Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong các doanh nghiệp thương mại, hàng hóa là bộ phận chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động và là yếu tố then chốt quyết định tính liên tục của quá trình kinh doanh. Công tác kế toán hàng hóa đóng vai trò cung cấp thông tin quản trị về biến động số lượng, giá trị, chi phí thu mua, cũng như kiểm soát hao hụt, ngăn ngừa thất thoát. Sự chính xác của kế toán hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến tính trung thực của các chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính, đặc biệt là giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp và giá trị tài sản ngắn hạn.

Đối với Công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế, đơn vị kinh doanh các mặt hàng có tính chất đặc thù như xăng dầu, dầu mỡ nhờn, gas hóa lỏng—những sản phẩm dễ bay hơi, tiềm ẩn nguy cơ hao hụt cao và chịu sự biến động giá liên tục—công tác quản lý và hạch toán hàng hóa đặt ra những yêu cầu nghiêm ngặt. Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Mai Thị Mỹ Anh (Chuyên ngành Kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế – Đại học Huế) tập trung phân tích thực tiễn công tác kế toán hàng hóa tại công ty nhằm nhận diện các ưu điểm, hạn chế và đưa ra các giải pháp hoàn thiện.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể:

  • Mục tiêu chung: Tìm hiểu thực tế và đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế.
  • Mục tiêu cụ thể:
    1. Hệ thống hóa và tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại.
    2. Tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế.
    3. Vận dụng lý luận cùng thực tiễn tại đơn vị để đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế, tập trung vào kế toán nhập kho, xuất kho và kiểm soát hàng hóa.
  • Phạm vi không gian: Thực hiện tại Công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế (trụ sở tại 48 Hùng Vương, thành phố Huế).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu phân tích tình hình lao động, tài sản – nguồn vốn và kết quả sản xuất kinh doanh được thu thập trong giai đoạn 3 năm (2015 – 2017); số liệu hóa đơn, chứng từ minh họa cho quy trình tính giá và luân chuyển chứng từ nhập – xuất hàng hóa được thu thập trong các năm 2018 và 2019.
  • Phạm vi nội dung: Nghiên cứu việc vận dụng Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) và Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC vào các nghiệp vụ hàng hóa tại đơn vị.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của đề tài được xây dựng dựa trên hệ thống chuẩn mực và văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Nhà nước:

  • Chuẩn mực kế toán số 02 (VAS 02) – Hàng tồn kho (Ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài chính): Quy định nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc; trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải hạch toán theo giá trị thuần có thể thực hiện được; quy định phương pháp xác định giá trị hàng xuất kho (thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước - FIFO) và nguyên tắc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
  • Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính: Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, quy định cụ thể kết cấu, nội dung phản ánh của Tài khoản 156 (Hàng hóa), gồm TK 1561 (Giá mua hàng hóa), TK 1562 (Chi phí thu mua hàng hóa), TK 1567 (Hàng hóa bất động sản); phương pháp kế toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên; phương pháp xử lý kiểm kê thừa (TK 3381) và thiếu (TK 1381).
  • Thông tư 228/2009/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, xác định điều kiện, thời điểm, phương pháp lập và thẩm quyền xử lý tổn thất tài sản tồn đọng.
  • Các tài liệu giáo trình và nghiên cứu chuyên ngành: Giáo trình Kế toán tài chính của Phan Đình Ngân & Hồ Phan Minh Đức (2011), tài liệu kế toán doanh nghiệp của Nguyễn Văn Công (2007).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả áp dụng bao gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu:
    • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập văn bản pháp lý, chuẩn mực kế toán, sách chuyên khảo và các bài viết học thuật để xây dựng cơ sở lý thuyết.
    • Phương pháp thu thập số liệu: Trích xuất dữ liệu từ các Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Thuyết minh BCTC) giai đoạn 2015 – 2017 và hệ thống chứng từ kế toán phát sinh tại đơn vị.
    • Phương pháp quan sát: Trực tiếp theo dõi quy trình ghi chép, lập và luân chuyển chứng từ nhập – xuất kho trên phần mềm kế toán tại phòng Kế toán – Tài chính.
    • Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn Kế toán trưởng và các kế toán viên phụ trách từng phần hành nhằm nắm bắt quy trình hạch toán thực tế và mô hình quản lý nội bộ.
  • Phương pháp phân tích dữ liệu:
    • Phương pháp so sánh: So sánh quy mô, cơ cấu và mức độ biến động của các chỉ tiêu tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và lao động qua các năm 2015 – 2017.
    • Phương pháp phân tích số liệu: Phân tích thực trạng tổ chức hạch toán hàng hóa để đối chiếu giữa lý luận và thực tế áp dụng tại doanh nghiệp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các khái niệm, vai trò, yêu cầu quản trị và nguyên tắc hạch toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại:

