CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI THU VÀ KHOẢN PHẢI TRẢ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Lý luận chung về các khoản phải thu 1. Khái niệm khoản phải thu Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn diễn ra trong mối quan hệ phổ biến với hoạt động của các doanh nghiệp khác với các tổ chức, cá nhân và các cơ quan quản lý Nhà nước.
Mối quan hệ này tồn tại một cách khách quan trong tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Các khoản phải thu là các khoản nợ của các cá nhân, các tổ chức đơn vị bên trong và bên ngoài doanh nghiệp về số tiền mua sản phẩm, hàng hóa, vật tư và các khoản dịch vụ khác chưa thanh toán cho doanh nghiệp (Ngô Thế Chi & Trương Thị Thủy (2010) Giáo trình Kế toán tài chính, Học viện tài chính, NXB Tài chính) Các khoản phải thu được ghi nhận là tài sản của đơn vị trên bảng cân đối kế toán vì thực chất chúng là những khoản tiền mà doanh nghiệp sẽ thu được trong tương lai. Phân loại các khoản phải thu Các khoản phải thu sẽ được phân loại theo đối tượng khách nợ để dễ theo dõi, theo đó các khoản phải thu bao gồm: Phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, trả trước cho người bán, phải thu khác. Khoản phải thu khách hàng Phải thu khách hàng gồm các khoản phải thu có tính chất thương mại phát sinh từ các giao dịch có tính chất mua - bán như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) giữ doanh nghiệp và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, gồm các khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh, liên kết).
Khoản phải thu này Vũ Thị Lan Hương Lớp: K20-KTM 6 Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng gồm các khoản phải thu về tiền bán hàng, xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhân ủy thác. Phải thu nội bộ Các khoản phải thu nội bộ thường phát sinh trong doanh nghiệp có sự phân cấp kinh doanh, quản lý và công tác kế toán. Nó bao gồm các khoản vốn, kinh phí đã cấp cho cấp dưới, các khoản thu hộ, chi hộ giữa cấp trên và cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc và các khoản khác. Các khoản phải thu khác Các khoản phải thu khác gồm các khoản phải thu không có tính chất thương mại, không liên quan đến các giao dịch mua bán như: Các khoản phải thu tạo ra doanh thu hoạt động tài chính: Khoản phải thu về lãi cho vay, tiền gửi, cổ tức và lợi nhuận được chia Các khoản chi hộ bên thứ ba được quyền nhận lại; các khoản bên nhận ủy thác, xuất khẩu phải thu hộ cho bên giao ủy thác.
Các khoản phải thu không mang tính chất thương mại như cho mượn tài sản, phải thu về tiền phạt, bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý,. Lý luận chung về các khoản nợ phải trả 1. Khái niệm khoản nợ phải trả Nợ phải trả là một bộ phận thuộc nguồn vốn của doanh nghiệp, xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp và các đối tượng khác trong và ngoài doanh nghiệp về vật tư, hàng hóa, sản phẩm đã cung cấp trong thời gian xác định. Khoản phải trả là những khoản mà doanh nghiệp đã chiếm dụng được của các cá nhân, tổ chức trong và ngoài doanh nghiệp.
Hay nợ phải trả chính là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình. Nợ phải trả liên quan mật thiết tới các mục tiêu lợi nhuận và nhu cầu thanh khoản của doanh nghiệp. Nợ phải trả là nguồn tiền cho đầu tư và tài trợ cho các hoạt Vũ Thị Lan Hương Lớp: K20-KTM 7 Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng động của doanh nghiệp, nhưng cũng là các nghĩa vụ đòi hỏi sử dụng tiền khi chúng bị yêu cầu hoàn trả. Một mức nợ phải trả thích hợp có ý nghĩa quyết định tới sự thành công trong kinh doanh của doanh nghiệp.
Do đó một doanh nghiệp có quá ít nợ phải trả có thể là do không khai thác được tiềm năng, tận dụng được cơ hội để thu lợi nhuận. Nhưng ngược lại, một doanh nghiệp có quá nhiều nợ phải trả lại là nguy cơ đe dọa tới tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và doanh nghiệp có thể gánh chịu nhiều rủi ro hoặc có thể dẫn đến phá sản vì không đủ khả năng thanh toán. Phân loại các khoản nợ phải trả. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nợ phải trả hình thành từ nhiều giao dịch và thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, nhưng nợ phải trả được trình trên bảng cân đối kế toán theo thời hạn nợ bao gồm nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.
Ngoài ra, để phục vụ cho quá trình quản lý, đơn vị có thể phân loại nợ dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau như: phân loại theo tính chất phát sinh, nguồn gốc phát sinh… việc phân loại đúng các khoản nợ phải trả sẽ giúp tăng cường việc kiểm soát, phân tích và đánh giá tốt hơn, từ đó hỗ trợ các cấp quản lý trong việc ra quyết định kinh doanh. Căn cứ vào thời hạn thanh toán, nợ phải trả được phân thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn: - Nợ ngắn hạn hay thường gọi là nợ hiện thời là các khoản nợ phải được thanh toán trong phạm vi một năm hoặc một chu kì kinh doanh thông thường. Các khoản nợ ngắn hạn thường được trả từ các tài sản ngắn hạn hoặc bởi số tiền tại ra từ hoạt động kinh doanh. Nợ ngắn hạn bao gồm các khoản nợ hình thành từ giao dịch mua bán hàng hóa, vật tư, các khoản chiếm dụng tạm thời của người khác.
