CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN 1.1 Kế toán phải thu khách hàng 1.1 Khái niệm Các khoản phải thu khách hàng là các khoản tiền mà đơn vị đã bán sản phẩm hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền.2 Yêu cầu quản lý Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng khoản nợ và từng lần thanh toán; kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Khách hàng thanh toán các khoản nợ phải thu bằng hàng (trường hợp đổi hàng) hoặc bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả hoặc phải xử lý các khoản nợ khó đòi cần có đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ liên quan như: biên bản đối chiếu công nợ, biên bản giải quyết công nợ kèm theo các bằng chứng xác đáng về số nợ thất thu. Phải xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu xác nhận bằng văn bản đối với các khoản nợ tồn đọng lâu ngày chưa và khó có khả năng thu hồi được làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi về các khoản nợ phải thu này.3 Nhiệm vụ của kế toán Phải tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác rõ ràng các nghiệp vụ phải thu khách hàng theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán. Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, thường xuyên đôn đốc kiểm tra thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn.
Cuối tháng kế toán cần kiểm tra, đối chiếu các khoản phải thu và lập biên bản đối chiếu công nợ.4 Kế toán chi tiết 1.1Nguyên tắc kế toán Các khoản phải thu khách hàng được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải thu, đối tượng phải thu, loại nguyên tệ phải thu… Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán, như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp 1 và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, gồm cả các khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh, liên kết). Khoản phải thu này gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác.2Chứng từ sử dụng - Hóa đơn thuế GTGT (hóa đơn bán hàng), hóa đơn thông thường. - Phiếu xuất kho - Phiếu thu - Giấy báo có của ngân hàng - Biên bản bù trừ công nợ 1.3Sổ sách sử dụng - Báo cáo công nợ phải thu - Sổ cái TK 131 - Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng - Sổ tổng hợp công nợ của một khách hàng - Bảng cân đối phát sinh công nợ phải thu - Bảng tổng hợp số dư công nợ phải thu - Bảng kê công nợ theo hoá đơn - Bảng kê công nợ theo hạn thanh toán - Bảng chi tiết thu tiền các hoá đơn 1.5 Kế toán tổng hợp 1.1Tài khoản sử dụng - Tài khoản 131: “Phải thu khách hàng” 2 1.2Phương pháp hạch toán 1. Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền (kể các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác), kế toán ghi nhận doanh thu, ghi: 3 a) Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế) Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
b) Trường hợp không tách ngay, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi: Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại: Nợ TK 5213 - Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có thuế) Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
Nhận được tiền do khách hàng trả (kể cả tiền lãi của số nợ - nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi: Nợ các TK 111, 112,. Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi). Phương pháp kế toán các khoản phải thu của nhà thầu đối với khách hàng liên quan đến hợp đồng xây dựng: a) Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch: Nợ TK 337 - Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. 4 b) Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, kế toán phải lập hóa đơn trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hóa đơn, ghi: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).
Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng (theo phương thức hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hoá nhận trao đổi trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Nợ TK 156 - Hàng hóa Nợ TK 611 - Mua hàng (hàng tồn kho kế toán theo phương pháp KKĐK) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xoá sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xóa nợ, ghi: Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (số chưa lập dự phòng) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. Kế toán khoản phải thu về phí ủy thác tại bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113) Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) 1.2 Kế toán phải thu khác 1.1 Khái niệm Phải thu khác là các khoản phải thu ngoài các khoản phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ. Các khoản phải thu khác bao gồm: - Các khoản cho bên khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ.
6 - Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi. - Các khoản chi hộ phải thu hồi. - Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước - Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính. - Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên.
- Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý.2 Nguyên tắc kế toán Phải thu khác được hạch toán chi tiết theo từng đơn vị, cá nhân và theo dõi riêng từng khoản phải thu khác. Doanh nghiệp cần có biện pháp đôn đốc giải quyết dứt điểm các khoản nợ phải thu khác trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, phải kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh, số dư "Phải thu khác" với các đơn vị , cá nhân có quan hệ theo từng nội dung thanh toán. Khi đối chiếu, nếu có chênh lệch, phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.3 Chứng từ kế toán Phiếu thu, biên bản xác nhận tài sản thiếu, giấy báo ngân hàng… 1.4 Sổ kế toán - Sổ cái TK 138 - Sổ chi tiết TK 138 1.5 Tài khoản sử dụng Tài khoản 138 –“Phải thu khác” 7 1.6 Phương pháp hạch toán 1.
Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381) (giá trị còn lại của TSCĐ) Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn) Có TK 211 - Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá). TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án hoặc hoạt động phúc lợi phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi giảm TSCĐ: 8 Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn) Nợ TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án) Nợ TK 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi) Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá). Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý, ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381) Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532) Có TK 338- Phải trả, phải nộp khác (TSCĐ dùng cho sự nghiệp, DA). Các khoản cho mượn tài sản tạm thời, ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) Có các TK 152, 153, 155, 156,.
Kế toán giao dịch ủy thác xuất - nhập khẩu tại bên nhận ủy thác: a) Khi bên nhận uỷ thác chi hộ cho bên giao uỷ thác, ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (nếu bên giao ủy thác chưa ứng tiền) Nợ TK 3388- Phải trả phải nộp khác(trừ vào tiền nhận của bên giao ủy thác) Có các TK 111, 112,… b) Khi được doanh nghiệp uỷ thác xuất khẩu thanh toán bù trừ với các khoản đã chi hộ, kế toán doanh nghiệp nhận uỷ thác xuất khẩu ghi: Nợ TK 338 - Phải trả khác (3388) Có TK 138 - Phải thu khác (1388).