chương 1 của luận văn, tác giả đã nghiên cứu và làm rõ một số khái niệm liên quan đến luận văn: bản mô tả công việc, công chức quản lý văn phòng. Tác giả đã phân tích khái niệm, tầm quan trọng việc đánh giá sự ph hợp của bản mô tả công việc của đội ngũ công chức văn phòng. Đây được coi là cơ sở lý thuyết để tác giả đi sâu nghiên cứu và đánh giá các vấn đề trong thực tế tại cơ quan cụ thể ở chương sau. Chương 2: Quy trình, phương pháp và kết quả đánh giá sự phù hợp của bản mô tả công việc của công chức quản lý tại Văn phòng Bộ LĐTBXH.
Trong chương này, luận văn đưa ra quy trình cũng như phương pháp đánh đánh giá sự phù hợp. Trên cơ sở đó, luận văn đã đưa ra được kết quả đánh giá sự phù hợp trong trong việc xây dựng; nội dung, tình hình sử dụng giữa bản mô tả công việc với thực tiễn công việc và pháp lý của các chức danh công chức quản lý văn phòng. 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chương 3: Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện bản mô tả công việc của công chức quản lý tại Văn phòng Bộ LĐTBXH. Tại chương này, luận văn đã đưa ra một số giải pháp làm căn cứ để Văn phòng Bộ LĐTBXH nâng cao chất lượng công tác xây dựng, hoàn thiện nội dung và hoàn thiện việc sử dụng bản mô tả công việc cho đội ngũ công chức quản lý nói riêng và toàn thể cán bộ công chức của Văn phòng Bộ nói chung.
Các giải pháp này có thể áp dụng được ở nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau. 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP CỦA BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI CÔNG CHỨC QUẢN LÝ VĂN PHÒNG 1. hái quát về ản tả c ng việc 1.
hái niệm Bản mô tả công việc là tài liệu cơ bản khi phân tích công việc trong quản lý nhân sự. Bản mô tả công việc là một trong hai tài liệu quan trọng (c ng với khung năng lực) trong đề án vị trí việc làm. Bản mô tả vị trí việc làm thể hiện sự cam kết của hai bên về trách nhiệm, mục tiêu công việc, điều mà hợp đồng chưa làm rõ được. Căn cứ vào trách nhiệm, khối lượng công việc, mức độ phức tạp, cường độ, điều kiện và môi trường làm việc.đã được mô tả để đánh giá, so sánh, phân tích nhóm lao động Hiện nay, trong một số giáo trình về quản lý nguồn nhân lực, các tác giả đã đưa ra một số quan điểm về bản mô tả công việc: Theo Ths.
Nguyễn Vân Điềm và PGT.TS Nguyễn Ngọc Quân thì “Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề liên quan đến một công việc cụ thể” [8, tr51]. Quan điểm trên đã nêu được nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc của nhân viên khi thực hiện công việc nhưng chưa thể hiện được yêu cầu đối với người thực hiện công việc (về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, yêu cầu năng lực.), cũng như tiêu chuẩn cần đạt được sau khi thực hiện công việc (số lượng, khối lượng công việc. Quan điểm khác của TS Hà Văn Hội cho rằng Bản mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó. Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó [9, tr27].
Quan điểm này cũng đã nêu được trách nhiệm, nhiệm vụ của công việc; yêu cầu đối với người làm nhiệm vụ nhưng chưa nêu được điều kiện làm việc và tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Có một quan điểm khác khá đầy đủ hơn là quan điểm của PGS.Trần im Dung “Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, mối quan 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc [7, tr 65]. Quan điểm này đã khái quát được những nội dung cơ bản của bản mô tả công việc, bao gồm: Phần mô tả chi tiết công việc (các chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ, quyền hạn, trách nhiệm), phần tiêu chuẩn thực hiện công việc và phần các yêu cầu của công việc nhưng chưa đề cập đến yêu cầu đối với người thực hiện công việc.
Những quan điểm nêu trên đã đưa ra những nét khái quát nhất của nội dung bản mô tả công việc gồm: Chức năng và nhiệm vụ: Chức năng của mỗi vị trí được phân bổ từ chức năng chung của đơn vị. Để thực hiện được từng chức năng này, bản mô tả công việc phải chỉ ra được các nhiệm vụ chủ yếu. Nói cách khác, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ. Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện các nhiệm vụ đó.
Chức năng và nhiệm vụ được sắp xếp theo thứ tự quan trọng và trình tự thực hiện, đồng thời được diễn tả ngắn gọn và rõ ràng. Yêu cầu đối với người thực hiện nhiệm vụ: - Quyền hạn và trách nhiệm của người thực hiện nhiệm vụ phải tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí. ỗi cá nhân được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình với các quyền hạn này, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ đó. Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay ký kết văn bản, quyết định.
Trong khi đó, các trách nhiệm chủ yếu là về tài sản, tài chính, pháp lý, con người liên quan tới quá trình thực thi nhiệm vụ. -Yêu cầu năng lực: Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết để thực hiện được các nhiệm vụ, chứ không phải là mô tả về năng lực của các cá nhân thực tế. Các yêu cầu năng lực cơ bản có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ… 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (các máy móc công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan Tiêu chuẩn đạt được khi hoàn thành công việc: là kết quả thực hiện công việc so với các tiêu chuẩn đã đề ra về số lượng và chất lượng công việc. Tiêu chuẩn phải cho thấy những gì người lao động cần làm trong công việc và cần làm tốt đến mức nào.
Đối những ngành sản xuất vật chất, kết quả thực hiện công việc có thể lượng hóa được. Đối với những ngành sản xuất phi vật chất, kết quả thực hiện công việc không phải là sản phẩm hữu hình, khó có thể lượng hóa được, vì vậy cần có tiêu chí đánh giá ph hợp. Từ những phân tích ở trên, luận văn đưa ra cách hiểu về bản mô tả công việc như sau Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê ngắn gọn, súc tích các chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ trong công việc, yêu cầu đối với người thực hiện công việc, điều kiện làm việc, tiêu chuẩn đạt được khi hoàn thành công việc. nghĩa của bản mô tả công việc Đối với từng vị trí nhân sự, bản mô tả công việc có ý nghĩa sau: Bản mô tả công việc là cơ sở để nhân viên đảm nhận vị trí công việc đó biết rõ mục tiêu của công việc, chức năng và nhiệm vụ, yêu cầu kết quả đối với các công việc được giao, quyền hạn và trách nhiệm có được khi thực hiện các chức năng đó.
Bản mô tả công việc là cơ sở hướng dẫn để nhân viên thực hiện công việc của mình một cách ph hợp nhất, đóng góp vào việc hoàn thành kế hoạch hoạt động của bộ phận, cũng như của công ty, tổ chức. Thông qua bản mô tả công việc, nhân viên biết mức đãi ngộ được hưởng tương ứng với kết quả công việc: đó là mức lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại; ngày nghỉ và ngày phép; sự phát triển chuyên môn (cơ quan có thể tổ chức các đợt huấn luyện kỹ năng, đào tạo chuyên môn hàng năm), máy tính, chỗ ngồi và trang thiết bị hỗ trợ công việc… Bản mô tả công việc còn giúp nhân viên có cảm giác được đảm bảo hơn khi công việc được văn bản hóa trên giấy tờ tránh những xung đột, kiện tụng không cần thiết. 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đối với người sử dụng lao động, ý nghĩa của bản mô tả công việc: Đối với người sử dụng lao động, bản mô tả công việc có ý ngh a hết sức quan trọng: Tuyển dụng và đào tạo: Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự để thỏa mãn nhu cầu sử dụng của tổ chức và bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. Như vậy, hoạt động tuyển dụng nhân lực được coi như một nội dung quan trọng trong công tác quản trị nhân sự.
Căn cứ vào bản mô tả công việc, người đứng đầu cơ quan, tổ chức sẽ xác định rõ yêu cầu, tiêu chuẩn của vị trí việc làm tuyển dụng cũng như ứng viên dự tuyển mới biết chính xác họ phải làm cụ thể những công việc gì; yêu cầu về kinh nghiệm, về năng lực quản lý thế nào; kết quả công việc ra sao. Bản mô tả công việc luôn là một tài liệu quan trọng đính kèm với quyết định tuyển dụng, nó như một nguồn thông tin tin cậy để xây dựng nên những thông báo tuyển dụng. Những thông báo tuyển dụng được xây dựng dựa trên bản mô tả công việc buộc các ứng viên phải cân nhắc kỹ lưỡng về yêu cầu công việc trước khi nộp hồ sơ ứng tuyển.