CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1. Cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu 1.1 Khái niệm và chức năng của đơn đặt hàng 1.1 Khái niệm đơn đặt hàng Theo Võ Hữu Tửu (2007): “Đặt hàng là một thuật ngữ kinh doanh, là lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía người mua được đưa ra dưới hình thức đặt hàng. Trong đặt hàng, người mua nêu cụ thể về hàng hóa định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng. Thực tế, người ta chỉ đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường xuyên.
Nội dung của đơn đặt hàng chỉ bao gồm: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng. Về những điều kiện khác, hai bên sẽ áp dụng điều kiện chung đã thỏa thuận với nhau hoặc theo những điều kiện hợp đồng đã ký kết trong lần giao dịch trước đó”. Các hình thức đặt hàng - Đặt hàng trực tiếp: Hình thức đặt hàng lúc này có thể biểu hiện qua hành động, lời nói. Đặt hàng có thể có đơn đặt hàng hoặc không, có đặt cọc tiền hoặc không có đặt cọc tiền tùy theo thỏa thuận giữa hai bên.
- Đặt hàng gián tiếp, bao gồm các hình thức: + Đặt hàng qua thư + Đặt hàng qua điện thoại + Đặt hàng qua mạng (mail và các hình thức trực tuyến khác) Đơn đặt hàng (đơn hàng) là gì? Theo Donald W. Dobler và David N. Burt (1996): “Đơn đặt hàng là một bằng chứng thương mại và là lời đề nghị chính thức được đặt ra giữa người bán và người mua. Trong đó thể hiện những đặc điểm, quy định về loại hàng hóa, số lượng, giá cả của sản phẩm và dịch vụ.
Nó được dùng để kiểm soát việc mua hàng từ những nhà cung cấp bên ngoài”.2 Chức năng của đơn đặt hàng - Đơn đặt hàng cho phép người bán và người mua xác lập mối quan hệ một cách rõ ràng và dứt khoát trong quan hệ mua – bán. SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 5 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PSG.TS Nguyễn Đăng Hào - Đơn đặt hàng dùng để bảo vệ người bán trong trường hợp người mua không thanh toán tiền hàng. - Đơn đặt hàng giúp cho doanh nghiệp sắp xếp, quản lý tốt các đơn hàng mới cũng như các đơn hàng chờ xử lý. - Đơn đặt hàng là cơ sở để các tổ chức tín dụng và cho vay thương mại cung cấp hỗ trợ cho doanh nghiệp.1 Khái niệm quản lý đơn hàng Theo Trần Thanh Hương (2015):“Quản lý đơn hàng là sự quản trị toàn bộ quá trình kinh doanh đơn hàng liên quan đến chủng loại hàng hóa hay loại hình dịch vụ nào đó, từ khi bắt đầu thiết lập đơn hàng đến khâu hoàn tất sao cho đảm bảo yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng mà hai bên đã cam kết”.
Nhiệm vụ chung trên được kết hợp thực hiện bởi bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý đơn hàng và bộ phận sản xuất. Tuy nhiên theo từng quy mô của từng công ty mà bộ phận quản lý đơn hàng có thể tách riêng với bộ phận kinh doanh hay kiêm luôn chức năng của bộ phận này để triển khai thực hiện toàn bộ đơn hàng một cách hoàn chỉnh. Họ cũng chịu trách nhiệm chính về doanh thu và sự tồn tại của công ty.2 Quản lý đơn hàng ngành dệt may Đơn hàng ngành may là những hợp đồng sản xuất sản phẩm may cụ thể: áo khoác, quần, váy, đầm, áo kiểu, trang phục thể thao, quàn áo bảo hộ lao động, trang phục lót, balo, túi xách,… Quản lý đơn hàng ngành may là chuỗi công tác thực hiện thông qua quá trình làm việc với khách hàng bắt đầu từ giai đoạn thương mại, phát triển mẫu sản phẩm, tìm kiếm nguỗn cung cấp nguyên phụ liệu, triển khai và kiểm soát toàn bộ đơn hàng cho đến khi hoàn thành sản phẩm theo đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng và đúng thời gian giao hàng đã kí trên hợp đồng.3 Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận quản lý đơn hàng 1.1 Chức năng của bộ phận quản lý đơn hàng - Là những người chịu trách nhiệm chính, là cầu nối giữa khách hàng - công ty, bộ phận - bộ phận để có thể tiếp nhận, xử lý, chuyển giao và truyền đạt thông tin từ SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 6 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PSG.TS Nguyễn Đăng Hào phía khách hàng, nhà cung cấp và các bộ phận có liên quan một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo sản xuất luôn được tiến hành một cách liên tục, tránh sự trì hoãn. - Duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận thu được.
