CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về hàng tồn kho và kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1. Khái niệm về hàng tồn kho Theo chuẩn mực số 02 của chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) được ban hành và công bố theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì: Hàng tồn kho: Là những tài sản: a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; b) Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho bao gồm: - Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; - Chi phí dịch vụ dở dang. Trong TT133/2016/TT-BTC về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đã chỉ rõ: Các loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản nhận giữ hộ, nhận ký gửi, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, nhận gia công,… không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp thì không được phản ánh là hàng tồn kho. Đặc điểm của hàng tồn kho Qua khái niệm về hàng tồn kho, ta có thể thấy hàng tồn kho rất đa dạng, mỗi ngành nghề kinh doanh có những đặc điểm về hàng tồn kho khác nhau, nhưng nhìn chung thì trong các doanh nghiệp hàng tồn kho có những đặc điểm cơ bản như sau: 4 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Kiểm toán - Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và thường chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp. - Hàng tồn kho được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau với chi phí cấu thành khác nhau dẫn đến giá gốc hàng tồn kho cũng khác nhau.
- Hàng tồn kho thường được cất trữ, bảo quản ở nhiều địa điểm khác nhau, do nhiều người quản lý nên có thể bị mất mát, khó kiểm soát về mặt số lượng. - Hàng tồn kho thường rất đa dạng và điều kiện bảo quản khác nhau có thể dẫn đến các hao mòn hữu hình như bị hư hỏng, và hàng tồn kho cũng có thể bị ảnh hưởng bởi các hao mòn vô hình như bị lỗi mốt, lỗi thời,…. - Hàng tồn kho trong quá trình kinh doanh thường có các nghiệp vụ nhập xuất thường xuyên xảy ra nhiều lần, luôn biến đổi hình thái hiện vật để chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác (nguyên vật liệu sẽ tham gia vào quá trình sản xuất để chuyển hóa thành thành phẩm,…). - Việc xác định được giá trị, chất lượng, tình trạng hàng tồn kho rất khó khăn, phức tạp.
Có nhiều loại hàng tồn kho khó phân loại, xác định giá trị như tác phẩm nghệ thuật, kim loại quý, đồ cổ,… 1. Phân loại hàng tồn kho Có thể phân loại hàng tồn kho theo một số tiêu thức sau: Theo chuẩn mực VAS – 02 Hàng tồn kho được phân loại như sau: - Hàng tồn kho được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường bao gồm: hàng tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi bán, hàng gửi đi gia công chế biến, thành phẩm tồn kho. - Hàng tồn kho đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang bao gồm: sản phẩm chưa hoàn thành, sản phẩm hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho, chi phí dịch vụ dở dang. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ bao gồm: nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến, hàng mua đang đi đường chưa về nhập kho.
5 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Kiểm toán Theo mục đích sử dụng - Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là hàng tồn kho được sử dụng trực tiếp hoặc gián tiếp cho quá trình sản xuất như nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, bán thành phẩm,…. - Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: là hàng tồn kho được sử dụng cho mục đích bán ra như hàng hóa, thành phẩm. - Hàng tồn kho sử dụng cho các hoạt động khác: biếu tặng, góp vốn, tài trợ,… Theo nguồn gốc hình thành - Hàng mua từ bên ngoài: là hàng được mua từ các nhà cung cấp trên thị trường cả trong nước và ngoài nước nhưng ngoài hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. - Hàng mua từ nội bộ: là hàng được mua từ các hệ thống, chi nhánh của doanh nghiệp.
- Hàng mua tự gia công: là hàng mà doanh nghiệp tự sản xuất hoặc mua dạng bán thành phẩm, dở dang về tự gia công thành thành phẩm. - Hàng nhập từ các nguồn khác: là hàng có thể được biếu tặng,… Theo phẩm chất của hàng tồn kho - Hàng tồn kho có phẩm chất tốt: là hàng tồn kho qua quá trình kiểm duyệt đáp ứng được tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đặt ra để có thể đáp ứng tốt quá trình sản xuất kinh doanh. - Hàng tồn kho có phẩm chất kém: là hàng tồn kho đã bị giảm một phần giá trị do yếu tố khách quan (bị lỗi từ quá trình mua hàng) hay yếu tố khách quan (bị hư hỏng trong quá trình bảo quản). - Hàng tồn kho mất phẩm chất: là hàng tồn kho đã bị giảm giá trị một cách nghiêm trọng, cần có cách xử lý để không làm ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Yêu cầu trong việc quản lý hàng tồn kho HTK là khoản mục quan trọng trên BCTC, khoản mục HTK cho biết thông tin về một phần vốn lưu động ngắn hạn của doanh nghiệp, tốc độ luân chuyển HTK và khả năng 6 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Kiểm toán sinh lời của doanh nghiệp. Không những thế dựa vào thông tin HTK trên BCTC ta có thể tính được một số chỉ số tài chính như chỉ số vòng quay HTK, số ngày bình quân vòng quay HTK,…; dựa vào đó nắm được tình hình kinh doanh của DN và đưa ra những quyết định hợp lý. HTK tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh của DN và những thông tin khoản mục HTK cung cấp góp phần quan trọng trong việc ra quyết định của nhà quản trị. Do đó những thông tin, số liệu đưa ra về HTK có chính xác, tin cậy được hay không thì DN phải xây dựng quy trình quản lý HTK phù hợp với DN, đảm bảo hiệu quả trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Hàng tồn kho phải được theo dõi ở mọi giai đoạn như mua hàng, lưu trữ, sử dụng, tiêu thụ HTK và cả những nhân viên phụ trách thực hiện: - Trong giai đoạn mua hàng: Theo dõi tình hình hàng trong kho cả về chất lượng và số lượng, đảm bảo tiến độ mua hàng theo đúng kế hoạch; bên cạnh đó cũng tìm hiểu thông tin về thị trường, các nhà cung cấp, đưa ra những chính sách kịp thời khi thị trường biến động, khan hiếm hàng hóa hay tỷ lệ cung đang dư thừa so với mức cầu của khách hàng. - Trong dự trữ và bảo quản: Xác định mức tồn kho hợp lý để cung cấp cho sản xuất hay cho thị trường, tránh tình trạng không có hàng bán hay hàng bị ứ đọng trong kho quá nhiều; kho bãi chứa hàng phải đảm bảo an toàn như về phòng cháy chữa cháy, bảo vệ được hàng hóa cả chất lượng và số lượng, hạn chế được sự xâm nhập của các đối tượng xấu bên ngoài; HTK phải được theo dõi, sắp xếp khoa học hợp lý, thuận tiện cho việc thực hiện kiểm kê cũng như cung cấp những thông tin kịp thời về hàng hóa khi có nhu cầu. - Trong sử dụng, tiêu thụ: Tuân thủ theo kế hoạch đặt ra, luôn theo dõi cho đến khi hàng hóa đến tay người tiêu dùng. - Đảm bảo được số liệu thực tế và số liệu trên sổ kế toán luôn khớp với nhau cả về số chi tiết và số tổng hợp HTK.
- Phân chia rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn của từng nhân viên như: Thủ kho sẽ theo dõi số lượng hàng nhập-xuất kho cũng như chất lượng của hàng nhập vào và hàng xuất ra, thực hiện kiểm kê hàng định kỳ theo yêu cầu của nhà quản 7 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Kiểm toán trị; nhân viên bán hàng muốn xuất hàng cho khách phải thông báo với thủ kho; khi nhận hay giao hàng phải có biên bản xác nhận và có chữ ký của những người có liên quan. Nhiệm vụ, vai trò của kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp Để quản lý, kiểm soát được hàng tồn kho thì doanh nghiệp cần phải xây dựng một quy trình để theo dõi được các hoạt động diễn ra với hàng tồn kho. Sau đây em xin tập trung vào nhiệm vụ, vai trò của kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại. Nhiệm vụ của kế toán HTK - Hàng ngày, kế toán thu thập, xử lý các số liệu kế toán liên quan đến tình hình nhập kho, xuất kho và tồn kho về vật tư, hàng hóa của doanh nghiệp; hạch toán vào các tài khoản kế toán có liên quan.
- Dựa vào các số liệu liên quan đến quá trình nhập-xuất kho, áp dụng các phương pháp tính giá HTK phù hợp để tính toán, phản ánh chính xác giá vốn hàng nhập kho, xuất kho và giá trị cuối kỳ của hàng tồn kho. - Theo dõi tình hình tồn kho và định kỳ tổ chức kiểm kê hàng tồn kho để nắm bắt được kịp thời tình hình HTK như: số hàng tồn kho thực tế có khớp với sổ sách hay không; HTK nào cần được giảm giá, thanh lý;…. - Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện quá trình mua hàng, bán hàng; đảm bảo số lượng và chất lượng hàng mua vào cũng như bán ra; hạn chế được tình trạng sai sót, gian lận xảy ra trong quá trình nhập-xuất kho. Vai trò của kế toán HTK Hàng tồn kho như là cốt lõi của mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp, chính vì thế mà kế toán hàng tồn kho cũng có vai trò quan trọng trong hoạt động của DN.
Công tác kế toán hàng tồn kho hoạt động hiệu quả; các chỉ tiêu, thông tin về HTK trên các báo cáo được đưa ra một cách chính xác, phù hợp, kịp thời sẽ giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp nắm rõ được tình hình hoạt động của DN; từ đó tìm được các phương án hoạt động cần thiết cho DN.