Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường và xu thế hội nhập quốc tế sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp sản xuất diễn ra ngày càng gay gắt. Để khẳng định vị thế và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường, các doanh nghiệp buộc phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm đầu ra, trong đó việc quản lý và kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào giữ vai trò quyết định. Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng cơ cấu giá thành sản phẩm; chỉ một biến động nhỏ về giá mua, số lượng hao hụt hay phẩm chất vật tư đều tác động trực tiếp đến giá thành và biên lợi nhuận của doanh nghiệp.

Do đó, công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu và quản trị nghiệp vụ nhập kho không chỉ bảo đảm cung ứng đầy đủ, kịp thời vật tư cho dây chuyền sản xuất vận hành liên tục mà còn hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng tiết kiệm chi phí. Song song với đó, nghiệp vụ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp là khâu trọng yếu trong chu kỳ lưu chuyển vốn: việc theo dõi và thanh toán công nợ đúng hạn giúp doanh nghiệp tạo dựng uy tín, duy trì mối quan hệ cung ứng bền vững, ổn định nguồn nguyên liệu đầu vào, đồng thời tận dụng tối đa nguồn vốn chiếm dụng hợp pháp từ khoản nợ phải trả người bán. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả đã lựa chọn đề tài: "Tổ chức công tác nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long" làm nội dung khóa luận tốt nghiệp.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định cụ thể như sau:

  1. Mục tiêu chung: Nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long; trên cơ sở phân tích thực trạng, đưa ra hệ thống nhận xét và các kiến nghị xác thực nhằm hoàn thiện công tác nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại đơn vị.
  2. Mục tiêu cụ thể:
    • Mục tiêu 1: Tìm hiểu thực tế công tác kế toán, trình tự lập, kiểm tra và luân chuyển chứng từ trong hoạt động mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp tại công ty.
    • Mục tiêu 2: Từ kết quả khảo sát, quan sát thực tế và đối chiếu chuyên môn, đưa ra các nhận xét đánh giá (ưu điểm, hạn chế) và đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nói chung và nghiệp vụ nhập kho vật tư, thanh toán tiền hàng nói riêng.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn cụ thể:

  • Đối tượng nghiên cứu: Trình tự tổ chức hạch toán kế toán, quy trình luân chuyển hệ thống chứng từ, hạch toán tài khoản, ghi sổ kế toán và cơ chế kiểm soát nội bộ đối với hoạt động nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán công nợ nhà cung cấp.
  • Không gian nghiên cứu: Nghiên cứu điển cứu được tiến hành tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long (địa chỉ: Số 4D Nguyễn Trung Trực, Phường 8, Thành phố Vĩnh Long, Tỉnh Vĩnh Long).
  • Phạm vi dữ liệu: Các số liệu, chứng từ và báo cáo tài chính sử dụng cho việc phân tích thực tế được thu thập trong tháng 01/2019.
  • Thời gian thực hiện nghiên cứu: Khóa luận được triển khai từ ngày 17/02/2020 đến ngày 26/04/2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các chuẩn mực kế toán hiện hành của Bộ Tài chính, trọng tâm là Thông tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp. Chu trình mua hàng, nhập kho và thanh toán cho nhà cung cấp được cấu thành từ 4 giai đoạn cơ bản: (1) Xử lý các đơn đặt hàng, (2) Nhận hàng hóa hoặc dịch vụ, (3) Ghi nhận các khoản nợ người bán, và (4) Xử lý, ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán. Về thủ tục kiểm nhận khi nhập kho, văn bản xác định rõ các bước kiểm tra số lượng theo phương pháp đồng dạng, kiểm tra quy cách, chất lượng theo tiêu chuẩn hợp đồng, lập biên bản kiểm tra và phân loại lưu kho theo bảng hướng dẫn nghiệp vụ.

Về phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, khóa luận hệ thống hóa 3 mô hình kế toán chi tiết đang được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất:

  • Phương pháp ghi thẻ song song: Thủ kho theo dõi về mặt số lượng trên thẻ kho; phòng kế toán mở sổ (thẻ) chi tiết nguyên vật liệu theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị; cuối tháng đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ chi tiết thông qua báo cáo biến động vật tư.
  • Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Tại kho vẫn theo dõi thẻ kho theo số lượng; phòng kế toán không mở thẻ chi tiết mà định kỳ cuối tháng mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép số lượng và số tiền của từng danh điểm nguyên vật liệu một lần vào cuối kỳ.
  • Phương pháp ghi sổ số dư: Tại kho kết hợp thẻ kho và sổ số dư để ghi số lượng tồn cuối tháng; phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị thông qua bảng kê nhập xuất và bảng kê lũy kế, cuối tháng đối chiếu số tiền trên sổ số dư với bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho.

