Đề Xuất Giải Pháp Cải Tiến Quy Trình Mua Sắm Tại Công Ty Matai Việt Nam

Chuyên khảo phân tích Proposal for solution and improvement of the purchasing process at matai vietnam co ltd, đánh giá các khía cạnh quan trọng, đề xuất hướng nghiên cứu tiếp

• Tác giả: Đinh Sỹ Hưng
• Người hướng dẫn: Nguyễn Phương Quang, Senior Lecturer
• Trường học: Ho Chi Minh City University of Technology and Education
• Chuyên ngành: Industrial Management
• Đề tài: Cải Tiến Quy Trình Mua Sắm Tại Công Ty Matai Việt Nam
• Loại tài liệu: Thesis
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

Mục lục chi tiết

• ACKNOWLEDGEMENTS
• LIST OF ABBREVIATION
• LIST OF TABLES
• LIST OF FIGURES
• TABLE OF CONTENT
• 1. CHAPTER 1: INTRODUCTION ABOUT COMPANY
• 1.1. Information about Matai Vietnam Co.
• 1.2. History and development
• 1.3. Mission, vision and core value
• 1.4. Manufacturing activities at factory
• 2. CHAPTER 2: LITERATURE REVIEW ABOUT PURCHASING MANAGEMENT
• 2.1. Purchasing activities in the supply chain
• 2.2. Concept of purchasing activities in the supply chain
• 2.3. Objectives and roles of purchasing activities in manufacturing enterprise
• 2.4. The importance of purchasing activities in manufacturing enterprise
• 2.5. Content of purchasing management in production and business enterprise
• 2.5.1. Determine the purchasing needs
• 2.5.2. Finding and selecting supplier
• 2.5.3. Negotiate and place orders
• 2.5.4. Tracking and checking order
• 2.5.5. Evaluating purchase result
• 2.6. Criteria for evaluating purchasing activities in the supply chain
• 2.7. MRP-Material Requirement Planning
• 2.7.1. Overview about MPR
• 2.7.2. Input quantity of MPR
• 2.7.3. Implementation process of MPR
• 2.7.4. Output of MPR
• 2.8. Benefits and requirements of MPR
• 2.9. Factors affecting purchasing activities in the supply chain
• 2.10. Purchasing methods and rules in production enterprise
• 2.10.1. Based on purchase size
• 2.10.2. Based on the form of purchase
• 2.10.3. Based on credit
• 2.10.4. Based on material source
• 2.11. The rules ensure effective purchases
• 3. CHAPTER 3: REALITY OF PURCHASING AT MATAI VIET NAM CO.
• 3.1. Current status of purchasing activities in the supply chain in Matai Vietnam Co.
• 3.2. Current status of species
• 3.3. Current status of quantity
• 3.4. Current situation of time
• 3.5. Current status of cost
• 3.6. Evaluate purchasing activities at Matai Vietnam Co.
• 4. CHAPTER 4: PROPOSED SOLUTIONS TO IMPROVE THE PURCHASE PROCESS AT MATAI VIETNAM CO.
• 4.1. Development orientation of Matai Vietnam in the coming time
• 4.2. Solution 1: Provide material backup measures
• 4.3. Solution 2: Building human resources
• 4.4. Solution 3: Information technology system

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Cải Tiến Quy Trình Mua Sắm Tại Công Ty Matai Việt Nam

Cải tiến quy trình mua sắm là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Tại Matai Việt Nam, quy trình này không chỉ ảnh hưởng đến chi phí mà còn đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Việc tối ưu hóa quy trình mua sắm giúp công ty giảm thiểu chi phí, tăng cường khả năng cạnh tranh và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

1.1. Định Nghĩa Quy Trình Mua Sắm Trong Doanh Nghiệp

Quy trình mua sắm bao gồm các bước từ xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, đến đặt hàng và theo dõi đơn hàng. Mỗi bước đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung ổn định và chất lượng sản phẩm.

1.2. Tầm Quan Trọng Của Cải Tiến Quy Trình Mua Sắm

Cải tiến quy trình mua sắm giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh.

II. Những Thách Thức Trong Quy Trình Mua Sắm Tại Matai Việt Nam

Mặc dù Matai Việt Nam đã có những bước tiến trong quy trình mua sắm, nhưng vẫn còn nhiều thách thức cần phải vượt qua. Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững của công ty.

2.1. Vấn Đề Về Chi Phí Mua Sắm

Chi phí mua sắm cao có thể làm giảm lợi nhuận của công ty. Việc không kiểm soát tốt chi phí có thể dẫn đến tình trạng lãng phí và ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh.

2.2. Khó Khăn Trong Việc Tìm Kiếm Nhà Cung Cấp Đáng Tin Cậy

Việc tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp là một thách thức lớn. Nếu không có quy trình rõ ràng, công ty có thể gặp khó khăn trong việc đảm bảo chất lượng và thời gian giao hàng.

III. Phương Pháp Cải Tiến Quy Trình Mua Sắm Tại Matai Việt Nam

Để cải tiến quy trình mua sắm, Matai Việt Nam cần áp dụng một số phương pháp hiệu quả. Những phương pháp này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.

3.1. Ứng Dụng Công Nghệ Trong Quy Trình Mua Sắm

Công nghệ có thể giúp tự động hóa quy trình mua sắm, từ việc theo dõi đơn hàng đến quản lý nhà cung cấp. Việc áp dụng công nghệ thông tin sẽ giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

3.2. Đào Tạo Nhân Sự Về Quy Trình Mua Sắm

Đào tạo nhân sự là một yếu tố quan trọng trong việc cải tiến quy trình mua sắm. Nhân viên cần được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện quy trình một cách hiệu quả.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Cải Tiến Quy Trình Mua Sắm Tại Matai Việt Nam

Việc áp dụng các giải pháp cải tiến quy trình mua sắm đã mang lại nhiều kết quả tích cực cho Matai Việt Nam. Những ứng dụng này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm.

4.1. Kết Quả Đạt Được Sau Khi Cải Tiến

Sau khi áp dụng các giải pháp cải tiến, Matai Việt Nam đã ghi nhận sự giảm thiểu đáng kể về chi phí mua sắm và thời gian giao hàng. Điều này đã góp phần nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

4.2. Đánh Giá Hiệu Quả Của Quy Trình Mua Sắm Mới

Đánh giá hiệu quả của quy trình mua sắm mới là cần thiết để đảm bảo rằng các giải pháp đã được áp dụng mang lại giá trị thực sự cho công ty.

V. Kết Luận Về Cải Tiến Quy Trình Mua Sắm Tại Matai Việt Nam

Cải tiến quy trình mua sắm là một yếu tố quan trọng giúp Matai Việt Nam nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh. Việc áp dụng các giải pháp cải tiến sẽ giúp công ty phát triển bền vững trong tương lai.

5.1. Tương Lai Của Quy Trình Mua Sắm Tại Matai

Trong tương lai, Matai Việt Nam cần tiếp tục cải tiến quy trình mua sắm để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường và khách hàng.

5.2. Khuyến Nghị Để Nâng Cao Hiệu Quả Mua Sắm

Cần có những khuyến nghị cụ thể để nâng cao hiệu quả quy trình mua sắm, bao gồm việc áp dụng công nghệ mới và cải thiện kỹ năng của nhân viên.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng, dòng vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) vào khu vực phía Nam năm 2021 đã đạt mức 31,15 tỷ USD, trong đó ngành công nghiệp chế biến và chế tạo chiếm tỷ trọng áp đảo với 47,5%. Tại các doanh nghiệp sản xuất bao bì công nghiệp, chi phí nguyên vật liệu đầu vào thường chiếm từ 60% đến 70% tổng giá thành sản phẩm hoàn thiện. Do đó, việc tối ưu hóa quy trình thu mua nguyên vật liệu đóng vai trò quyết định đến năng lực cạnh tranh và biên lợi nhuận của tổ chức.

Nghiên cứu tập trung giải quyết bài toán nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng tại Công ty TNHH Matai Việt Nam – một doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư từ Nhật Bản với quy mô vốn 5,4 triệu USD và tổng diện tích sản xuất đạt 32.000 m2 (gồm Nhà máy 1 rộng 20.000 m2 và Nhà máy 2 rộng 12.000 m2). Dù sở hữu năng lực sản xuất ấn tượng lên tới 180.000 sản phẩm/tháng và đội ngũ 975 nhân sự (gồm 5 chuyên gia Nhật Bản và 970 lao động Việt Nam), hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng về thời gian chu kỳ đặt hàng, tính chính xác trong dự báo nhu cầu và sự thiếu hụt hệ thống thông tin chuyên dụng.

Mục tiêu cụ thể của luận văn là nhận diện toàn diện các tồn tại trong quy trình mua hàng hiện hữu theo nguyên tắc SMART, đo lường mức độ tổn thất do gián đoạn nguyên liệu gây ra, đồng thời thiết kế mô hình mua hàng cải tiến tích hợp công nghệ số. Phạm vi không gian nghiên cứu được thực hiện tại Văn phòng Quản trị Chuỗi cung ứng (SCM) của Matai Việt Nam, với dữ liệu hoạt động thu thập chuyên sâu trong giai đoạn từ tháng 8/2023 đến tháng 10/2023 cùng chuỗi số liệu vận hành từ năm 2018 đến 2021. Kết quả nghiên cứu mang lại ý nghĩa thực tiễn to lớn khi đưa ra giải pháp giúp giảm thiểu ít nhất 30% thời gian xử lý đơn hàng và triệt tiêu thiệt hại hàng chục triệu đồng mỗi ngày do dừng chuyền sản xuất vì thiếu vật liệu.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng hiện đại và quản trị thu mua chiến lược của các chuyên gia đầu ngành như Van Weele (2009) cùng nhóm tác giả John, Chandra và Tim (2008). Lý thuyết mua hàng chiến lược của Carr (2002) được vận dụng để chuyển đổi vai trò của bộ phận thu mua từ chức năng tác nghiệp đơn thuần thành một đòn bẩy chiến lược giúp doanh nghiệp tạo lập lợi thế cạnh tranh dài hạn.

Khung nghiên cứu tích hợp nguyên tắc quản trị 5R trong thu mua (Right Category, Right Quantity, Right Quality, Right Time, Right Price) kết hợp cùng mô hình Hoạch định Nhu cầu Nguyên vật liệu (Material Requirement Planning - MRP) do Kaimann (1969) khởi xướng. Hệ thống lý thuyết làm sáng tỏ mối quan hệ phụ thuộc giữa nhu cầu độc lập của thành phẩm xuất khẩu và nhu cầu phụ thuộc của từng thành phần cấu thành sản phẩm thông qua Định mức Nguyên vật liệu (Bills of Materials - BoM). Công thức cân bằng dòng vật tư và mô hình lượng đặt hàng kinh tế tối ưu (EOQ) dựa trên tương quan giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho cũng được đưa vào phân tích chuyên sâu nhằm tìm ra điểm cân bằng chi phí tối ưu cho doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng kết hợp thống kê mô tả dựa trên hai nguồn dữ liệu chính. Nguồn dữ liệu thứ cấp bao gồm các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2019–2021, cùng hơn 500 đơn đặt hàng (Purchase Orders - PO) nội địa và quốc tế trong giai đoạn 2018–2021. Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua quan sát trực tiếp quy trình tạo sợi, dệt cuộn, tráng màng, may ráp và in ấn tại 2 nhà xưởng trong mốc thời gian từ tháng 8/2023 đến tháng 10/2023.

Nghiên cứu áp dụng phương pháp chọn mẫu toàn bộ đối với 4 nhóm nguyên vật liệu sản xuất chính (hạt nhựa nguyên sinh PP/PE, phụ gia CaCO3 và chống tia cực tím UV, phụ kiện bán thành phẩm, vật tư phụ trợ). Phương pháp thống kê mô tả và phân tích định lượng đơn giản được lựa chọn vì tính chính xác cao trong việc đo lường độ lệch giữa kế hoạch mua sắm và thực tế tiêu hao, thời gian chu kỳ giao hàng của nhà cung ứng (Lead time), cũng như định lượng chính xác các chi phí tổn thất do ngừng máy (downtime).

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích bức tranh tài chính và chuỗi cung ứng của Matai Việt Nam giai đoạn 2019–2021 đã làm nổi bật 4 phát hiện trọng tâm:

• Thứ nhất, nghịch lý giữa doanh thu và lợi nhuận thuần: Doanh thu thuần của doanh nghiệp duy trì ổn định ở mức khoảng 631,8 tỷ đồng mỗi năm trong giai đoạn 2019–2020 nhưng sụt giảm gần 50% vào năm 2021 do ảnh hưởng đóng cửa kinh tế vì đại dịch Covid-19. Tuy nhiên, lợi nhuận ròng lại ghi nhận mức tăng trưởng liên tục: từ 805 triệu đồng (2019) tăng lên 1.092 triệu đồng (2020, tương đương tăng 35,6%) và đạt 1.407 triệu đồng (2021, tăng trưởng 28,8% so với năm 2020). Sự gia tăng lợi nhuận bền vững này bắt nguồn từ việc công ty tối ưu hóa chi phí nguyên vật liệu thông qua công nghệ tái chế phế liệu nhựa nội bộ.
• Thứ hai, độ chính xác về số lượng đặt hàng chưa ổn định: Giai đoạn 2018–2021 chứng kiến sự biến động lớn về độ chính xác giữa kế hoạch mua sắm và nhu cầu sản xuất thực tế. Trong khi các hạt nhựa chính đạt tỷ lệ chuẩn xác trên 90%, nhóm vật tư phụ trợ và phụ tùng thay thế có tỷ lệ sai lệch số lượng từ 15% đến 20%, dẫn đến tình trạng thiếu hụt cục bộ hoặc ứ đọng vốn lưu động.
• Thứ ba, chênh lệch lớn về chu kỳ mua hàng (Lead time): Thời gian thực hiện một đơn hàng mua sắm từ các nhà cung ứng quốc tế (chiếm tới 65% tỷ trọng hạt nhựa cao cấp) kéo dài trung bình từ 30 đến 45 ngày, trong khi nguồn hàng nội địa chỉ mất từ 7 đến 14 ngày. Sự chậm trễ của các chuyến hàng quốc tế là nguyên nhân trực tiếp làm đứt gãy tiến độ cấp liệu cho phân xưởng dệt và may.
• Thứ tư, thiệt hại tài chính nặng nề từ thời gian dừng máy (Downtime): Tình trạng thiếu vật liệu đột xuất đã khiến các dây chuyền dệt thoi và máy tráng màng phải ngừng hoạt động. Thống kê cho thấy chi phí tổn thất trực tiếp và gián tiếp cho mỗi ngày máy dừng hoạt động ước tính lên tới hàng chục triệu đồng, bao gồm chi phí nhân công nhàn rỗi, hao phí năng lượng tái khởi động và rủi ro trễ hẹn xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản (vốn chiếm 65% thị phần của công ty).

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn cốt của các hạn chế trên xuất phát từ việc công ty chưa có một phòng mua hàng chuyên trách độc lập mà công việc thu mua vẫn bị phân tán hoặc gộp chung với chức năng quản lý bảo trì và sản xuất. Thêm vào đó, việc tính toán nhu cầu nguyên liệu vẫn dựa vào các bảng tính Excel thủ công, thiếu sự tích hợp tự động với kế hoạch sản xuất tổng thể (Master Production Schedule - MPS) và bảng định mức vật liệu BoM.

Khi trình bày trên biểu đồ trực quan, dòng chảy dữ liệu cho thấy sự phân bổ thị trường xuất khẩu bất cân xứng với 65% sản lượng phục vụ thị trường Nhật Bản, 33% cho các quốc gia Đông Nam Á và chỉ 2% cho thị trường nội địa. Bảng theo dõi tổn thất sản xuất cũng minh chứng rằng các sự cố dừng máy tập trung chủ yếu ở khâu kéo sợi và dệt belt – hai công đoạn tiêu tốn nhiều hạt nhựa ABS757, PP và phụ gia UV nhất. So với các nghiên cứu trong cùng ngành sản xuất bao bì công nghiệp dệt PP, việc thiếu một hệ thống MRP tự động khiến doanh nghiệp phản ứng chậm trước các biến động giá nguyên liệu thế giới và làm kéo dài thời gian thương thảo hợp đồng thêm ít nhất 5 đến 7 ngày cho mỗi chu kỳ đặt hàng.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả đánh giá thực trạng, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp chiến lược có tính ứng dụng cao:

• Thành lập Phòng Mua hàng chuyên trách (Procurement Department): Tách biệt hoàn toàn chức năng thu mua ra khỏi bộ phận bảo trì và sản xuất. Xây dựng cơ cấu nhân sự mới gồm 5 vị trí chuyên trách: Trưởng phòng thu mua, Chuyên viên tìm nguồn và đánh giá nhà cung cấp, Chuyên viên đàm phán hợp đồng PO, Chuyên viên theo dõi tiến độ giao hàng và Quản trị vật tư kho. Timeline triển khai trong Quý I/2024, do Ban Tổng Giám đốc và Phòng Nhân sự chủ trì, hướng tới mục tiêu giảm 30% thời gian xử lý thủ tục hành chính.
• Đầu tư triển khai giải pháp phần mềm Infor CloudSuite Industrial (ERP): Số hóa toàn diện quy trình mua hàng từ khâu tạo yêu cầu mua sắm (Purchase Request), quản lý báo giá cạnh tranh, phê duyệt PO tự động đến quản lý công nợ và kiểm nhận hàng hóa tại kho. Thời gian thực hiện từ 6 đến 9 tháng trong năm 2024, do Bộ phận CNTT phối hợp cùng đơn vị tư vấn MiT triển khai. Mục tiêu giảm 50% sai sót dữ liệu và rút ngắn 40% chu kỳ phê duyệt đơn hàng.
• Thiết lập cơ chế dự phòng an toàn (Safety Stock Policy) cho nguyên liệu trọng yếu: Xây dựng định mức tồn kho an toàn linh hoạt cho các loại hạt nhựa nguyên sinh PP, PE, ABS757 và phụ gia hạt màu, CaCO3 dựa trên công thức tính toán mức dự trữ bảo hiểm theo từng quý sản xuất. Thời gian áp dụng ngay trong Quý I/2024 dưới sự phối hợp của Quản đốc phân xưởng và Thủ kho, nhằm triệt tiêu hoàn toàn rủi ro dừng máy do cạn kiệt vật liệu.
• Chuẩn hóa quy trình đánh giá và xây dựng quan hệ đối tác chiến lược (Vendor Rating System): Áp dụng bảng tiêu chí đánh giá nhà cung cấp định kỳ 6 tháng/lần dựa trên 5 trọng số: Chất lượng lô hàng đạt chuẩn FSSC 22000 và ISO 9001:2015, Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn (On-Time Delivery > 95%), Mức độ cạnh tranh về giá, Tính minh bạch của hợp đồng và Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật. Ký kết các hợp đồng khung dài hạn để nhận mức chiết khấu thương mại từ 3% đến 5%, do Trưởng phòng Mua hàng chịu trách nhiệm thực thi định kỳ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

• Ban Lãnh đạo và Giám đốc Chuỗi cung ứng tại các doanh nghiệp FDI: Cung cấp mô hình tham chiếu thực tiễn trong việc tái cấu trúc bộ phận thu mua, chuyển hóa hoạt động mua sắm thành trung tâm tạo ra giá trị và gia tăng lợi nhuận ròng thông qua cắt giảm chi phí lãng phí.
• Chuyên viên Mua hàng và Kỹ sư Quản lý Công nghiệp: Cung cấp phương pháp luận chi tiết về việc xây dựng định mức BoM cho các dòng sản phẩm bao bì phức tạp (như bao Jumbo, Neopallex, Inner liner), kỹ năng đàm phán hợp đồng ngoại thương và kiểm soát chu kỳ Lead time.
• Giảng viên, Nghiên cứu sinh và Sinh viên ngành Quản lý Công nghiệp, Logistics & SCM: Tài liệu học thuật giá trị ứng dụng mô hình MRP, công thức EOQ và phương pháp thống kê mô tả vào việc phân tích dữ liệu sản xuất thực tế tại nhà máy quy mô gần 1.000 công nhân.
• Các chuyên gia tư vấn chuyển đổi số và triển khai hệ thống ERP: Bản thiết kế ca điển hình (use-case) về việc cấu hình và ứng dụng các phân hệ mua hàng của phần mềm Infor CloudSuite Industrial trong môi trường công nghiệp dệt may và nhựa kỹ thuật.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao doanh nghiệp cần cải tiến quy trình mua hàng dù lợi nhuận vẫn tăng trưởng?

Mặc dù lợi nhuận thuần của Matai tăng 28,8% trong năm 2021 nhờ tái chế phế liệu, sự thiếu hụt nguyên vật liệu vẫn gây ra tổn thất lớn do dừng máy tại 2 phân xưởng. Tối ưu hóa mua hàng giúp loại bỏ hoàn toàn chi phí phát sinh vô hình, gia tăng tỷ suất sinh lời trên mỗi đơn vị thành phẩm xuất khẩu sang Nhật Bản.

Phần mềm Infor CloudSuite Industrial giải quyết điểm nghẽn nào tốt nhất?

Hệ thống giải quyết triệt để sự thiếu đồng bộ giữa kế hoạch sản xuất và dữ liệu tồn kho bằng cách số hóa BoM và tự động tính toán nhu cầu vật tư tịnh (Net Demand). Nhờ đó, thời gian tạo và duyệt đơn hàng PO được cắt giảm hơn 40%, hạn chế tối đa sai sót từ việc nhập liệu thủ công trên bảng tính.

Doanh nghiệp nên ưu tiên nhà cung cấp nguyên liệu nội địa hay nhập khẩu?

Đối với hạt nhựa chất lượng cao đòi hỏi chuẩn quốc tế, nguồn nhập khẩu (chiếm 65%) vẫn là cốt lõi nhưng cần ký hợp đồng khung dài hạn để rút ngắn Lead time 30-45 ngày. Với phụ gia và vật liệu đóng gói phụ trợ, doanh nghiệp nên ưu tiên phát triển nhà cung ứng nội địa nhằm giảm thời gian giao hàng xuống 7 ngày.

Làm thế nào để cân bằng giữa chi phí dự trữ an toàn và chi phí ứ đọng vốn?

Doanh nghiệp cần áp dụng mô hình tồn kho tối ưu EOQ kết hợp phân loại vật tư theo tầm quan trọng. Nhóm hạt nhựa chính cần duy trì tồn kho an toàn đủ cho 15-20 ngày vận hành của 3 ca sản xuất, trong khi các phụ kiện tiêu chuẩn có thể áp dụng phương thức mua sắm linh hoạt theo nhu cầu đơn hàng.

Điểm mấu chốt để thành lập thành công Phòng Mua hàng chuyên trách là gì?

Yếu tố cốt lõi là sự phân định rõ ràng trách nhiệm giữa khâu lập kế hoạch nhu cầu và khâu thực hiện mua sắm, đồng thời trang bị hệ thống đánh giá KPI minh bạch cho 5 vị trí chuyên môn. Điều này giúp loại bỏ sự chồng chéo công việc giữa bộ phận bảo trì cơ điện và ban giám đốc nhà máy.

Kết luận

• Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản trị thu mua chiến lược và hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu MRP trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp FDI.
• Phân tích thực chứng tại Công ty TNHH Matai Việt Nam đã chỉ rõ các điểm nghẽn về độ lệch kế hoạch vật tư, sự chậm trễ giao hàng quốc tế kéo dài từ 30 đến 45 ngày và tổn thất tài chính lớn do dừng chuyền.
• Đóng góp cốt lõi của nghiên cứu là đề xuất bộ giải pháp đồng bộ 3 trụ cột: Tái thiết nhân sự với Phòng Mua hàng độc lập, chuyển đổi số quy trình với ERP Infor CloudSuite Industrial và thiết lập cơ chế tồn kho an toàn khoa học.
• Lộ trình thực thi được hoạch định rõ ràng qua các giai đoạn trong năm 2024, tạo tiền đề nâng cao năng suất nhà máy vượt mốc 180.000 sản phẩm/tháng và đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe FSSC 22000, ISO 9001:2015.
• Các nhà quản trị chuỗi cung ứng và doanh nghiệp sản xuất phụ trợ cần chủ động tham khảo mô hình cải tiến này để tiến hành rà soát quy trình mua sắm, ứng dụng công nghệ ERP nhằm tối ưu hóa chi phí vận hành và bứt phá lợi nhuận bền vững.

Trích đoạn nội dung tài liệu

MINISTRY OF EDUCATION AND TRAINING HO CHI MINH CITY UNIVERSITY OF TECHNOLOGY AND EDUCATION FACULTY FOR HIGH QUALITY TRAINING CAPSTONE PROJECT INDUSTRIAL MANAGEMENT PROPOSAL FOR SOLUTION AND IMPROVEMENT OF THE PURCHASING PROCESS AT MATAI VIETNAM CO., LTD LECTURER: NGUYEN PHUONG QUANG STUDENT: ĐINH SI HUNG SKL012382 Ho Chi Minh City, November 2023 HO CHI MINH CITY UNIVERSITY OF TECHNOLOGY AND EDUCATION FACULTY OF INTERNATIONAL EDUCATION THESIS PROPOSAL FOR SOLUTION AND IMPROVEMENT OF THE PURCHASING PROCESS AT MATAI VIETNAM CO., LTD ĐINH SỸ HƯNG Student ID: 19124040 Major: INDUSTRIAL MANAGEMENT Advisor: NGUYỄN PHƯƠNG QUANG, Senior Lecturer. Ho Chi Minh City, November 2023 HO CHI MINH CITY UNIVERSITY OF TECHNOLOGY AND EDUCATION FACULTY OF INTERNATIONAL EDUCATION COMMENTS OF ADVISOR ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- HCMC, 01/11/2023 Advisor i HO CHI MINH CITY UNIVERSITY OF TECHNOLOGY AND EDUCATION FACULTY OF INTERNATIONAL EDUCATION COMMENTS OF REVIEWER ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- HCMC, 01/11/2023 Reviewer ii HO CHI MINH CITY UNIVERSITY OF TECHNOLOGY AND EDUCATION FACULTY OF INTERNATIONAL EDUCATION ACKNOWLEDGEMENTS First of all, I would like to sincerely thank Ho Chi Minh City University of Technical Education, especially the teachers who have guide and support me in recent years and imparted their knowledge. valuable knowledge, skills as well as experience from practice so I can do research this thesis topic. I wish to show my appreciation to my instructor Mr.

Nguyen Phuong Quang has always been dedicated and helped me answering questions throughout the process of completing the graduation thesis. and one of my importance people Mr. Tran Van Thuan a Maintenance Manager now is working at Matai Vietnam CO., Ltd has supported me every time everywhere I need During the process of writing the graduation thesis, the author tried to implement as accurately as possible what he had experienced at the company as well as tried to avoid errors. However, practical experience is still young, so mistakes cannot be avoided.

We hope that teachers will ignore them. At the same time, during this research process, I also hope to receive valuable comments and contributions from teachers so that the author can improve better in the future. HCMC, 01/11/2023 Student name Đinh Sỹ Hưng iii LIST OF ABBREVIATION Abbreviation Explanation ABS757 Acrylonitrin butadien styrene 757 AR Accounts Receivable AP Accounts Payable ATP/CTP Available-to-Promise/ Capable-to-Promise ASP/MRP Average sales price/ Material resources planing BoM Bills of material CRM Customer relationship management CM Cash Management CO.,Ltd Company limited CPU Central Processing Unit DRP Disaster recovery plan EDI Electronic Data Interchange FSSC Food Safety System Certification FA Fixed Assets GL General Ledger HR Human resources IT Information technology ISO International Organization for Standardization MDS Master Damand Schedule MPS Master Production Schedule iv MPR Manufacturer's Production Run OM Order Management PC Personal computer PP/PE Polypropylen/ Polyethylen PO Purchase order QA Quality assurance RAM Random Access Memory VAT Value-Added Tax VGA Video Graphics Adaptor WIP Work in Process v LIST OF TABLES Table 1. 1 List of products of Matai Co.

2 Business performance of Matai Co. 1 List of raw materials for production of Matai in the last 3 months 2021. 1 Statistical table of losses due to machine downtime. 2 Material and cost for 1 day downtime.

61 vi LIST OF FIGURES Figure 1. 1 Organization of Matai Vietnam Co. 2 Business performance of Matai Co. 3 Manufacturing process of Matai Viet Nam.

1 Diagram of the purchasing process in a business. 2 Example of demonstrate BoM- Bills of materials. 1 4 types of Materials at Matai Vietnam. 2 3 types of material using purpose at Matai Vietnam.

3 Matai's quantity target accuracy chart from 2018-2021. 4 Accuracy of quantity of goods types according to production characteristics chart in 2021. 5 Chart about accuracy of purchases by intended use of Matai 2021. 6 Purchasing requirement sheet.

7 Chart about domestic purchase times in Matai in 2021. 8 Chart about Matai's overseas purchases in 2021. 9 Chart about purchasing time for a PO at Matai. 10 Repair cost chart for 1 month at Matai Vietnam.

11 Purchasing process at Matai Vietnam Co. 2 Diagram of INFOR CLOUDSUITE INDUSTRIAL solution modules. 3 Function of INFOR CLOUDSUITE INDUSTRIAL solution. 4 Diagram about how a process operate with Infor system.

5 Propose purchasing model diagram at Matai Vietnam. 6 Purchase request display of Infor system. 7 Manage quotes display of Infor system. 8 Manage PO contract of Infor system.

9 Goods receiving display of Infor system. 10 Manage purchase invoice of Infor system. 11 PO debt display of Infor. 77 vii TABLE OF CONTENT ACKNOWLEDGEMENTS .iii LIST OF ABBREVIATION.

iv LIST OF TABLES. vi LIST OF FIGURES. Scope and object. Structure of report .3 CHAPTER 1: INTRODUCTION ABOUT COMPANY .1 Information about Matai Vietnam Co.

History and development. Mission, vision and core value. Manufacturing activities at factory. 15 CHAPTER 2: LITERATURE REVIEW ABOUT PURCHASING MANAGEMENT16 2.

Purchasing activities in the supply chain. Concept of purchasing activities in the supply chain.2 Objectives and roles of purchasing activities in manufacturing enterprise. The importance of purchasing activities in manufacturing enterprise. Content of purchasing management in production and business enterprise.

Determine the purchasing needs. Finding and selecting supplier. Negotiate and place orders. Tracking and checking order.

Evaluating purchase result. Criteria for evaluating purchasing activities in the supply chain. MRP-Material Requirement Planning. Overview about MPR.

Input quantity of MPR. Implementation process of MPR. Output of MPR. Benefits and requirements of MPR.

Factors affecting purchasing activities in the supply chain. Purchasing methods and rules in production enterprise. Based on purchase size. Based on the form of purchase.

Based on credit. Based on material source.5 The rules ensure effective purchases. 41 CHAPTER 3: REALITY OF PURCHASING AT MATAI VIET NAM CO.1 Current status of purchasing activities in the supply chain in Matai Vietnam Co. Current status of species.

Current status of quantity. Current situation of time. Current status of cost. Evaluate purchasing activities at Matai Vietnam Co.

57 CHAPTER 4: PROPOSED SOLUTIONS TO IMPROVE THE PURCHASE PROCESS AT MATAI VIETNAM CO. Development orientation of Matai Vietnam in the coming time .1 Solution 1: Provide material backup measures. Solution 2: Building human resources. Solution 3: Information technology system.

RATIONALE Over the past decade, Vietnam has steadily gained prominence on the regional and global stage. For instance, in 2021, the country's GDP reached $366.58% increase compared to the previous year. Both before and after the pandemic, Vietnam demonstrated remarkable stability in GDP growth when compared to other Southeast Asian nations. In 2021, amidst the complex development of the Covid-19 pandemic, Foreign Direct Investment (FDI) inflow into Southern Vietnam reached $31.15 billion, an impressive 9.

The processing and manufacturing sector, which accounts for 47.5% of the total investment capital, was the most favored field. The trend suggests that registered investment capital is expected to see significant growth in the near future. As Vietnam's economy continues to evolve, foreign-invested enterprises operating within the country encounter a blend of opportunities and challenges. Consequently, competition between these businesses intensifies, necessitating the improvement of product quality alongside cost reduction efforts.

Recognizing this, the significance of a well-functioning supply chain for business development cannot be understated. Thus, establishing an effective supply chain is pivotal for businesses to thrive comprehensively and enhance their competitiveness in the market. In alignment with the nation's economic progress, Vietnamese businesses have made positive changes in their supply chain activities. However, it's notable that procurement activities have not received the same level of attention.

Yet, procurement is an indispensable component of supply chain operations and serves as a prerequisite for the functioning and growth of businesses. This issue persists in many industrial manufacturing enterprises, including Matai Vietnam. Matai Vietnam, an enterprise with Japanese investment, primarily engages in light industry packaging production. Upon working at Matai Vietnam, the author observed several notable weaknesses in its procurement activities that require rectification.

Addressing this matter entails a specific examination of the current operational status and the factors influencing procurement activities within the Matai Vietnam supply chain. From there, find the most influential factors and draw out the limitations in order to come up with solutions to improve purchasing activities in the supply chain. Stemming from that urgent need, the author 1 chose the topic "Improving the purchasing process at Matai Vietnam Co." as my thesis topic. OBJECTIVE Autor are applying SMART to through more detail about the thesis objective: - Specific: I will looking for inadequacies in the purchasing process at Matai Vietnam.

- Measurable: I will give suggestions for businesses to consider, apply a new technology and building a new purchasing department. - Achievable: The technology including Infor system and MiT service will make the process more modern and smoothly, the new department will help other part reduce the burden. - Relevant: I will discuss with the leadership departments how to apply and usefulness of the new system in the SCM process in general, and the specific roles that employees in the new purchasing department. - Time-based: I will make a report on the effectiveness after applying the info system every month and the satisfaction of the departments during the order trial period.

The goal of the research is to analyze the status of purchasing activities at Matai Vietnam Co. thereby identifying problems and issues that affect the purchasing activities and the damage it causes to the company production activities. From there, propose solutions to improve goods purchasing activities in the supply chain at Matai Vietnam. SCOPE AND OBJECT Research object: Raw material purchasing activities at Matai Vietnam Co.

Scope of space: SCM office of Matai Vietnam Co., Ltd Time scope: The study will be conducted during the period from August 2023 to October 2023. RESEARCH METHODOLOGY For this thesis, the author applied a simple quantitative analysis method according to the descriptive statistics method to evaluate purchasing activities at Matai Vietnam, thereby drawing out strengths and weaknesses in operations. Purchasing at Matai Vietnam to propose solutions to improve purchasing activities in the supply chain process. STRUCTURE OF REPORT The report includes an introduction, conclusion and main content divided into 4 chapter as follows: CHAPTER I: INTRODUCTION TO THE COMPANY CHAPTER II: LITERATURE REVIEW ABOUT PURCHASING MANAGEMENT CHAPTER III: REALITY OF PURCHASING AT MATAI VIET NAM CO., Ltd CHAPTER IV: PROPOSED SOLUTIONS TO IMPROVE THE PURCHASE PROCESS AT MATAI VIETNAM CO., LDCHAPTER 1: COMPANY OVERVIEW 3 CHAPTER 1: INTRODUCTION ABOUT COMPANY 1.1 INFORMATION ABOUT MATAI VIETNAM CO.

COMPANY Company name: Matai Vietnam Co. Address: Manufacturing area, Tan Thuan, Tan Thuan Dong, District 7, HCMC.jp Fax: [phone] Capital: 5,4 million USD Number of employees: 5 Japanese and 970 Vietnamese employees Factory 1: 20.000m2 Working time: • Mechanical department: 3 shifts 4 crews • Sewing department: 2 shifts (6:00-14:00, 14:00-22:00) Factory 2: 12.000m2 Working time: 2 shifts (6:00-14:00, 14:00-22:00) 1. HISTORY AND DEVELOPMENT. Matai Vietnam Co.

was established on March,1996 with 100% investing cost from Japan, the company has been operated for 25 years. With a scale of 10,000 m2 and an operating capacity of 20,000 products/month. In October 1998, the first factory expanded with 20,000 m2. The company continued to operate and aim to improve processes and products, and in December 2000, achieved the first ISO-9001 standard with an increased operating capacity of 50,000 products/month.

Company continuous to upgrade manufacturing the new product name “Neopallex bag”. On January, 2003 and set the target for 60. With the results and achievements achieved, the company has not stopped making efforts to improve productivity and as a result, 10 years of establishment of the company (March 1996-March 2006) the company has grown its productivity from 20,000 to 80,000 products/month, increasing 4 times.