Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh thương mại, hàng tồn kho là bộ phận tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động và gắn liền trực tiếp với chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với các đơn vị thương mại chuyên cung ứng vật tư, thiết bị chuyên dụng như thiết bị phòng cháy chữa cháy (PCCC), giá trị và sự biến động của hàng tồn kho phản ánh trực tiếp hiệu quả quản lý vốn lưu động, doanh thu tiêu thụ và khả năng sinh lời. Việc tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho khoa học giúp duy trì mức dự trữ hợp lý, giảm chi phí lưu kho, hạn chế rủi ro thất thoát, ứ đọng hoặc thiếu hụt nguồn hàng làm gián đoạn quá trình phân phối. Nhận thức được tầm quan trọng đó, tác giả Lê Thị Thuý Hoà đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hạch toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại PCCC Hoàng Phát.

Hệ thống mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu được xác định rõ ràng theo văn bản:

  1. Mục tiêu chung: Đánh giá cơ sở lý luận về hàng tồn kho, kế toán hàng tồn kho và tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho; từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao, hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại PCCC Hoàng Phát.
  2. Mục tiêu cụ thể:
    • Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
    • Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại PCCC Hoàng Phát.
    • Đề xuất một số giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại đơn vị và xác định các điều kiện thực hiện.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài bao gồm:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán hàng tồn kho, hình thức tổ chức công tác kế toán, phương pháp hạch toán và kiểm kê hàng tồn kho tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại PCCC Hoàng Phát.
  • Phạm vi nội dung: Cơ sở lý luận về kế toán hàng tồn kho; tình hình cơ bản và thực tế công tác kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại PCCC Hoàng Phát (Trụ sở chính tại: đường Mễ Nội, phường Liêm Chính, thành phố Phủ Lý, tỉnh Hà Nam; Văn phòng giao dịch tại: Đường 21A, Phủ Lý, Hà Nam).
  • Phạm vi thời gian: Khóa luận được thực hiện từ tháng 08/2022 đến tháng 11/2022. Số liệu về tình hình chung, tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh được thu thập trong 3 năm (2019 - 2021); số liệu chứng từ, sổ sách minh chứng kế toán chi tiết được thu thập trong năm tài chính 2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật, chuẩn mực kế toán và các công trình học thuật chuyên ngành kế toán tài chính:

  • Hệ thống văn bản pháp lý và chuẩn mực:
    • Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) "Hàng tồn kho" ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC của Bộ Tài chính.
    • Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp (đặc biệt là Điều 23 quy định nguyên tắc kế toán hàng tồn kho).
    • Thông tư số 133/2016/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
    • Thông tư số 48/2019/TT-BTC ngày 08/08/2019 của Bộ Tài chính quy định việc trích lập và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
    • Luật Kế toán Việt Nam.
  • Nghiên cứu học thuật kế thừa: Các giáo trình và công trình nghiên cứu của TS. Nguyễn Thu Thủy (2011, 2022), PGS.TS. Ngô Thế Chi và cộng sự (2013), TS. Vũ Thị Hà (2014), TS. Phạm Hoàng Yến (2017), TS. Tiêu Thị Thủy (2009), ThS. Lê Thị Hồng Ngân (2016).

Về mặt lý luận, khóa luận tổng hợp đầy đủ các nội dung cốt lõi:

  • Phương pháp tính giá hàng nhập kho: Xác định theo nguyên tắc giá gốc (giá mua ghi trên hóa đơn cộng chi phí thu mua, bốc xếp, vận chuyển, bảo quản, các khoản thuế không được hoàn lại, trừ đi chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua).
  • Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Phân tích 3 phương pháp theo quy định gồm: Phương pháp bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ cố định hoặc bình quân liên hoàn/di động sau mỗi lần nhập), Phương pháp giá đích danh, Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO).
  • Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: Hệ thống hóa 3 phương pháp hạch toán chi tiết gồm: Phương pháp ghi thẻ song song, Phương pháp ghi sổ số dư, Phương pháp đối chiếu luân chuyển.
  • Phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho: Trình bày nguyên tắc, chứng từ, tài khoản và sơ đồ định khoản theo 2 phương pháp: Kê khai thường xuyên (sử dụng các tài khoản 152, 153, 154, 155, 156, 157) và Kiểm kê định kỳ (sử dụng tài khoản 611 - Mua hàng).
  • Kế toán kiểm kê và dự phòng: Quy trình xử lý chênh lệch thừa/thiếu hàng tồn kho qua kiểm kê (TK 3381, TK 1381, TK 632) và hạch toán trích lập, hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 2294) khi giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc.
  • Hình thức tổ chức sổ kế toán: Khái quát 4 hình thức ghi sổ gồm: Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái và Kế toán máy.

