CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN 1. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 1. Khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ, nguyên tắc của kế toán vốn bằng tiền 1. Khái niệm vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là một phần của tài sản lưu động trong Doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất.
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi ngân hàng, Kho bạc Nhà nước và các khoản tiền đang chuyển (kể cả ngoại tệ, vàng bạc đá quý,. Vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí. Đặc điểm, phân loại vốn bằng tiền a. Đặc điểm Trong quá trình kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm các loại vật tư hàng hóa phục vụ cho nhu cầu kinh doanh.
Đồng thời vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền đòi hỏi Doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ do vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao, nên nó là đối tượng của gian lận và sai sót. Vì vậy việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý thống nhất của Nhà nước chẳng hạn: lượng tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thỏa thuận theo hợp đồng thương mại… b. Phân loại Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền được phân chia thành: 4 + Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu.
Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức với toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. + Ngoại tệ: là loại tiền phù hiệu. Đây là loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam như: đồng Đô la Mỹ (USD), đồng tiền chung Châu Âu (EURO), đồng yên Nhật (JPY)… Theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của Doanh nghiệp bao gồm các khoản sau: + Tiền mặt: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của Doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong kinh doanh. + Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý mà doanh nghiệp đang gửi trong tài khoản của Doanh nghiệp tại Ngân hàng.
Nguyên tắc hạch toán của vốn bằng tiền Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại Doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của Doanh nghiệp. Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ.
Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc: + Bên Nợ các khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. + Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền. Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, Doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân 5 hàng thương mại nơi Doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền 6 Kiểm tra tường xuyên tình hình thực hiện chế độ sử dụng và quản lý vốn bằng tiền, kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng.
Giám sát tình hình thực hiện kế toán thu chi các loại vốn bằng tiền, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và có hiệu quả cao. Phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. Kế toán tiền mặt 1. Nguyên tắc chế độ lưu thông tiền mặt Việc quản lí tiền mặt phải dựa trên chế độ và thể lệ của Nhà nước đã ban hành, phải quản lí chặt chẽ cả hai mặt thu và chi, đồng thời tập trung nguồn tiền vào ngân hàng Nhà nước nhằm điều hòa tiền tệ trong lưu thông, tránh lạm phát và bội chi ngân sách, kế toán phải thực hiện các nguyên tắc sau: Tài khoản 111 – Tiền mặt dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ.
Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ. Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh của các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của kế toán tiền mặt trong Doanh nghiệp a.
Khái niệm 7 Kế toán tiền mặt là công việc theo dõi mọi hoạt động liên quan đến thu, chi tiền mặt tại quỹ, theo dõi tồn quỹ hàng ngày từ đó để có hướng chuẩn bị dòng tiền cho việc hoạt động kinh doanh nội bộ. Đặc điểm Công ty luôn giữ một lượng tiền nhất định để phục vụ chi tiêu hàng ngày và đảm bảo cho hoạt động của Công ty không bị gián đoạn. Tại Công ty, chỉ những nghiệp vụ phát sinh không lớn mới thanh toán bằng tiền mặt. Hạch toán vốn bằng tiền do thủ quỹ thực hiện và được theo dõi hàng ngày.
Tiền mặt của Công ty tồn tại chủ yếu dưới dạng đồng nội tệ và rất ít dưới dạng đồng ngoại tệ. Chứng từ và sổ sách sử dụng Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Biên lai thu tiền Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý) Sổ quỹ tiền mặt Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt Sổ chi tiết tài khoản 111 Sổ cái tài khoản 111 1. Tài koản sử dụng Để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, kế toán sử dụng Tài khoản 111 - “Tiền mặt”, tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc… nhập quỹ. 8 - Số tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê.
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái tăng do đánh giá lại cuối kỳ. Bên Có: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc… xuất quỹ. - Các khoản tiền mặt phát hiện thiếu khi kiểm kê. - Chênh lệch tỷ giá hối đoái giảm do đánh giá lại cuối kỳ.
Số dư bên Nợ: Số tiền mặt tồn quỹ hiện có Tài khoản 111 – Tiền mặt, có 2 tài khoản cấp 2: + Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam + Tài khoản 1112 – Ngoại tệ Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 112, TK 133, TK 152, TK 156, TK 211, TK 331,… 1. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu * Kế toán các khoản thu, chi tiền mặt bằng tiền Việt Nam.1: Kế toán các khoản phải thu, chi tiền mặt bằng tiền Việt Nam * Kế toán các khoản thu, chi tiền mặt bằng ngoại tệ Sơ đồ 1.2: Kế toán tiền mặt (ngoại tệ) 10 1. Kế toán tiền gửi ngân hàng 1. Khái niệm kế toán tiền gửi ngân hàng Tiền gửi ngân hàng là số vốn bằng tiền của doanh nghiệp đang gửi tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc các Công ty tài chính bao gồm tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ, vàng bạc đá quý,… 1.
Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng 11 Tài khoản tiền gửi ngân hàng dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại Ngân hàng của doanh nghiệp. Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 “tiền gửi Ngân hàng” là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi,…). Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời.
Cuối tháng, chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê. Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở Ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. Chứng từ, sổ sách sử dụng - Giấy báo Nợ, giấy báo Có - Lệnh thanh toán - Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi - Séc chuyển khoản - Séc tiền mặt - Séc bảo chi - Sổ phụ ngân hàng (bảng sao kê) - Sổ tiền gửi ngân hàng - Sổ chi tiết tài khoản 112 - Sổ cái tài khoản 112 - Các sổ liên quan khác 1. Tài khoản sử dụng Để phản ánh tình hình tăng giảm và số hiện có về các tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp kế toán sử dụng Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”.
TK 112 có kết cấu như sau: 12 Bên Nợ: - Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào Ngân hàng.