- Tạo thuận lợi cho các bộ phận khác sắp xếp, bố trí công việc, triển khai và hoàn thành đơn hàng ở mức độ tốt nhất - Tạo dựng mối quan hệ và làm hài lòng các yêu cầu của khách hàng - Xây dựng hình ảnh, uy tín cho công ty.2 Nhiệm vụ của bộ phận quản lý đơn hàng - Làm hài lòng mọi tiêu chí đánh giá nhà máy từ phía khách hàng - Thực hiện phát triển sản phẩm và chào giá - Liên lạc chặt chẽ với khách hàng để đáp ứng mọi yêu cầu và đạt được thỏa thuận cho mọi vấn đề - Thực hiện ký kết hợp đồng kinh doanh - Tính toán và lập các báo cáo về chi phí, doanh thu, bồi thường sai phạm về chất lượng và thông tin đầy đủ với bộ phận tài chính - Liên tục cập nhật mọi thông tin về đơn hàng cho các bộ phận có liên quan - Đảm bảo nguồn đơn hàng, nguồn cung cấp nguyên phụ liệu đầy đủ cho quá trình sản xuất được liên tục - Lập kế hoạch cho việc triển khai thực hiện đơn hàng đúng với tiêu chuẩn chất lượng và tiêu chí đã cam kết - Giám sát, giải quyết, báo cáo mọi vấn đề liên quan đến quá trình thực hiện đơn hàng - Kiểm soát tiến độ sản xuất, dự phòng các giải pháp cần thiết - Triển khai kế hoạch giao hàng đúng hạn - Giải quyết các khiếu nại nếu có sau khi giao hàng 1.4 Các hình thức quản lý đơn hàng 1.1 Hình thức quản lý trực tuyến Là hình thức quản lý chia theo từng nhóm nhỏ, mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý một số đơn hàng của những khách hàng nhất định. Đứng đầu nhóm là nhóm trưởng, nhóm trưởng sẽ thực hiện theo dõi, giám sát công tác quản lý đơn hàng của các SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 7 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PSG.TS Nguyễn Đăng Hào thành viên trong nhóm, giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong quá trình sản xuất mà các thành viên trong nhóm không thể tự giải quyết được.2 Hình thức quản lý theo chức năng Là hình thức phân chia nhân sự theo từng nhóm công tác chuyên môn khác nhau. Các bộ phận chức năng được phân chia theo tính chất của tổ chức. Các nhân viên được phân chia nhiệm vụ trong các bộ phận chức năng theo lĩnh vực chuyên sâu mà họ am hiểu.
- Bộ phận phát triển mẫu: Phát triển các loại sản phẩm may cho đến khi được khách hàng chấp nhận. - Bộ phận thu mua: Tìm kiếm nhà cung cấp nguyên phụ liệu, đặt mua nguyên phụ liệu cho đơn hàng, theo dõi tiến độ giao hàng, đảm bảo kế hoạch vào sản xuất cho nhà máy. - Bộ phận kế hoạch: Lập kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng, cập nhật báo cáo năng suất, báo cáo tiến độ. Theo dõi định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, cân đối nguyên phụ liệu, chuẩn bị bảng màu, tài liệu kỹ thuật cho sản xuất.3 Hình thức quản lý theo sản phẩm Là hình thức tổ chức theo nhóm chuyên trách từ khâu phát triển, thu mua, kế hoạch sản xuất của một vài chủng loại sản phẩm có kiểu dáng, kết cấu sản phẩm, quy trình công nghệ gần giống nhau.
Theo hình thức này, bộ phận quản lý đơn hàng sẽ chia theo nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sẽ quản lý theo loại nhóm sản phẩm.4 Hình thức quản lý theo địa lý Là hình thức quản lý đơn hàng mà bộ phận phụ trách sản phẩm có trách nhiệm hoạt động trên nhiều thị trường khác nhau về sản phẩm đó. Bộ phận quản lý đơn hàng sẽ phân chia khách hàng theo từng khu vực địa lý để quản lý. Mỗi khách hàng ở các khu vực địa lý khác nhau sẽ có những yêu cầu về sản phẩm khác nhau. Vì vậy quản lý đơn hàng theo khu vực sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt những yêu cầu của khách hàng về sản phẩm cần sản xuất.5 Đặc điểm của công tác quản lý đơn hàng ngành may - Tính thích nghi và thay đổi: chịu ảnh hưởng trực tiếp từ xu hướng thời trang của từng mùa, từng đối tượng khách hàng, đối tượng người tiêu dùng, từng khu SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 8 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PSG.TS Nguyễn Đăng Hào vực địa lý mà tính chất đơn hàng sẽ liên tục thay đổi về thành phần vải, màu sắc, kiểu dáng, phụ liệu trang trí theo kèm, quy cách may, quy cách đóng gói v.
Cho nên đòi hỏi người nhân viên quản lý đơn hàng phải có khả năng nắm bắt, thích nghi và thay đổi liên tục để đáp ứng yêu cầu công việc. - Tính vận động cao: khác với đặc trưng của nhân viên văn phòng nói chung, người nhân viên quản lý đơn hàng cần thường xuyên di chuyển để có sự tiếp cận, giám sát thực tiễn nhằm nắm bắt tình hình, hiểu rõ nguyên nhân của mọi phát sinh liên quan đến nguyên phụ liệu và sản xuất để có hướng giải quyết kịp thời. Với những sự cố ngoài tầm kiểm soát và không thể giải quyết nội bộ thì bắt buộc phải báo cáo lại với khách hàng để được sự đồng ý chính thức, không gây ảnh hưởng đến việc xuất hàng về sau. - Tính phụ thuộc: đăc thù của ngành dệt may nước ta là hoạt động theo hình thức gia công cho khách hàng nước ngoài, lệ thuộc vào nguồn cung cấp nguyên phụ liệu, vào sự chỉ định của khách hàng.
Do đó, trong quá trình thực hiện đơn hàng, đặc biệt là những khách hàng khó tính, đòi hỏi phải tuân thủ tuyệt đối mọi yêu cầu của khách hàng về chủng loại, chất liệu, nguyên liệu sử dụng, nguồn cung cấp, tiêu chuẩn kỹ thuật, phương thức giao hàng v.6 Tầm quan trọng của công tác quản lý đơn hàng Bộ phận quản lý đơn hàng là cầu nối quan trọng để hoàn thành mục tiêu sản xuất kinh doanh đã đề ra.