Nợ dài hạn đến hạn thanh toán, lãi phải trả cộng dồn là những khoản chi trả bằng tiền trong tương lai gần. Vũ Thị Lan Hương Lớp: K20-KTM 8 Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng - Nợ dài hạn: là các khoản nợ có thời gian đáo hạn hơn một năm hoặc nhiều hơn một chu kì kinh doanh thông thường nên sẽ đòi hỏi các khoản chi trả bằng tiền trong tương lai xa hơn, có thể là một vài năm. Nợ dài hạn được sử dụng để tài trợ cho các tài sản dài hạn như nhà xưởng, máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất,. Như vậy việc phân loại đúng các khoản nợ phải trả ngắn hạn và dài hạn sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong việc bố trí các nguồn lực để thanh toán cho các nghĩa vụ nợ của mình khi đến hạn.
Ngoài ra, số liệu về các khoản nợ ngắn hạn hay dài hạn sẽ được sử dụng để tính toán các chỉ số về khả năng thanh toán của doanh nghiệp, qua đó đánh giá được tính an toàn trong chiến lược hoạt động của doanh nghiệp. Căn cứ vào tính chất phát sinh của các khoản nợ, nợ phải trả được chia ra làm ba loại: Nợ vay, nợ chiếm dụng, nợ tiềm tàng. - Nợ vay: là khoản nợ phát sinh từ các giao dịch mà doanh nghiệp đi vay nhằm bổ sung vốn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc thanh toán nợ vay (thường gồm cả tiền lãi vay) dẫn đến sự giảm sút về lợi ích kinh tế của doanh nghiệp - Nợ chiếm dụng: là khoản nợ phát sinh từ các giao dịch mà doanh nghiệp sử dụng vốn của các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp (khoản nợ không chịu lãi).
Loại hình vốn hay được các doanh nghiệp chiếm dụng nhất là chiếm dụng vốn của khách hàng, của nhà cung cấp và của nhà nước ( trì hoãn việc nộp thuế ). - Nợ tiềm tàng: là những khoản nợ tiềm ẩn có thể phát sinh trong tương lai do doanh nghiệp tham dự vào các cam kết như: Bảo lãnh đưa ra, ký hợp đồng tài chính phát sinh,… c. Căn cứ vào nguồn gốc hình thành chủ nợ, nợ phải trả được phân thành: Nợ tín dụng, nợ ngân sách, nợ nội bộ, nợ người lao động, nợ vãng lai. - Nợ tín dụng: là những khoản nợ có nguồn gốc hình thành từ các quan hệ tín dụng mà chủ nợ là các tổ chức tín dụng ( tín dụng ngân hàng ) và các tổ chức tín dụng khác ( tín dụng thương mại ) Vũ Thị Lan Hương Lớp: K20-KTM 9 Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng - Nợ ngân sách: là các khoản nợ có nguồn gốc từ việc doanh nghiệp phải nộp hoặc phải trả cho Ngân sách nhà nước theo luật định hoặc theo cơ chế quản lý tài chính của Nhà nước.
- Nợ nội bộ là các khoản nợ có nguồn gốc phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ doanh nghiệp hoặc tập đoàn kinh tế do cơ chế tài chính hoặc phân cấp quản lý của doanh nghiệp. - Nợ người lao động là các khoản phải trả cho người lao động như tiền lương, tiền công, các khoản tiền thưởng, bảo hiểm xã hội,. - Nợ vãng lai khác có nguồn gốc hình thành từ giao dịch vãng lại hoặc các khoản ký gửi, ký cược, vay mượn vật tư, tiền vốn tạm thời… 1. Điều kiện ghi nhận một khoản nợ phải trả Trong việc ghi nhận các khoản nợ, xác định thời hạn là vấn đề rất quan trọng.
Khi kế toán bỏ sót việc ghi nhận một khoản nợ phải trả trong kỳ kế toán thường kèm theo đó là không ghi nhận một khoản chi phí tương ứng. Việc bỏ quên này sẽ dẫn đến sự phản ánh chi phí thấp hơn và lợi nhuận cao hơn trong kỳ. Một khoản nợ sẽ xuất hiện khi doanh nghiệp phải gánh chịu một nghĩa vụ. Các khoản nợ này có thể xuất hiện ở các giao dịch trực tiếp (chẳng hạn như mua hàng hóa trả sau), cũng có thể phát sinh qua một thời gian hoạt động (như tiền lương phải trả, lãi phải trả), và một số hoản nợ chỉ được hình thành qua ước tính (như thuế phải trả), đòi hỏi phải có các bút toán điều chỉnh cuối kỳ kế toán để ghi nhận các khoản nợ chưa ghi nhận.
Những khoản nợ xuất hiện và ghi nhận đều đòi hỏi doanh nghiệp phải thanh toán bằng tiền hoặc bằng một tài sản, thực hiện cung cấp một dịch vụ hoặc chuyển hóa thành một khoản tính vào vốn chủ sở hữu như khoản góp vốn của người khác vào doanh nghiệp mình. Ngoài ra, các doanh nghiệp còn tham gia vào các thỏa thuận về giao dịch trong tương lai làm xuất hiện những khoản nợ tiềm tàng.