Về phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu:

  • Phương pháp thu thập số liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ hệ thống báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) giai đoạn 2019 - 2021 và hồ sơ sổ sách kế toán năm 2021 của Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại PCCC Hoàng Phát. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua quan sát thực tế quy trình luân chuyển chứng từ, lập phiếu nhập - xuất, ghi chép thẻ kho và phần mềm kế toán tại doanh nghiệp.
  • Phương pháp phân tích số liệu: Sử dụng phương pháp phân tích - tổng hợp, phương pháp so sánh (so sánh tuyệt đối, tương đối qua các năm), phương pháp bảng biểu thống kê để đánh giá quy mô, cơ cấu tài sản, kết quả kinh doanh và thực trạng hạch toán hàng tồn kho.

Nội dung chính theo từng chương

Phần I: Mở đầu

Tác giả trình bày tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh các doanh nghiệp thương mại phải tối ưu hóa chi phí và quản trị dòng vốn lưu động thông qua hàng tồn kho. Phần này xác định mục tiêu chung và 3 mục tiêu cụ thể, xác lập đối tượng nghiên cứu là toàn bộ quy trình hạch toán kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại PCCC Hoàng Phát. Phạm vi không gian được cố định tại trụ sở và văn phòng giao dịch của công ty tại Phủ Lý, Hà Nam; phạm vi thời gian nghiên cứu báo cáo tài chính giai đoạn 2019 - 2021 và chứng từ nghiệp vụ năm 2021.

Phần II: Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

Chương này chuẩn hóa hệ thống lý luận về hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Nội dung bao gồm: định nghĩa hàng tồn kho theo VAS 02 và Thông tư 200/2014/TT-BTC; phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng (dự trữ cho sản xuất, dự trữ cho tiêu thụ) và theo nguồn hình thành (mua ngoài, tự gia công, nhập nội bộ, nguồn khác). Tác giả làm rõ các phương pháp tính giá thực tế hàng nhập kho từ các nguồn và 3 phương pháp tính giá xuất kho (bình quân gia quyền, giá đích danh, FIFO). Chương II cũng phân tích chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ nhập/xuất kho; kết cấu, nội dung các tài khoản hàng tồn kho (TK 152, 153, 154, 155, 156, 157, 611, 2294); quy trình kế toán kiểm kê thừa thiếu; nguyên tắc trích lập dự phòng theo Thông tư 48/2019/TT-BTC; đặc điểm 4 hình thức tổ chức sổ kế toán (Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Kế toán máy) và các phương pháp nghiên cứu được áp dụng.

