Hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH Lavin S

Bài viết phân tích và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH Lavin S, nâng cao hiệu quả quản lý.

• Tác giả: Phạm Thị Thảo
• Người hướng dẫn: TS. Hoàng Thị Hồng Vân
• Trường học: Học viện Ngân Hàng
• Chuyên ngành: Kế toán – Kiểm toán
• Đề tài: Cải Tiến Kế Toán Hàng Tồn Kho Tại Công Ty TNHH Lavin S
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• MỤC LỤC
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.1. Tổng quan về hàng tồn kho và kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
• 1.1.1. Khái niệm về hàng tồn kho
• 1.1.2. Đặc điểm của hàng tồn kho
• 1.1.3. Phân loại hàng tồn kho
• 1.1.4. Yêu cầu trong việc quản lý hàng tồn kho
• 1.1.5. Nhiệm vụ, vai trò của kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH LAVIN S
• 2.1. Tổng quan về công ty TNHH LAVIN S
• 2.2. Lịch sử hình thành và phát triển công ty
• 2.3. Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty
• 2.4. Quản lý bộ máy tổ chức của công ty
• 2.5. Đặc điểm bộ máy kế toán
• 2.6. Chính sách kế toán đang áp dụng
• 2.7. Kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH LAVIN S
• 2.7.1. Đặc điểm hàng tồn kho của công ty và quy trình quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH LAVIN S
• 2.7.2. Chứng từ và phương pháp kế toán HTK
• 2.7.2.1. Kế toán nguyên vật liệu
• 2.7.2.2. Kế toán hàng hóa mua về bán ngay
• 2.7.2.3. Kế toán hàng hóa mua về gia công trước khi bán
• 2.7.3. Kiểm kê và đánh giá lại hàng tồn kho
• 2.7.3.1. Ưu điểm và nhược điểm
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH LAVIN S
• 3.1. Định hướng phát triển công ty trong tương lai
• 3.2. Sự cần thiết việc hoàn thiện kế toán HTK tại công ty TNHH LAVIN S
• 3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán HTK tại công ty TNHH LAVINS
• 3.3.1. Hoàn thiện bộ máy kế toán
• 3.3.2. Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban
• 3.3.3. Hoàn thiện kế toán hàng tồn kho
• 3.3.4. Hoàn thiện quản lý hàng tồn kho
• 3.4. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán HTK tại công ty TNHH LAVINS
• 3.4.1. Kiến nghị với Nhà nước
• 3.4.2. Kiến nghị với Bộ Tài chính
• 3.4.3. Kiến nghị với công ty
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Cải Tiến Kế Toán Hàng Tồn Kho Tại Công Ty TNHH Lavin S

Cải tiến kế toán hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng giúp công ty TNHH Lavin S nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Hàng tồn kho không chỉ là tài sản lớn mà còn là yếu tố quyết định đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Việc cải tiến quy trình kế toán hàng tồn kho sẽ giúp công ty nắm bắt kịp thời tình hình tài chính và đưa ra quyết định chính xác.

1.1. Khái Niệm Về Kế Toán Hàng Tồn Kho

Kế toán hàng tồn kho là quá trình ghi chép, phân loại và báo cáo tình hình hàng hóa trong doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc theo dõi số lượng, giá trị và tình trạng của hàng tồn kho, từ đó giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tài sản của mình.

1.2. Vai Trò Của Kế Toán Hàng Tồn Kho Trong Doanh Nghiệp

Kế toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài sản lưu động của doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình nhập xuất hàng hóa, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý và kịp thời.

II. Vấn Đề Và Thách Thức Trong Kế Toán Hàng Tồn Kho Tại Công Ty TNHH Lavin S

Công ty TNHH Lavin S đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý hàng tồn kho. Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và lợi nhuận của công ty. Việc nhận diện và giải quyết các vấn đề này là rất cần thiết để cải thiện quy trình kế toán hàng tồn kho.

2.1. Những Khó Khăn Trong Quản Lý Hàng Tồn Kho

Một trong những khó khăn lớn nhất là việc theo dõi chính xác số lượng hàng tồn kho. Điều này có thể dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng hóa, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

2.2. Thiếu Sót Trong Quy Trình Kế Toán

Quy trình kế toán hiện tại có thể chưa được tối ưu hóa, dẫn đến việc ghi chép không chính xác và mất thời gian trong việc kiểm kê hàng tồn kho.

III. Phương Pháp Cải Tiến Kế Toán Hàng Tồn Kho Tại Công Ty TNHH Lavin S

Để cải tiến kế toán hàng tồn kho, công ty TNHH Lavin S cần áp dụng một số phương pháp hiệu quả. Những phương pháp này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn giảm thiểu rủi ro trong quá trình kinh doanh.

