CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm có liên quan 1. Mua hàng Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng. Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng lớn của hoạt động mua hàng.
Theo Đồng Thị Thanh Phương (2010), Mua hàng còn được hiểu là: Hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền. Quản trị mua hàng Theo Lê Quân và Hoàng Văn Hải (2010), quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu. Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu đề ra. Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quá trình bằng các bước công việc như xác định nhu cầu mua hàng, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, kiểm tra việc giao nhận hàng hoá.
Tổ chức mua hàng Theo Hoàng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc (2005), tổ chức mua hàng là một hoạt động kinh doanh thương mại của doanh nghiệp, sau khi xem xét chào hàng, mẫu hàng, chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị 8 bán hàng thỏa thuận điều kiện mua bán, giao nhận, thanh toán tiền hàng hóa bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàng – tiền. Nhà cung cấp Nhà cung cấp có thể là đơn vị sản xuất, đơn vị nhập khẩu, văn phòng đại diện, đơn vị phân phối độc quyền, đơn vị kinh doanh thương mại - dịch vụ. có chức năng cung cấp sản phẩm, hàng hoá. Thương lượng và đặt hàng Theo Trần Văn Trang (2018), giáo trình Quản trị sản xuất thương lượng là một phương cách để con người thỏa thuận và trao đổi những khác biệt, cũng có nghĩa là tìm kiếm sự nhất trí giữa hai bên thông qua đối thoại.
Thương lượng với nhà cung cấp là trao đổi đàm phán và thỏa thuận giữa doanh nghiệp (người mua) và nhà cung cấp (người bán) để đạt được sự nhất trí về các điều kiện mua bán hàng hóa nguyên vật liệu.TS Lê Quân và PGS.TS Hoàng Văn Hải (2010), Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê nhận định thương lượng với nhà cung cấp được hiểu là quá trình giao dịch, đàm phán với nhà cung cấp để đi đến những thỏa thuận giữa hai bên (người mua và người bán) nhằm mục đích cùng có lợi. Đó là một giai đoạn rất quan trọng trong quá trình mua hàng, quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng.TS Lê Quân và PGS.TS Hoàng Văn Hải (2010), Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê nhận định đặt hàng là Kết quả của quá trình thương lượng và việc doanh nghiệp thương mại đặt hàng với nhà cung cấp, theo các hình thức chủ yếu như kí kết hợp đồng mua bán (đứng tên người mua và người bán), hóa đơn bán hàng, thư đặt hàng. Trong đó hình thức hợp đồng mua bán là quan trọng và có tính pháp lý cao nhất. Giao nhận hàng hoá và thanh toán tiền hàng Theo luật thương mại Việt Nam năm 2010 thì giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc 9 của người giao nhận khác.TS Lê Quân và PGS.TS Hoàng Văn Hải (2010), Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê cho biết, Thanh toán tiền hàng đơn giản là thuật ngữ ngắn gọn mô tả việc chuyển giao các phương tiện tài chính từ bên mua sang một bên bán.
Ở đây, tiền là phương tiện thực hiện trao đổi hàng hóa, đồng thời là việc kết thúc quá trình trao đổi. Lúc này tiền thực hiện chức năng phương tiện thanh toán. Sự vận động của tiền tệ có thể tách rời hay độc lập tương đối với sự vận động của hàng hoá. Nghĩa là doanh nghiệp có thể giao tiền trước và nhận hàng tại một địa điểm khác sau hoặc ngược lại.
Việc thanh toán này có thể thực hiện bằng nhiều phương thức như TT, LC…tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên. Các nội dung lý luận cơ bản của công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp Sau khi đã xây dựng được kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp thương mại sẽ tổ chức thực hiện kế hoạch theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm các bước cơ bản là Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, Thương lượng và đặt hàng, Giao nhận và thanh toán tiền mua hàng. Các bước công việc này có mối quan hệ tác động qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phải được thực hiện một cách cẩn thận.
Khi doanh nghiệp có được mối quan hệ tốt đối với nhà cung ứng có thể sẽ mua được hàng hoá với giá rẻ hơn, được ưu tiên trong trường hợp hàng hoá khan hiếm hay lên cơn sốt, đảm bảo tính thường xuyên đều đặn cho hoạt động kinh doanh. Như vậy doanh nghiệp sẽ có được lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Mặt khác, việc có được một nhà cung cấp uy tín, ổn định sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí và công sức cho việc tìm kiếm nhà cung cấp mới 1. Tìm kiếm nhà cung cấp Doanh nghiệp mong muốn có nhiều nhà cung cấp cho mỗi sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp thương mại cần mua để có thể lựa chọn.
Để có thể tìm được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp phải tìm ra được câu trả lời cho câu hỏi Tìm ở đâu và bằng cách 10 nào ? ü Phân loại nhà cung cấp Theo giá trị hàng mua: Nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ Theo tính chất quan hệ: Nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới Theo phạm vi địa lý: Nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài ü Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp Nguồn thông tin đại chúng Nguồn thông tin từ các nhà cung cấp ü Lập hồ sơ các nhà cung cấp Để lập hồ sơ các nhà cung cấp, doanh nghiệp cần tiến hành thu thập thông tin, xử lý thông tin về nhà cung cấp, rút ra những kết luận, đánh giá và kết luận về từng nhà cung cấp theo các tiêu chuẩn lựa chọn đã đề ra. Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa đựng những thông tin cơ bản sau: + Tên hiệu của nhà cung cấp. + Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh. + Phạm vi hoạt động theo thị trường + Chất lượng, sản phẩm dịch vụ + Uy tín, nhãn hiệ thương hiệu sản phẩm dịch vụ + Các điều kiện cung cấp sản phẩm + Khả năng tài chính + Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp.
Lựa chọn nhà cung cấp Khi lựa chọn nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “không nên chỉ có một nhà cung cấp”. Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giả rẻ nhất cũng như với chi phí vận chuyển nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành 11 sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp.
ü Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp + Giá mua và điều kiện thanh toán + Chất lượng và tính khả ứng của mặt hàng mua + Thời hạn và tính kịp. thời của việc giao hàng + Khả năng thích nghi của người bán + Khả năng kĩ thuật của nhà cung cấp + Các dịch vụ trước, trong, sau bán + Khối lượng và tính liên tục của nhà cung cấp + Khả năng tài chính của nhà cung cấp + Sự phản hồi đối với những sự cố phát sinh + Quy mô sản xuất ü Phương pháp lựa chọn nhà cung cấp Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng 2 phương pháp để lựa chọn nhà cung cấp dưới đây: Phương pháp dựa vào kinh nghiệm: Nhà quản trị mua hàng có thể bằng kinh nghiệm, sự từng trải và vốn sống của bản than trong suốt quá trình hoạt động của mình để lựa chọn nhà cung cấp. Phương pháp này đơn giản, các quyết định đưa ra nhanh chóng, song mang tính chủ quan, định kiến hoặc thiên kiến, có thể mắc sai lầm trong việc đánh giá và lựa chọn. Phương pháp thang điểm: nhà quản trị sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá đối với nhà cung cấp, kết hợp với các phương pháp cho điểm theo các tiêu chuẩn, sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên tổng số điểm của các tiêu chuẩn đối với từng nhà cung cấp từ đó đưa ra các quyết định lựa chọn mang tinh khách quan.
Theo phương pháp này, doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình lựa chọn nhà cung cấp + Xác định các tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp; + Xác định trọng số cho từng tiêu chuẩn, cho điểm nhà cung cấp theo các tiêu chuẩn và tiến hành lựa chọn 12 ü Quy trình lựa chọn nhà cung cấp có thể bao gồm các bước cơ bản sau: Thu ü thập Danh sách Lựa chọn Lập tiêu chí Tiến hành thông tin NCC ban NCC chính đánh giá đánh giá üNCC đầu thức Sơ đồ 1.1: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp Nguồn: Giáo trình quản trị tác nghiệp DNTM Để đảm bảo việc lựa chọn nhà cung cấp chính xác, khách quan, doanh nghiệp cần thường xuyên xây dựng quy trình lựa chọn nhà cung cấp. Thương lượng và đặt hàng Thương lượng và đặt hàng cũng là một giai đoạn rất quan trọng trong tổ chức thực hiện mua hàng.