Đặt vấn đề Bán hàng là một nền tảng trong kinh doanh là sự gặp gỡ của người bán và người mua ở những nơi khác nhau giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu nếu muốn cuộc gặp gỡ thành công trong cuộc đàm phán về việc trao đổi sản phẩm. Quản trị bán hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành, kiểm soát các hoạt động bán hàng, cũng có thể được xem là hoạt động quản trị của những người thuộc lực lượng bán hàng trong một doanh nghiệp thực hiện các hoạt động quản trị. Trong cuộc sống hiện nay, không khó để tìm kiếm một cửa hành bán lẻ thiết bị điện tử. Không chỉ là để giải quyết nhu cầu về chất lượng sản phẩm mà chất lượng dịch vụ đóng vai trò rất quan trọng trong cuộc cạnh tranh giữa các chuỗi cửa hàng.
Xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng tại CellPhoneS - một cửa hàng điện thoại di động có quy mô lớn tại Việt Nam - có một loạt các lý do quan trọng : 1. Quản lý hàng tồn kho: Phần mềm quản lý bán hàng giúp theo dõi tồn kho một cách hiệu quả, đảm bảo rằng cửa hàng luôn có đủ hàng để cung cấp cho khách hàng và tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho thừa. Quản lý doanh thu và doanh số bán hàng: Phần mềm giúp tự động ghi nhận doanh thu và doanh số bán hàng, từ đó giúp cửa hàng có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh hiện tại và đưa ra các quyết định chiến lược. Theo dõi khách hàng: Phần mềm quản lý bán hàng cho phép lưu trữ thông tin về khách hàng, từ đó cửa hàng có thể tạo ra chương trình khuyến mãi, giảm giá hoặc chăm sóc khách hàng tốt hơn dựa trên lịch sử mua hàng và sở thích.
Quản lý đơn hàng: Phần mềm giúp quản lý quá trình từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi hàng được giao đến tay khách hàng. Điều này giúp cửa hàng tối ưu hóa quá trình vận chuyển và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Trang 7 Quản lý bán hàng CellphoneS Chương 2 5. Thống kê và báo cáo: Phần mềm quản lý bán hàng cung cấp các công cụ để tạo ra thống kê và báo cáo về tình hình kinh doanh, doanh số bán hàng, hiệu suất của nhân viên, và nhiều thông tin quan trọng khác.
Điều này giúp quản lý có cái nhìn rõ ràng hơn về hiện tình và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu. Tăng hiệu suất làm việc: Phần mềm quản lý bán hàng giúp tự động hóa nhiều quy trình, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tập trung hơn vào việc tương tác với khách hàng và tạo ra giá trị. Đảm bảo tính chính xác: Phần mềm giúp loại bỏ hoặc giảm thiểu sai sót trong quy trình bán hàng và quản lý, từ đó đảm bảo tính chính xác và tin cậy trong công việc kinh doanh. Tích hợp đa kênh: Với việc cửa hàng hoạt động trên nhiều nền tảng, phần mềm quản lý bán hàng giúp tích hợp đa kênh, cho phép khách hàng đặt hàng và tương tác thông qua nhiều kênh khác nhau như cửa hàng vật lý, trang web, ứng dụng di động, v.
Đáp ứng nhu cầu thị trường: Môi trường kinh doanh luôn thay đổi, và một phần mềm quản lý bán hàng linh hoạt có thể được điều chỉnh để đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu mới từ thị trường. Tóm lại, việc xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng tại CellPhoneS không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh mà còn đảm bảo hiệu suất cao, tạo ra trải nghiệm tốt cho khách hàng và giúp cửa hàng cạnh tranh mạnh mẽ trong thị trường bán lẻ điện thoại di động.1 Mô tả bài toán Bài toán quản lí bán hàng tại CellphoneS được mô tả như sau: Hệ thống sẽ được xây dựng dựa trên việc phân chia quyền truy cập dữ liệu giữa hai dạng đối tượng chính, sử dụng chương trình đó là NHÂN VIÊN và QUẢN LÝ: 2.1 Nhân Viên - Lưu trữ các thông tin cần thiết của nhân viên vào hệ thống : Mã nhân viên, họ và tên, chức vụ, ngày sinh, số điện thoại, giới tính, chi nhánh làm việc. Trang 8 Quản lý bán hàng CellphoneS Chương 2 - Thực hiện các hoạt động bán hàng bao gồm : + Kiểm tra mặt hàng hiện tại còn hàng trong kho không, nếu không sẽ thông báo với khách hàng tại quầy để chọn sản phẩm khác, cùng lúc đó sẽ gửi một yêu cầu nhập hàng đến quản lý. + Thực hiện kiểm tra thông tin khách hàng thông qua việc yêu cầu khách hàng cung cấp số điện thoại, nếu khách hàng chưa có thông tin trên hệ thống sẽ tiến hành tạo mới thông tin khách hàng.
Hệ thống sẽ lưu trữ các thông tin của khách hàng bao gồm : Mã khách hàng, Họ và tên khách hàng, Địa chỉ, số điện thoại, hạng thành viên. + Nhân viên sẽ tiến hành thêm các sản phẩm mà khách hàng đã chọn tại cửa hàng và giỏ hàng và xác nhận với khách hàng về chủng loại, số lượng và giá cả sau đó tiến hành thanh toán và xuất hóa đơn cho khách hàng. Yêu cầu hệ thống có thể cung cấp một giao diện trực quan các thông tin cần thiết về sản phẩm và giỏ hàng đồng thời lưu trữ lại hóa đơn vào CSDL để quản lý.2 Quản lý - Thực hiện các hoạt động bao gồm : + Kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho, chủng loại sản phẩm, sửa thông tin các sản phẩm cần thiết hoặc xóa chúng nếu sản phẩm đó không còn kinh doanh nữa. + Kiểm tra, thêm, xóa, sửa các danh mục liên quan đến hoạt động bán hàng như : Kho hàng, chi nhánh cửa hàng, các loại hàng đang được bày bán, các chức vụ hiện tại, các nhà cung cấp, tài khoản nhân viên,… + Quản lý hoạt động nhập xuất tại cửa hàng thông qua các phiếu nhập, phiếu xuất.
+ Tiến hành nhập hàng khi hàng trong kho đã hết. + Thêm các loại sản phẩm mới vào hệ thống + Nhận các yêu cầu nhập hàng từ các nhân viên bán hàng và tiến hành nhập hàng bổ sung Trang 9 Quản lý bán hàng CellphoneS Chương 2 Các yêu cầu trên giữa hai đối tượng NHÂN VIÊN và QUẢN LÝ yêu cầu phải được số hóa lên hệ thống và được trình bày dưới dạng một giao diện ứng dụng trực quan giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và đơn giản hóa công tác quản lý tại cửa hàng từ đó nâng cao chất lượng phục vụ và phát triển các cơ hội kinh doanh trong tương lại. Phần mềm quản lý bán hàng phải hỗ trợ việc quản lý các thông tin cho các doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá, dịch vụ… tự động hóa quy trình quản lý hàng hóa, vật tư giảm chi phí nhân công, tăng độ chính xác của các đơn hàng và cung cấp dịch vụ nhanh chóng đến cho khách hàng. Nó được phát triển với mục đích đáp ứng kịp thời mọi chức năng từ khâu nhập, xuất, kiểm kê, quản lý sắp xếp hang hóa, doanh thu, quản lý đơn đặt hàng.
nhằm làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp. Bộ phận quản lý có toàn quyền quản lý hệ thống, một số nhân viên đảm nhận các công việc khác như bán hàng, nhập hàng, ghi nhận các thông tin về khách hàng, nhà cung cấp và in ấn các hóa đơn. Mỗi một loại hàng mà công ty được phép kinh doanh thường gồm nhiều mặt hàng. Mỗi một mặt hàng được nhận biết qua tên hàng, đơn vị tính, giá đề nghị và được gán cho một mã số được gọi là mã hàng để tiện việc theo dõi.
Công ty ngoài việc nắm bắt thị trường còn phải theo dõi tình hình mua bán của công ty để kinh doanh hiệu quả. Đồng thời nhận báo cáo tồn kho tổng hợp lại để xem mặt hàng nào còn tồn dưới ngưỡng cho phép thì đề xuất với quản lý để có hướng giải quyết, có thể bán hạ giá nhằm thu hồi vốn dành kinh doanh mặt hàng khác. Khi cửa hàng mua hàng về phải làm thủ tục nhập kho. Mỗi lần nhập kho một hóa đơn nhập được lập.
Mỗi hóa đơn nhập chỉ giải quyết cho việc nhập hàng từ một nhà cung cấp và do một nhân viên lập và chịu trách nhiệm kiểm tra về số lượng và chất lượng hàng nhập về. Trên phiếu nhập có ghi rõ mã số và tên của nhà cung cấp để sau này tiện theo dõi; mã số và họ tên nhân viên cửa hàng chịu trách nhiệm nhập kho cùng các mặt hàng, số lượng, hạn sử dụng, ngày nhập kho, đơn giá mua và thành tiền tương ứng. Công việc nhập hàng xảy ra hàng ngày khi có hàng được mua về. Trang 10 Quản lý bán hàng CellphoneS Chương 2 Khi bán hàng cho khách hàng thì một hóa đơn xuất được lập.
Hóa đơn xuất chỉ do một nhân viên lập và chỉ xuất cho một khách hàng. Trong hóa đơn bao gồm các thông tin về mã hàng, số lượng, đơn giá, thuế VAT, tỉ lệ giảm và tổng số tiền bán được. Cuối tháng, quản lý sẽ thực hiện việc thống kê lại các mặt hàng để tổng hợp doanh thu và kiểm tra tình hình kinh doanh của cửa hàng.2 Quy trình nghiệp vụ Mô tả chi tiết: - (1): Khách hàng gửi yêu cầu mua hàng đến nhân viên bán hàng - (2): Nhân viên bán hàng lập đơn hàng - (3): Đơn hàng gửi đến bộ phận quản kho - (4): Bộ phận kho thông báo về tình trạng đơn hàng (còn hàng/hết hàng) - (5): Nhân viên thông báo tình trạng đơn hàng cho khách hàng - (6): Khách hàng gửi xác nhận đơn hàng (đồng ý nhận hàng và thanh toán/hủy đơn hàng) - (7): Nhân viên bán hàng lập hóa đơn - (8), (9): Gửi hóa đơn và giao hàng đến khách hàng 2.2 Tổng quan về nghiệp vụ bán hàng Nghiệp vụ bán hàng là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi tổ chức thương mại. Nó liên quan đến quá trình tương tác với khách hàng để chào bán và cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ cần.
Nó bao gồm : Trang 11 Quản lý bán hàng CellphoneS Chương 2 Xác định mục tiêu khách hàng: Đầu tiên, tổ chức cần xác định đối tượng khách hàng mục tiêu dựa trên các yếu tố như độ tuổi, giới tính, sở thích, thu nhập và nhu cầu. Điều này giúp tập trung nguồn lực vào những khách hàng có khả năng mua hàng cao nhất. Xây dựng chiến lược bán hàng: Chiến lược bán hàng bao gồm các kế hoạch và phương pháp để tiếp cận và chốt đơn hàng từ khách hàng. Điều này bao gồm quyết định về kênh phân phối, giá cả, tiếp thị, và quản lý kho hàng.