3.1. Ứng Dụng Phần Mềm Kế Toán Hiện Đại

Việc sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng sẽ giúp công ty tự động hóa quy trình ghi chép và báo cáo, từ đó giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

3.2. Tối Ưu Hóa Quy Trình Kiểm Kê Hàng Tồn Kho

Công ty cần thiết lập quy trình kiểm kê định kỳ và đột xuất để đảm bảo số liệu hàng tồn kho luôn chính xác và kịp thời.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Cải Tiến Kế Toán Hàng Tồn Kho Tại Công Ty TNHH Lavin S

Việc cải tiến kế toán hàng tồn kho không chỉ mang lại lợi ích cho công ty mà còn giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Những ứng dụng thực tiễn này sẽ được phân tích chi tiết trong phần này.

4.1. Tăng Cường Hiệu Quả Quản Lý Hàng Tồn Kho

Cải tiến quy trình kế toán giúp công ty theo dõi hàng tồn kho một cách hiệu quả hơn, từ đó giảm thiểu tình trạng hàng hóa tồn đọng.

4.2. Nâng Cao Chất Lượng Dịch Vụ Khách Hàng

Khi hàng tồn kho được quản lý tốt, công ty có thể đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ.

V. Kết Luận Về Cải Tiến Kế Toán Hàng Tồn Kho Tại Công Ty TNHH Lavin S

Cải tiến kế toán hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng giúp công ty TNHH Lavin S phát triển bền vững. Những giải pháp đã được đề xuất sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

5.1. Tương Lai Của Kế Toán Hàng Tồn Kho

Trong tương lai, công ty cần tiếp tục cải tiến và áp dụng các công nghệ mới để nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho.

5.2. Đề Xuất Các Giải Pháp Cải Tiến Khác

Ngoài các giải pháp đã đề xuất, công ty cũng nên xem xét các phương pháp quản lý hàng tồn kho khác để tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường với nhiều biến động và áp lực cạnh tranh gia tăng, việc quản lý và tối ưu hóa chi phí vận hành là yêu cầu sống còn đối với các doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động và là khoản mục trọng yếu trên Báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Về mặt vận hành, hàng tồn kho đóng vai trò là mắt xích liên kết giữa khâu mua hàng, sản xuất và tiêu thụ, thể hiện chu chuyển tư bản theo công thức Tiền - Hàng - Tiền (T - H - T'). Việc theo dõi, hạch toán và kiểm soát chính xác hàng tồn kho giúp doanh nghiệp phản ánh đúng kết quả kinh doanh từng kỳ, nắm bắt thị hiếu thị trường, ngăn ngừa thất thoát tài sản và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Công ty TNHH LAVIN S là doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực bán lẻ chăn, ga, gối, đệm, kết hợp nhận gia công ga gối theo đơn đặt hàng. Mặc dù là doanh nghiệp thương mại có quy mô vừa và nhỏ mới thành lập từ đầu năm 2022 trên nền tảng phát triển của thương hiệu Mịn Decor, công ty sở hữu danh mục mặt hàng rất đa dạng về mẫu mã, kích thước, đồng thời kinh doanh trên nhiều kênh phân phối trực tiếp và thương mại điện tử. Thực tế này đòi hỏi công tác kế toán hàng tồn kho phải được tổ chức khoa học, kịp thời và chuẩn xác. Xuất phát từ quá trình khảo sát thực tế tại đơn vị, tác giả Phạm Thị Thảo đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH LAVIN S".

Khóa luận xác định rõ mục tiêu nghiên cứu tổng quát và các nhiệm vụ cụ thể được đánh số như sau:

• Mục tiêu chung: Khái quát các vấn đề lý luận cơ bản về kế toán hàng tồn kho, khảo sát và phân tích tình hình áp dụng các chính sách, chế độ kế toán hiện hành tại đơn vị thực tập, từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Làm rõ cơ sở lý luận chung liên quan đến kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp theo các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
  2. Nêu bật và đánh giá thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH LAVIN S, nhận diện những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại.
  3. Đưa ra các đánh giá thực tế, trên cơ sở đó đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị cụ thể nhằm khắc phục nhược điểm, hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH LAVIN S.
• Phạm vi nghiên cứu:
  • Nội dung: Các phương thức thu thập chứng từ, ghi nhận, đánh giá và hạch toán chi tiết cũng như hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho (nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm gia công, công cụ dụng cụ, kiểm kê và dự phòng giảm giá hàng tồn kho).
  • Không gian: Tại Công ty TNHH LAVIN S, địa chỉ trụ sở tại số 81 Phố Bạch Mai, phường Cầu Dền, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội.
  • Thời gian: Dữ liệu, số liệu kế toán và tài liệu thực tế phát sinh trong năm tài chính 2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống luận cứ dựa trên hệ thống văn bản pháp lý và chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành, bao gồm:

• Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) - Hàng tồn kho: Được ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, quy định nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc, xác định giá trị thuần có thể thực hiện được (NRV), các khoản chi phí được tính và không được tính vào giá gốc, cùng nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
• Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bộ Tài chính: Hướng dẫn chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, quy định hệ thống tài khoản áp dụng (đặc biệt là nhóm tài khoản hàng tồn kho: TK 151, TK 152, TK 153, TK 154, TK 155, TK 156, TK 157 và TK 2294), hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán vật tư (Mẫu số 01-VT đến 07-VT theo tính chất hướng dẫn), các phương pháp hạch toán tổng hợp (kê khai thường xuyên, kiểm kê định kỳ) và 4 hình thức tổ chức sổ kế toán.
• Luật Kế toán Việt Nam: Quy định tính trung thực, liên tục, kịp thời và đầy đủ của số liệu ghi sổ kế toán.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai kết hợp các kỹ thuật thu thập và xử lý thông tin định tính:

• Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập tài liệu thứ cấp nội bộ từ Công ty TNHH LAVIN S, bao gồm Báo cáo tài chính năm 2022, hồ sơ pháp lý, cơ cấu bộ máy quản lý, hệ thống chứng từ kế toán thực tế (hóa đơn giá trị gia tăng mua vào/bán ra, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ, biên bản kiểm kê vật tư - hàng hóa), cùng các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản và bảng tổng hợp liên quan.
• Phương pháp quan sát trực tiếp: Trực tiếp theo dõi quy trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận (kinh doanh, marketing, kho, kế toán), thao tác nhập liệu trên phần mềm kế toán MISA AMIS và phần mềm bán hàng tại doanh nghiệp.
• Phương pháp phân tích - tổng hợp và so sánh, đối chiếu: Hệ thống hóa các quy định của chế độ kế toán; so sánh giữa lý thuyết với việc vận dụng thực tiễn tại doanh nghiệp; đối chiếu số liệu phản ánh trên thẻ kho của thủ kho với sổ chi tiết và sổ cái do phòng kế toán theo dõi nhằm phát hiện điểm chênh lệch và bất cập trong quy trình vận hành.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu là các hồ sơ, số sách kế toán và báo cáo quản trị nội bộ do Phòng Kế toán và Bộ phận Kho của Công ty TNHH LAVIN S cung cấp trong niên độ kế toán 2022.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1. Cơ sở lý luận chung về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các lý thuyết kế toán tài chính về hàng tồn kho:

• Định nghĩa và nhận diện: Theo VAS 02 và Thông tư 133/2016/TT-BTC, hàng tồn kho là tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường, đang trong quá trình sản xuất dở dang, hoặc là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình hoạt động. Các tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công, ký gửi không thuộc quyền sở hữu của đơn vị thì không được ghi nhận là hàng tồn kho.
• Phân loại và tính giá: Phân loại theo VAS 02, theo mục đích sử dụng (dự trữ cho sản xuất, tiêu thụ, mục đích khác), nguồn gốc hình thành (mua ngoài, tự gia công, nội bộ, khác), và phẩm chất hàng hóa. Giá gốc hàng nhập kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp; loại trừ chi phí vượt định mức, chi phí bảo quản thông thường, chi phí bán hàng và quản lý. Về giá trị xuất kho, Thông tư 133 quy định ba phương pháp: Thực tế đích danh, Bình quân gia quyền (cả kỳ hoặc sau mỗi lần nhập), và Nhập trước - Xuất trước (FIFO).
• Phương pháp kế toán chi tiết và tổng hợp: So sánh ba phương pháp hạch toán chi tiết gồm Phương pháp thẻ song song, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và Phương pháp sổ số dư. Về hạch toán tổng hợp, phân tích hai phương pháp là Kê khai thường xuyên (sử dụng các TK từ 151 đến 157, ghi nhận liên tục) và Kiểm kê định kỳ (dùng TK 611 Mua hàng để phản ánh luân chuyển trong kỳ).
• Kiểm kê, lập dự phòng và hình thức sổ: Hệ thống quy trình xử lý kế toán khi kiểm kê phát hiện thừa (TK 3381) hoặc thiếu (TK 1381). Trình bày nguyên tắc trích lập hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào giá vốn hàng bán (TK 632) thông qua TK 2294 theo Thông tư 133. Khái quát 4 hình thức kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán trên máy vi tính.

Chương 2. Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH LAVIN S

Chương 2 mô tả chi tiết đặc điểm tổ chức và quy trình hạch toán hàng tồn kho tại đơn vị khảo sát:

• Tổng quan doanh nghiệp: Công ty TNHH LAVIN S được cấp giấy phép và chính thức hoạt động từ ngày 06/01/2022 với vốn điều lệ 1 tỷ đồng, mã số thuế 0109879364, do ông La Tiến Dũng là đại diện pháp luật. Tiền thân công ty phát triển từ thương hiệu Mịn Decor (khởi dựng từ năm 2016, mở cửa hàng offline tại 81 Bạch Mai năm 2018, bùng nổ kênh thương mại điện tử giai đoạn 2019-2022 với quy mô trên 30 nhân sự, đạt Top 1 doanh số Shopee ngành hàng chăn ga gối và Top 10 Shopee Affiliate 2021). Sau một năm hoạt động, công ty phát triển thêm thương hiệu "NGỦ NGON". Bộ máy quản trị gồm Ban Giám đốc quản lý 4 phòng chức năng (Kinh doanh, Marketing, Kế toán, Nhân sự) và Bộ phận Kho.
• Bộ máy kế toán và chính sách áp dụng: Phòng kế toán có 3 nhân sự gồm Kế toán tổng hợp (kiêm Kế toán trưởng), Kế toán thanh toán và Kế toán kho. Đơn vị áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ là VNĐ; tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ; hạch toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song; áp dụng kế toán máy theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm MISA AMIS điện toán đám mây.
• Đặc điểm và danh mục hàng tồn kho: Hàng tồn kho gồm công cụ dụng cụ (túi đựng, giấy in), nguyên vật liệu gia công (vải lụa, vải cotton, vải lót, chỉ may các màu CMT, CMĐ, CMV, kim khâu), và hàng hóa/thành phẩm thương mại đa dạng (đệm Oyasumi Premium 1M các kích thước OSPRE1, OSPRE2; đệm Oyasumi 7 Zone OSZON1; nệm cao su NCAOSU; chiếu cao su non i-cool PCI001, PCI002; ga gối cotton 3D CGCP001; ruột chăn hè RCH; ruột gối muji RGM...). Doanh nghiệp thiết lập mã hàng theo quy tắc mã cha - mã con, tuy nhiên phần mềm MISA AMIS chỉ theo dõi theo mã cha (ví dụ mã cha PCI005 cho toàn bộ các quy cách kích thước chiếu i-cool).
• Thực trạng hạch toán và kiểm kê: Kế toán chi tiết thực hiện theo thẻ song song (thủ kho lập thẻ kho theo dõi số lượng; kế toán nhập dữ liệu từ hóa đơn, phiếu nhập/xuất lên MISA AMIS để theo dõi số lượng và giá trị trên sổ chi tiết). Minh họa số liệu cụ thể qua Hóa đơn mua hàng đệm số 00000615, Thẻ kho và Sổ chi tiết chỉ may trắng (Biểu 2.2, Biểu 2.3), Sổ chi tiết đệm Oyasumi (Biểu 2.8), Sổ cái TK 152 và TK 156 (Biểu 2.5, Biểu 2.9). Hoạt động gia công được tổng hợp qua Bảng tổng hợp phí gia công cho khách năm 2022 (Bảng 2.4). Đơn vị thực hiện kiểm kê định kỳ nhưng phát sinh chênh lệch giữa thực tế và sổ sách (Bảng kê mặt hàng chênh lệch - Bảng 2.5) và chỉ lập bảng trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào thời điểm cuối năm (Bảng 2.6).
• Đánh giá thực trạng:
  • Ưu điểm: Ứng dụng phần mềm MISA AMIS hiện đại, truy cập trực tuyến linh hoạt; danh mục hàng hóa mã hóa logic; quy trình lập phiếu nhập/xuất kho được kiểm soát; áp dụng nhất quán các nguyên tắc của Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Nhược điểm: Việc tạo mã mặt hàng mới do thủ kho thực hiện thủ công trên file Excel rồi mới tải lên phần mềm bán hàng; phần mềm kế toán chỉ theo dõi mã cha mà bỏ qua mã con dẫn đến việc không kiểm soát được chi tiết theo từng kích cỡ sản phẩm; luân chuyển chứng từ giữa kho, kinh doanh và kế toán còn chậm; chưa hạch toán xử lý dứt điểm các khoản chênh lệch kiểm kê thừa/thiếu; công tác trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 2294) chưa được thực hiện định kỳ trong năm; nhân sự kế toán mỏng (3 người) phải đảm nhận khối lượng chứng từ rất lớn từ kênh bán hàng đa nền tảng.

Chương 3. Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH LAVIN S

Chương 3 đề xuất định hướng và các giải pháp hoàn thiện xuất phát từ các tồn tại đã chỉ ra:

