phần mở đầu và phần kết luận, khóa luận tốt nghiệp gồm có 3 chƣơng: Chƣơng 1: Lý luận chung về kế toán thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán trong các doanh nghiệp. Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh. Chƣơng 3: Một số kiến nghị hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán nhằm quản lý tốt công nợ tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh. 2 CHƢƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA, NGƢỜI BÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.
Phƣơng thức thanh toán và hình thức thanh toán Phƣơng thức thanh toán là cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch, mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau, hai bên đồng thời thống nhất phƣơng thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó, chia ra làm hai nhóm cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt Phƣơng thức thanh toán bằng tiền mặt là bên mua xuất tiền ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho bên bán khi nhận vật tƣ, hàng hóa, dịch vụ, chủ yếu áp dụng cho những giao dịch phát sinh số tiền nhỏ, nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp. Phƣơng thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành: Thanh toán bằng Việt Nam đồng Thanh toán bằng ngoại tệ Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng Thanh toán bằng vàng, bạc, kim loại quý, đá quý hoặc giấy tờ có giá trị nhƣ tiền. Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt Phƣơng thức thanh toán không bằng tiền mặt ngày càng đƣợc sử dụng phổ biến bởi tính tiết kiệm thời gian, chi phí cũng nhƣ giảm đáng kể lƣợng tiền trong lƣu thông.
Có thể kể ra một số loại phƣơng thức thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu sau: Phƣơng thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, phƣơng thức thanh toán nhờ thu phiếu trơn, phƣơng thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ, phƣơng thức tín dụng chứng từ… Phƣơng thức thanh toán ủy nhiệm chi thƣờng đƣợc các doanh nghiệp sử dụng đối với các đối tƣợng có quan hệ buôn bán với doanh nghiệp từ trƣớc và cùng một quốc gia, đây là phƣơng thức thanh toán có lợi cho doanh nghiệp bởi thủ tục đơn giản. Phƣơng thức nhờ thu phiếu trơn là phƣơng thức thanh toán mà trong đó ngƣời bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền của ngƣời mua trên cơ sở hối phiếu do mình lập ra còn chứng từ gửi hàng thì gửi thẳng cho ngƣời mua không qua ngân hàng. Phƣơng thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ là phƣơng thức thanh toán trong đó ngƣời bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở ngƣời mua không những căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo với điều kiện là nếu ngƣời mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ gửi hàng cho ngƣời mua để nhận hàng. Phƣơng thức tín dụng chứng từ là sự thỏa thuận trong đó một ngân hàng mở thƣ tín dụng theo yêu cầu của ngƣời mở thƣ tín dụng cam kết hay cho phép ngân hàng khác chi trả hoặc chấp nhận hối phiếu cho một ngƣời trong phạm vi số tiền của thƣ tín dụng khi ngƣời này xuất trình cho ngân 3 hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp những quy định đề ra trong thƣ tín dụng.
Nội dung kế toán thanh toán với ngƣời mua (khách hàng) 1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với ngƣời mua Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua (khách hàng) đƣợc ghi chép hàng ngày trên cơ sở lấy thông tin từ các chứng từ liên quan. Sổ chi tiết đƣợc mở cho từng khách hàng thƣờng xuyên, các khách hàng không thƣờng xuyên đƣợc ghi chép trên cùng một sổ. Số liệu của các sổ chi tiết hoàn toàn độc lập nhau, không đƣợc bù trừ giữa các khoản trả trƣớc và chƣa trả của các khách hàng khác nhau, chỉ đƣợc bù trừ công nợ của cùng một khách hàng.
Kế toán chi tiết cần phải phân loại các khoản nợ: nợ có thể trả đúng hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có biện pháp xử lý 1. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với ngƣời mua Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT Phiếu thu Giấy báo có Tài khoản sử dụng: TK 131 - Phải thu khách hàng dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình doanh thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tƣ, tài sản cố định, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này cũng đƣợc dùng để phản ánh các khoản phải thu của ngƣời nhận thầu XDCB với ngƣời giao thầu về khối lƣợng công tác XDCB đã hoàn thành. TK 131 có kết cấu và nội dung nhƣ sau: Bên Nợ: Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tƣ, tài sản cố định đã giao, dịch vụ đã cung cấp và đƣợc xác định là đã bán trong kỳ.
Số tiền thừa trả lại cho khách hàng Xóa sổ khoản phải thu khách hàng không đƣợc thu Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ Bên Có: Số tiền khách hàng đã trả nợ Số tiền đã nhận ứng trƣớc, trả trƣớc của ngƣời bán Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại Doanh thu của số hàng ngƣời bán bị ngƣời mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT) 4 Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thƣơng mại cho ngƣời mua Số dƣ bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng Số dƣ bên Có: Phản ánh số tiền nhận trƣớc, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tƣợng cụ thể Khi lập Bảng cân đối kế toán, phải lấy số dƣ chi tiết của từng đối tƣợng của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn” Sổ sách sử dụng: Sổ cái TK 131 Sổ chi tiết phải thu khách hàng Sổ tổng hợp TK 131 1. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua Doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư xuất bán, dịch vụ đã được cung cấp được xác định là tiêu thụ. Kế toán ghi sổ tiền phải thu của khách hàng nhưng chưa thu: Đối với hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tƣ thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chƣa có thuế GTGT, ghi: Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp Đối với hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tƣ không thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT tính theo phƣơng pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo tổng giá thanh toán, ghi: Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Số chiết khấu thanh toán phải trả cho ngƣời mua do ngƣời mua thanh toán tiền mua hàng trƣớc thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán) Có TK 131 – Phải thu của khách hàng Trường hợp giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại và hàng bán bị trả lại: Đối với hàng hóa thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phƣơng pháp khấu trừ, ghi: 5 Nợ TK 521 – Chiết khấu thƣơng mại Nợ TK 531 – Hàng bán bị trả lại Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán Có TK 131 – Phải thu khách hàng Nhận tiền ứng trƣớc, trả trƣớc của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi: Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 131 – Phải thu khách hàng Trƣờng hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ đƣợc phải xử lý xóa sổ: Căn cứ vào biên bản xử lý xóa nợ ghi: Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi (Số đã lập dự phòng) Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131 – Phải thu khách hàng Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (Tài khoản bên ngoài Bảng cân đối kế toán) nhằm tiếp tục theo dõi trong thời hạn quy định để có thể truy thu ngƣời mắc nợ số tiền đó Cuối niên độ kế toán, số dự nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập Báo cáo tài chính: Nếu tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm lập Báo cáo tài chính nhỏ hơn tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán tài khoản 131 có gốc ngoại tệ thì số chênh lệch tỷ giá hối đoái ghi: Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái Nếu tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm lập Báo cáo tài chính nhỏ hơn tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán tài khoản 131 có gốc ngoại tệ thì số chênh lệch tỷ giá hối đoái ghi: Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái Có TK 131 – Phải thu của khách hàng 6 131-Phải thu của khách hàng 635 511, 515 Chiết khấu thanh toán Doanh thu Tổng giá thanh toán 521,531, 532 Chiết khấu thƣơng mại, giảm giá, hàng bán bị trả lại 3331 Thuế GTGT 3331 (nếu có) Thuế GTGT 711 (nếu có) Tổng số tiền Thu nhập do khách hàng phải 111, 112, 113 thanh lý, thanh toán nhƣợng bán TSCĐ chƣa thu tiền Khách hàng ứng trƣớc hoặc thanh toán tiền 331 111, 112 Bù trừ nợ Các khoản chi hộ khách hàng 139, 642 Nợ khó đòi xử lý xóa sổ Sơ đồ 1.