CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1. Cơ sở lí luận về quản lý hàng tồn kho 1.1 Tổng quan về hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1. Khái niệm hàng tồn kho Hàng tồn kho là các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái vật chất có thể cân, đo, đong, đếm được như: Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ đã mua nhưng chưa đưa vào sử dụng, thành phẩm sản xuất xong nhưng chưa bán, hàng hóa thu mua nhưng còn tồn kho, hàng hóa trong quá trình sản xuất dở dang. (Nguồn: Giáo trình Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp, PGS.TS Nguyễn Anh Tuấn, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân) 1.
Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tài sản lưu động của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Sử dụng và quản lý hiệu quả hàng tồn kho mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hàng tồn kho trong doanh nghiệp hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Xác định đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ.
Hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác nhau như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm. Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với nhiều đặc điểm về tính chất thành phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý. Vì thế nên dễ xảy ra việc thất thoát, công việc kiểm kê quản lý, bảo quản hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn.
SVTH: Võ Thị Hà My 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp. Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho, tùy theo điều kiện quản lý hàng tồn kho ở mõi doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý hàng tồn kho có những đặc điểm khác nhau. Vai trò của hàng tồn kho đối với doanh nghiệp Hàng tồn kho giúp công ty đạt được hiệu quả kinh tế của sản lượng lớn; cân bằng cung và cầu; hỗ trợ chuyên môn hóa sản xuất; đối phó với sự biến động của nhu cầu, chu trình đặt hàng và hơn hết đóng vai trò như “hàng đệm” giữa những mắc xích trong chuỗi cung ứng… Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp.
a) Giúp cải thiện mức độ phục vụ Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp không tránh khỏi các vấn đề hư hỏng, hàng hóa trong quá trình vận chuyển gặp vấn đề không đạt chất lượng,… doanh nghiệp có thể lấy hàng tồn kho để bù lại hoặc sản xuất kịp thời để giao cho khách hàng. Việc này giúp nâng cao mức độ phục vụ khách hàng của doanh nghiệp, giữ được quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng. b) Giảm tổng chi phí Logistic: - Logistic có thể được định nghĩa là việc quản lý dòng trung chuyển và lưu kho nguyên vật liệu, quá trình sản xuất, thành phẩm và các thông tin liên quan…Từ nới xuất đến nơi tiêu thụ cuối cùng theo yêu cầu của khách hàng. Hiểu một cách rộng hơn nó còn bao gồm cả việc thu hồi rác thải.
- Chi phí logistic là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình Hoạch định, Thực hiện và Kiểm soát sự lưu thông, tích trữ một cách hiệu quả hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, dịch vụ, thông tin đi kèm từ điểm khởi đầu và điểm kết thúc nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng. c) Đáp ứng các đơn hàng đột xuất Thông thường các doanh nghiệp sẽ sản xuất hoặc phân phối sản phẩm theo đơn đặt hàng của khách hàng. Nhưng tùy theo sức mua của khách hàng họ sẽ có những đơn hàng khẩn cập, việc tồn kho hiệu quả sẽ giải quyết được các đơn hàng đột xuất này, SVTH: Võ Thị Hà My 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn bên cạnh đó còn giúp doanh nghiệp giữ được mối quan hệ làm ăn với khách hàng, tăng được sự uy tín của mình trên thị trường.
d) Bán mặt hàng có tính mùa vụ trong năm Trong khi nhiều sản phẩm có cầu về hàng hóa ổn định quanh năm, thì một vài sản phẩm khác có xu hướng biến động theo mùa vụ như: lương thực, thực phẩm, chế phẩm từ động vật… Đối với các loại sản phẩm này, doanh nghiệp phải xác định kế hoạch chiến lược để mua hàng và quản lí hàng tồn kho theo mùa hiệu quả. Lưu trữ hàng hóa thành phẩm có tính mùa vụ khi đã sơ chế giúp sản phẩm lâu hỏng hơn, đồng nghĩa với tăng tính tiêu thụ của sản phẩm, đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong một thời gian dài hơn. e) Đầu cơ chờ giá Đầu cơ là hành vi của chủ thể, tận dụng cơ hội thị trường đi xuống để “tích lũy” sản phẩm, hàng hóa và thu lợi nhuận sau khi thị trường đã ổn định trở lại. Hoạt động đầu cơ chủ yếu là trong ngắn hạn và thu lợi nhuận từ chênh lệch giá.
Hàng hóa doanh nghiệp đầu cơ có thể là sản phẩm của doanh nghiệp tự sản xuất hoặc thu mua trên thị trường. Việc này làm lượng cung giảm nhưng lượng cầu không đổi, giúp điều hòa mức giá của sản phẩm. f) Giải quyết thiếu hụt trong hệ thống Trong quy trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp thường trích ra một số lượng nhở thành phẩm, hàng hóa chuyển vào dùng trong các phòng ban , hay đưa ra để dùng làm vật mẫu… Trong trường hợp thiếu hụt, doanh nghiệp có thể lấy hàng từ kho, đảm bảo sự vận hành, lưu thông của hệ thống sản xuất, bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp.4 Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Để quản lý tốt hàng tồn kho, tính đúng và đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại và sắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định.
SVTH: Võ Thị Hà My 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn a) Phân loại theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho Những hàng tồn kho có mục đích sử dụng và công dụng được xếp vào một nhóm, không phân biệt chúng được từ nguồn nào, quy cách, phẩm chất ra làm sao… Theo đó hàng tồn kho trong doanh nghiệp được chia thành. - Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: Toàn bộ là hàng được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ gồm cả giá trị sản phẩm dang dở. - Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hóa thành phẩm.
b) Phân loại theo nguồn hình hành của hàng tồn kho - Hàng mua từ bên ngoài: Là toàn bộ hàng được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. - Hàng mua nội bộ: Là toàn bộ hàng được doanh nghiệp mua từ các nhà máy cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc cùng một công ty, tổng công ty… - Hàng tồn kho tự gia công: Là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành. - Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác. c) Phân loại theo yêu cầu sử dụng - Hàng tồn kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh: Phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường.
- Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Phản ảnh giá trị hàng tồn kho được dự trữ cao hơn mức dự trữ hợp lý. - Hàng tồn kho không cần sử dụng: Phản ảnh hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất. - Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác định đổi tượng cần lập dự phòng và mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập. SVTH: Võ Thị Hà My 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.
Phan Thanh Hoàn d) Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản Theo tiêu thức này, hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu trong kho và đang được sử dụng… - Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng giữ bán, hàng đang đi đường. e) Phân loại theo chuẩn mực số 02 Chuẩn mực số 02 là một trong 26 chuẩn mực kế toán được ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Dựa vào chuẩn mực này, hàng tồn kho được phân thành: - Hàng hóa mua để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng hóa mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng gửi đi gia công chế biến,… - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. - Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ chưa hoàn thành: Là những sản phẩm chưa hoàn thành và những sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
- Nguyên liệu, vật liệu công cụ dụng cụ: Gồm tồn kho và gửi đi gia công chế biến đã mua đang đi trên đường. f) Phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC Kĩ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào nguyên tắc Patero. Kĩ thuật này chia hàng tồn kho thành 3 nhóm: nhóm A, nhóm B, nhóm C theo tiêu chí hàng năm.