LỜI MỞ ĐẦU: Giới thiệu tổng quan về đề tài nghiên cứu CHƢƠN G 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ PHÁT TRIỂN DV TCSK - Trang 5 Nội dung chính của chương này đề cập đến các vấn đề mang tính lý luận liên quan đến hoạt động TCSK như khái niệm TCSK, vai trò của TCSK, quy trình TCSK, khái niệm DV TCSK, đặc điểm của DV TCSK, vai trò của DV TCSK, các lý thuyết về phát triển và xu hướng phát triển thị trường DV TCSK. CHƢƠN G 2: THỰC TRẠNG PHÁT TRIỂN DV TCSK TẠI TP. HCM Đề cập đến hoạt động TCSK tại TP.HCM trong thời gian qua để từ đó phân tích các nhân tố tác động đến hoạt động phát triển DV TCSK và đánh giá chung về hoạt động DV TCSK tại TP. CHƢƠN G 3: KIẾN NGHỊ PHÁT TRIỂN DV TCSK TẠI TP.HCM Trong chương này trình bày về quan điểm đưa ra các kiến nghị phát triển DV TCSK, các kiến nghị cũng như các hạn chế của nghiên cứu và đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo.
KẾT LUẬN: Tổng kết các vấn đề của bài báo cáo. - Trang 6 Chƣơng 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ DỊCH VỤ TCSK TRONG NỀN KINH TẾ 1. TỔNG QUAN VỀ TCSK VÀ DV TCSK 1. Tổng quan về TCSK 1.
Khái niệm về TCSK Tổ chức sự kiện là một phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho DN. TCSK được nhìn nhận dưới nhiều góc độ khác nhau: – Theo cách tiếp cận về mặt xã hội học: TCSK là một hoạt động nhằm truyền đạt thông tin đến đối tượng khách hàng mục tiêu để kích thích họ mua sản phẩm hoặc dịch vụ mà nhà TCSK đó đã đề xuất. – Theo cách tiếp cận về mặt kinh tế học: TCSK là hoạt động nhằm trình bày cho khán giả có được những hiểu biết cần thiết về hàng hoá, dịch vụ và uy tín của doanh nghiệp thông qua buổi sự kiện. – Theo cách tiếp cận về mặt hành vi: TCSK là một quá trình để truyền tin về sản phẩm, dịch vụ, doanh nghiệp cho các khách hàng cuối cùng hoặc người trung gian trong một khoảng không gian và thời gian nhất định.
Mỗi cách tiếp cận nói trên đều có những điểm hợp lý nhưng cũng có những thiếu sót nhất định. Nếu chỉ xác định mục đích của TCSK là hành động “mua hàng hoá dịch vụ” thì sẽ không bao quát hết phạm vi của hoạt động TCSK. Hoặc nếu chỉ xác định mục đích của TCSK là truyền đạt thông tin thì sự kiện đó chưa đạt hết mục tiêu tổ chức của nó. Tuy nhiên, cách tiếp cận nào cũng có thể thấy rằng, TCSK có bản chất truyền đạt thông tin và bản chất thương mại.
Vai trò của TCSK SK là sự thể hiện nhiều mặt của đời sống cá nhân, xã hội, tổ chức, nên nó là công cụ vô cùng hữu ích trong việc xây dựng và quảng bá hình ảnh. - Trang 7 Với tư cách là một trong những công cụ chủ yếu của Quan hệ công chúng (PR), TCSK ngày càng trở nên phổ biến và là công cụ để các DN, tổ chức cùng lúc đạt được nhiều mục tiêu liên quan đến việc truyền tải thông điệp, xây dựng hình ảnh, thu lợi nhuận về kinh tế, tạo cơ hội giải trí, củng cố uy tín của tổ chức, định vị thương hiệu, giới thiệu sản phẩm với khách hàng,… Tùy theo mục tiêu khác nhau mà SK được chia thành những loại hình khác nhau. Dưới đây là một số loại SK điển hình, gắn với từng mục tiêu [2] – Họp, Hội thảo: Tập hợp một số thành viên để trao đổi thông tin, quan điểm; Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới; Trao đổi ý kiến; Tìm kiếm sự đồng thuận; Tìm giải pháp cho các vấn đề còn tồn đọng. – SK đoàn thể: Tuyên dương (Thành tích công trạng); Cảm ơn (Khách hàng, nhà cung cấp); Gặp gỡ, giao lưu; Giới thiệu sản phẩm, Ghi nhận thương hiệu; Kỷ niệm (các dấu mốc thời gian, không gian,…) – Gây quỹ: Gây quỹ (nghiên cứu, từ thiện,…); Tạo ý thức trong công chúng; Thu hút nhà tài trợ mới; Thu hút người ủng hộ; Tăng tình nguyện viên.
– Khuyến khích: Ghi nhận doanh số bán và thảo luận các vấn đề liên quan; Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lược phát triển trong tương lai; Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doanh ngoài môi trường làm việc; Tranh thủ sự ủng hộ của nội bộ và đối tác. – SK đặc biệt: Gây sự chú ý trong giới truyền thông; Gây ý thức trong công chúng; Thu hút khách hàng mới; Giới thiệu sản phẩm; Trao phần thưởng, tặng phẩm. Phân loại TCSK Tùy theo mục đích và không gian tổ chức mà TCSK được phân loại như sau: – Phân loại TCSK theo mục đích TCSK: Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công; Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng; Hội chợ; Hội nghị, hội thảo, họp báo; Diễn trình, phát biểu của lãnh đạo trước công chúng; Biểu diễn - Trang 8 nghệ thuật, trình diễn thời trang; Chương trình hoạt động nhóm; Các ngày nghỉ, ngày lễ; Kỷ niệm ngày thành lập, nhận danh hiệu; Tiệc chiêu đãi, tiệc trại; Tổ chức các trò chơi hoặc các cuộc thi – Phân loại theo không gian tổ chức: SK trong nhà; SK ngoài trời 1. Quy trình TCSK TCSK được coi là một quá trình hoạt động.
Quá trình này có thể kéo dài về thời gian, (từ các công việc chuẩn bị tới các hoạt động SK) tiếp đến là không gian cụ thể (những nơi diễn ra các hoạt động trên). Trong quá trình đó, các hoạt động SK được thực hiện theo kịch bản, kế hoạch đã được chuẩn bị trước. Có những hoạt động trong quá trình này sử dụng máy móc thiết bị, công cụ như phòng, sân khấu, bàn ghế,…Những hoạt động khác nhằm tạo ra DV như thiết kế thiệp mời, lên danh sách khách mời, âm thanh, ánh sáng vận chuyển, khách sạn,… Tất cả đều hướng tới phục vụ các hoạt động của SK, các hoạt động trên nối tiếp nhau, đan xen nhau tạo thành dòng chảy theo thời gian định hướng tới SK [3].TCSK được thực hiện theo ba giai đoạn [4] như sau: a. Giai đoạn chuẩn bị: – Xác định mục tiêu SK: Trước khi tổ chức bất kỳ một SK nào, Nhà tổ chức cũng phải làm rõ mục tiêu của việc TCSK đó là gì.
Từ mục tiêu của SK, nhà tổ chức sẽ xác định được quy mô thiết kế, tổ chức và các hoạt động của SK. Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực sẽ đảm bảo cho TCSK thành công cao và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới, giành được thiện cảm của những thành viên tham dự SK và các đối tượng quan tâm. Một SK được tổ chức thường hướng tới nhiều mục tiêu. Bởi vậy, các nhà quản trị cần phải xác định được những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên thực hiện.
Hơn nữa cũng cần phải xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp hay không, các mục tiêu này có gắn liền với quy mô và ngân sách TCSK hay không. Các mục tiêu đều thể hiện mục đích của SK nhưng nếu có quá nhiều mục tiêu thì mục đích TCSK không rõ ràng và không tập trung. Tùy theo các loại SK khác nhau mà nhà TCSK nhắm tới những mục tiêu khác nhau. Mục tiêu của SK ảnh hưởng tới phương thức lập kế hoạch và tổ chức thực hiện SK.
- Trang 9 Những mục tiêu cụ thể đòi hỏi những phương pháp cụ thể. Do đó yêu cầu phải có kế hoạch riêng cùng với chương trình hoạt động sát thực với chúng. Có như vậy SK mới mang lại thành công cao. – Lên ý tƣởng thực hiện: Ý tưởng là một việc rất quan trọng khi thiết kế bất kỳ một kế hoạch SK nào bởi nó sẽ cung cấp tất cả các thông tin cần thiết cho nhà tổ chức để đáp ứng kỳ vọng của khách mời.
Ý tưởng cần tập trung vào kết quả và mục đích của thiết kế, mục tiêu kinh doanh và tính thẩm mỹ của dự án. Ý tưởng sẽ cho phép nhà tổ chức tập trung chính xác vào cái cần đạt được trước khi bắt tay vào bất cứ việc gì của dự án. Một bảng phác thảo ý tưởng tốt sẽ đảm bảo có được một kế hoạch chi tiết, hội tụ được những việc cần thiết. Ý tưởng sẽ phải chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật định, khu vực tổ chức, văn hóa riêng của khách hàng, các nguồn lực,… và các vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức, cách thức phục vụ, cách trang trí, âm thanh ánh sáng, các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt,… Để có được ý tưởng tốt cần phải xác định và hướng tới: lĩnh vực kinh doanh, lịch sử phát triển, định vị sản phẩm, đối tượng khách mời,… – Lập ngân sách: Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của TCSK.
Ngân sách quyết định việc TCSK có thể được thực hiện hay không cũng như ảnh hưởng đến mục tiêu SK, quy mô SK. Khi lập ngân sách cần phải: + Xác định ngân sách có bao nhiêu: nhà tổ chức cần thu xếp có đủ ngân sách hay không, dù là SK lớn hay nhỏ. Không thể sử dụng ngân sách thiếu hụt để TCSK vì như vậy sẽ dễ dẫn đến tác dụng ngược chiều và hậu quả thì không lường hết được. + Cần phải xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm TCSK để lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép.
+ Xác định các danh mục hàng hóa và DV cần thiết cho SK về số lượng, chất lượng và chi phí, sau đó dùng phương pháp loại trừ, giữ lại các danh mục bắt buộc cần phải có trong chương trình. Nếu ngân sách dự toán cho phép thì có thể lựa chọn và bổ sung lại những danh mục những hàng hóa DV đã loại trừ ban đầu để đảm bảo chương trình được trọn vẹn. Ngược lại, nếu ngân sách thiếu hụt, - Trang 10 nhà tổ chức sẽ phải rà soát lại danh mục hàng hóa, DV đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng hóa DV kém mức độ cần thiết đối với TCSK, đảm bảo tương ứng với ngân sách dự toán. Trên thực tế, các SK có thể khác nhau về tính chất, quy mô do đó mà danh mục hàng hóa, DV cho từng SK cụ thể là khác nhau.
Nói cách khác, nhà TCSK cần căn cứ vào nhu cầu thực tế của mỗi SK cụ thể để lựa chọn ra danh mục thích hợp cho nó. – Lập kế hoạch: Các công việc trong giai đoạn này là rất nhiều do vậy BTC phải tính toán thật kỹ lưỡng, không được bỏ sót hạng mục nào. Việc đầu tiên BTC cần phải xác định các hoạt động trong TCSK.