Phần III: Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Nội dung chương III tập trung phản ánh tình hình thực tế và thực trạng kế toán tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại PCCC Hoàng Phát:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Giới thiệu quá trình hình thành, các ngành nghề kinh doanh PCCC (Bảng 3.1), cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý (Hình 3.1), mô hình tổ chức bộ máy kế toán (Hình 3.2), tình hình lao động (Bảng 3.2), cơ cấu tài sản - nguồn vốn và kết quả kinh doanh giai đoạn 2019 - 2021 (Bảng 3.3, Bảng 3.4).
  • Thực trạng kế toán hàng tồn kho:
    • Đặc điểm danh mục hàng hóa: Công ty chuyên kinh doanh các thiết bị PCCC như trang phục bảo hộ, bình chữa cháy bột MFZ4, bình chữa cháy khí CO2 MT3... (Bảng 3.5).
    • Phương pháp tính giá: Phân tích thực tế tính giá nhập kho theo giá mua ghi trên hóa đơn cộng chi phí liên quan và phương pháp tính giá xuất kho đang áp dụng tại đơn vị.
    • Hạch toán chi tiết: Minh họa và trích lục quy trình lập, xử lý hệ thống chứng từ thực tế gồm: Hóa đơn GTGT số 0000035 (Mẫu 3.1), Biên bản bàn giao hàng hóa nhập kho (Mẫu 3.2), Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 3.3), Phiếu nhập kho NK32721 (Mẫu 3.4), Phiếu xuất kho XK380/21 (Mẫu 3.5), Hóa đơn GTGT bán ra số 00000194 (Mẫu 3.6), Biên bản bàn giao xuất bán (Mẫu 3.7); hệ thống Thẻ kho (Mẫu 3.8, 3.9, 3.10) và Sổ chi tiết hàng hóa (Mẫu 3.11, 3.12, 3.13), Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (Mẫu 3.14).
    • Hạch toán tổng hợp: Trình bày trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung, trích Sổ Nhật ký chung (Mẫu 3.15) và Sổ Cái TK 156 - Hàng hóa (Mẫu 3.16) có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán.
  • Đánh giá và giải pháp: Đánh giá ưu điểm, hạn chế còn tồn tại trong tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty; từ đó đề xuất các nhóm giải pháp hoàn thiện quy trình lập - luân chuyển chứng từ (Mẫu 3.1 Sổ giao nhận chứng từ), tổ chức hệ thống sổ sách và nâng cao năng lực ứng dụng phần mềm.

Phần IV: Kết luận

Khóa luận tổng hợp lại toàn bộ các kết quả đạt được: khẳng định cơ sở lý luận đã được hệ thống hóa đầy đủ, phản ánh trung thực thực trạng công tác hạch toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại PCCC Hoàng Phát và nhấn mạnh tính khả thi của các đề xuất hoàn thiện nhằm nâng cao chất lượng quản lý tài chính tại doanh nghiệp.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hệ thống hóa và làm rõ mối tương quan giữa lý luận kế toán hàng tồn kho theo chế độ kế toán hiện hành với thực tiễn áp dụng tại một doanh nghiệp thương mại chuyên ngành PCCC:

Tiêu chí kế toán Cơ sở lý luận (Chế độ kế toán & Chuẩn mực) Thực tế tại Công ty PCCC Hoàng Phát
Văn bản áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC, VAS 02 Áp dụng chế độ kế toán theo quy định hiện hành
Phương pháp kế toán tổng hợp Kê khai thường xuyên hoặc Kiểm kê định kỳ Áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên
Tài khoản sử dụng chính TK 152, 153, 154, 155, 156, 157, 611, 2294 Sử dụng trọng tâm TK 156 (Hàng hóa), chi tiết theo từng mặt hàng PCCC
Phương pháp kế toán chi tiết Thẻ song song, Sổ số dư, Đối chiếu luân chuyển Kết hợp Thẻ kho tại kho và Sổ chi tiết hàng hóa tại phòng kế toán
Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Kế toán máy Áp dụng hình thức Nhật ký chung có sự trợ giúp của phần mềm kế toán
Hệ thống chứng từ hạch toán Mẫu biểu chuẩn theo Thông tư 200 (01-VT, 02-VT, Bảng kê, Biên bản...) Lập Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, Biên bản bàn giao

Đóng góp của khóa luận đối với doanh nghiệp:

  • Đánh giá thực trạng: Minh chứng cụ thể các nghiệp vụ mua, nhập kho, xuất bán đối với các mặt hàng PCCC chủ lực (Trang phục bảo hộ, Bình chữa cháy bột MFZ4, Bình chữa cháy CO2 MT3) qua hệ thống chứng từ và sổ kế toán thực tế phát sinh trong năm 2021.
  • Giải pháp đề xuất: Đưa ra các định hướng và giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty, bao gồm việc chuẩn hóa trình tự luân chuyển chứng từ thông qua việc ban hành "Sổ giao nhận chứng từ" (Mẫu 3.1 trong giải pháp), cải tiến việc ghi chép sổ kế toán chi tiết và tăng cường kiểm soát nội bộ đối với khâu bảo quản, kiểm kê hàng hóa.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi số liệu minh họa thực tế về nghiệp vụ chứng từ và sổ kế toán chi tiết chỉ giới hạn trong năm tài chính 2021 tại một doanh nghiệp cụ thể là Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại PCCC Hoàng Phát trên địa bàn tỉnh Hà Nam; chưa mở rộng so sánh với các doanh nghiệp thương mại có quy mô lớn hơn trong cùng ngành vật tư PCCC.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang kiểm toán nội bộ chu trình mua hàng - tồn kho - bán hàng; nghiên cứu ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đồng bộ và xây dựng mô hình dự trữ hàng tồn kho tối ưu (như EOQ, JIT) phù hợp với biến động thị trường thiết bị an toàn, phòng cháy chữa cháy.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo đối với:

  • Sinh viên và học viên: Chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Quản trị kinh doanh tại các trường đại học, học viện khối kinh tế tham khảo cấu trúc trình bày một khóa luận tốt nghiệp về kế toán tài chính doanh nghiệp thương mại.
  • Kế toán viên và nhà quản lý doanh nghiệp: Đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ kinh doanh thiết bị kỹ thuật, vật tư PCCC có thể tham khảo quy trình luân chuyển chứng từ nhập - xuất kho, mẫu biểu theo dõi thẻ kho, sổ chi tiết hàng hóa và trình tự hạch toán tổng hợp trên Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 156.
  • Nội dung giá trị nhất: Hệ thống sơ đồ hạch toán lý thuyết các phần hành hàng tồn kho (Hình 2.1 đến 2.13) và bộ chứng từ - mẫu sổ kế toán thực tế (Mẫu 3.1 đến 3.16) được trích dẫn chi tiết trong khóa luận.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại PCCC Hoàng Phát áp dụng phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho và hình thức sổ kế toán nào?
Công ty áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên để theo dõi liên tục tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa trên hệ thống tài khoản kế toán (trọng tâm là TK 156) và tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán.

2. Khóa luận sử dụng các văn bản pháp lý và chuẩn mực kế toán nào làm cơ sở lý luận chính?
Khóa luận căn cứ vào Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) "Hàng tồn kho" (QĐ 149/2001/QĐ-BTC), Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC, Thông tư 48/2019/TT-BTC về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và Luật Kế toán Việt Nam.

3. Các mặt hàng tồn kho cụ thể nào được tác giả trích lục chứng từ và sổ kế toán để minh họa trong khóa luận?
Khóa luận trích lục số liệu thực tế năm 2021 của các mặt hàng thiết bị PCCC gồm: Trang phục bảo hộ, Bình chữa cháy bột MFZ4 và Bình chữa cháy khí CO2 MT3 thông qua các Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho NK32721, Phiếu xuất kho XK380/21, Thẻ kho và Sổ chi tiết hàng hóa.

4. Khóa luận hệ thống hóa bao nhiêu phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho trong phần cơ sở lý luận?
Trong Phần II, khóa luận phân tích chi tiết 3 phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: Phương pháp ghi thẻ song song, Phương pháp ghi sổ số dư và Phương pháp đối chiếu luân chuyển, kèm theo ưu nhược điểm, điều kiện áp dụng và sơ đồ luân chuyển chứng từ của từng phương pháp.

5. Phạm vi nghiên cứu về không gian và thời gian của đề tài được giới hạn như thế nào?
Về không gian, đề tài thực hiện tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại PCCC Hoàng Phát (Trụ sở: Phường Liêm Chính, TP. Phủ Lý; VPGD: Đường 21A, Phủ Lý, Hà Nam). Về thời gian, khóa luận được thực hiện từ tháng 08/2022 đến 11/2022, sử dụng số liệu Báo cáo tài chính 3 năm (2019 - 2021) và số liệu chứng từ sổ sách chi tiết năm 2021.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Thị Thuý Hoà đã hệ thống hóa đầy đủ khung lý luận về kế toán hàng tồn kho theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính. Công trình phản ánh trung thực thực trạng tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp hàng tồn kho tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại PCCC Hoàng Phát thông qua hệ thống chứng từ, sổ kế toán phát sinh năm 2021. Trên cơ sở phân tích ưu nhược điểm, tác giả đã đề xuất các giải pháp thiết thực gắn liền với việc quản lý chứng từ và hoàn thiện quy trình sổ sách kế toán tại doanh nghiệp. Đây là tài liệu tham khảo học thuật có giá trị cho sinh viên chuyên ngành kế toán và các nhà quản trị doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ.