CHƯƠNG I: TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG MUA SẮM NGUYÊN VẬT LIỆU 1. Nguyên vật liệu và hoạt động mua sắm nguyên vật liệu 1. Khái niệm nguyên vật liệu Có nhiều khái niệm về nguyên vật liệu được đưa ra, dưới các góc độ nghiên cứu khác nhau nguyên vật liệu có thể được định nghĩa khác nhau. Có khái niệm cho rằng: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động do doanh nghiệp mua, dự trữ để phục vụ quá trình sản xuất, kinh doanh tạo ra sản phẩm.
Hoặc tại Việt Nam, có thể hiểu nguyên vật liệu theo khái niệm sau: Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC - Điều 25. Tài Khoản 152 - Nguyên Liệu, Vật Liệu, Hướng dẫn về nguyên tắc kế toán, định nghĩa như sau: Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên liệu, vật liệu phản ánh vào tài khoản này được phân loại như sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy khái niệm nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể.
Trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ. không đặt ra khái niệm vật liệu chính, vật liệu phụ. Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra thành phẩm. - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói; phục vụ cho quá trình lao động.
- Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí. - Vật tư thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản.
Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết 7 bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản. Đặc điểm của nguyên vật liệu: - Bị hao mòn trong quá trình sản xuất và cấu thành nên thực thể của sản phẩm. - Giá trị vật liệu được chuyển dịch toàn bộ và chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm sản xuất ra. - Nguyên vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành.
- Vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ khác nhau. Khái niệm hoạt động mua sắm nguyên vật liệu Theo khái niệm về nguyên vật liêu, nguyên vật liệu được doanh nghiệp mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là một dạng hàng hóa hữu hình được các doanh nghiệp trao đổi, mua bán. Khái niệm hàng hóa là một khái niệm khá quen thuộc, được sử dụng chung cho nhiều loại hình hàng hóa khác nhau.
Theo kinh tế chính trị Mác – Lênin, định nghĩa như sau: Hàng hóa là sản phẩm của lao động, có giá trị có thể thỏa mãn nhu cầu nào đó của con người thông qua trao đổi hay buôn bán và được lưu thông trên thị trường, có sẵn trên thị trường. Theo Từ điển Việt Nam: Hàng hóa là một trong những phạm trù cơ bản của kinh tế chính trị. Theo nghĩa hẹp, hàng hóa là vật chất tồn tại có hình dạng xác định trong không gian và có thể trao đổi, mua bán được. Theo nghĩa rộng, hàng hóa là tất cả những gì có thể trao đổi, mua bán được.
Theo Luật giá năm 2013, hàng hoá là tài sản có thể trao đổi, mua, bán trên thị trường, có khả năng thỏa mãn nhu cầu của con người, bao gồm các loại động sản và bất động sản. Khái niệm hoạt động mua sắm hàng hóa là một khái niệm kép, bao gồm hoạt động mua sắm và nguyên vật liệu. Có một khái niệm khá gần với bản chất của hoạt động mua sắm hàng hóa đó là hoạt động mua bán hàng hóa, hoạt động mua bán hàng hóa được định nghĩa là hoạt động thương mại, theo đó bên bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và nhận thanh toán, bên mua có nghĩa vụ thanh toán cho bên bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận. Đứng trên góc độ nhìn từ bên ngoài, bản chất hoạt động mua sắm cũng được coi là hoạt động mua bán, được thực hiện 8 bằng việc ký kết Hợp đồng mua bán hàng hóa1.
Dưới góc độ nội bộ, bản thân doanh nghiệp đi mua, có thể có cái nhìn hẹp hơn. Khi đó, hoạt động mua sắm được gắn liền với những mục đích cụ thể, bao gồm cả mua sắm để sử dụng, mua sắm để duy trì sản xuất chế biến và mua sắm cho mục đích thương mại. Đa số, trong nội bộ các doanh nghiệp hiện nay, các hoạt động bao gồm cả hoạt động thuê, mượn, không bàn giao quyền sở hữu, cũng được gọi chung bằng hoạt động mua sắm tập trung cho doanh nghiệp, để duy trì hoạt động của doanh nghiệp hoặc đảm bảo sự vận hành của chuỗi cung ứng. Thu mua nguyên vật liệu là hoạt động nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp sau khi xem xét hoạt động chào hàng của nhà cung cấp, doanh nghiệp cùng với nhà cung cấp thỏa thuận các điều khoản mua bán, giao nhận, thanh toán bằng hợp đồng mua bán.TS Nguyễn Duy Bột, PGS.TS Đặng Đình Đào, (2001), Giáo trình kinh tế thương mại, NXB Trường đại học Kinh tế Quốc dân).
Như vậy, hoạt động mua sắm nguyên vật liệu có thể được hiểu là hoạt động thương mại, trong đó doanh nghiệp với vai trò của bên mua, thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho bên bán, nhận hàng hóa nguyên vật liệu và quyền sở hữu hàng hóa nguyên vật liệu theo thỏa thuận. Những hoạt động mua sắm nguyên vật liệu này bao gồm: Chọn và phân loại nhà cung cấp nguyên vật liệu; đánh giá năng lực của nhà cung ứng; xác định nguồn nguyên vật liệu; xác định thời điểm mua hàng, thời điểm giao nhận; xác định phương thức giao nhận; xác định thời kỳ bán; đo lường, kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu; so sánh, dự báo giá cả; xác định lợi ích đạt được. Vai trò của hoạt động mua sắm nguyên vật liệu Với các doanh nghiệp thương mại hay sản xuất, hoạt động mua sắm nguyên vật liệu cung ứng cho hoạt động sản xuất kinh doanh là một trong những khâu đầu tiên để bắt đầu quy trình vận hành của chuỗi, là khâu đóng vai trò quan trọng, thúc đẩy quá trình sản xuất, lưu thông hàng hóa, từ đó tạo ra sản phẩm kinh doanh, tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Hoạt động mua sắm nguyên vật liệu có các vai trò như sau: - Hoạt động mua sắm nguyên vật liệu là tiền đề của quá trình sản xuất, nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào, là yếu tố quan trọng quyết định trực tiếp tới chất lượng sản phẩm hàng hóa được tạo ra.
Đảm bảo yếu tố đầu vào được cung ứng một cách đầy đủ, kịp thời, đúng quy cách, chủng loại, đạt tiêu chuẩn chất lượng và phù hợp với nhu cầu, thị hiếu 1 Hợp đồng mua bán hàng hóa: Luật thương mại 2005 có quy định: “Hợp đồng mua bán hàng hóa là sự thoả thuận giữa các bên, theo đó bên bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và nhận thanh toán; bên mua có nghĩa vụ thanh toán cho bên bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hoá theo thoả thuận. 9 của khách hàng giúp tối ưu kế hoạch sản xuất của doanh, là yêu cầu thiết yếu của các doanh nghiệp. - Hoạt động mua sắm nguyên vật liệu giúp tối ưu chi phí: Trong những năm trở lại đây, ngày càng nhiều doanh nghiệp Việt Nam bắt đầu quan tâm hơn tới hoạt động mua sắm nguyên vật liệu, đặc biệt là các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất. Tối ưu hóa hiệu quả của hoạt động mua sắm nguyên vật liệu không chỉ giúp doanh nghiêp duy trì liên tục, không đứt gãy quá trình sản xuất, mà còn tiết kiệm rất nhiều loại chi phí như tối ưu chi phí đầu vào, giảm tổn thất phải tạm ngưng sản xuất do thiếu hụt đầu vào, giảm tổn thất do các vi phạm điều khoản về tiến độ thực hiện hợp đồng, giảm tổn thất nguyên vật liệu tồn kho, giảm chi phí lưu kho,.
Rất nhiều loại chi phí có thể được tối ưu từ việc tối ưu hiệu quả của hoạt dộng mua sắm nguyên vật liệu. - Hoạt động mua sắm nguyên vật liệu giúp nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp: Mục đích cuối cùng của quá trình kinh doanh là tìm kiếm lợi nhuận, do đó, doanh nghiệp nói chung, bộ phận mua sắm hay người thực hiện mua sắm nguyên vật liệu tại doanh nghiệp nói riêng cần thực hiện quản lý tốt hoạt động mua sắm nguyên vật liệu thông qua kiểm soát số lượng, thời gian và giá cả. Đảm bảo mọi yếu tố hợp lý nhất có thể, đầu vào luôn có mức dư thừa/ thiếu hụt tối thiểu hoặc ở trong phạm vi mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được. Thông qua hiệu quả của quá trình mua sắm nguyên vật liệu, tối ưu chi phí đầu vào có thể giúp tối ưu chi phí giá thành sản phẩm.
Từ đó, giúp nâng cao hiệu quả cạnh tranh cho doanh nghiệp. Quy trình mua sắm nguyên vật liệu Quy trình mua sắm nguyên vật liệu là chuỗi các bước mà doanh nghiệp phải thực hiện để hoàn thành một giao dịch mua sắm, cụ thể đối với mua sắm nguyên vật liệu, đối tượng của giao dịch mua bán là nguyên vật liệu. Các doanh nghiệp phải trải qua quy trình thực hiện việc mua sắm đối với bất cứ sản phẩm nào, không chỉ đối với riêng nguyên vật liệu.