CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN MUA, BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Bản chất và vai trò của hoạt động mua, bán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại 1. Khái niệm và đặc điểm về mua, bán hàng hóa a) Khái niệm, đặc điểm về mua hàng hóa Mua hàng hóa là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại, là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ người bán sang doanh nghiệp và đồng thời chuyển quyền sở hữu về tiền tệ từ doanh nghiệp sang người bán hoặc doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán cho người bán. - Hàng hóa phải được thông qua một phương thức mua, bán thanh toán tiền hàng nhất định.
- Chuyển giao quyền sở hữu tiền tệ từ doanh nghiệp sang người bán - Hàng hóa mua vào với mục đích bán ra hoặc gia công sản xuất rồi bán. b) Khái niệm và đặc điểm của bán hàng Bán hàng hóa là khấu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ người bán (doanh nghiệp) sang người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền được đòi tiền ở người mua. - Về mặt kinh tế: Bản chất của bán hàng chính là sự thay đổi hình thái giá trị của hàng hóa. Hàng hóa của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ.
Lúc này doanh nghiệp kết thúc một chu kỳ kinh doanh tức là vòng chu chuyển vốn của doanh nghiệp được hình thành. - Về mặt kỹ thuật: Bán hàng là quá trình kinh tế bao gồm từ việc tổ chức đến thực hiện, trao đổi, mua bán hàng hóa thông qua các khâu nghiệp vụ kỹ thuật với các hành vi mua bán cụ thể nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp thương mại, thể hiện khả năng và trình độ của doanh nghiệp trong việc thực hiện mục tiêu của mình, cũng như đáp ứng các nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội. 6 Như vậy, mua bán hàng hoá là hoạt động thương mại, theo đó bên bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và nhận thanh toán; bên mua có nghĩa vụ thanh toán cho bên bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hoá theo thỏa thuận. Vai trò của hoạt động mua bán hàng hóa trong doanh nghiệp - Đối với doanh nghiệp: Hoạt động mua bán hàng hóa là điều kiện quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Hoạt động này tạo ra doanh thu chính trong doanh nghiệp thương mại, đồng thời tạo ra lợi nhuận giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô cũng như thực hiện các mục tiêu khác của doanh nghiệp. - Đối với nền kinh tế: Hoạt động mua bán hàng hóa giúp cho hàng hóa được luân chuyển giữa người có nhu cầu bán đến người có nhu cầu mua nhanh hơn, giúp thúc đẩy các hoạt động kinh tế trong xã hội. Bên cạnh đó, hoạt động này cũng giúp cho việc lưu chuyển tiền tệ trong xã hội được ổn định, là điều kiện nâng cao đời sống xã hội cho người lao động. Nội dung của kế toán mua, bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.
Kế toán mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 1. Điều kiện và thời điểm xác định hàng mua a) Điều kiện xác định hàng hóa được coi là hàng mua: - Phải thông qua hoạt động mua – bán hàng hóa nhất định - Doanh nghiệp nắm quyền sở hữu hàng hóa và mất quyền sở hữu tiền tệ hay một hàng hóa khác. - Hàng hóa mua về để bán hoặc gia công, chế biến để bán b) Thời điểm xác định hàng mua: Tùy thuộc từng vào phương thức mua hàng mà thời điểm xác định hàng mua khác nhau : Mua hàng theo phương thức giao trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, bên mua cử cán bộ thu mua mang giấy ủy quyền đến kho bên bán để nhận hàng, bên mua chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp. Thời điểm xác định hàng mua là khi đã hoàn thành thủ tục giao nhận hàng, bên mua đã thanh toán hoặc 7 chấp nhận thanh toán tiền hàng.
Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, bên bán chuyển hàng đến cho bên mua và giao hàng tại kho bên mua hoặc địa điểm đã quy định trong hợp đồng. Thời điểm xác định hàng hóa là hàng mua khi bên mua đã nhận hàng do bên bán chuyển bán, đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng. Cách xác định hàng hóa mua về (theo chuẩn mực VAS02) Hàng tồn kho được xác định theo giá gốc. Trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải xác định theo giá trị thuần có thể thực hiện được.Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Kế toán phải căn cứ vào từng trường hợp nhập kho cụ thể để xác định giá gốc hàng hóa mua về. Giá gốc HTK- mua ngoài = Giá mua ghi trên hóa đơn – Các khoản giảm trừ (Giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại và giá trị hàng mua bị trả lại) + Các khoản thuế không hoàn lại (nếu có) + Chi phí thu mua - Giá mua ghi trên hóa đơn: là giá mua chưa thuế GTGT - Các khoản giảm trừ: + Giảm giá hàng mua hoặc trả lại hàng mua: Người mua có thể không hài lòng vì hàng hóa bị hư hại, hỏng hóc, kém chất lượng không đáp ứng theo yêu cầu của hợp đồng. + Chiết khấu thương mại: giảm trừ vào giá bán do mua với khối lượng lớn - Các khoản thuế không hoàn lại (nếu có) : Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất- nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, các khoản thuế GTGT không được khấu trừ - Chi phí thu mua: chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí bảo quản, bảo hiểm, hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuê kho bãi, chi phí phí khác liên quan trực tiếp đến việc mua hàng 8 1. Phương thức mua hàng Mua hàng theo phương thức giao trực tiếp (mua hàng tại kho của bên bán): Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, bên mua cử cán bộ thu mua mang giấy ủy nhiệm đến kho bên bán để nhận hàng, bên mua chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài, mọi chi phí vận chuyển thì do bên mua chịu.
Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, bên bán chuyển hàng đến cho bên mua và giao hàng tại kho bên mua hoặc địa điểm đã quy định trong hợp đồng. Trường hợp này thì chi phí vận chuyển hàng hoá có thể do bên bán hoặc bên mua chịu theo thoả thuận của hai bên. Tài khoản, số sách và chứng từ sử dụng - Tài khoản 156: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hoá bất động sản. Hàng hóa là các loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích để bán (bán buôn và bán lẻ).
Trường hợp hàng hóa mua về vừa dùng để bán, vừa dùng để sản xuất, kinh doanh không phân biệt rõ ràng giữa hai mục đích bán lại hay để sử dụng thì vẫn phản ánh vào tài khoản 156 “Hàng hóa”. - Tài khoản 1331: Thuế GTGT được khấu trừ: dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ của doanh nghiệp. - Tài khoản 331: Phải trả người bán: tài khoản để theo dõi các khoản phải trả nhà cung cấp và những khoán ứng trước cho người bán. Đây là tài khoản lưỡng tính vừa dư nợ, vừa dư có - Tài khoản 111-Tiền mặt, Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng Các hình thức ghi sổ kế toán - Hình thức ghi sổ nhật ký chung: + Đặc trưng cơ bản: tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải đượcghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó.
Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát 9 sinh. + Các loại sổ chủ yếu được sử dụng: sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái tài khoản 156, sổ cái tài khoản 111, sổ cái tài khoản 331, sổ cái tài khoản 511, sổ cái tài khoản 632, sổ cái tài khoản 911 Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết mua hàng hóa, sổ chi tiết bán hàng hóa Ưu điểm: Dễ phân công công tác kế toán Nhược điểm: (trong kế toán thủ công), khó thực hiện khi tập hợp tù nhật ký chung để ghi vào sổ cái. Điều kiện vận dụng: Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp quy mô lớn hoặc nhỏ, trình độ kế toán vừa. Nếu ứng dụng CNTT trong kế toán thì phương pháp này là hiệu quả - Hình thức nhật ký – sổ cái: + Đặc trưng cơ bản: các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình từ thời gian và theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – sổ cái.
Căn cứ để ghi vào sổ nhật ký – sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. + Các loại sổ kế toán được sử dụng: Nhật ký – sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết mua hàng, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ chi tiết công nợ phải trả nhà cung cấp, sổ chi tiết tài khoản 111, 112, 632, 511, 911 Ưu điểm: Số lượng sổ ít, quy trình ghi sổ đơn giản Nhược điểm: Sổ cồng kềnh nhiều cột, dễ xảy ra sai lầm dẫn đến báo cáo chậm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, số lượng tài 10 khoản ít, trình độ kế toán thấp, số lượng nhân viên kế toán ít - Hình thức chứng từ ghi sổ: + Đăc trưng cơ bản: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.