Chương 1, trong Chương 2, tác giả tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng chuẩn hóa tô chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội; Chi ra một số hạn chế và các nguyên nhân cơ bản của việc chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Chương 3: Một số giải pháp tiếp tục chuẩn hóa tô chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tông công ty Điện lực TP Hà Nội. Từ những phân tích về kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân của thực trạng chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội đã được trình bày ở chương 2, trong chương 3 luận văn đề xuất một số giải pháp sau: Nâng cao nhận thức về chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ trong toàn Tổng công ty; Ra soát lại toàn bộ các Quy chế, Quy định, Hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ tại khối cơ quan Tổng công ty và các đơn vi trực thuộc; Nghiên cứu ban hành thêm những Quy định va Hướng dẫn mới; Tiếp tục tăng cường việc phô biến, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá. Ngoài ra, cũng trong chương này, luận văn đã đưa ra một số kiến nghị đối với Tổng công ty với mong muốn day mạnh việc chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, doanh nghiệp nói chung và Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội nói riêng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Tổng công ty Điện lực trong thời gian tới.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LY VE CHUAN HÓA TO CHỨC QUAN LÝ CONG TAC VAN THU - LƯU TRU’ 1. Những khái niệm cơ bản được sử dung trong luận văn 1. Công tác van thw Văn thư là một từ Hán Việt, dùng dé chỉ các loại văn ban, giấy tờ hình thành các cơ quan, tổ chức nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh.) dé phục vụ cho quản ly, điều hành công việc chung. Hiện nay, văn bản trở thành một công cụ quan trọng được các cơ quan, to chức hay doanh nghiệp dùng dé truyền đạt quyết định quản lý va các thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành.
Công tác văn thư đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức và được quy định một cách hệ thống trong nhiều các văn bản quy phạm pháp luật. Quan niệm về công tác văn thư được sử dụng trong các quy định pháp lý và trong lý luận khá thống nhất. Theo đó, công tác văn thư được hiểu là hoạt động bao gồm các công việc như soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. (theo điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP) Trong khuôn khô luận văn nay, chúng tôi cũng sử dụng khái niệm công tác văn thư như cách hiểu nói trên.
Công tác lưu trĩ: Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tô chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân dé làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết. Công tác lưu trữ là một nhiệm vụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý của bộ máy nhà nước. Về khái niệm công tác lưu trữ, chúng tôi sử dụng định nghĩa của các tác giả Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Hàm trong giáo trình Văn bản và Lưu 13 trữ học đại cương như sau: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới viéc tổ chức khoa học, bao quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các tổ chức, cá nhân. Tổ chức quan lý công tác văn thu, lưu trữ Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ là nhiệm vụ của các cơ quan, doanh nghiệp, nhằm thiết lập bộ máy, bồ trí nhân sự, ban hành các quy định về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ, đảm bảo cơ sở vật chất và kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện.
Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ là trách nhiệm của các nhà quan trị văn phòng, nhằm đưa công tac này đi vào né nếp, thống nhất và hiệu quả. Hoạt động này khác với hoạt động nghiệp vụ, thuộc trách nhiệm của các cán bộ chuyên môn (nhân viên văn thư, lưu trữ) Dưới góc độ quản trị văn phòng, luận văn này tập trung vào các biện pháp tô chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ, nên không đi sâu về hoạt động nghiệp vụ. Chuẩn hóa và chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ 1. Chuẩn hóa: Chuẩn hóa được sử dụng trong hầu hết các ngành, lĩnh vực như kỹ thuật, dịch vụ, du lịch, môi trường.
Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về chuẩn hóa: - Theo Trần Văn Chánh (1999), “chuẩn” là căn cứ mẫu mực, “hóa” là biến đôi, thay đồi, hướng tới [5, dẫn theo http://hvdic. - Theo Nguyễn Như Ý (1999), chuẩn hóa là xác lập chuẩn mực. trong đó, chuẩn được hiểu là cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, để làm mẫu hoặc tiêu chuẩn được định ra: chuẩn quốc gia, chuan quốc tế [35, dẫn theo http://hvdic. 14 Từ những định nghĩa trên, trong luận văn này, nội hàm của thuật ngữ “Chuan hóa” được tác giả sử dung bao gồm các van dé sau: [14; 202] - Tạo ra (xây dựng, ban hành hoặc công bố) các chuẩn mực; - Phổ biến, hướng dẫn những chuẩn mực đó tới các đối tượng có liên quan; - Kiểm tra, giám sát và đánh giá, xử lý kết quả thực hiện theo các chuẩn mực đã được ban hành; - Điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực cần thiết.
Hiện nay, chuẩn mực được áp dụng trong các cơ quan, doanh nghiệp thường gồm ba mức độ: tiêu chuẩn, quy chuẩn (do nhà nước ban hành) và các quy chế, quy định, quy trình (gọi tắt là quy phạm nội bộ) do chính các cơ quan, tô chức ban hành - Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn dé phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này (Luật Tiêu chuẩn và Quy chuan năm, 2006). - Quy chuẩn là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế — xã hội phải tuân thủ (Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn năm, 2006). - Quy phạm nội bộ (bao gom các Quy chế, Quy định, Quy trình) do từng cơ quan, tô chức, doanh nghiệp ban hành dé thực hiện các tiêu chuẩn, quy chuẩn của nha nước, đồng thời, đặt ra những chuẩn mực cụ thê cho các hoạt động của chính cơ quan, doanh nghiệp. Trong lĩnh vực quan lý hành chính, do đặc thù riêng, nên nhiều chuẩn mực khó tách bạch thành tiêu chuẩn và quy chuẩn [14; 202-203].
Vì vậy, trong luận văn này, tác giả không đi sâu vào mức độ chuẩn hóa ở dạng tiêu chuẩn, quy chuẩn mà tập trung vào các quy chế, quy định, quy trình liên 15 quan đến tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ do chính doanh nghiệp ban hành và áp dụng. Thông qua các quy chế, quy định, quy trình và kết quả thực hiện trong thực tế, chúng ta có thé đánh giá được tình hình và hiệu quả của việc chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp. Chuẩn hóa tổ chức quản lý công tac văn thư, luu trữ : Chuẩn hóa trở thành hoạt động có tính chất thường xuyên của văn phòng nói chung và các hoạt động của văn phòng nói riêng. Với vi trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, chuẩn hóa đối với hoạt động này là rất cần thiết.
Xuất phát từ cách hiểu các khái niệm cơ bản (Công tác văn thư, công tác lưu trữ và chuân hóa) ở trên, “chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn thư, hưu trữ” được hiểu là các biện pháp của cơ quan, doanh nghiệp nhằm: (1) chuẩn hóa hoạt động tô chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ và (2) chuẩn hóa các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ. Hiện nay, các nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đã được Nhà nước quy định và chuẩn hóa tương đối tốt, nên các cơ quan, doanh nghiệp có thê căn cứ vào đó dé thực hiện. Tuy nhiên, hoạt động tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ hầu như mới được chuẩn hóa một phần đối với các cơ quan quản lý nhà nước trong lĩnh vực này và chủ yếu là quy định các nguyên tắc chung. Vì vậy, việc tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của từng cơ quan, doanh nghiệp chủ yếu phải do chính các chủ thé này quy định và chuẩn hóa (trên nguyên tắc không được trái với các quy định của nhà nước).
Từ những phân tích trên, trong luận văn này, khái niệm “chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn thu, lưu trữ” được hiểu là: “các biện pháp của cơ quan, doanh nghiệp nhằm thiết lập bộ máy, bồ trí nhân sự, ban hành các quy định về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ, đảm bảo cơ sở vật chất và kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện ”. Mục đích, ý nghĩa của việc chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ Chuẩn hóa tô chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ hướng tới những mục đích sau: Thứ nhất, chuân hóa tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ là yếu tố quan trọng tạo ra nề nếp và sự 6n định trong công tác văn thư, lưu trữ. Nếu chuẩn hóa được van đề này sẽ tao sự thống nhất trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Không những vậy, chuẩn hóa tổ chức quan lý công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ.
Ví dụ: Hiện nay Nhà nước Việt Nam và các cơ quan đã ban hành quy định về thể thức văn bản (theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư).