Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận được thực hiện trong bối cảnh đại dịch Covid-19 tác động nghiêm trọng đến các doanh nghiệp dịch vụ tại Việt Nam. Các đợt giãn cách xã hội, đặc biệt đợt bùng phát lần thứ tư bắt đầu cuối tháng 4/2021 tại Thành phố Hồ Chí Minh, Bắc Ninh, Bắc Giang, đã buộc nhiều cơ sở kinh doanh dịch vụ tạm dừng hoạt động. Trong điều kiện không có doanh thu nhưng vẫn phát sinh chi phí thuê mặt bằng, điện, nước, các doanh nghiệp vừa và nhỏ thuộc ngành dịch vụ – trong đó có các doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng và tổ chức sự kiện – chịu áp lực tài chính lớn. Khi Việt Nam trở lại trạng thái "bình thường mới", mục tiêu thu hồi vốn và kinh doanh có lãi trở thành nhiệm vụ hàng đầu, đòi hỏi công tác kế toán bán hàng phải được tổ chức bài bản và chính xác.

Xuất phát từ thực tiễn đó, tác giả lựa chọn đề tài "Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang".

Mục đích nghiên cứu gồm ba nhiệm vụ được tác giả xác định:

  1. Tìm hiểu và hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại, dịch vụ.
  2. Tìm hiểu thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang.
  3. Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại công ty.

Đối tượng nghiên cứu: Kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang (tên quốc tế: Minh Quang Commercial Services and Events Company Limited; tên viết tắt: Minh Quang Events Co., Ltd; mã số thuế: 0108042527), có trụ sở tại số 4 phố Nguyễn Quyền, phường Nguyễn Du, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội, thành lập ngày 2/11/2017.

Phạm vi nghiên cứu: Số liệu thực tiễn tại công ty, tập trung vào tháng 01/2022 theo các sổ chi tiết, sổ cái và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được cung cấp bởi phòng kế toán công ty.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và văn bản pháp lý

Tác giả xây dựng cơ sở lý luận dựa trên các nguồn quy chuẩn sau:

  • Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 (VAS 14) – Doanh thu và thu nhập khác: làm nền tảng xác định khái niệm doanh thu, điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng (5 điều kiện đồng thời), và các khoản giảm trừ doanh thu.
  • Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính: quy định hệ thống tài khoản kế toán áp dụng, 5 hình thức ghi sổ kế toán (Nhật ký chung; Nhật ký – Sổ Cái; Chứng từ ghi sổ; Nhật ký – Chứng từ; kế toán trên máy vi tính), và các sơ đồ hạch toán liên quan đến TK 511, TK 632, TK 641, TK 642, TK 911.
  • Ba phương pháp tính giá trị hàng tồn kho theo Thông tư 200: phương pháp giá thực tế đích danh, phương pháp giá bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO).

Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận sử dụng phương pháp nghiên cứu phân tích – tổng hợp kết hợp với khảo sát thực tế tại doanh nghiệp. Cụ thể, tác giả tiếp cận trực tiếp bộ phận kế toán của công ty trong thời gian thực tập, thu thập chứng từ, sổ sách và báo cáo gốc, sau đó đối chiếu với quy định pháp lý hiện hành để đánh giá thực trạng và chỉ ra ưu, nhược điểm.

Nguồn dữ liệu

Dữ liệu sơ cấp từ phòng kế toán Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang, bao gồm: hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế, sổ chi tiết và sổ cái tháng 01/2022 của các tài khoản 511, 632, 641, 642, bảng thanh toán tiền lương, bảng trích BHXH/BHYT/BHTN, và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Dữ liệu thứ cấp lấy từ Điều lệ công ty và danh sách ngành nghề đăng ký kinh doanh (nguồn masothue.com).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ

Chương này hệ thống hóa toàn bộ nền tảng lý luận làm cơ sở đối chiếu với thực tiễn doanh nghiệp ở Chương 2.

Tác giả làm rõ khái niệm bán hàng – là khâu cuối của quá trình sản xuất kinh doanh, khi doanh nghiệp chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa gắn với lợi ích và rủi ro sang phía khách hàng. Đặc trưng của doanh nghiệp thương mại dịch vụ được nhấn mạnh: hàng hóa là dịch vụ vô hình, quá trình sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời.

Hai phương thức bán hàng chính được trình bày là bán buôn (giao hàng qua kho và vận chuyển thẳng/giao tay ba) và bán lẻ (thu tiền tập trung và không tập trung). Các phương thức thanh toán bao gồm tiền mặt, thẻ ngân hàng và chuyển khoản.

Về kế toán bán hàng, chương trình bày chi tiết bốn phần hành:

Phần hành kế toán Tài khoản sử dụng Căn cứ pháp lý
Doanh thu và giảm trừ doanh thu TK 511 VAS 14; Thông tư 200
Giá vốn hàng bán TK 632 Thông tư 200
Chi phí bán hàng TK 641 Thông tư 200
Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 Thông tư 200
Xác định kết quả kinh doanh TK 911 Thông tư 200

Công thức xác định kết quả bán hàng được khóa luận trình bày:

Kết quả bán hàng = Doanh thu thuần − Giá vốn hàng bán − Chi phí bán hàng − Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chương kết thúc bằng mô tả 5 hình thức ghi sổ kế toán theo Thông tư 200, trong đó nhấn mạnh xu hướng sử dụng hình thức kế toán máy với các phần mềm Excel, MISA, BKAV hóa đơn, HTKK trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0.

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang

Chương này là phần trọng tâm của khóa luận, mô tả toàn diện thực tế công tác kế toán bán hàng tại đơn vị.

Về công ty: Tiền thân là một nhà hàng kinh doanh nhỏ, công ty được thành lập vào năm 2017. Lĩnh vực kinh doanh chính là nhà hàng và dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động (mã ngành 5610), ngoài ra còn có dịch vụ ăn uống theo hợp đồng (mã 5621), bán lẻ thực phẩm, đồ uống, thuốc lá và bán buôn thực phẩm. Công ty có quy mô nhỏ, bộ máy quản lý được tối giản theo chức năng gồm: Giám đốc, Quản lý nhà hàng, Bộ phận kinh doanh, Bộ phận kế toán, Bộ phận bán hàng, Bộ phận bếp và Bộ phận bảo vệ.

Về kết quả kinh doanh, công ty bị ảnh hưởng nặng nề bởi Covid-19 khiến lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh xuống mức âm (−34 triệu đồng ở giai đoạn dịch). Đến cuối năm 2021, nhờ các biện pháp nới lỏng giãn cách, lợi nhuận phục hồi lên 962.026 đồng.

Chế độ kế toán áp dụng:

Chính sách kế toán Lựa chọn của công ty
Hệ thống tài khoản Thông tư 200/2014/TT-BTC
Phương pháp tính thuế GTGT Khấu trừ
Phương pháp khấu hao TSCĐ Đường thẳng
Hạch toán hàng tồn kho Kê khai thường xuyên
Tính giá trị hàng tồn kho Nhập trước – xuất trước (FIFO)
Hình thức kế toán Kế toán máy (Excel + phần mềm hóa đơn điện tử BKAV)

Đặc điểm hoạt động bán hàng: Công ty thực hiện bán hàng theo ba hình thức: (1) Bán hàng trực tiếp tại nhà hàng cho khách lẻ; (2) Bán hàng qua điện thoại/online với đơn hàng nhỏ dưới 10 triệu đồng, yêu cầu đặt cọc 5%–10% giá trị hóa đơn; (3) Bán hàng theo hợp đồng kinh tế với đơn hàng từ 20 triệu đồng trở lên, thực hiện qua 5 bước từ lập báo giá đến nghiệm thu và xuất hóa đơn.

Kế toán doanh thu: Doanh thu ghi nhận theo phương pháp khấu trừ thuế (chưa bao gồm thuế GTGT). Tháng 01/2022 ghi nhận điển hình như hóa đơn số 00000023 ngày 6/1/2022, cung cấp dịch vụ ăn uống cho Công ty Tư vấn Điện miền Bắc, tổng đơn giá 7.000.000 đồng, thuế GTGT 10%, thanh toán tiền mặt. Trong tháng 01/2022, không phát sinh khoản giảm trừ doanh thu.

Kế toán giá vốn hàng bán: Áp dụng công thức giá thành: Chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp + Chi phí nhân công trực tiếp + Chi phí sản xuất chung − Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Ví dụ nghiệp vụ ngày 21/01/2022 (hợp đồng kinh tế 1201, cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện cho Công ty Bảo hiểm MIC Hà Thành, tổng đơn giá 92.000.000 đồng):

Chi phí Số tiền phát sinh
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 33.500.000 đồng
Chi phí nhân công trực tiếp 2.000.000 đồng
Chi phí sản xuất chung 3.832.000 đồng
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 0 (dịch vụ sự kiện không có dở dang)
Giá thành sản phẩm 33.332.000 đồng

Kế toán chi phí bán hàng (TK 641): Ghi nhận lương nhân viên bán hàng, phụ cấp, chi phí quảng cáo/marketing, chi phí vận chuyển. Ngày 28/01/2022, công ty tiến hành thanh toán lương và trích BHXH, BHYT, BHTN cho bộ phận bán hàng.

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642): Ghi nhận lương bộ phận quản lý, khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài. Sổ chi tiết và sổ cái tháng 01/2022 của TK 641 và TK 642 được lập và lưu trữ theo hình thức kế toán máy.

Kế toán xác định kết quả bán hàng: Cuối tháng, các số dư của TK 511, TK 632, TK 641, TK 642 được kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Kết quả được phản ánh trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Bảng 2.16 trong văn bản).

Đánh giá thực trạng:

Tác giả ghi nhận những ưu điểm trong công tác kế toán của công ty, đồng thời xác định nhược điểm còn tồn tại như: thiếu một số cơ chế kiểm soát nội bộ, hạn chế trong tổ chức quản lý và bộ phận kinh doanh, và chưa trích lập dự phòng phải thu khó đòi đối với các khoản phải thu từ hình thức bán hàng theo hợp đồng chấp nhận thanh toán chậm trả.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang

Chương này đề xuất giải pháp dựa trên định hướng phát triển công ty và các yêu cầu hoàn thiện được xác định từ kết quả phân tích Chương 2. Định hướng phát triển của công ty bao gồm việc khôi phục hoạt động kinh doanh nhà hàng, mở rộng marketing trên mạng xã hội (Facebook, Zalo), phát triển các hình thức thu hút khách hàng và nâng cao năng lực nhân viên bán hàng.

Bốn nhóm giải pháp hoàn thiện:

  1. Hoàn thiện về tổ chức quản lý tại công ty: Tăng cường cơ chế phân công trách nhiệm, kiểm soát nội bộ.
  2. Hoàn thiện về tổ chức hoạt động kế toán: Trong đó có đề xuất bổ sung việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Văn bản cung cấp bảng mức trích lập dự phòng phải thu khó đòi (Bảng 3.1) làm cơ sở thực hiện.
  3. Hoàn thiện về bộ phận kinh doanh: Nâng cao năng lực tìm kiếm và duy trì khách hàng tiềm năng.
  4. Hoàn thiện về chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Cải thiện chất lượng đầu ra để nâng cao năng lực cạnh tranh.

Kiến nghị:

  • Với Chính phủ: Đề xuất các chính sách hỗ trợ liên quan đến nghĩa vụ thuế và điều kiện kinh doanh phù hợp với bối cảnh hậu Covid-19.
  • Với Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang: Triển khai cụ thể các giải pháp trên, ưu tiên hoàn thiện công tác hạch toán kế toán theo đúng Thông tư 200 và VAS 14.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính:

  • Tác giả xây dựng được bức tranh toàn diện về thực trạng kế toán bán hàng tại một doanh nghiệp nhà hàng – tổ chức sự kiện quy mô nhỏ, phản ánh qua số liệu thực tế tháng 01/2022 trên sổ chi tiết và sổ cái của các tài khoản 511, 632, 641, 642.
  • Chỉ ra được lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của công ty phục hồi lên 962.026 đồng vào cuối năm 2021 sau giai đoạn thua lỗ do Covid-19.
  • Đề xuất bổ sung trích lập dự phòng phải thu khó đòi kèm bảng mức trích lập cụ thể (Bảng 3.1) cho các khoản phải thu phát sinh từ hình thức bán hàng theo hợp đồng chậm trả.

Đóng góp so với nghiên cứu trước:

Tác giả không tự so sánh trực tiếp với các nghiên cứu trước trong văn bản. Tuy nhiên, đóng góp thực tiễn của khóa luận là cung cấp tư liệu khảo sát cụ thể tại một loại hình doanh nghiệp ít được nghiên cứu (nhà hàng kiêm tổ chức sự kiện, quy mô nhỏ, chịu tác động trực tiếp của đại dịch), với số liệu kế toán thực tế theo Thông tư 200 và phần mềm kế toán máy (Excel + BKAV).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Tác giả thừa nhận trong lời mở đầu rằng do hạn chế về thời gian và kiến thức, khóa luận không tránh khỏi sai sót. Căn cứ phạm vi nghiên cứu, một số giới hạn có thể nhận diện:

  • Số liệu phân tích tập trung vào một tháng duy nhất (tháng 01/2022), chưa phản ánh được sự biến động theo chu kỳ kinh doanh cả năm hoặc so sánh liên kỳ.
  • Phạm vi khảo sát giới hạn tại một doanh nghiệp quy mô nhỏ, kết quả chưa có giá trị tổng quát hóa cho toàn ngành nhà hàng – tổ chức sự kiện.
  • Chưa đề cập đến các nội dung kế toán liên quan như kế toán hàng tồn kho chi tiết theo từng mặt hàng, hay kế toán doanh thu từ hoạt động tài chính.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng phân tích theo chuỗi thời gian dài hơn hoặc so sánh giữa các doanh nghiệp cùng ngành để đưa ra khuyến nghị có tính hệ thống hơn.

Giá trị tham khảo

Khóa luận phù hợp để tham khảo cho các đối tượng sau:

  • Sinh viên ngành Kế toán – Kiểm toán, đặc biệt ở học kỳ thực tập, khi cần nắm cách vận dụng TK 511, TK 632, TK 641, TK 642, TK 911 vào một tình huống doanh nghiệp cụ thể theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và VAS 14.
  • Sinh viên đang thực hiện đề tài về kế toán tại doanh nghiệp nhà hàng, dịch vụ ăn uống hoặc tổ chức sự kiện quy mô nhỏ, có thể tham khảo quy trình xử lý nghiệp vụ theo từng hình thức bán hàng (trực tiếp, online, hợp đồng) và cách lập định khoản tương ứng.
  • Phần có giá trị tham khảo cao nhất là mục xử lý nghiệp vụ phát sinh tại Chương 2, với các ví dụ định khoản cụ thể kèm chứng từ thực tế (hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế, sổ chi tiết và sổ cái tháng 01/2022).
  • Kế toán viên tại doanh nghiệp dịch vụ nhỏ cũng có thể tham khảo phần phân tích đặc thù giá thành dịch vụ ăn uống so với dịch vụ tổ chức sự kiện thuần túy (có/không có sản phẩm dở dang).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Minh Quang sử dụng phương pháp tính giá trị hàng tồn kho nào, và tại sao?

Công ty áp dụng phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO) kết hợp với hình thức hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Lý do phù hợp với đặc thù kinh doanh nhà hàng là phải liên tục nhập và xuất kho nguyên liệu thực phẩm, đòi hỏi theo dõi kịp thời từng lần xuất hàng để tính giá vốn chính xác.

2. Công ty xử lý giá vốn hàng bán như thế nào khi có và không có dịch vụ ăn uống kèm theo tổ chức sự kiện?

Khi hợp đồng bao gồm dịch vụ ăn uống, giá thành sản phẩm được tính gồm: chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp + chi phí nhân công trực tiếp + chi phí sản xuất chung − chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (tồn tại do nguyên liệu như dầu ăn, muối, đường chưa dùng hết). Khi hợp đồng chỉ là tổ chức sự kiện (không có ăn uống), do đặc thù dịch vụ vô hình, không tồn tại sản phẩm dở dang, kế toán ghi nhận toàn bộ chi phí trực tiếp vào TK 632.

3. Điều kiện nào để công ty ký hợp đồng kinh tế thay vì xử lý đơn hàng thông thường?

Theo quy trình được mô tả trong khóa luận: đơn hàng qua điện thoại/online được tiếp nhận khi giá trị giao dịch ở mức nhỏ (dưới 10 triệu đồng), yêu cầu đặt cọc 5%–10% giá trị hóa đơn. Hình thức hợp đồng kinh tế được áp dụng khi tổng giá trị đơn hàng trên 20 triệu đồng, kèm theo quy trình 5 bước từ báo giá đến nghiệm thu.

4. Tháng 01/2022, công ty có phát sinh khoản giảm trừ doanh thu không?

Không. Văn bản xác nhận rõ: "trong tháng 1/2022, tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang không có khoản giảm trừ doanh thu nào phát sinh." Tuy nhiên, trong hoạt động thực tế, công ty có áp dụng giảm giá hàng bán trong một số trường hợp như giảm 2% cho khách hàng quen thuộc có hợp đồng lớn, hoặc giảm 5% giá bia theo sự kiện đặc biệt.

5. Nhược điểm nào của công tác kế toán tại Minh Quang được tác giả chỉ ra, và giải pháp cụ thể nào được đề xuất?

Nhược điểm được tác giả chỉ ra bao gồm hạn chế trong tổ chức quản lý, hoạt động kế toán, bộ phận kinh doanh và chất lượng dịch vụ. Giải pháp cụ thể nhất về mặt kế toán là bổ sung trích lập dự phòng phải thu khó đòi (hiện chưa được thực hiện), vì công ty chấp nhận thanh toán chậm trả trong hình thức bán hàng theo hợp đồng. Bảng 3.1 trong văn bản cung cấp mức trích lập dự phòng phải thu khó đòi làm cơ sở triển khai.

Kết luận

Khóa luận của Phạm Mai Hoa (Học viện Ngân hàng, khóa 2018–2022) cung cấp một phân tích thực tiễn về toàn bộ chu trình kế toán bán hàng tại một doanh nghiệp nhà hàng kiêm tổ chức sự kiện quy mô nhỏ, được thực hiện trong bối cảnh phục hồi sau đại dịch Covid-19. Nghiên cứu vận dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và VAS 14, minh họa bằng số liệu thực tế tháng 01/2022 qua ba hình thức bán hàng đặc thù của doanh nghiệp dịch vụ. Điểm đáng chú ý là sự phân biệt rõ ràng trong xử lý giá vốn giữa hai loại hợp đồng (có và không có dịch vụ ăn uống), phản ánh đúng đặc thù ngành. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất mang tính khả thi, trong đó kiến nghị trích lập dự phòng phải thu khó đòi là đóng góp thực tiễn trực tiếp có thể áp dụng cho công ty.