CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ KINH DOANH CƯỚC VẬN TẢI XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN. Khái niệm và tầm quan trọng của hoạt động xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Khái niệm xuất khẩu “Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hoá được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật”. (Trích từ Luật Xuất nhập khẩu số 45/2017/QH14) Xuất khẩu liên quan đến các hoạt động bán trên phạm vi quốc tế.
Nó là chuỗi các hoạt động giao thương, mua bán phức tạp giữa nhiều bên liên quan. Quá trình xuất khẩu thường đi kèm với rất nhiều quy định và thủ tục hải quan, vận chuyển, bảo hiểm và thanh toán quốc tế. Ngoài ra, xuất khẩu đóng góp và mở rộng thị trường tiêu thị, tăng doanh thu và lợi nhuận doanh nghiệp, tạo ra nhiều cơ hội việc làm, thu hút vốn đầu tư nước ngoài và đẩy mạnh sự phát triển toàn cầu. Tầm quan trọng của hoạt động xuất khẩu hàng hóa.
Hoạt động xuất khẩu hàng hóa giúp các quan hệ kinh tế đối ngoại được thúc đẩy và mở rộng hơn. Điều này sẽ làm hàng hóa trong nước có cơ hội được lưu thông ở nhiều thị trường mới trên thế giới, gia tăng cơ hội giao thương, hợp tác và thúc đẩy kinh tế giữa các quốc gia khác nhau. Xuất khẩu hàng hóa còn tạo cơ hội giao lưu văn hóa và trao đổi kiến thức giữa các quốc gia, tăng cường sự hiểu biết, hợp tác. Việc xúc tiến xuất khẩu cũng là động lực để các doanh nghiệp trong nước phải học hỏi, trau dồi, đổi mới và đầu tư công nghệ, quy trình sản xuất quản lý trong kinh doanh để có thể cạnh tranh được với thị trường quốc tế đa dạng và rất tiềm năng.
Mặt khác, đẩy mạnh xuất khẩu sẽ kéo theo sự phát triển của các ngành liên quan như dịch vụ vận tải quốc tế, hải quan, bảo hiểm,… 3 Bên cạnh đó, nó còn mang lại nguồn ngoại tệ lớn cho đất nước. Tạo công ăn việc làm cho lượng lao động lớn, nâng cao tay nghề vì thói quen sản xuất hàng xuất khẩu chất lượng cao. Có thể nói rằng XNK là một lĩnh vực khá là rộng và là một nghiệp vụ phức tập gồm nhiều khái niệm và nhiều khía cạnh, để năm vững được nghiệp vụ này chúng ta phải cần năm được một số khái niệm liên quan như sau: - Incoterms được viết tắt từ cụm International Commerce Terms có nghĩa là các điều khoản thương mại quốc tế, là bộ tập hợp các quy tắc trong hợp đồng ngoại thương do phòng thương mại quốc tế (International Chamber of Commerce – ICC) phát hành. Incoterms được sử dụng để xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của người mua và người bán trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ nơi người bán đến nơi của người mua.
Nó mô tả chi tiết về việc chuyển đổi rủi ro, xử lý hải quan, vận chuyển, trách nhiệm của người mua, người bán và người chuyển chở. Hiện tại có 2 bộ Incoterm đang được sử dụng và áp dụng phổ biến và rộng rãi đó là Incoterms 2010 và 2020 như hình 1.1 Incoterms 2010 (Nguồn: Website:https://www.2 Incoterms 2020 (Nguồn Website: https://www.com/) - Hãng tàu: Để hoạt động XNK được diễn ra, thì đơn vị cung cấp phương tiện vận tải và dịch vụ cước vận tải cơ bản gọi là hãng tàu. Có thể nhắc đến một số hãng tàu lớn và uy tín hiện nay như Maersk, OOCL, Hapag-Lloyd, EMC, ONE, HMM, MSC,… Các hãng tàu này sẽ bán lại space cho các FWD, NVOCC với giá hợp đồng tùy vào lượng hàng hóa và mức độ thân thiết giữa 2 bên. - Forwarder: Được gọi là đại lý hãng tàu, là đơn vị trực tiếp hoạt động giao nhận hàng hóa vận tải.