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong chu trình được tác giả phân tích chi tiết về kết cấu số dư, nội dung phản ánh bên Nợ và bên Có:

  • Tài khoản 111 – Tiền mặt (chi tiết TK 1111 – Tiền Việt Nam, TK 1112 – Ngoại tệ, TK 1113 – Vàng tiền tệ).
  • Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng (chi tiết TK 1121 – Tiền Việt Nam, TK 1122 – Ngoại tệ, TK 1123 – Vàng tiền tệ; lưu ý tiền gửi có kỳ hạn phản ánh tại TK 128 / TK 1281).
  • Tài khoản 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
  • Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi trên đường.
  • Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
  • Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán.

Hệ thống chứng từ và sổ kế toán phục vụ chu trình bao gồm: Phiếu yêu cầu mua hàng, Bảng báo giá, Đơn đặt hàng, Biên bản kiểm nghiệm (lập thành 2 bản), Biên bản giao nhận hàng, Phiếu nhập kho (mẫu Bộ Tài chính), Phiếu giao hàng, Hóa đơn bán hàng hoặc Hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị thanh toán, Ủy nhiệm chi, Phiếu chi (đóng thành quyển, đánh số thứ tự liên tục, lập thành 3 liên: liên 1 lưu gốc, liên 2 thủ quỹ ghi sổ quỹ rồi chuyển kế toán, liên 3 giao người nhận tiền). Hệ thống sổ sách kế toán gồm các sổ chi tiết (Sổ chi tiết nguyên vật liệu, Sổ chi tiết thanh toán với người bán, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết tiền gửi), Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và các báo cáo tổng hợp (Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn nguyên vật liệu, Bảng tổng hợp công nợ phải trả cho người bán).

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai kết hợp các kỹ thuật thu thập và xử lý thông tin:

  • Phương pháp tiếp cận và trao đổi trực tiếp với nhân viên phòng kế toán, thủ kho, bộ phận cung ứng nhằm ghi nhận trình tự luân chuyển hồ sơ, chứng từ thực tế.
  • Phương pháp thu thập tài liệu, sao chụp chứng từ gốc phát sinh liên quan đến hoạt động mua và thanh toán tiền hàng.
  • Phương pháp thống kê, trích lục số liệu từ hệ thống sổ kế toán chi tiết, bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
  • Nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp phục vụ phân tích được trích xuất trực tiếp từ các hồ sơ chứng từ, sổ sách kế toán phát sinh trong tháng 01/2019 của Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long, có sự tham vấn chuyên môn từ giảng viên hướng dẫn.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp

Chương 1 thiết lập khung lý luận toàn diện cho hai nghiệp vụ kế toán gắn kết mật thiết trong chu kỳ sản xuất:

  • Trình bày đặc điểm, vai trò của công tác kế toán nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán công nợ: đây là chu trình tác động trực tiếp đến hàng loạt khoản mục then chốt trên báo cáo tài chính như Hàng tồn kho, Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Nợ phải trả và Chi phí sản xuất kinh doanh.
  • Quy chuẩn hóa trình tự các bước tác nghiệp: từ khâu nhận phiếu yêu cầu mua vật tư, lấy báo giá, lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng ba tiêu chí (giá cả, chất lượng, độ tin cậy trong giao hàng), lập đơn đặt hàng, kiểm nhận hiện trường, lập biên bản kiểm nghiệm, nhập kho đến khâu đối chiếu hóa đơn và phê duyệt chi trả nợ người bán.
  • Phân tích chi tiết quy trình, thủ tục kiểm tra nguyên vật liệu: kiểm tra số lượng qua phương pháp đồng dạng, kiểm tra quy cách kỹ thuật theo hợp đồng, thủ tục từ chối nhập kho khi hàng không đạt chuẩn và trách nhiệm ghi chép thẻ kho độc lập của thủ kho.
  • So sánh phương pháp luận giữa 3 phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu (Ghi thẻ song song, Sổ đối chiếu luân chuyển, Sổ số dư), chỉ rõ ưu thế kiểm soát và khối lượng ghi chép của từng mô hình.
  • Phân tích nguyên tắc và kết cấu của 6 tài khoản kế toán chủ đạo (TK 111, TK 112, TK 133, TK 151, TK 152, TK 331).
  • Trình bày chức năng, nội dung biểu mẫu, quy trình luân chuyển chứng từ thông qua hệ thống lưu đồ ký hiệu tiêu chuẩn (Đầu vào, Xử lý thủ công, Sổ sách/Báo cáo, Lưu trữ theo số thứ tự/ngày/tên, Điểm kết nối, Đối tượng bên ngoài).
  • Xác lập các chuẩn mực kiểm soát nội bộ: yêu cầu phân chia trách nhiệm độc lập giữa kế toán ghi sổ, kế toán thanh toán, kế toán kho và thủ quỹ; quy tắc đối chiếu ba bên (đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn); nguyên tắc đóng dấu "đã thanh toán" hoặc "đã chi tiền" lên chứng từ gốc nhằm ngăn chặn gian lận hoặc thanh toán trùng lặp.

Chương 2: Thực trạng tổ chức nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long

Chương 2 mô tả chi tiết hồ sơ đơn vị thực tập và đi sâu phản ánh thực trạng tổ chức hạch toán tại doanh nghiệp:

  • Thông tin tổng quan về đơn vị:
    • Tên pháp lý: Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long (tên quốc tế: CUU LONG TOBACCO COMPANY LIMITED, viết tắt: VINATABA CUU LONG).
    • Trực thuộc: Tổng Công ty Thuốc Lá Việt Nam.
    • Trụ sở: Số 4D Nguyễn Trung Trực, Phường 8, TP Vĩnh Long, Tỉnh Vĩnh Long.
    • Điện thoại: 0713.692; Fax: 0703827572; Email: cuulongciga@hcm.vn, ctytlcl@vnn.vn.
    • Mã số thuế: 1500171823-1; Diện tích mặt bằng: 18.026,3 m²; Vốn điều lệ: 47.000 VND; Hình thức sở hữu: 100% vốn Nhà nước.
    • Người đại diện theo pháp luật: Ông Trần Khải Hoàng – Giám đốc.
    • Tài khoản giao dịch: Tài khoản VND số 102010000317656 tại Ngân hàng Công Thương Vĩnh Long; Tài khoản ngoại tệ số 3621113700967 tại Ngân hàng Công Thương TP. Hồ Chí Minh.
    • Chế độ kế toán áp dụng: Thông tư 200/2014/TT-BTC; đơn vị tiền tệ ghi sổ: Việt Nam đồng (VND).
  • Lịch sử phát triển:
    • Tiền thân là Xí nghiệp Thuốc Lá Cửu Long thành lập ngày 20/04/1985 từ việc cải tạo các tổ hợp sản xuất thuốc lá tư nhân sang mô hình xí nghiệp quốc doanh, vốn cấp ban đầu 500.000 đồng, trên 500 lao động.
    • Ngày 29/12/1989, đổi tên thành Nhà máy Thuốc lá Cửu Long và dời trụ sở về 4D Nguyễn Trung Trực, Phường 8, TP Vĩnh Long.
    • Năm 1990, đầu tư máy đóng bao mềm của Nhật Bản, chuyển từ sản xuất thủ công sang cơ giới hóa khâu vấn điếu đóng bao. Năm 1994, đầu tư bổ sung máy đóng bao hộp cứng đáp ứng thị hiếu người tiêu dùng.
    • Đầu năm 2001, trở thành thành viên chính thức của Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam theo Quyết định số 153/2000/QĐ-TTg ngày 31/02/2000 của Chính phủ (ghi nhận theo văn bản).
    • Đầu năm 2006, chuyển đổi thành Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long theo Quyết định số 322/2005/QĐ-TTg ngày 06/12/2005 của Thủ tướng Chính phủ; Giấy chứng nhận ĐKKD số 54.000007 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh Vĩnh Long cấp ngày 29/12/2005.
    • Ngày 13/02/2007, đạt chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 do tổ chức TUV-NORD (Cộng hòa Liên bang Đức) cấp theo Quyết định số 4410007243.
  • Tổ chức hạch toán thực tế:
    • Chức năng sản xuất chính: sản xuất và cung ứng các sản phẩm thuốc lá điếu có đầu lọc bao cứng và bao mềm phục vụ thị trường nội địa và xuất khẩu. Hàng hóa sản xuất ra được tiêu thụ trọn gói, hạn chế tối đa tồn kho thành phẩm.
    • Khảo sát thực tế phương thức mua nguyên vật liệu, cơ chế lựa chọn nhà cung cấp và thủ tục phê duyệt đơn hàng.
    • Mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ mua vật liệu, lập phiếu nhập kho, theo dõi hóa đơn GTGT đầu vào.
    • Phân tích hai quy trình thanh toán công nợ: thanh toán bằng tiền mặt qua quỹ (lập giấy đề nghị thanh toán, phê duyệt phiếu chi 3 liên, xuất quỹ, ghi sổ quỹ) và thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng (lập ủy nhiệm chi, trình ký ban giám đốc - kế toán trưởng, nhận giấy báo Nợ từ ngân hàng).
    • Đánh giá việc mở và ghi chép hệ thống sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp, sổ cái và thực trạng áp dụng phần mềm kế toán tại đơn vị.
    • Đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ trong khâu nhập kho và khâu xuất quỹ/chuyển khoản thanh toán tiền hàng.

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị

Chương 3 tổng kết các phát hiện qua thời gian thực tập và đưa ra hệ thống giải pháp:

  • Đánh giá tổng quát bộ máy kế toán tại công ty: cơ cấu nhân sự gọn nhẹ, phân công công việc cụ thể, chấp hành đúng các quy định của Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Nhận xét về công tác quản lý và tổ chức nhập kho: công tác kiểm nhận vật tư được tiến hành chặt chẽ giữa các phòng ban liên quan; việc lưu kho và bảo quản tuân thủ quy chuẩn kỹ thuật; chứng từ phát sinh hợp lệ. Tuy nhiên, vẫn còn những điểm cần cải tiến trong khâu luân chuyển chứng từ giữa kho và phòng kế toán để nâng cao tính kịp thời.
  • Nhận xét về công tác thanh toán tiền hàng: việc kiểm tra, đối chiếu công nợ và phê duyệt thanh toán được kiểm soát qua nhiều cấp, hạn chế rủi ro chi sai hoặc thất thoát vốn.
  • Đề xuất các nhóm kiến nghị nhằm hoàn thiện:
    • Nhóm kiến nghị hoàn thiện tổ chức bộ máy và chứng từ kế toán.
    • Nhóm kiến nghị hoàn thiện công tác nhập kho vật tư và quản lý theo dõi nợ phải trả người bán.
    • Nhóm kiến nghị tăng cường các thủ tục kiểm soát nội bộ (phân tách trách nhiệm, tối ưu hóa việc ứng dụng phần mềm tin học trong kế toán vật tư và thanh toán).
    • Các kiến nghị bổ trợ khác liên quan đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hệ thống hóa và làm sáng tỏ toàn bộ chu trình kế toán nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại một doanh nghiệp nhà nước đặc thù ngành sản xuất thuốc lá.

Tiêu chí Nội dung thực tế tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long
Chế độ kế toán áp dụng Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính
Đơn vị tiền tệ kế toán Đồng Việt Nam (VND)
Hình thức sổ kế toán Kế toán ghi sổ trên cơ sở hình thức Nhật ký chung / Chứng từ ghi sổ kết hợp ứng dụng tin học
Hệ thống tài khoản chính TK 111 (1111, 1112, 1113), TK 112 (1121, 1122, 1123), TK 133, TK 151, TK 152, TK 331
Tài khoản ngân hàng giao dịch Vietinbank Vĩnh Long (TK VND: 102010000317656); Vietinbank TP.HCM (TK Ngoại tệ: 3621113700967)
Hệ thống chứng từ sử dụng Phiếu yêu cầu mua hàng, Bảng báo giá, Đơn đặt hàng, Biên bản kiểm nghiệm (2 bản), Biên bản giao nhận, Phiếu nhập kho (2 liên), Phiếu giao hàng, Hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị thanh toán, Ủy nhiệm chi, Phiếu chi (3 liên)
Hệ thống sổ kế toán phục vụ Sổ chi tiết NVL, Sổ chi tiết thanh toán người bán, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết tiền gửi, Sổ Cái, Báo cáo Nhập-Xuất-Tồn NVL, Bảng tổng hợp công nợ

Bên cạnh đó, tác giả đã lập bảng so sánh và phân tích ưu, nhược điểm của 3 phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu làm cơ sở đối chiếu với thực tế áp dụng tại doanh nghiệp:

Phương pháp Ưu điểm theo phân tích của tác giả Nhược điểm theo phân tích của tác giả
Ghi thẻ song song Ghi sổ, thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót; quản lý chặt chẽ số lượng và giá trị từng thứ nguyên vật liệu. Ghi chép trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa kho và kế toán; khối lượng công việc lớn, dồn vào cuối tháng, hạn chế tính kịp thời và lãng phí lao động.
Sổ đối chiếu luân chuyển Giảm bớt khối lượng ghi chép cho kế toán do chỉ tiến hành ghi sổ một lần vào thời điểm cuối tháng. Vẫn trùng lặp về số lượng; công việc dồn vào cuối tháng; trong tháng không kiểm tra, đối chiếu được giữa kho và kế toán, ảnh hưởng tính giá thành.
Ghi sổ số dư Giảm khối lượng ghi chép; kiểm tra đối chiếu định kỳ đảm bảo tính chính xác; công việc dàn đều trong cả tháng. Phòng kế toán chỉ theo dõi mặt giá trị; muốn biết số lượng phải xem thẻ kho; đối chiếu giữa sổ số dư và bảng kê phức tạp khi có chênh lệch.

Về mặt đóng góp, khóa luận phản ánh chân thực thực trạng luân chuyển hồ sơ, chứng từ và công tác hạch toán tại một doanh nghiệp có bề dày lịch sử (34 năm tính đến 2019, từ Xí nghiệp thành lập năm 1985). Đề tài đưa ra các kiến nghị có tính ứng dụng sát với thực tế quản trị nội bộ tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long, hỗ trợ đơn vị khắc phục các hạn chế về thời gian xử lý chứng từ và tối ưu hóa quy trình kiểm soát thanh toán công nợ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số giới hạn được xác định từ phạm vi nghiên cứu và nội dung văn bản:

  • Dữ liệu thực nghiệm phân tích thực trạng hạch toán chỉ giới hạn trong phạm vi một tháng duy nhất (tháng 01/2019), do đó chưa phản ánh được sự biến động nguyên vật liệu mang tính chu kỳ sản xuất của toàn bộ năm tài chính hoặc qua các năm khác nhau.
  • Thời gian khảo sát và nghiên cứu thực tế tại đơn vị diễn ra trong thời gian ngắn (từ ngày 17/02/2020 đến ngày 26/04/2020), giới hạn trong khuôn khổ thực tập tốt nghiệp cử nhân; tác giả tự nhận định do chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế nên các đánh giá chủ yếu dựa trên quan sát và số liệu sổ sách sẵn có.
  • Phạm vi nghiên cứu dừng lại ở mô hình điển cứu tại một doanh nghiệp độc lập (Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long), chưa tiến hành so sánh, đối chiếu thực nghiệm với các đơn vị thành viên khác trong Tổng công ty Thuốc Lá Việt Nam.

Hướng nghiên cứu mở rộng tiếp theo:

  • Mở rộng phạm vi phân tích số liệu trên chuỗi thời gian dài hơn (từ 1 đến 3 năm tài chính hoàn chỉnh) để đánh giá toàn diện chu kỳ biến động chi phí nguyên vật liệu và vòng quay nợ phải trả.
  • Khảo sát sâu hơn về mức độ tự động hóa của phần mềm kế toán tích hợp (hệ thống ERP doanh nghiệp) trong khâu đồng bộ dữ liệu tức thời giữa kho vật tư, phân xưởng sản xuất và bộ phận kế toán thanh toán.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tài liệu cung cấp góc nhìn thực tế về quy trình hạch toán kế toán phần hành nguyên vật liệu và công nợ phải trả trong một doanh nghiệp sản xuất cụ thể, giúp đối chiếu giữa lý thuyết đào tạo và thực tiễn chứng từ.
  • Người nghiên cứu và thực hiện khóa luận tốt nghiệp: Có thể học hỏi phương pháp xây dựng hệ thống lưu đồ luân chuyển chứng từ (từ khâu yêu cầu mua hàng, lấy báo giá, phê duyệt đơn hàng, lập biên bản kiểm nghiệm, nhập kho đến thanh toán tiền mặt qua phiếu chi hoặc thanh toán tiền gửi qua ủy nhiệm chi).
  • Bộ phận kế toán tại các doanh nghiệp sản xuất: Cung cấp nguồn tham khảo về các biểu mẫu quản lý kho, phương pháp đối chiếu chứng từ giữa thủ kho và nhân viên kế toán nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long áp dụng chế độ kế toán và đơn vị tiền tệ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Đơn vị tiền tệ sử dụng chính thức trong ghi chép kế toán là Đồng Việt Nam (VND).

2. Quy trình lập và luân chuyển Phiếu chi trong thanh toán tiền mặt tại công ty gồm bao nhiêu liên và luân chuyển như thế nào?
Phiếu chi tại công ty được đóng thành quyển, đánh số thứ tự liên tục trong một kỳ kế toán và lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của người lập, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ và người nhận tiền. Trình tự luân chuyển: Liên 1 lưu tại nơi lập phiếu; Liên 2 thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ rồi chuyển cho phòng kế toán cùng chứng từ gốc để ghi sổ kế toán; Liên 3 giao trực tiếp cho người nhận tiền.

3. Hoạt động kiểm tra nguyên vật liệu trước khi nhập kho tại công ty được tiến hành qua các bước nào?
Khi hàng về, thủ kho mời nhân viên mua hàng và nhân viên bán hàng cùng kiểm tra chất lượng, số lượng (cân, đo, đếm từng lô, kiện hoặc theo phương pháp đồng dạng) và quy cách theo tiêu chuẩn hợp đồng. Sau đó lập Biên bản kiểm tra nguyên vật liệu có chữ ký của thủ kho, nhà cung cấp và phòng cung ứng. Nếu vật tư không đạt yêu cầu, phòng cung ứng làm việc với nhà cung cấp; nếu đạt yêu cầu mới cho nhập kho và lập Phiếu nhập kho chuyển cho phòng kế toán và phòng cung ứng.

4. Hồ sơ pháp lý và lịch sử hình thành ban đầu của Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long có đặc điểm gì?
Công ty tiền thân là Xí nghiệp Thuốc Lá Cửu Long thành lập ngày 20/04/1985 từ việc cải tạo các tổ hợp sản xuất thuốc lá tư nhân với vốn cấp ban đầu 500.000 đồng và hơn 500 lao động. Đến ngày 29/12/1989 đổi tên thành Nhà máy Thuốc lá Cửu Long; đầu năm 2001 sáp nhập vào Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam theo Quyết định 153/2000/QĐ-TTg; đầu năm 2006 chuyển thành Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long theo Quyết định số 322/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, giấy phép ĐKKD do Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh Vĩnh Long cấp ngày 29/12/2005.

5. Cơ chế kiểm soát nội bộ để tránh tình trạng thanh toán trùng lặp cho nhà cung cấp được khóa luận nêu ra là gì?
Kế toán thanh toán phải đối chiếu khớp đúng bộ chứng từ gốc gồm đơn đặt hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho và hóa đơn mua hàng. Sau khi bộ chứng từ thanh toán được bộ phận tài vụ chuẩn chi và thực hiện thanh toán xong, toàn bộ chứng từ gốc bắt buộc phải được đóng dấu "ĐÃ CHI TIỀN" hoặc "ĐÃ THANH TOÁN" để triệt tiêu nguy cơ tái thanh toán cho các khoản nợ đã thanh toán trước đó.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Cẩm Hồng đã phân tích có hệ thống cơ sở lý luận và thực trạng tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long. Đề tài làm rõ toàn bộ quy trình vận hành từ khâu đề xuất mua hàng, kiểm nhận hiện trường, lập chứng từ nhập kho cho đến khâu hạch toán thanh toán qua quỹ tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng. Trên cơ sở đối chiếu giữa quy chuẩn Thông tư 200/2014/TT-BTC với số liệu thực tế tháng 01/2019, khóa luận đã đề xuất các giải pháp khả thi giúp doanh nghiệp hoàn thiện công tác kế toán và củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ.