Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp đại học hệ chính quy chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán của sinh viên Hoàng Thị Phương Huyền (Mã sinh viên: 1412401149, Lớp QT1803K), dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Văn Thụ tại Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng (năm 2022), tập trung vào đề tài: "Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xăng dầu Khu vực III – TNHH Một thành viên".

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp không còn dựa vào cơ chế bao cấp của Nhà nước mà phải tự chủ xây dựng kế hoạch và mục tiêu sản xuất kinh doanh. Để duy trì và mở rộng quy mô hoạt động, vốn nói chung và vốn bằng tiền nói riêng giữ vai trò huyết mạch. Vốn bằng tiền là bộ phận tài sản lưu động có tính thanh khoản cao nhất, trực tiếp phục vụ nhu cầu thanh toán công nợ, mua sắm hàng hóa, vật tư và bảo đảm quá trình luân chuyển kinh doanh diễn ra liên tục. Tuy nhiên, đây cũng là loại tài sản tiềm ẩn rủi ro thất thoát, gian lận và biển thủ cao nhất trong doanh nghiệp. Do đó, tổ chức kế toán vốn bằng tiền một cách khoa học, chặt chẽ là công cụ quản lý kinh tế then chốt giúp lãnh đạo doanh nghiệp kiểm soát thu chi và ra quyết định chỉ đạo kịp thời.

Mục tiêu nghiên cứu tổng quát của khóa luận là củng cố, nâng cao kiến thức lý luận chuyên ngành và vận dụng vào phân tích thực trạng nhằm đề xuất các biện pháp hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị thực tập. Văn bản xác định 05 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể của công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp như sau:

  1. Phản ánh chính xác, kịp thời các khoản thu, chi và tình hình biến động tăng, giảm, thừa, thiếu của từng loại vốn bằng tiền.
  2. Kiểm tra thường xuyên tình hình thực hiện chế độ quản lý, sử dụng vốn bằng tiền, kỷ luật thanh toán và kỷ luật tín dụng; phát hiện và ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lãng phí, lợi dụng tiền mặt.
  3. Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, định kỳ và thường xuyên đối chiếu số liệu giữa thủ quỹ với kế toán tiền mặt nhằm bảo đảm tính thống nhất, cân đối.
  4. Tham gia công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, xử lý và phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời; theo dõi chặt chẽ các khoản tiền đang chuyển nhằm phát hiện nguyên nhân ách tắc để giải phóng dòng tiền.
  5. Phản ánh tình hình biến động và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày, thực hiện giám sát việc chấp hành nghiêm túc chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn cụ thể:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức kế toán vốn bằng tiền (bao gồm kế toán tiền mặt tại quỹ, kế toán tiền gửi ngân hàng và kế toán tiền đang chuyển).
  • Phạm vi không gian: Công ty Xăng dầu Khu vực III – TNHH Một thành viên (tên quốc tế: Petrolimex Haiphong Co., Ltd), có trụ sở tại Số 1 Sở Dầu, Phường Sở Dầu, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng.
  • Phạm vi thời gian: Khảo sát thực trạng quy trình hạch toán và trích lục dữ liệu chứng từ, sổ sách kế toán trong niên độ năm 2021 (tập trung trọng điểm vào tháng 12 năm 2021).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên khung pháp lý kế toán hiện hành của Việt Nam, trọng tâm là Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp (thay thế Quyết định 15/2006/QĐ-BTC). Bên cạnh đó, tác giả sử dụng các quy định của Pháp lệnh Kế toán thống kê, các quy chế quản lý lưu thông tiền tệ và thanh toán không dùng tiền mặt qua hệ thống ngân hàng.

Về mặt lý luận tài khoản kế toán, tác giả hệ thống hóa nguyên tắc hạch toán, chứng từ và kết cấu của 03 tài khoản thuộc nhóm vốn bằng tiền:

  • Tài khoản 111 (Tiền mặt): Gồm TK 1111 (Tiền Việt Nam), TK 1112 (Ngoại tệ), TK 1113 (Vàng tiền tệ). Phản ánh các khoản thu, chi, tồn quỹ tiền mặt; xử lý chênh lệch kiểm kê qua TK 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý) hoặc TK 3381 (Tài sản thừa chờ xử lý); đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ qua TK 413.
  • Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng): Gồm TK 1121 (Tiền Việt Nam), TK 1122 (Ngoại tệ), TK 1123 (Vàng tiền tệ). Phản ánh biến động số dư tiền gửi không kỳ hạn dựa trên Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Sổ phụ hoặc Bản sao kê ngân hàng kèm chứng từ gốc. Trường hợp có chênh lệch chưa xác định rõ nguyên nhân cuối tháng, kế toán ghi nhận theo số liệu ngân hàng và hạch toán vào TK 1388 hoặc TK 3388 để xử lý sau; thấu chi ngân hàng không ghi âm mà phản ánh như khoản vay ngân hàng.
  • Tài khoản 113 (Tiền đang chuyển): Gồm TK 1131 (Tiền Việt Nam) và TK 1132 (Ngoại tệ), dùng cho các khoản tiền đã xuất quỹ, chuyển bưu điện hoặc nộp vào ngân hàng/kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo.

Về hệ thống sổ sách, tác giả phân tích đặc trưng của 05 hình thức ghi sổ theo Phụ lục 4 Thông tư 200/2014/TT-BTC: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ và Kế toán trên máy vi tính.

Khóa luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu chuyên ngành kế toán kết hợp nghiên cứu thực địa:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tổng hợp, phân tích các chuẩn mực, chế độ kế toán và tài liệu lý luận về vốn bằng tiền.
  • Phương pháp kế toán thực tế: Phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
  • Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thực địa: Trực tiếp khảo sát tổ chức bộ máy, thu thập các biểu mẫu chứng từ gốc (hóa đơn GTGT điện tử, phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng), sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 111, sổ quỹ tiền mặt được lưu trữ tại Phòng Kế toán của Công ty Xăng dầu Khu vực III.

Nguồn dữ liệu của đề tài là dữ liệu thứ cấp từ tài liệu quản lý nội bộ và số liệu kế toán phát sinh thực tế năm 2021 tại Phòng Kế toán - Công ty Xăng dầu Khu vực III.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

Chương này khái quát bản chất, vị trí của vốn bằng tiền và vai trò giám sát của công cụ kế toán trong quản lý dòng tiền. Tác giả trình bày chi tiết nguyên tắc hạch toán và quy trình xử lý nghiệp vụ cho từng loại tài khoản vốn bằng tiền (TK 111, TK 112, TK 113) theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

  • Danh mục chứng từ kế toán tiền mặt gồm: Phiếu thu (Mẫu 01-TT), Phiếu chi (Mẫu 02-TT), Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT), Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT), Biên lai thu tiền (Mẫu 06-TT).
  • Danh mục chứng từ kế toán tiền gửi ngân hàng gồm: Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Bảng sao kê của ngân hàng, Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu.
  • Tác giả lập các sơ đồ hạch toán tổng hợp thu - chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng theo từng loại tiền tệ (tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ) và sơ đồ hạch toán tiền đang chuyển.
  • Phân tích ưu nhược điểm và quy trình luân chuyển chứng từ của 05 hình thức sổ kế toán; trong đó nhấn mạnh hình thức Nhật ký chung phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ, dễ ứng dụng công nghệ thông tin.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xăng dầu Khu vực III

Chương 2 mô tả chi tiết lịch sử hình thành, mô hình tổ chức và thực tế công tác kế toán tại doanh nghiệp:

  • Lịch sử và quy mô đơn vị: Thành lập ngày 29/07/1955 theo lệnh trưng dụng số 1566 của Ủy ban quân chính Hải Phòng, tiếp quản cơ sở vật chất tại Sở Dầu Thượng Lý của 03 hãng Shell, Caltex và Chocony. Công ty chiếm 60% thị phần xăng dầu tại Hải Phòng, sở hữu Tổng kho xăng dầu Thượng Lý sức chứa 48.000 DWT, phòng thử nghiệm tiêu chuẩn TCVN ISO/IEC 17025:2001, hệ thống giàn xuất xe xitec tự động và mạng lưới bán lẻ phủ kín nội, ngoại thành Hải Phòng. Công ty mở tài khoản giao dịch tại 04 ngân hàng: Maritimebank, PG Bank, Vietcombank và VIDB (BIDV).
  • Tổ chức bộ máy quản lý và kế toán: Bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng, thực hiện chế độ một thủ trưởng dưới sự chỉ đạo của Hội đồng thành viên và Ban Giám đốc (04 Phó Giám đốc phụ trách Hành chính, Kinh doanh, Tài chính, Marketing). Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung tại Phòng Kế toán, gồm 07 chức danh: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán ngân hàng, Kế toán tiền lương, Kế toán tài sản cố định (TSCĐ) và Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC; đồng tiền sử dụng là VND và USD; tỷ giá chuyển đổi quy đổi theo khung giá mua bán của Vietcombank có tham khảo tỷ giá liên ngân hàng của Ngân hàng Nhà nước; hàng tồn kho hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá theo bình quân gia quyền liên hoàn; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; hình thức ghi sổ là Nhật ký chung kết hợp kế toán máy.
  • Thực tế kế toán vốn bằng tiền:
    • Doanh nghiệp không phát sinh các nghiệp vụ tiền đang chuyển nên không sử dụng TK 113 mà chỉ sử dụng TK 111 và TK 112. Tiền mặt tại quỹ hoàn toàn là tiền Việt Nam (VND), không lưu giữ ngoại tệ hay vàng tiền tệ.
    • Quy trình luân chuyển Phiếu thu và Phiếu chi đều lập thành 03 liên, có đầy đủ chữ ký của người lập, kế toán trưởng, giám đốc duyệt, người giao/nhận tiền và thủ quỹ trước khi xuất nhập quỹ.
    • Tác giả trích lục các nghiệp vụ kế toán tiền mặt thực tế phát sinh trong tháng 12/2021:
      • Nghiệp vụ thu tiền mặt (04/12/2021): Xuất Hóa đơn GTGT điện tử số 0002905 bán 650 lít xăng Ron 95-V cho Công ty Cổ phần Thương mại Bảo Hưng Long, giá chưa thuế 23.000 đồng/lít (thành tiền 15.444.000 đồng, thuế GTGT 10% là 1.544.400 đồng, tổng thanh toán 16.988.400 đồng). Kế toán lập Phiếu thu số 788, định khoản Nợ TK 111: 16.988.400 đồng / Có TK 511: 15.444.000 đồng, Có TK 3331: 1.544.400 đồng.
      • Nghiệp vụ chi tiền mặt (08/12/2021): Chi tạm ứng cho ông Vũ Đức Minh (Phòng Hành chính) đi công tác TP. Hồ Chí Minh số tiền 20.000.000 đồng theo Giấy đề nghị tạm ứng ngày 08/12/2021 và Phiếu chi số 804. Định khoản Nợ TK 141: 20.000.000 đồng / Có TK 111: 20.000.000 đồng.
      • Dữ liệu tổng hợp sổ sách tháng 12/2021: Trích Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 111 và Sổ quỹ tiền mặt phản ánh số dư đầu tháng 12/2021 là 434.675.250 đồng; tổng số phát sinh trong tháng là 11.251.987.000 đồng; số dư tồn quỹ cuối tháng 12/2021 là 274.806.335 đồng.

Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xăng dầu Khu vực III

Theo đề cương và lời mở đầu của tác giả, Chương 3 định hướng đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục các tồn tại, hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị (phần văn bản cung cấp dừng lại ở đầu mục kế toán tiền gửi ngân hàng của Chương 2). Mục tiêu của chương này là đề xuất các giải pháp hoàn thiện việc lập, luân chuyển chứng từ, quản lý dòng tiền gửi tại 04 ngân hàng và nâng cao hiệu quả đối chiếu giữa kế toán với thủ quỹ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh hệ thống dữ liệu kế toán thực tế của Công ty Xăng dầu Khu vực III trong năm 2021 thông qua các chứng từ và sổ kế toán.

Ngày chứng từ Số hiệu chứng từ Nội dung nghiệp vụ kinh tế Tài khoản đối ứng Số tiền phát sinh (VND)
03/12/2021 PC 800, BC 1313/Mr Nộp tiền mặt vào tài khoản Maritimebank Nợ 112 / Có 111 300.000.000
04/12/2021 PT 788, HĐ 2905 Thu tiền bán 650 lít xăng Ron 95-V (CTCP TM Bảo Hưng Long) Nợ 111 / Có 511, 3331 16.988.400
06/12/2021 PC 803, HĐ 1788 Chi tiền tiếp khách ăn uống Nợ 642, 133 / Có 111 7.700.000
08/12/2021 PC 804 Chi tạm ứng đi công tác TP.HCM (Vũ Đức Minh) Nợ 141 / Có 111 20.000.000
08/12/2021 PT 808, HĐ 2936 Thu tiền bán hàng cho Công ty TNHH Vân Trang Nợ 111 / Có 511, 3331 13.200.000
11/12/2021 PC 809 Chi mua máy in văn phòng Nợ 242 / Có 111 14.884.000
15/12/2021 PC 817 Chi mua văn phòng phẩm Nợ 642 / Có 111 4.332.000
15/12/2021 PC 819 Chi mua nước uống Nợ 642 / Có 111 1.332.000
18/12/2021 PT 820, BC 1350 Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt Nợ 111 / Có 112 250.000.000
18/12/2021 PT 821 Thu tiền bán hàng Nợ 111 / Có 511, 3331 25.639.000
Tháng 12/2021 Sổ cái TK 111 Số dư đầu tháng 12/2021 Dư Nợ 434.675.250
Tháng 12/2021 Sổ cái TK 111 Cộng số phát sinh trong tháng 12/2021 Phát sinh Nợ/Có 11.251.987.000
Tháng 12/2021 Sổ cái TK 111 Số dư cuối tháng 12/2021 Dư Nợ 274.806.335

Về mặt đóng góp chuyên môn, khóa luận mang lại các giá trị cụ thể:

  • Làm rõ tính phù hợp của việc áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC đối với doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu đầu mối quy mô lớn.
  • Mô tả quy trình kiểm soát nội bộ qua luân chuyển chứng từ thu - chi tiền mặt 03 liên; việc thực hiện nghiêm ngặt thủ tục kiểm soát trước chi (chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ quỹ) giúp doanh nghiệp hạn chế thất thoát vốn bằng tiền.
  • Cung cấp dẫn chứng thực tế về việc doanh nghiệp tinh giản tài khoản kế toán: loại bỏ việc theo dõi TK 113 do đặc thù thanh toán tức thời qua ngân hàng điện tử, và không duy trì ngoại tệ, vàng tiền tệ tại quỹ tiền mặt nhằm giảm thiểu chi phí quản lý rủi ro tỷ giá.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số giới hạn xuất phát từ phạm vi nghiên cứu và dữ liệu thực tế:

  • Văn bản khảo sát tập trung chủ yếu vào phần hành kế toán tiền mặt tại quỹ (TK 111); nội dung kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112) tại 04 ngân hàng mở tài khoản chưa được phân tích đầy đủ và chi tiết trong phần văn bản được cung cấp.
  • Đề tài chỉ khai thác dữ liệu sổ sách trong phạm vi một tháng kế toán (tháng 12/2021), chưa có số liệu so sánh chuỗi thời gian qua các năm để đánh giá xu hướng biến động lưu chuyển tiền tệ tổng thể.
  • Hướng mở rộng nghiên cứu tiếp theo bao gồm: khảo sát toàn diện thực trạng đối chiếu sao kê và quản lý số dư tiền gửi tại cả 04 ngân hàng giao dịch (Maritimebank, PG Bank, Vietcombank, BIDV); nghiên cứu phương pháp lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và xây dựng các chỉ số quản trị an toàn dòng tiền phục vụ mạng lưới bán lẻ xăng dầu trực thuộc công ty.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp: Cung cấp mẫu hình cụ thể về kết cấu khóa luận tốt nghiệp thực tập tại doanh nghiệp thương mại; minh họa phương pháp nghiên cứu thực địa từ việc khảo sát bộ máy đến trích xuất sổ sách.
  • Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu hoặc thương mại dịch vụ: Tham khảo quy trình luân chuyển chứng từ thu - chi 03 liên, cách thức tổ chức sổ quỹ song song với sổ cái TK 111 theo hình thức Nhật ký chung.
  • Phần nội dung đáng tham khảo nhất: Hệ thống bảng biểu chứng từ thực tế (Hóa đơn GTGT điện tử số 2905, Phiếu thu 788, Phiếu chi 804, Giấy đề nghị tạm ứng) kết nối trực tiếp với các dòng ghi trên Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 111 và Sổ quỹ tiền mặt.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Xăng dầu Khu vực III mở tài khoản tiền gửi tại những ngân hàng nào?

Theo hồ sơ pháp lý trong văn bản, công ty mở tài khoản giao dịch tại 04 ngân hàng:

  • Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritimebank);
  • Ngân hàng TMCP Xăng Dầu Petrolimex (PG Bank);
  • Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank);
  • Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (VIDB/BIDV).

2. Tại sao công ty không sử dụng Tài khoản 113 (Tiền đang chuyển)?

Trong quá trình tổ chức hạch toán thực tế tại Công ty Xăng dầu Khu vực III, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền đang chuyển không xuất hiện. Tiền bán hàng thu bằng tiền mặt hoặc nộp ngân hàng đều được ghi nhận trực tiếp vào quỹ hoặc ghi tăng tài khoản tiền gửi khi nhận chứng từ xác nhận ngay, do đó bộ phận kế toán chỉ sử dụng TK 111 và TK 112 mà không mở TK 113.

3. Nghiệp vụ bán xăng thu tiền mặt ngày 04/12/2021 được xử lý chứng từ và định khoản như thế nào?

Căn cứ Hóa đơn GTGT điện tử số 0002905 bán 650 lít xăng Ron 95-V cho Công ty Cổ phần Thương mại Bảo Hưng Long:

  • Kế toán lập Phiếu thu số 788 với tổng số tiền thanh toán là 16.988.400 đồng.
  • Định khoản kế toán:
    • Nợ TK 111 (Tiền mặt): 16.988.400 đồng.
    • Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ): 15.444.000 đồng.
    • Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp): 1.544.400 đồng.
  • Căn cứ phiếu thu, kế toán vào Sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 111; thủ quỹ ghi tăng Sổ quỹ tiền mặt.

4. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty được phân nhiệm ra sao?

Bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo mô hình kế toán tập trung tại Phòng Kế toán, gồm Kế toán trưởng phụ trách chung và 06 bộ phận chuyên trách: Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán ngân hàng, Kế toán tiền lương, Kế toán TSCĐ và Thủ quỹ. Toàn bộ chứng từ phát sinh từ các trạm, kho, phòng ban đều được chuyển về Phòng Kế toán để xử lý và ghi sổ.

5. Số dư tồn quỹ tiền mặt của công ty trong tháng 12/2021 biến động như thế nào?

Theo Sổ cái TK 111 và Sổ quỹ tiền mặt năm 2021:

  • Số dư đầu tháng 12/2021: 434.675.250 đồng.
  • Tổng phát sinh trong tháng: 11.251.987.000 đồng.
  • Số dư tồn quỹ cuối tháng 12/2021: 274.806.335 đồng.

Kết luận

Khóa luận của sinh viên Hoàng Thị Phương Huyền đã phản ánh toàn diện cơ sở lý luận và thực trạng tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xăng dầu Khu vực III theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công trình cung cấp bức tranh chân thực về mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, quy trình kiểm soát thu - chi tiền mặt chặt chẽ và hệ thống sổ sách theo hình thức Nhật ký chung tại một doanh nghiệp nhà nước đầu mối xăng dầu. Đây là tài liệu chuyên khảo mang tính ứng dụng thực tiễn cao cho sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán và người làm công tác quản lý tài chính doanh nghiệp.