  • Khái niệm và đặc điểm: Hàng hóa là các loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích để bán (bán buôn hoặc bán lẻ), không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm của doanh nghiệp. Hàng hóa đa dạng về quy cách, chủng loại và luôn chịu tác động của môi trường bảo quản, vận chuyển.
  • Yêu cầu quản lý: Đặt ra đồng bộ ở cả 4 khâu: khâu thu mua (quản lý số lượng, chất lượng, giá mua và chi phí thu mua), khâu bảo quản (bố trí kho bãi, định mức hao hụt), khâu dự trữ (xác định định mức dự trữ tối đa, tối thiểu tránh ứ đọng vốn) và khâu xuất bán (phản ánh chính xác doanh thu, giá vốn).
  • Nguyên tắc hạch toán theo VAS 02 và Thông tư 200/2014/TT-BTC: Phản ánh hàng hóa theo giá gốc. Phân tích ưu nhược điểm của các phương pháp tính giá xuất kho: phương pháp giá đích danh, phương pháp bình quân gia quyền (gồm bình quân cả kỳ dự trữ và bình quân sau mỗi lần nhập), phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO).
  • Kế toán tổng hợp hàng hóa: Trình bày quy trình hạch toán nghiệp vụ nhập - xuất kho hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên trên hệ thống tài khoản kế toán; nguyên tắc lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho qua TK 2294 và TK 632; phương pháp xử lý tài sản thừa/thiếu khi kiểm kê qua TK 3381 và TK 1381.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế

Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu tổ chức và thực trạng tổ chức hạch toán hàng hóa tại đơn vị nghiên cứu:

  • Quá trình hình thành và phát triển: Tiền thân là Công ty Vật tư Tổng hợp Bình Trị Thiên thành lập năm 1975. Năm 1990 tách tỉnh, đến năm 1994, theo Quyết định số 403/TM-TCCB ngày 19/04/1994 của Bộ trưởng Bộ Thương Mại, công ty được chuyển về trực thuộc Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam (nay là Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam - Petrolimex) và đổi tên thành Công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế.
  • Lĩnh vực kinh doanh: Mặt hàng kinh doanh chủ lực gồm xăng Mogas 83, Mogas 95, dầu Diezel, dầu hỏa, dầu Mazut, nhựa đường, gas hóa lỏng, dầu mỡ nhờn, bảo hiểm phi nhân thọ, thẻ Flexicard và xây lắp công trình xăng dầu.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và kế toán: Tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng. Bộ máy kế toán gồm Kế toán trưởng (Trưởng phòng KTTC), Kế toán tổng hợp (Phó phòng KTTC), Kế toán TSCĐ - CCDC - XDCB, Kế toán kho, Kế toán công nợ, Kế toán thanh toán, Thủ quỹ và Kế toán tại các cửa hàng xăng dầu (CHXD) trực thuộc.
  • Thay đổi trong chuỗi cung ứng: Cuối năm 2015, công ty dỡ bỏ kho cảng Thuận An do giá xăng dầu thế giới sụt giảm mạnh khiến việc mua dự trữ tại kho không hiệu quả. Từ năm 2016, xăng dầu được tiếp nhận trực tiếp từ Tổng kho xăng dầu khu vực V (Đà Nẵng) vận chuyển thẳng đến hệ thống CHXD trực thuộc và các khách hàng.
  • Chính sách và tổ chức kế toán hàng hóa tại đơn vị:
    • Phương pháp kế toán HTK: Kê khai thường xuyên.
    • Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn (tính tự động trên phần mềm máy tính sau mỗi lần nhập).
    • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
    • Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng.
    • Đặc thù hệ thống tài khoản: Nhóm tài khoản HTK được mở chi tiết theo từng ngành hàng (xăng dầu, hóa dầu, gas, phụ kiện). Đối với kinh doanh gas, do áp dụng hình thức cược vỏ bình, công ty mở tài khoản chi tiết TK 2441000000 "Ký cược vỏ bình gas dài hạn". Về chi phí hoạt động, công ty hạch toán toàn bộ chi phí phát sinh tại văn phòng và các cửa hàng vào TK 641 "Chi phí kinh doanh", không sử dụng TK 642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp" theo quy định quản lý thống nhất của Tập đoàn.
    • Quy trình chứng từ: Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (của Công ty Xăng dầu khu vực V), Biên bản giao nhận xăng dầu, Phiếu nhập kho, Hóa đơn GTGT, Bảng tổng hợp chứng từ xuất hàng hóa, Báo cáo cân đối nhập – xuất – tồn và Biên bản kiểm kê định kỳ.

