CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHỎAN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI DOANH NGHIỆP 1. Những vấn đề chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1. Khái niệm Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng và chất lượng công việc mà người lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp. Tiền lương là tiền trả cho sức lao động tức là giá cả sức lao động mà người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận với nhau theo nguyên tắc cung cầu, giá cả thị trường và pháp luật Nhà nước.
Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của cán bộ công nhân viên chức. Ngoài ra, họ còn được hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội trong khoảng thời gian nghỉ việc, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, tử tuất cùng với các khoản tiền thưởng thi đua, thưởng năng suất lao động, thưởng năng suất. Từ khái niệm trên ta thấy tiền lương và các khoản trích theo lương có đặc điểm sau: - Tiền lương được trả bằng tiền. - Tiền lương được trả sau khi hoàn thành công việc căn cứ vào sản lượng và chất lượng lao động trong đó: + Số lao động tính bằng ngày công, số lượng sản phẩm hoàn thành.
+ Chất lượng lao động được thể hiện thông qua năng suất lao động cao hay thấp, sản phẩm đẹp hay xấu. Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá. Trong điều kiện tồn tại nền sản xuất hàng hoá và tiền tệ, tiền lương là một yếu tố chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá thành của sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Vai trò Tiền lương là nguồn thu nhập chính của người lao động, là yếu tố đảm bảo tái sản xuất xã hội.
Vì vậy tiền lương đóng vai trò quyết định trong việc 5 phát triển và ổn định kinh tế gia đình, trước hết tiền lương phải đảm bảo những nhu cầu thiết yếu của người lao động như ăn, ở, sinh hoạt, đi lại,.tức là tiền lương phải duy trì được cuộc sống tối thiểu của người lao động. Khi có được như vậy tiền lương mới thực sự có vai trò quan trọng kích thích lao động và nâng cao trách nhiệm của người lao động trong xã hội và tái sản xuất xã hội. Chế độ tiền lương phù hợp với sức lao động đã hao phí sẽ đem lại sự lạc quan tin tưởng vào doanh nghiệp và chế độ họ đang sống. Trong doanh nghiệp sử dụng công cụ tiền lương ngoài mục đích tạo vật chất cho người lao động tiền lương còn có ý nghĩa trong việc theo dõi kiểm tra và giám sát người lao động.
Được dùng như thước đo hiệu quả công việc,tiền lương là bộ phận cấu thành bên chi phí sản xuất, chi phí bán hàng và chi phí quản lý trong doanh nghiệp. Nó là yếu tố nằm trong giá thành sản phẩm và ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vai trò của tiền lương trong sản xuất và đời sống việc lựa chọn hình thức trả lương cho phù hợp với điều kiện sản xuất, đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng ngành, từng doanh nghiệp sẽ có tác dụng tích cực trong việc thúc đẩy người lao động quan tâm đến kết quả lao động và hiệu quả sản xuất. Đây luôn là vấn đề nóng bỏng trong tất cả các doanh nghiệp về một chế độ tiền lương hợp lý đảm bảo được lợi ích của người lao động, người sử dụng lao động cũng như toàn xã hội.
Ý nghĩa Tiền lương mang một ý nghĩa cơ bản đó là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động. Ngoài phần tiền lương chính mà người sử dụng lao động và người lao động đã thỏa thuận trước đó thì người lao động còn được hưởng một số nguồn thu nhập khác như: Trợ cấp Bảo hiểm xá hội, tiền thưởng, tiền ăn ca… Quy định của pháp luật thì phần chi phí tiền lương được xác định là một bộ phận chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất ra. Tổ chức sử dụng lao động hợp lý, hạch toán tốt lao động, trên cở sở đó tính đúng thù lao lao động, thanh toán kịp thời tiền lương và các 6 khoản liên quan từ đó kích thích người lao động quan tâm đến thời gian, kết quả và chất lượng lao động, chấp hành tốt kỷ luật lao động, nâng cao năng suất lao động, góp phần tiết kiện chi phí về lao động sống, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đồng thời tạo điều kiện nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động.Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Người phụ trách kế toán tiền lương sẽ phải làm các công việc sau: Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
Thực hiện việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm ý tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ). Kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền luơng, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh Lập báo cáo về lao động, tiền lương , BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ 1.
Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp Tiền lương trả cho người lao động phải quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, trả lương theo số lượng và chất lượng lao động. Việc trả lương cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động có ý nghĩa rất quan trọng trong việc động viên, khuyến khích người lao động phát huy tinh thần dân chủ, thúc đẩy họ hăng say lao động sáng tạo nâng cao năng suất lao động nhằm tạo ra của cải vật chất cho xã hội, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của mỗi thành viên trong xã hội. Việc trả lương cho người lao động được tiến hành theo các hình thức: 7 1. Trả lương theo sản phẩm a.
Khái niệm Là phương thức tính trả lương cho người lao động theo chất lượng và số lượng sản phẩm hoặc công việc đă hoàn thành. Là phương thức trả lương có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động góp phần tăng số lượng sản phẩm, gắn chặt năng suất lao động với thù lao lao động. Công thức tính: L= ĐG* Q Trong đó: ĐG: đơn giá tiền lương Q: mức sản lượng thực tế L: lương tính theo sản phẩm Ưu điểm: Là mối quan hệ giữa tiền lương công nhân nhận được và kết quả lao động thể hiện rõ ràng người lao động xác định ngay được tiền lương của mình, do quan tâm đến năng suất chất lượng sản phẩm của họ. Nhược điểm: Người lao động hay quan tâm đến số lượng sản phẩm nhưng ít quan tâm đến chất lượng sản phẩm, tinh thần tập thể tương trợ lẫn nhau trong quá trình sản xuất kém, hay có tình trạng giấu nghề, giấu kinh nghiệm.
Trả lương theo thời gian a. Khái niệm Là việc tính trả lương cho nhân viên căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và trình độ tay nghề. Nghĩa là căn cứ vào thời gian làm việc và cấp bậc lương quy định cho các ngành nghề để tính toán trả lương cho người lao động. Cách tính này thường áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng hành chính quản trị, tài vụ kế toán,… hoặc những công việc chưa xây dụng được định mức lao động, chưa có giá lương sản phẩm.
8 - Lương thời gian được chia thành: Lương ngày: Được tính bằng cách lấy lương tháng chia cho số ngày làm việc theo chế độ. - Lương giờ: Được tính bằng cách lấy lương ngày chia cho số giờ làm việc trong ngày theo chế độ. - Lương tháng: là tiền lương trả cố định trong 1 tháng trên cơ sở hợp đồng lao động: b. Cách tính: Lương tháng= Ltt*( Hcb +Hpc) Trong đó: Ltt: mức lương tối thiểu Hcb: hệ số cấp bậc lương của từng người Hpc: hệ số các khoản phụ cấp Tiền lương tháng Lương tháng = Số ngày trong tháng theo chế độ Ưu điểm: Phù hợp với công việc không định mức hoặc không nên định mức Tính toán đơn giản, dễ hiểu, áp dụng cho những lao động ở bộ phận giá tiếp, những nơi không có điều kiện xác định chính xác khối lượng hoàn thành.
Nhược điểm: Do cha thực sự gắn với kết quả sản xuất nên hình thức này chưa tính đến một cách đầy đủ chất lượng lao động, chưa phát huy hết khả năng sẵn có của người lao động,chưa khuyến khích người la động quan tâm đến kết quả lao động. Trả lương khoán Khái niệm: Là hình thức trả lương khi người lao động hoàn thành được khối công việc theo đúng chất lượng được thỏa thuận giữa người thuê lao động và người lao động. 9 Công thức tính: Lương = Đơn giá khoán * Khối lượng công việc Ưu điểm: Có tác dụng khuyến khích công nhân nâng cao năng suất lao động, tối ưu hóa quá trình làm việc giảm thời gian lao động, hoàn thành công việc trước thời giạn, giảm bớt số lao động không cần thiết. Nhược điểm: Việc xác định đơn giá khoán phức tạp, khó chính xác.
Phải tiến hành xây dựng chặt chẽ phù hợp với điều điện người lao động. Trả lương theo doanh thu Là hình thức trả lương mà thu nhập người lao động phụ thuộc vào doanh số đạt được theo mục tiêu doanh số và chính sách lương, thưởng doanh số quy định của công ty. Phương thức trả lương này thường được áp dụng cho nhân viên bán hàng, nhân viên kinh doanh. Các hình thức lương, thưởng theo doanh thu: + Lương, thưởng doanh số nhóm.
+ Lương, thưởng doanh số cá nhân. + Các hình thức thưởng kinh doanh khác: công nợ, phát triển thị trường, thưởng theo mốc mục tiêu đạt được,… 1. Nguyên tắc hạch toán lao động và tiền lương Để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, đòi hỏi hạch toán lao động và tiền lương phải quán triệt các nguyên tắc: - Phải phân loại lao động hợp lý Do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải tiến hành phân loại.