FWD sẽ mua loại cước tàu từ hãng tàu sau đó bán lại cho các khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa hoặc các FWD khác. Dịch vụ của FWD sẽ đa dạng hơn như consol hàng lẻ, dịch vụ chứng từ, khai hải quan và các dịch vụ liên quan có phát sinh trong quá trình vận chuyển. Hiện nay thì các doạnh nghiệp sẽ ưu tiên chọn sử dụng dịch vụ của FWD hơn bởi vì họ là người nắm rõ quy trình xuất nhập khẩu và dễ dàng xử lý các vấn đề cần thiết cho doanh nghiệp. Hoạt động kinh doanh cước vận tải xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Forwarder 1.
Tầm quan trọng của hoạt động kinh doanh cước trong xuất khẩu hàng hóa tại công ty Forwarder Ngày nay đi cùng với xu hướng phát triển kinh tế, mở rộng quan hệ ngoại giao, xuất nhập khẩu ngày càng được biết đến và là tiền để cho các doanh nghiệp sản xuất 5 cố gắng, nỗ lực để đưa được các sản phẩm của mình vươn ra các thị trường quốc tế. Nhưng bên cạnh đó thì các doanh nghiệp sản xuất không thể dành quá nhiều thời gian, nhân lực để nghiên cứu và đảm nhiệm các công việc liên quan đến xuất nhập khẩu. Do đó, các công ty Forwarder được lập ra với các dịch vụ vận tải quốc tế, thủ tục hải quan, xin giấy phép chuyên ngành,. nhằm hỗ trợ cho việc xuất nhập khẩu hàng hóa, giúp các doanh nghiệp sản xuất tập trung toàn lực cho công việc sản xuất sản phẩm.
Khi lô hàng xuất hoặc nhập khẩu có xảy ra các vấn đề phát sinh thì Forwarder sẽ rất linh hoạt đưa ra nhiều phương án giải quyết tốt nhất và tiết kiệm nhất cho doanh nghiệp bởi vì họ đã thiết lập các mối quan hệ và làm việc rất nhiều bên liên quan như hãng tàu, hải quan, cảng vụ,… Trong một công ty Forwarder thì không thể không kể đến phòng kinh doanh, cụ thể hơn là bộ phận Sales đóng vai trò chủ chốt, quan trọng nhất. Họ là bộ phận chính mang lại nguồn khách hàng lớn tạo nên doanh thu chính cho công ty. Giá trị của một nhân viên kinh doanh không những tìm kiếm khách hàng mang lại doanh thu cho công ty mà còn là cầu nối để khách hàng hài lòng, tin tưởng, tín nhiệm và tiếp tục sử dụng dịch vụ của công ty. Vì vậy Salesman phải đảm nhiệm các công việc như: - Tìm kiếm khách hàng thông qua các trang thông tin mạng, được giới thiệu - Từ thông tin tìm hiểu được, tìm cách liên hệ, tư vấn, chào giá, chào dịch vụ của công ty - Theo đuổi, thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ - Phối hợp các phòng ban chứng từ, OPS, Pricing để có thể cung cấp cho khách hàng những thông tin, thủ tục giấy tờ cần thiết.
- Chủ động, nắm bắt được tình hình vận chuyển, lịch trình, thời gian và các vấn đề liên quan của lô hàng để cập nhật cho khách hàng. - Lắng nghe, đồng cảm, giải quyết và hỗ trợ hết mình cho khách hàng khi có vấn đề xảy ra. Những kiến thức và kỹ năng cần phải có của nhân viên kinh doanh cước biển. 6 Để có thể tiếp cận và thuyết phục khách hàng chọn dịch vụ của bên mình thì Salesman phải nắm vững kiến thức xuất nhập khẩu cơ bản như quy trình giao nhận hàng hóa, thủ tục hải quan, các khái niệm chuyên ngành và điều khoản thương mại quốc tế Incoterms.
Các salesman cần phải am hiểu về tính chất của hàng hóa và phương thức vận chuyển như đường biển, đường hàng không, đường bộ,… để có những phương án phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Salesman cần phải có kiến thức về khách hàng về hàng hóa của họ để hiểu biết được tính chất hàng hóa cần những giấy tờ, thủ tục gì từ đó có thể đáp ứng được yêu cầu và khách hàng sẽ thấy được sự chuyên nghiệp của bản thân. Ngoài ra thì Sales cần phải nắm bắt thông tin sản phẩm và dịch vụ của công ty mình, cũng như tìm hiểu về thị trường chung các đối thủ cạnh tranh xung quanh để xây dựng mối quan hệ và tìm kiếm cơ hội kinh doanh. Ngoài những kiến thức chuyên ngành, Salesman cần trau dồi thêm các kỹ năng mềm cho bản thân.
Công việc của Salesman là tìm kiếm, tư vấn và thuyết phục thì buộc phải nâng cao kỹ năng giao tiếp và đàm phán để có thể thiết lập mối quan hệ tốt với khách hàng và các đối tác. Chúng ta cần có khả năng lắng nghe, thuyết phục và đàm phán một cách tử tế, chuyên nghiệp để tạo động lực mua hàng và đạt được các thỏa thuận kinh doanh. Trong quá trình xử lý một lô hàng sẽ không tránh khỏi các vấn đề phát sinh không mong muốn, vì thế nên xử tình huống khéo léo và linh động cũng là một trong những yếu tố cần thiết của nhân viên kinh doanh. Là một nhân viên kinh doanh không chỉ xử lý công việc của riêng một khách hàng mà còn nhiều hơn thế nữa nên việc quản lý công việc và thời gian hợp lý sẽ giúp salesman giải quyết và theo dõi kỹ lưỡng các vấn đề của tất cả các khách hàng.3 Quy trình chung kinh doanh cước vận tải xuất khẩu bằng đường biển Quy trình trong kinh doanh cước vận tải xuất khẩu bằng đường biển là một công cụ quan trọng giúp tăng cường hiệu quả hoạt động, đảm bảo chất lượng dịch vụ và tạo sự uy tín từ khách hàng.
Vì vậy mỗi doanh nghiệp cần thiết lập cho mình một 7 quy trình kinh doanh cụ thể và hiệu quả. Quy trình chung của hoạt động kinh doanh cước được thể hiện như hình 2.2 Bước 1: Tìm kiếm thông tin khách có nhu cầu để liên hệ, chào giá và dịch vụ Bước 2: Theo đuổi, báo giá và chốt đơn Bước 3: Chăm sóc khách hàng và duy trì mối quan hệ Hình 2.1 Quy trình chung của hoạt động kinh doanh cước vận tải (Nguồn: Website: www.com/) Bước 1: Tìm kiếm thông tin khách hàng là một bước quan trọng trong quy trình sales cước vận tải xuất khẩu bằng đường biển. Để tiến hành tìm kiếm thông tin khách hàng hiệu quả, bạn có thể thực hiện các bước sau: Nghiên cứu thị trường: Tìm hiểu về thị trường xuất khẩu và nhập khẩu của đất nước hoặc khu vực bạn muốn kinh doanh. Xác định các ngành hàng chính, các mặt hàng có nhu cầu vận tải cao và các đối tượng khách hàng tiềm năng.
Sử dụng cơ sở dữ liệu: Sử dụng các cơ sở dữ liệu về các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, công ty logistics, hoặc các công ty Forwarder đã từng hoạt động trong lĩnh vực này. Các cơ sở dữ liệu này cung cấp thông tin về địa chỉ, thông tin liên hệ và hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.