Chương 3: Đánh giá công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế và một số giải pháp hoàn thiện

Chương 3 tổng kết các mặt đạt được, các tồn tại và đưa ra khuyến nghị:

  • Đánh giá ưu điểm: Bộ máy kế toán được phân công nhiệm vụ rõ ràng; áp dụng phần mềm kế toán đồng bộ giúp việc tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn diễn ra nhanh chóng, chính xác; hệ thống chứng từ và sổ sách tuân thủ quy định của Chế độ kế toán và Tập đoàn.
  • Hạn chế phát hiện: Công tác kiểm soát hao hụt xăng dầu ở các khâu giao nhận và tồn trữ còn phức tạp do tính chất tự nhiên của nhiên liệu; quy trình luân chuyển chứng từ từ các CHXD về phòng Kế toán đôi lúc còn độ trễ thời gian; việc theo dõi và trích lập dự phòng giảm giá cho một số mặt hàng phụ kiện, nhớt chưa thực sự linh hoạt khi thị trường biến động.
  • Giải pháp đề xuất: Đưa ra các nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát hao hụt định mức, rút ngắn thời gian luân chuyển và kiểm tra chứng từ giữa các đơn vị trực thuộc, tối ưu hóa công tác hạch toán chi phí thu mua và quản lý dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp được các dữ liệu thực tế về cơ cấu hàng hóa và quy trình kế toán tại Công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế:

Tiêu chí / Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Tỷ trọng Hàng hóa trong tổng giá trị HTK 91,08% 94,65% 93,52%
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Kê khai thường xuyên Kê khai thường xuyên Kê khai thường xuyên
Phương pháp tính giá xuất kho Bình quân gia quyền liên hoàn Bình quân gia quyền liên hoàn Bình quân gia quyền liên hoàn
Phương pháp tính thuế GTGT Khấu trừ Khấu trừ Khấu trừ

Các phát hiện và đóng góp chính của đề tài:

