Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp thuộc lĩnh vực xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu (NVL) là một trong ba yếu tố đầu vào cơ bản và quyết định trực tiếp đến quá trình thi công cũng như chất lượng công trình. Khác với các ngành sản xuất thông thường, nguyên vật liệu trong ngành xây lắp chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, biến đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu và chuyển hóa toàn bộ giá trị vào thực thể sản phẩm xây lắp hoàn thành. Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Hoàng Thành, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn, dao động từ 70% đến 80% trong tổng chi phí sản xuất thi công. Do đó, bất kỳ biến động nào về giá cả, số lượng hay định mức hao hụt nguyên vật liệu đều tác động trực tiếp đến giá thành công trình và hiệu quả kinh doanh của đơn vị.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của chuyên đề thực tập được xác định cụ thể như sau:

  1. Hệ thống hóa và làm rõ đặc điểm, công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Hoàng Thành.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức hạch toán kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty.
  3. Đánh giá những ưu điểm đạt được cũng như các mặt hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu.
  4. Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kế toán nguyên vật liệu và quy trình tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại doanh nghiệp. Về phạm vi không gian, đề tài thực hiện tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Hoàng Thành (địa chỉ: Số 25, ngõ 130, phố Đốc Ngữ, quận Ba Đình, Hà Nội), tập trung khảo sát số liệu thực tế tại công trình "Tổ hợp tòa nhà văn phòng do Công ty CP Đầu tư Kinh doanh nhà Hoàng Hải làm chủ đầu tư tại phố Khương Trung mới, Thanh Xuân, Hà Nội" (khởi công từ tháng 9 năm 2014). Về phạm vi thời gian, các số liệu minh họa và chứng từ hạch toán được thu thập tập trung trong tháng 03 năm 2015.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề vận dụng hệ thống lý luận kế toán doanh nghiệp theo quy định của Bộ Tài chính kết hợp với đặc thù quản lý của ngành xây lắp. Các quy định và phương pháp kế toán chủ yếu bao gồm:

  • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ thuế, do đó giá trị nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng.
  • Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO - First In, First Out).
  • Phương pháp hạch toán chi tiết: Phương pháp ghi thẻ song song, kết hợp theo dõi số lượng tại kho qua Thẻ kho và theo dõi đồng thời số lượng - giá trị tại phòng Kế toán qua Sổ chi tiết vật tư.
  • Phương pháp hạch toán tổng hợp: Phương pháp Kê khai thường xuyên, sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất (TK 152, TK 621, TK 627, TK 111, TK 112).
  • Hình thức sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chung, kết hợp ứng dụng phần mềm kế toán máy để quản lý danh mục mã vật tư.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả sử dụng gồm:

  • Phương pháp thu thập và kiểm tra chứng từ: Tiếp cận trực tiếp hệ thống chứng từ kế toán gốc (Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu nhập kho, Phiếu yêu cầu xuất kho, Phiếu xuất kho).
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp số liệu: Đối chiếu số liệu giữa chứng từ kho và sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp trong kỳ hạch toán tháng 3/2015.
  • Phương pháp đối chiếu và mô tả quy trình: Quan sát và mô tả chu trình luân chuyển chứng từ từ các Ban chỉ huy công trường về Phòng Kế toán công ty.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu là hệ thống chứng từ kế toán thực tế, sổ sách kế toán chi tiết, sổ Nhật ký chung và các báo cáo định mức kỹ thuật do Phòng Kế toán và Ban chỉ huy công trình của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Hoàng Thành cung cấp.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP HOÀNG THÀNH

Chương 1 tập trung phân tích các đặc điểm vật lý, tính chất kinh tế và phương thức tổ chức quản trị nguyên vật liệu phù hợp với đặc thù sản xuất xây lắp của công ty:

  • Đặc điểm nguyên vật liệu xây dựng: Các loại vật liệu ngành khai thác (cát đen, cát mịn, cát vàng, đá 1x2, đá 4x6, đá hộc, sỏi) thường được tập kết ngoài trời không có mái che nên tỷ lệ hao hụt tự nhiên cao. Các vật liệu chịu lực có giá trị cao (sắt, thép các loại từ phi 6 đến phi 32) cần được che chắn tránh hoen rỉ; xi măng (PCB30, PCB40) phải được kiểm tra và đảo bao định kỳ để tránh đóng tảng, hóa đá.
  • Phân loại nguyên vật liệu: Doanh nghiệp phân chia nguyên vật liệu thành 5 nhóm chính:
    1. Nguyên vật liệu chính: Trực tiếp cấu thành thực thể công trình gồm xi măng (Tam Điệp, Bỉm Sơn, Hoàng Long, Hoàng Thạch, Hải Phòng), thép (Hòa Phát, Việt – Đức, Việt – Ý), đá, cát, gạch xây, gạch ngói, sỏi, que hàn.
    2. Nguyên vật liệu phụ: Tăng chất lượng hoặc hoàn thiện bề mặt công trình như phụ gia bê tông (Mighty RD, Sikroad SPR, Basf), bu lông, ốc vít, đinh, bột màu, sơn.
    3. Nhiên liệu: Phục vụ vận hành máy móc, xe thi công như xăng, dầu Diezel, dầu thủy lực, nhớt, mỡ bò.
    4. Phụ tùng thay thế: Vòng bi, ắc quy, dây xích, dây curoa dùng sửa chữa thiết bị thi công.
    5. Phế liệu thu hồi: Đầu mẩu sắt thép, vỏ bao xi măng, gỗ cốt pha thải loại.
  • Phân nhóm và mã hóa vật tư: Công ty thiết lập bộ mã danh mục vật tư trên phần mềm kế toán theo cấu trúc nhóm tài khoản, ví dụ:
Mã vật tư Tên, nhãn hiệu quy cách Đơn vị tính
1521.01 Thép phi 6 Cây
1521.02 Thép phi 8 Cây
1521.03 Thép phi 12 Cây
1521.01 Xi măng PC 30 Tam Điệp Tấn
1521.02 Xi măng PC 40 Bỉm Sơn Tấn
1521.02 Đá 2x4 Khối
  • Phương pháp tính giá nguyên vật liệu:
    • Giá nhập kho: Xác định theo giá thực tế chưa thuế GTGT ghi trên hóa đơn cộng chi phí thu mua và hao hụt định mức.
    • Giá xuất kho: Áp dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO).
  • Luân chuyển và tổ chức kho bãi: Do áp dụng cơ chế giao khoán công trình đến từng đội thi công, công ty không duy trì hệ thống kho trung tâm lớn mà lập kho bãi tạm thời ngay tại chân công trình. Hàng mua ngoài được vận chuyển thẳng đến công trường từ các nhà cung cấp như Công ty TNHH Thanh Phụng, Công ty TNHH VLXD Thành Đại, Công ty CP Xây lắp và Cơ khí Phú Cường, Công ty TNHH TM Phát triển Thu Mai... Kiểm kê vật tư được tiến hành định kỳ vào đầu năm và cuối năm tại từng kho công trường.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP HOÀNG THÀNH

Chương 2 trình bày chi tiết thực tế luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán chi tiết và kế toán tổng hợp thông qua các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 3/2015 tại công trình Khương Trung mới:

  • Hệ thống chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư (lập 3 thành phần: Chỉ huy trưởng, Kỹ thuật, Thủ kho), Phiếu nhập kho (lập 3 liên), Phiếu yêu cầu xuất kho và Phiếu xuất kho.
Nghiệp vụ Chứng từ gốc Chủng loại vật tư Số lượng Đơn giá chưa thuế (VNĐ) Thành tiền chưa thuế (VNĐ) Định khoản kế toán
Nhập kho 03/3/2015 HĐ số 0001421 / PNK 01/3 Xi măng PCB30 Tam Điệp 100 tấn 1.250.000 / tấn 125.000.000 Nợ TK 1521: 125.000.000
Có TK 112: 125.000.000
Nhập kho 15/3/2015 HĐ số 0000568 / PNK 15/3 Thép phi 12 550 kg 21.500 / kg 11.825.000 Nợ TK 1521: 11.825.000
Có TK 111: 11.825.000
Xuất kho 06/3/2015 PXK 01/3 (YC 01/3) Xi măng PCB30 Tam Điệp 28 tấn FIFO (5t x 1.200k + 23t x 1.250k) 34.750.000 (ghi nhận 35.000.000) Nợ TK 621: 35.000.000
Có TK 152: 35.000.000
Xuất kho 16/3/2015 PXK 16/3 (YC 16/3) Thép phi 12 (làm nhà ở BCH) 150 kg 21.500 / kg 3.225.000 Nợ TK 627: 3.225.000
Có TK 152: 3.225.000
  • Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết (Phương pháp ghi thẻ song song):
    • Tại kho công trường: Thủ kho căn cứ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho để ghi vào Thẻ kho (chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng và tính số tồn cuối ngày theo công thức: $\text{Tồn cuối} = \text{Tồn đầu} + \text{Nhập} - \text{Xuất}$).
    • Tại phòng Kế toán: Định kỳ nhận chứng từ từ công trường, kiểm tra tính hợp pháp rồi nhập liệu vào Sổ chi tiết vật tư (theo dõi cả số lượng và giá trị). Cuối tháng lập Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu chính và đối chiếu số lượng với Thẻ kho của thủ kho.
  • Quy trình kế toán tổng hợp: Công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên trên hình thức sổ Nhật ký chung. Kế toán sử dụng tài khoản cấp 1 là TK 152 và mở chi tiết theo các tiểu khoản:
    • TK 1521: Nguyên vật liệu chính (chi tiết Thép phi 12, XM PC30 Tam Điệp, XM PC40 Bỉm Sơn...).
    • TK 1522: Nguyên vật liệu phụ (1522.01 Phụ gia bê tông, 1522.02 Bột sơn).
    • TK 1523: Nhiên liệu (1523.02 Xăng A95).
    • TK 1524: Phụ tùng thay thế (1524.02 Ắc quy).
    • TK 1528: Phế liệu thu hồi (1528.01 Vỏ bao xi măng, 1528.02 Đầu mẩu sắt thép).

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP HOÀNG THÀNH

Chương 3 tổng kết các đánh giá thực trạng và đưa ra các định hướng giải pháp cụ thể:

  • Đánh giá chung: Công ty đã xây dựng được quy trình luân chuyển chứng từ cơ bản, áp dụng phương pháp ghi thẻ song song giúp kiểm soát độc lập giữa thủ kho và kế toán, đồng thời triển khai phần mềm kế toán máy giúp chuẩn hóa hệ thống danh mục mã vật tư. Tuy nhiên, vẫn còn những tồn tại trong việc quản lý chứng từ tại các đội thi công phân tán, công tác xử lý chênh lệch kiểm kê và cập nhật định mức tiêu hao.
  • Các đề xuất hoàn thiện:
    1. Hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu: Nâng cao trách nhiệm của Ban chỉ huy công trường trong khâu tiếp nhận, bảo quản và lập dự trù thu mua vật tư; siết chặt kiểm tra chất lượng vật tư đưa vào sử dụng.
    2. Hoàn thiện chứng từ kế toán từ đội thi công và BCH công trường: Chuẩn hóa quy trình bàn giao chứng từ định kỳ, giảm thiểu độ trễ luân chuyển phiếu nhập, phiếu xuất từ công trường về phòng Kế toán.
    3. Hoàn thiện về phương pháp kế toán: Nâng cao tính chính xác trong việc tính giá xuất kho, hạch toán kịp thời các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua và chi phí thu mua phân bổ.
    4. Hoàn thiện xử lý thừa, thiếu nguyên vật liệu: Thiết lập quy trình quy trách nhiệm vật chất rõ ràng đối với các trường hợp hao hụt vượt định mức hoặc mất mát vật tư tại bãi tập kết công trình; phản ánh và theo dõi minh bạch nguồn thu hồi phế liệu.
  • Điều kiện thực hiện:
    • Về phía Nhà nước: Hoàn thiện hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật chuyên ngành xây dựng và đồng bộ hóa các văn bản hướng dẫn chế độ kế toán.
    • Về phía Công ty: Đầu tư cơ sở hạ tầng mạng, tăng cường phối hợp giữa Phòng Kế toán - Phòng Kỹ thuật - Ban chỉ huy công trường, đồng thời nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên kế toán và thủ kho.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả khảo sát thực tế: Chuyên đề đã phân tích và phản ánh minh bạch toàn bộ quy trình hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp xây lắp đặc thù, nơi chi phí vật tư chiếm từ 70% đến 80% giá thành công trình.
  • Hệ thống hóa số liệu và chứng từ: Trình bày chi tiết chuỗi chứng từ thực tế phát sinh trong tháng 3/2015 tại công trình Khương Trung mới (Hóa đơn GTGT số 0001421, Hóa đơn số 0000568, Biên bản kiểm nghiệm số 01/3, 15/3, Phiếu nhập kho số 01/3, 15/3, Phiếu xuất kho số 01/3, 16/3, Thẻ kho, Sổ chi tiết vật tư và Bảng tổng hợp chi tiết).
  • Hệ thống hóa tài khoản kế toán: Làm rõ cách phân cấp tiểu khoản chi tiết từ TK 1521 đến TK 1528 và phương pháp ghi nhận chi phí xuất dùng vào TK 621 (chi phí NVL trực tiếp) và TK 627 (chi phí sản xuất chung - phục vụ lán trại ban chỉ huy).
  • Đóng góp về mặt giải pháp: Đưa ra hệ thống giải pháp gắn liền với đặc thù quản lý phân tán tại các công trường xây dựng, hỗ trợ kiểm soát hao hụt tự nhiên và thất thoát vật tư ngoài trời.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi số liệu hạch toán minh họa của chuyên đề tập trung chủ yếu vào một công trình xây dựng dân dụng (Tổ hợp tòa nhà văn phòng tại phố Khương Trung mới) trong khoảng thời gian ngắn hạn (tháng 3/2015); nguồn phát sinh vật tư chủ yếu là mua ngoài, chưa phát sinh các trường hợp vật liệu tự gia công, chế biến hoặc nhận vốn góp liên doanh.
  • Hướng phát triển: Mở rộng khảo sát công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhiều công trình giao thông, hạ tầng kỹ thuật với quy mô và thời gian thi công kéo dài hơn; nghiên cứu ứng dụng các giải pháp quản trị số hóa, kết nối dữ liệu kho công trường trực tuyến theo thời gian thực về phòng Kế toán công ty.

Giá trị tham khảo

Tài liệu có giá trị tham khảo thiết thực đối với:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về kế toán chi phí, kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp.
  • Cán bộ kế toán và nhân viên quản lý vật tư tại các doanh nghiệp xây dựng cơ bản cần tham khảo mẫu biểu chứng từ thực tế (Biên bản kiểm nghiệm 3 bên, Phiếu yêu cầu xuất kho theo công trình, Sổ chi tiết vật tư theo phương pháp ghi thẻ song song).

Câu hỏi thường gặp

1. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong tổng chi phí tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Hoàng Thành? Theo số liệu thống kê tại công ty, do hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng cơ bản nên khoản mục chi phí nguyên vật liệu chiếm từ 70% đến 80% trong tổng chi phí sản xuất thi công.

2. Công ty áp dụng phương pháp nào để tính giá xuất kho và ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu? Công ty áp dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO) để tính giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho, và sử dụng phương pháp Ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu giữa kho và phòng Kế toán.

3. Biên bản kiểm nghiệm vật tư tại công trường gồm những thành phần nào tham gia ký xác nhận? Ban kiểm nghiệm vật tư nhập tại công trình gồm có 3 thành phần: Chỉ huy trưởng công trường, Cán bộ Kỹ thuật công trường và Thủ kho công trường.

4. Khi xuất kho Thép phi 12 để làm nhà ở cho Ban chỉ huy công trường, nghiệp vụ được hạch toán vào tài khoản nào? Nghiệp vụ xuất kho phục vụ làm nhà ở cho Ban chỉ huy công trường được ghi nhận vào chi phí sản xuất chung: ghi Nợ TK 627 và Có TK 152 (với giá trị xuất kho là 3.225.000 VNĐ theo Phiếu xuất kho số 16/3 ngày 16/3/2015).

5. Hệ thống kho bãi chứa đựng nguyên vật liệu của công ty được bố trí như thế nào? Công ty không duy trì kho bãi trung tâm cố định mà áp dụng chính sách giao khoán, tận dụng các khoảng trống hoặc dựng lán trại tạm thời ngay dưới chân các công trình, hạng mục công trình để tiếp nhận và xuất dùng trực tiếp vật tư phục vụ thi công.

Kết luận

Chuyên đề thực tập chuyên ngành của tác giả Dương Thị Hồng Thắm đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Hoàng Thành. Đề tài làm rõ quy trình quản lý vật tư đặc thù ngành xây lắp, từ khâu mua ngoài, kiểm nghiệm tại chân công trường đến quy trình hạch toán chi tiết bằng phương pháp ghi thẻ song song và hạch toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chung. Các giải pháp và kiến nghị được xây dựng sát với thực tiễn hoạt động của đơn vị, góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính tại doanh nghiệp.