• Định hướng phát triển: Mở rộng thương hiệu "NGỦ NGON", gia tăng thị phần bán lẻ chăn ga gối đệm, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và hiện đại hóa hệ thống quản trị tài chính - kế toán.
• Nhóm giải pháp hoàn thiện nội bộ:
  1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán: Phân định rõ chức năng, ranh giới nhiệm vụ giữa thủ kho và kế toán kho; đào tạo nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm, thiết lập cơ chế kiểm soát chéo chứng từ.
  2. Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ: Quy định thời hạn bắt buộc chuyển giao chứng từ nhập, xuất từ kho lên phòng kế toán trong vòng 24 đến 48 giờ; chuẩn hóa việc lập và lưu trữ biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ (Biểu 2.10) và biên bản kiểm kê theo đúng mẫu biểu quy định.
  3. Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết và tổng hợp: Cấu hình lại phần mềm MISA AMIS để theo dõi chi tiết cả mã con gắn liền với quy cách, kích thước, màu sắc của từng mặt hàng thay vì chỉ theo dõi mã cha; hạch toán kịp thời các nghiệp vụ chênh lệch thừa/thiếu khi kiểm kê qua tài khoản tạm thời (TK 3381 và TK 1381); tính toán và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 2294) định kỳ hàng quý dựa trên đánh giá giá trị thuần có thể thực hiện được thay vì dồn vào cuối năm.
  4. Hoàn thiện quản lý kho bãi và ứng dụng công nghệ: Bố trí lại kho hàng khoa học, phân định rõ khu vực nguyên vật liệu may gia công và hàng hóa thương phẩm; kết nối đồng bộ API trực tiếp giữa phần mềm quản lý bán hàng và phần mềm MISA AMIS nhằm loại bỏ hoàn toàn thao tác tạo mã và nhập liệu trung gian qua bảng tính Excel.
• Nhóm kiến nghị:
  • Kiến nghị với cơ quan quản lý Nhà nước và Bộ Tài chính: Tiếp tục hoàn thiện khung khổ pháp lý, ban hành hướng dẫn chi tiết việc áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC đối với các mô hình thương mại điện tử, bán lẻ đa kênh; chuẩn hóa quy định về hóa đơn và chứng từ điện tử trong lưu thông kho.
  • Kiến nghị với Công ty TNHH LAVIN S: Ban Giám đốc cần quan tâm đầu tư ngân sách nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin, mua bản quyền gói phần mềm tích hợp toàn diện kho - bán hàng - kế toán, bổ sung biên chế nhân sự kế toán kho để giảm áp lực công việc.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và phản ánh các dữ liệu thực tế tại Công ty TNHH LAVIN S thông qua các bảng biểu và chỉ tiêu cụ thể:

Tiêu chí	Thực trạng tại Công ty TNHH LAVIN S (Năm 2022)
Pháp nhân & Vốn	Thành lập ngày 06/01/2022; Vốn điều lệ: 1.000.000.000 VNĐ; MST: 0109879364
Chế độ kế toán	Thông tư số 133/2016/TT-BTC cho doanh nghiệp nhỏ và vừa
Hình thức sổ & Phần mềm	Kế toán máy theo hình thức Nhật ký chung; Phần mềm MISA AMIS điện toán đám mây
Phương pháp HTK tổng hợp	Kê khai thường xuyên (sử dụng TK 152, 153, 1561, 5111, 5112, 632...)
Phương pháp HTK chi tiết	Phương pháp thẻ song song (Thủ kho ghi thẻ kho, kế toán lập sổ chi tiết)
Phương pháp tính giá xuất kho	Bình quân gia quyền cả kỳ
Nhân sự phòng kế toán	3 người (Kế toán tổng hợp/trưởng, Kế toán thanh toán, Kế toán kho)
Thực trạng theo dõi mã hàng	Đặt mã cha và mã con trên danh mục; phần mềm MISA AMIS chỉ theo dõi mã cha
Công tác kiểm kê & Dự phòng	Phát sinh chênh lệch kiểm kê (Bảng 2.5); lập dự phòng dồn cuối kỳ (Bảng 2.6)

Các giải pháp và kiến nghị được tác giả đề xuất bám sát các hạn chế đã chỉ ra, tập trung vào:

• Số hóa và tự động hóa quy trình luân chuyển chứng từ, liên kết trực tiếp giữa phần mềm bán hàng và MISA AMIS, chấm dứt việc thủ kho lập mã trung gian trên Excel.
• Mở rộng chi tiết mã hàng hóa đến cấp mã con trên phần mềm kế toán để quản lý chính xác từng chủng loại, kích thước sản phẩm.
• Thực hiện hạch toán chênh lệch kiểm kê và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng kỳ kế toán quy định.

Đóng góp của khóa luận là đã cung cấp bức tranh thực tế về công tác kế toán hàng tồn kho tại một doanh nghiệp thương mại non trẻ hoạt động mạnh mẽ trên các sàn thương mại điện tử; phân tích rõ ranh giới giữa quy định lý thuyết của Thông tư 133/2016/TT-BTC với việc vận dụng linh hoạt trong môi trường doanh nghiệp quy mô nhỏ; chỉ ra những điểm nghẽn về luân chuyển dữ liệu và quản lý mã hàng hóa trong thực tế bán lẻ hiện đại.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số hạn chế gắn liền với phạm vi nghiên cứu do tác giả tự xác định:

• Phạm vi dữ liệu hạn chế: Đề tài chỉ khảo sát số liệu thực tế tại một doanh nghiệp duy nhất (Công ty TNHH LAVIN S) trong niên độ kế toán năm 2022. Đây là năm đầu tiên công ty chuyển đổi mô hình hoạt động sang pháp nhân công ty trách nhiệm hữu hạn, do đó số liệu chưa phản ánh được sự biến động chuỗi thời gian qua nhiều năm tài chính liên tiếp.
• Khả năng khái quát hóa: Các giải pháp đề xuất được thiết kế riêng biệt cho quy trình hoạt động, cơ cấu nhân sự 3 người và hạ tầng phần mềm MISA AMIS của LAVIN S, do đó việc áp dụng cho các doanh nghiệp thương mại có quy mô lớn hơn hoặc sử dụng các phần mềm ERP phức tạp cần có sự điều chỉnh.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát công tác kế toán hàng tồn kho trong bối cảnh các chuỗi bán lẻ đa kênh (omnichannel), đánh giá tác động của việc đồng bộ hóa dữ liệu từ các sàn thương mại điện tử (Shopee, TikTok Shop, Lazada) trực tiếp vào hệ thống kế toán tài chính qua nhiều niên độ kế toán tiếp theo khi thương hiệu "NGỦ NGON" của công ty mở rộng mạng lưới phân phối.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán: Cung cấp tài liệu thực tế về phương pháp thực hiện khóa luận tốt nghiệp phần hành kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại và dịch vụ gia công nhỏ; làm rõ cách trình bày hệ thống chứng từ, sổ chi tiết, sổ cái theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Kế toán viên và nhà quản lý doanh nghiệp nhỏ và vừa: Cung cấp kinh nghiệm thực tế về việc thiết lập mã danh mục vật tư, tổ chức phương pháp thẻ song song trên phần mềm kế toán đám mây MISA AMIS, nhận diện các rủi ro thất thoát hoặc chênh lệch dữ liệu giữa thủ kho và kế toán trong môi trường kinh doanh bán lẻ đa kênh.
• Các phần đáng tham khảo nhất: Hệ thống hóa cơ sở lý luận và các sơ đồ hạch toán chuẩn tại Chương 1; các bảng biểu và biểu mẫu thực tế (phiếu nhập kho, thẻ kho, sổ chi tiết NVL và hàng hóa, biên bản kiểm kê và bảng trích lập dự phòng giảm giá) tại Chương 2.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH LAVIN S đang áp dụng các chính sách kế toán hàng tồn kho cơ bản nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, hạch toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song, xác định giá trị hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ, và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

2. Hệ thống phần mềm và công cụ ghi sổ kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp gồm những gì?
Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính theo mô hình Nhật ký chung, sử dụng phần mềm kế toán MISA AMIS trên nền tảng điện toán đám mây, kết hợp phần mềm quản lý bán hàng và bảng tính Excel làm công cụ trung gian do thủ kho quản lý mã hàng.

3. Danh mục hàng tồn kho tại Công ty TNHH LAVIN S được tổ chức theo dõi như thế nào?
Hàng tồn kho bao gồm công cụ dụng cụ (túi, giấy in), nguyên vật liệu phục vụ gia công (vải lụa, vải cotton, chỉ may các màu CMT, CMĐ, CMV...) và hàng hóa thành phẩm thương mại (đệm Oyasumi Premium, đệm 7 Zone, chiếu cao su non i-cool, ga gối, ruột chăn hè...). Danh mục được thiết lập phân cấp từ mã cha đến mã con, tuy nhiên phần mềm MISA AMIS chỉ theo dõi ở cấp mã cha.

4. Cơ cấu nhân sự Phòng Kế toán tại Công ty TNHH LAVIN S được phân công ra sao?
Phòng kế toán gồm 3 thành viên: Kế toán tổng hợp (kiêm Kế toán trưởng, phụ trách điều hành, kiểm tra sổ sách, lập BCTC và báo cáo thuế), Kế toán thanh toán (theo dõi thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ khách hàng và nhà cung cấp) và Kế toán kho (lập phiếu nhập/xuất kho, theo dõi nhập - xuất - tồn, kiểm kê và kê khai thuế hóa đơn).

5. Hạn chế nổi bật nhất trong công tác kế toán hàng tồn kho tại LAVIN S được tác giả chỉ ra là gì?
Các tồn tại chính gồm: việc tạo mã hàng mới do thủ kho thực hiện thủ công trên Excel trước khi đẩy lên phần mềm bán hàng; phần mềm kế toán chỉ theo dõi theo mã cha mà không theo dõi mã con chi tiết theo quy cách kích thước; công tác kiểm kê còn phát sinh chênh lệch xử lý chậm; việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 2294) chưa được thực hiện định kỳ thường xuyên mà chỉ dồn vào cuối năm; quy trình luân chuyển chứng từ đôi lúc bị chậm trễ do nhân sự kế toán mỏng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Thị Thảo đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán hàng tồn kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và VAS 02, đồng thời phản ánh chân thực thực trạng công tác hạch toán tại Công ty TNHH LAVIN S trong năm 2022. Nghiên cứu đã phân tích chi tiết quy trình ghi sổ bằng phương pháp thẻ song song trên phần mềm MISA AMIS, nhận diện chính xác các bất cập về phân cấp mã hàng, độ trễ luân chuyển chứng từ và trích lập dự phòng giảm giá. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất có tính ứng dụng cao, gắn liền với yêu cầu quản trị thực tế của doanh nghiệp bán lẻ chăn ga gối đệm trong môi trường thương mại điện tử hiện nay.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về hàng tồn kho và kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1. Khái niệm về hàng tồn kho Theo chuẩn mực số 02 của chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) được ban hành và công bố theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì: Hàng tồn kho: Là những tài sản: a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; b) Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

Hàng tồn kho bao gồm: - Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; - Chi phí dịch vụ dở dang. Trong TT133/2016/TT-BTC về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đã chỉ rõ: Các loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản nhận giữ hộ, nhận ký gửi, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, nhận gia công,… không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp thì không được phản ánh là hàng tồn kho. Đặc điểm của hàng tồn kho Qua khái niệm về hàng tồn kho, ta có thể thấy hàng tồn kho rất đa dạng, mỗi ngành nghề kinh doanh có những đặc điểm về hàng tồn kho khác nhau, nhưng nhìn chung thì trong các doanh nghiệp hàng tồn kho có những đặc điểm cơ bản như sau: 4 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Kiểm toán - Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và thường chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp. - Hàng tồn kho được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau với chi phí cấu thành khác nhau dẫn đến giá gốc hàng tồn kho cũng khác nhau.

- Hàng tồn kho thường được cất trữ, bảo quản ở nhiều địa điểm khác nhau, do nhiều người quản lý nên có thể bị mất mát, khó kiểm soát về mặt số lượng. - Hàng tồn kho thường rất đa dạng và điều kiện bảo quản khác nhau có thể dẫn đến các hao mòn hữu hình như bị hư hỏng, và hàng tồn kho cũng có thể bị ảnh hưởng bởi các hao mòn vô hình như bị lỗi mốt, lỗi thời,…. - Hàng tồn kho trong quá trình kinh doanh thường có các nghiệp vụ nhập xuất thường xuyên xảy ra nhiều lần, luôn biến đổi hình thái hiện vật để chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác (nguyên vật liệu sẽ tham gia vào quá trình sản xuất để chuyển hóa thành thành phẩm,…). - Việc xác định được giá trị, chất lượng, tình trạng hàng tồn kho rất khó khăn, phức tạp.

Có nhiều loại hàng tồn kho khó phân loại, xác định giá trị như tác phẩm nghệ thuật, kim loại quý, đồ cổ,… 1. Phân loại hàng tồn kho Có thể phân loại hàng tồn kho theo một số tiêu thức sau: Theo chuẩn mực VAS – 02 Hàng tồn kho được phân loại như sau: - Hàng tồn kho được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường bao gồm: hàng tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi bán, hàng gửi đi gia công chế biến, thành phẩm tồn kho. - Hàng tồn kho đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang bao gồm: sản phẩm chưa hoàn thành, sản phẩm hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho, chi phí dịch vụ dở dang. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ bao gồm: nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến, hàng mua đang đi đường chưa về nhập kho.

5 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Kiểm toán Theo mục đích sử dụng - Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là hàng tồn kho được sử dụng trực tiếp hoặc gián tiếp cho quá trình sản xuất như nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, bán thành phẩm,…. - Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: là hàng tồn kho được sử dụng cho mục đích bán ra như hàng hóa, thành phẩm. - Hàng tồn kho sử dụng cho các hoạt động khác: biếu tặng, góp vốn, tài trợ,… Theo nguồn gốc hình thành - Hàng mua từ bên ngoài: là hàng được mua từ các nhà cung cấp trên thị trường cả trong nước và ngoài nước nhưng ngoài hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. - Hàng mua từ nội bộ: là hàng được mua từ các hệ thống, chi nhánh của doanh nghiệp.

- Hàng mua tự gia công: là hàng mà doanh nghiệp tự sản xuất hoặc mua dạng bán thành phẩm, dở dang về tự gia công thành thành phẩm. - Hàng nhập từ các nguồn khác: là hàng có thể được biếu tặng,… Theo phẩm chất của hàng tồn kho - Hàng tồn kho có phẩm chất tốt: là hàng tồn kho qua quá trình kiểm duyệt đáp ứng được tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đặt ra để có thể đáp ứng tốt quá trình sản xuất kinh doanh. - Hàng tồn kho có phẩm chất kém: là hàng tồn kho đã bị giảm một phần giá trị do yếu tố khách quan (bị lỗi từ quá trình mua hàng) hay yếu tố khách quan (bị hư hỏng trong quá trình bảo quản). - Hàng tồn kho mất phẩm chất: là hàng tồn kho đã bị giảm giá trị một cách nghiêm trọng, cần có cách xử lý để không làm ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Yêu cầu trong việc quản lý hàng tồn kho HTK là khoản mục quan trọng trên BCTC, khoản mục HTK cho biết thông tin về một phần vốn lưu động ngắn hạn của doanh nghiệp, tốc độ luân chuyển HTK và khả năng 6 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Kiểm toán sinh lời của doanh nghiệp. Không những thế dựa vào thông tin HTK trên BCTC ta có thể tính được một số chỉ số tài chính như chỉ số vòng quay HTK, số ngày bình quân vòng quay HTK,…; dựa vào đó nắm được tình hình kinh doanh của DN và đưa ra những quyết định hợp lý. HTK tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh của DN và những thông tin khoản mục HTK cung cấp góp phần quan trọng trong việc ra quyết định của nhà quản trị. Do đó những thông tin, số liệu đưa ra về HTK có chính xác, tin cậy được hay không thì DN phải xây dựng quy trình quản lý HTK phù hợp với DN, đảm bảo hiệu quả trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Hàng tồn kho phải được theo dõi ở mọi giai đoạn như mua hàng, lưu trữ, sử dụng, tiêu thụ HTK và cả những nhân viên phụ trách thực hiện: - Trong giai đoạn mua hàng: Theo dõi tình hình hàng trong kho cả về chất lượng và số lượng, đảm bảo tiến độ mua hàng theo đúng kế hoạch; bên cạnh đó cũng tìm hiểu thông tin về thị trường, các nhà cung cấp, đưa ra những chính sách kịp thời khi thị trường biến động, khan hiếm hàng hóa hay tỷ lệ cung đang dư thừa so với mức cầu của khách hàng. - Trong dự trữ và bảo quản: Xác định mức tồn kho hợp lý để cung cấp cho sản xuất hay cho thị trường, tránh tình trạng không có hàng bán hay hàng bị ứ đọng trong kho quá nhiều; kho bãi chứa hàng phải đảm bảo an toàn như về phòng cháy chữa cháy, bảo vệ được hàng hóa cả chất lượng và số lượng, hạn chế được sự xâm nhập của các đối tượng xấu bên ngoài; HTK phải được theo dõi, sắp xếp khoa học hợp lý, thuận tiện cho việc thực hiện kiểm kê cũng như cung cấp những thông tin kịp thời về hàng hóa khi có nhu cầu. - Trong sử dụng, tiêu thụ: Tuân thủ theo kế hoạch đặt ra, luôn theo dõi cho đến khi hàng hóa đến tay người tiêu dùng. - Đảm bảo được số liệu thực tế và số liệu trên sổ kế toán luôn khớp với nhau cả về số chi tiết và số tổng hợp HTK.

- Phân chia rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn của từng nhân viên như: Thủ kho sẽ theo dõi số lượng hàng nhập-xuất kho cũng như chất lượng của hàng nhập vào và hàng xuất ra, thực hiện kiểm kê hàng định kỳ theo yêu cầu của nhà quản 7 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Kiểm toán trị; nhân viên bán hàng muốn xuất hàng cho khách phải thông báo với thủ kho; khi nhận hay giao hàng phải có biên bản xác nhận và có chữ ký của những người có liên quan. Nhiệm vụ, vai trò của kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp Để quản lý, kiểm soát được hàng tồn kho thì doanh nghiệp cần phải xây dựng một quy trình để theo dõi được các hoạt động diễn ra với hàng tồn kho. Sau đây em xin tập trung vào nhiệm vụ, vai trò của kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại. Nhiệm vụ của kế toán HTK - Hàng ngày, kế toán thu thập, xử lý các số liệu kế toán liên quan đến tình hình nhập kho, xuất kho và tồn kho về vật tư, hàng hóa của doanh nghiệp; hạch toán vào các tài khoản kế toán có liên quan.

- Dựa vào các số liệu liên quan đến quá trình nhập-xuất kho, áp dụng các phương pháp tính giá HTK phù hợp để tính toán, phản ánh chính xác giá vốn hàng nhập kho, xuất kho và giá trị cuối kỳ của hàng tồn kho. - Theo dõi tình hình tồn kho và định kỳ tổ chức kiểm kê hàng tồn kho để nắm bắt được kịp thời tình hình HTK như: số hàng tồn kho thực tế có khớp với sổ sách hay không; HTK nào cần được giảm giá, thanh lý;…. - Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện quá trình mua hàng, bán hàng; đảm bảo số lượng và chất lượng hàng mua vào cũng như bán ra; hạn chế được tình trạng sai sót, gian lận xảy ra trong quá trình nhập-xuất kho. Vai trò của kế toán HTK Hàng tồn kho như là cốt lõi của mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp, chính vì thế mà kế toán hàng tồn kho cũng có vai trò quan trọng trong hoạt động của DN.

Công tác kế toán hàng tồn kho hoạt động hiệu quả; các chỉ tiêu, thông tin về HTK trên các báo cáo được đưa ra một cách chính xác, phù hợp, kịp thời sẽ giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp nắm rõ được tình hình hoạt động của DN; từ đó tìm được các phương án hoạt động cần thiết cho DN.