  • Làm rõ tỷ trọng chi phối của mặt hàng hàng hóa trong tài sản lưu động của công ty (luôn duy trì trên 91% đến gần 95% tổng giá trị HTK giai đoạn 2015 – 2017).
  • Hệ thống hóa chi tiết các đặc điểm kế toán mang tính đặc thù ngành xăng dầu tại doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Petrolimex: việc điều chỉnh cơ cấu tài khoản (sử dụng TK 641, không dùng TK 642; mở mã tài khoản TK 2441000000 theo dõi vỏ bình gas); quy trình quản lý hao hụt bay hơi trong giá vốn hàng bán; việc chuyển đổi phương thức cung ứng hàng từ kho trung gian sang nhận thẳng từ Tổng kho khu vực V.
  • Cung cấp các đề xuất sát với thực tế vận hành nhằm chuẩn hóa quy trình kiểm tra chứng từ và nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho tại đơn vị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế về phạm vi số liệu: Do số liệu Báo cáo tài chính năm 2018 của công ty tại thời điểm thực hiện đề tài chưa được kiểm toán độc lập hoàn tất, tác giả chỉ phân tích số liệu tổng hợp về tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh trong giai đoạn 2015 – 2017. Các số liệu năm 2018 và đầu 2019 chủ yếu được khai thác ở góc độ minh họa chứng từ và quy trình nghiệp vụ.
  • Giới hạn về nội dung phương pháp: Đề tài tập trung chuyên sâu vào phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn do đây là các phương pháp áp dụng trên thực tế tại doanh nghiệp; không đi sâu phân tích phương pháp kiểm kê định kỳ.
  • Hướng mở rộng nghiên cứu: Các nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng đánh giá hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán quản trị trong việc kiểm soát hao hụt xăng dầu và phân tích sâu hơn tác động của biến động giá xăng dầu thế giới đến việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong các niên độ tài chính tiếp theo.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp: Cung cấp tài liệu thực tế về phương pháp tổ chức kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại có quy mô mạng lưới chi nhánh, cửa hàng rộng khắp.
  • Kế toán viên và nhà quản lý tại các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu, hóa dầu, khí đốt: Tham khảo mô hình phân cấp tổ chức chứng từ, hạch toán ký cược bình gas, tập hợp chi phí kinh doanh trên TK 641 và quản lý hao hụt đặc thù ngành nhiên liệu.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho và phương pháp tính giá xuất kho nào?
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và sử dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn (tính đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập hàng trên phần mềm kế toán) để xác định giá trị hàng hóa xuất kho.

2. Tỷ trọng giá trị hàng hóa trong tổng hàng tồn kho của công ty biến động như thế nào trong giai đoạn 2015 – 2017?
Hàng hóa luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng hàng tồn kho của đơn vị qua các năm: đạt 91,08% vào năm 2015; tăng lên 94,65% vào năm 2016; và đạt 93,52% vào năm 2017.

3. Vì sao Công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế quyết định dỡ bỏ kho cảng Thuận An vào cuối năm 2015?
Quyết định dỡ bỏ kho cảng Thuận An xuất phát từ sự sụt giảm nghiêm trọng của giá xăng dầu thế giới, khiến việc mua xăng dầu về dự trữ tại kho này không mang lại hiệu quả kinh tế. Từ năm 2016, công ty chuyển sang phương thức tiếp nhận xăng dầu vận chuyển thẳng từ Tổng kho xăng dầu khu vực V (Đà Nẵng) đến các CHXD và khách hàng.

4. Hệ thống tài khoản kế toán tại công ty có những điểm điều chỉnh đặc thù nào so với quy định chung của Thông tư 200/2014/TT-BTC?
Công ty tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 641 "Chi phí kinh doanh" (không sử dụng TK 642) theo quy định thống nhất của Tập đoàn; đồng thời mở thêm tài khoản chi tiết TK 2441000000 "Ký cược vỏ bình gas dài hạn" để theo dõi tiền đặt cọc mượn vỏ bình của khách hàng.

5. Đề tài sử dụng các nguồn dữ liệu nào để phân tích thực trạng kế toán tại đơn vị?
Đề tài sử dụng số liệu Báo cáo tài chính đã kiểm toán giai đoạn 2015 – 2017 để phân tích tình hình nguồn lực, kết quả kinh doanh; kết hợp với các chứng từ kế toán, sổ cái TK 156, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiểm kê thu thập trong các năm 2018 và 2019 cùng dữ liệu phỏng vấn trực tiếp cán bộ phòng Kế toán – Tài chính.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Mai Thị Mỹ Anh đã phản ánh một cách có hệ thống và đầy đủ cơ sở lý luận cũng như thực tiễn công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế. Nghiên cứu làm rõ các nét đặc thù trong hạch toán kế toán ngành xăng dầu và khí hóa lỏng theo chuẩn mực VAS 02 và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các đánh giá và đề xuất trong khóa luận cung cấp góc nhìn thực tế về quy trình luân chuyển chứng từ, kiểm soát hao hụt và tổ chức bộ máy kế toán tại một doanh nghiệp thương mại năng lượng.