậy của dữ liệu.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tỷ lệ phổ biến văn bản chỉ đạo, hướng dẫn đạt khoảng 85% tại các UBND quận, thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo trong việc triển khai công tác quản lý hồ sơ, tài liệu. Tuy nhiên, việc phổ biến chưa đồng đều giữa các quận, có quận đạt trên 90%, quận khác chỉ khoảng 75%.

  2. Chỉ 60% các quận đã xây dựng đầy đủ các quy trình nghiệp vụ liên quan đến quản lý hồ sơ, trong đó quy trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ được thực hiện tốt nhất, đạt 70%. Các quy trình như chỉnh lý tài liệu trong kho, khai thác sử dụng tài liệu còn nhiều hạn chế, chỉ đạt khoảng 50%.

  3. Trách nhiệm quản lý hồ sơ chưa được phân định rõ ràng ở 40% đơn vị, dẫn đến tình trạng hồ sơ bị thất lạc hoặc lưu trữ không đúng quy định. Việc giao nhiệm vụ cho các cá nhân và bộ phận còn chồng chéo, gây khó khăn trong kiểm tra, đánh giá.

  4. Việc kiểm tra, đánh giá và xây dựng chế độ khen thưởng, kỷ luật trong quản lý hồ sơ chỉ đạt khoảng 55%, chưa tạo được động lực mạnh mẽ cho cán bộ thực hiện công tác văn thư lưu trữ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên là do thiếu sự chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu, dẫn đến việc thực hiện không đồng bộ và hiệu quả thấp. So với các nghiên cứu trong ngành quản trị văn phòng, kết quả này tương đồng với thực trạng chung tại nhiều địa phương khác, nơi mà công tác chuẩn hóa quy trình chưa được chú trọng đúng mức.

Việc phổ biến văn bản chỉ đạo đạt tỷ lệ cao cho thấy sự quan tâm của lãnh đạo, nhưng chưa đi sâu vào thực chất do thiếu các quy trình nghiệp vụ chi tiết và sự phân công trách nhiệm rõ ràng. Điều này ảnh hưởng đến chất lượng lập hồ sơ và bảo quản tài liệu, gây khó khăn trong tra cứu và sử dụng sau này.

Kết quả kiểm tra, đánh giá chưa hiệu quả cũng làm giảm động lực thực hiện công tác văn thư lưu trữ, đồng thời làm giảm khả năng phát hiện và khắc phục kịp thời các sai sót. Việc áp dụng các tiêu chuẩn ISO trong quản lý hồ sơ còn hạn chế, chưa được triển khai rộng rãi.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ thực hiện các quy trình nghiệp vụ tại từng quận, bảng so sánh mức độ phân định trách nhiệm quản lý hồ sơ giữa các đơn vị, và biểu đồ tròn về tỷ lệ kiểm tra, đánh giá và khen thưởng trong công tác quản lý hồ sơ.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và ban hành bộ quy trình chuẩn hóa quản lý hồ sơ, tài liệu tại UBND cấp quận, bao gồm các quy trình nghiệp vụ từ tiếp nhận văn bản đến tiêu hủy tài liệu. Mục tiêu đạt 100% quận có quy trình chuẩn hóa trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Nội vụ phối hợp Văn phòng UBND quận.

  2. Tăng cường phổ biến, tập huấn và hướng dẫn thực hiện các quy định, quy trình quản lý hồ sơ thông qua các lớp đào tạo định kỳ, hội thảo chuyên đề và tài liệu hướng dẫn điện tử. Mục tiêu nâng tỷ lệ phổ biến lên trên 95% trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Sở Nội vụ và các UBND quận.

  3. Phân định rõ trách nhiệm quản lý hồ sơ cho từng cá nhân, bộ phận và xây dựng hệ thống kiểm tra, đánh giá định kỳ. Mục tiêu giảm thiểu sai sót và thất lạc hồ sơ xuống dưới 5% trong năm đầu tiên. Chủ thể thực hiện: Lãnh đạo UBND quận và Trưởng phòng Nội vụ.

  4. Xây dựng chế độ khen thưởng, kỷ luật cụ thể cho công tác quản lý hồ sơ, tài liệu nhằm tạo động lực cho cán bộ thực hiện tốt nhiệm vụ. Mục tiêu hoàn thiện chính sách trong 9 tháng và áp dụng từ năm tiếp theo. Chủ thể thực hiện: UBND thành phố phối hợp Sở Nội vụ.

  5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ, tài liệu, hướng tới xây dựng hồ sơ điện tử và lưu trữ điện tử, giảm thiểu hồ sơ giấy. Mục tiêu đạt tối thiểu 50% hồ sơ được số hóa trong 2 năm tới. Chủ thể thực hiện: Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp UBND các quận.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo UBND các cấp: Giúp hiểu rõ tầm quan trọng và phương pháp chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ, từ đó chỉ đạo và phân công nhiệm vụ hiệu quả.

  2. Cán bộ, công chức làm công tác văn thư lưu trữ: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về quy trình nghiệp vụ, trách nhiệm và kỹ năng quản lý hồ sơ, tài liệu.

  3. Chuyên gia, nhà nghiên cứu trong lĩnh vực quản trị văn phòng và hành chính công: Là tài liệu tham khảo để phát triển các nghiên cứu tiếp theo về quản lý hồ sơ và chuẩn hóa quy trình.

  4. Các đơn vị đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công chức: Sử dụng làm giáo trình, tài liệu giảng dạy về quản lý văn thư lưu trữ và chuẩn hóa quy trình hành chính.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao cần chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu?
    Chuẩn hóa giúp tạo ra quy trình thống nhất, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả công việc và tạo cơ sở đánh giá chất lượng công tác quản lý hồ sơ.

  2. Quy trình quản lý hồ sơ gồm những bước nào?
    Bao gồm mở hồ sơ, thu thập tài liệu vào hồ sơ, kết thúc hồ sơ, chỉnh lý tài liệu trong kho, khai thác sử dụng tài liệu, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

  3. Ai chịu trách nhiệm chính trong quản lý hồ sơ tại UBND cấp quận?
    Lãnh đạo cơ quan chịu trách nhiệm toàn diện; Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Nội vụ tham mưu và tổ chức thực hiện; cán bộ văn thư lưu trữ trực tiếp quản lý hồ sơ; các đơn vị chuyên môn và cá nhân có trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ.

  4. Các văn bản pháp luật nào quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu?
    Luật Lưu trữ 2011, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, Nghị định 01/2013/NĐ-CP, Chỉ thị 35/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ, cùng các thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ và văn bản chỉ đạo của UBND thành phố Đà Nẵng.

  5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ trong thời đại số?
    Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng hồ sơ điện tử, đào tạo cán bộ về kỹ năng số, đồng thời chuẩn hóa quy trình để đảm bảo tính chính xác và đồng bộ trong quản lý.

Kết luận

  • Luận văn khẳng định sự cần thiết của việc chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu tại UBND cấp quận thành phố Đà Nẵng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ công tác hành chính.
  • Đã phân tích cơ sở lý luận, pháp lý và thực trạng quản lý hồ sơ, tài liệu trong 5 năm gần đây, chỉ ra những hạn chế và nguyên nhân chủ yếu.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể gồm xây dựng quy trình chuẩn hóa, tăng cường phổ biến, phân định trách nhiệm rõ ràng, xây dựng chế độ khen thưởng và ứng dụng công nghệ thông tin.
  • Kết quả nghiên cứu có thể làm cơ sở cho các cơ quan nhà nước trong việc hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động hành chính công.
  • Khuyến nghị các UBND quận và Sở Nội vụ triển khai thực hiện các giải pháp trong vòng 1-2 năm tới để đạt hiệu quả bền vững.

Hành động tiếp theo: Các cơ quan liên quan nên tổ chức hội thảo, tập huấn và xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết dựa trên các đề xuất của luận văn nhằm chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu một cách hiệu quả và đồng bộ.