CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CP THỰC PHẨM XK HUY QUANG 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty CP thực phẩm XK Huy Quang. Danh mục hàng bán. Trong thời đại ngày nay cuộc sống của con người ngày càng được năng cao nên nhu cầu về các sản phẩm đòi hỏi cao hơn.
Đối với các sản phẩm về thực phẩm tiêu dùng ngày càng gắn liền với sức khỏe và cuộc sống của con người thì nhu cầu về chủng loại sản phẩm này đòi hỏi phải đa dạng và phong phú hơn. Nắm bắt được nhu cầu của người tiêu dùng Công ty CP thực phẩm XK Huy Quang đã cung cấp những sản phẩm về thực phẩm đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Hiện nay, sản phẩm hàng hoá mà Công ty CP thực phẩm XK Huy Quang kinh doanh rất phong phú, đa dạng về chủng loại. Để quản lý chặt chẽ và hạch toán chính xác thì kế toán đã phải tiến hành phân loại hàng hóa, mã hóa hàng hóa.
Mã hoá hàng hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các loại sản phẩm hàng hoá. Từ đó, cho phép nhận diện, tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn giữa các loại mặt hàng. Đồng thời giảm được thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ của máy tính. Một số sản phẩm hàng hoá của Công ty CP thực phẩm XK Huy Quang: SV: Đào Thị Thu Ngân Kế toán 2.K9 4 Chuyên đề thực tập Trường ĐHKTQD Thịt lợn: Bì sạch, Cật, Chân giò rút xương, Móng giò, Mông sấn, Nạc vai, Nạc mông, Sườn non, Sườn thăn, Thịt ba chỉ, Tim, Xương ống, … Thịt bò: Thịt bò xay, Vách ngăn, Đùi bắp bò, Đùi bít tết bò, … Thịt gà: Cánh gà chọi, Tim gà, Đùi gà, Chân gà, … 1.
Thị trường của công ty. Công ty CP thực phẩm XK Huy Quang dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc giàu kinh nghiệp với đội ngũ nhân viên nhiệt tình, năng động, sáng tạo không ngừng phát huy các thế mạnh, và khắc phục những điểm còn hạn chế. Trong nền kinh tế thị trường không ngừng phát triển, ngày càng có nhiều Doanh nghiệp ra đời cùng cạnh tranh nói chung và trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh thực phẩm nói riêng thì Công ty CP thực phẩm XK Huy Quang không những giữ được thị trường đã có mà còn mở rộng và khai thác thêm thị trường mới. Thị trường bán hàng chính của Công ty là 5 quận chính thuộc TP Hải Phòng, một số tỉnh Miền Bắc như Hải Dương, Hưng Yên, Hà Nội,… ở thị trường này Công ty đã chiếm được thị phần vững chắc, là một trong những nhà cung cấp thực phẩm có tiếng, đặc biệt hiện nay Công ty đang đẩy mạnh khai thác thị trường các tỉnh miền Trung là thị trường đựoc đánh giá có tiềm năng phát triển.
Phương thức bán hàng. SV: Đào Thị Thu Ngân Kế toán 2.K9 5 Chuyên đề thực tập Trường ĐHKTQD Trong cơ chế thị trường doanh nghiệp muốn tồn tại và vươn lên thì bắt buộc phải năng động, sáng tạo, sản phẩm của công ty sản xuất ra phải bán được càng nhiều càng tốt. Để làm được điều đó đồng thời phải nâng cao chất lượng sản phẩm, mẫu mã sản phẩm phải đẹp, phong phú, giá thành hạ Công ty phải xác định được những phương thức tiêu thụ hợp lý, linh hoạt. Dựa vào đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất cũng như đặc tính của sản phẩm Công ty đã lựa chọn các hình thức bán hàng chủ yếu sau: - Bán buôn: Hình thức này giúp hàng hoá được tiêu thụ nhanh vì sản lượng hàng hoá bán ra lớn, vốn được quay vòng nhanh và tránh được tồn đọng hàng hoá trong kho.
Mặt khác hình thức này giúp cửa hàng được mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng, nhờ đó có thể mở rộng thị trường tiêu thụ và mở rộng quy mô sản xuất. - Phương thức bán hàng qua cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty, theo phương thức này Công ty tiến hành ký hợp đồng với các cửa hàng dịch vụ. Chỉ khi nào khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán khi đó số sản phẩm đó mới được xác định là tiêu thụ, Doanh thu lúc này mới được ghi nhận. Để thu hút khách hàng cửa hàng đã sử dụng linh hoạt giá cả, giá bán hàng hoá dựa trên trị giá mua vào và giá cả thị trường sao cho bù đắp được các chi phí mua vào và có lãi.
- Phương thức bán hàng xuất khẩu. Đây là phương thức tiêu thụ doanh thu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu của toàn Công ty. Tổ chức hoạt động bán hàng của Công ty. Các vị trí liên quan đến công tác bán hàng của Công ty CP thực phẩm XK Huy Quang được tổ chức độc lập xong vẫn có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận để thúc đẩy hoạt động bán hàng sao cho có hiệu quả.
Công tác bán hàng được tiến hành theo một chu trình như sau: SV: Đào Thị Thu Ngân Kế toán 2.K9 6 Chuyên đề thực tập Trường ĐHKTQD Khâu tiếp thị tìm kiếm thị trường và phân tích thị trường, khâu kí kết hợp đồng (các điều kiện về địa điểm giao hàng, hình thức giao hàng, hình thức thanh toán, chính sách sản phẩm, chính sách khuyến mãi…), khâu hạch toán kế toán bán hàng. Các khâu trên được cụ thể hóa theo chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban trong công ty. - Phòng thị trường: Phòng này có chức năng tiếp cận thị trường để phân tích thị trường tìm kiếm nơi tiêu thụ cho sản phẩm khâu này rất quan trọng nó quyết định việc tiêu thụ sản phẩm của công ty nhằm tăng doanh thu của công ty trong kỳ quyết định tinh hình kinh doanh của công ty. Bộ phận này không những tiếp cận thị trường để tìm nơi tiêu thụ mà còn phải phân tích thị hiếu của khách hàng để khai thác triệt để các nguồn khách hàng tiềm năng mở rộng thị trường ra nhiều nơi để phát triển công ty lớn mạnh hơn.
- Phòng kinh doanh: Phòng này các chức năng tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng phân tích đơn đặt hàng và các điều kiện của khách hàng để đưa ra quyêt định ký kết đơn hàng. Bộ phận này tiến hành ký kết hợp đồng bán hàng với khách hàng bao gồm việc xác định loại sản phẩm, điều kiên về giao hàng, vận chuyển, hình thức thanh toán, chính sách khuyến mại…) - Phòng kế toán cụ thể là kế toán bán hàng tiếp nhận và xử lý việc hạch toán tổ chức công tác bán hàng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đên việc bán hàng của công ty. - Phòng kỹ thuật : Phòng này có chức năng kiểm tra các thông số kỹ thuật của hàng hóa sao cho chính xác đảm bảo chất lượng của hàng hóa khi đến tay người tiêu dùng. SV: Đào Thị Thu Ngân Kế toán 2.K9 7 Chuyên đề thực tập Trường ĐHKTQD CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP THỰC PHẨM XK HUY QUANG 2.
Kế toán doanh thu và thuế phải nộp nhà nước. Kế toán doanh thu. Chứng từ và thủ tục kế toán. * Bán buôn: Đặc trưng của bán buôn là bán với số luợng lớn, nhưng hàng hoá bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông.
Khi nghiệp vụ bán buôn được phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, phòng kế toán của Công ty lập Hoá đơn GTGT. Hoá đơn lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh toán. Phòng kế toán cũng lập Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho thành 3 liên. Nếu bán hàng thu tiền ngay thì liên thứ 3 của hoá đơn GTGT được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán dựa vào đó để viết phiếu thu, thủ quỹ dựa vào đó để thu tiền hàng.
Khi đã kiểm tra số tiền đủ theo hoá đơn GTGT của nhân viên bán hàng, kế toán công nợ và thủ quỹ ký tên vào phiếu thu. Nếu khách hàng yêu cầu cho một liên phiếu thu thì kế toán thu tiền mặt viết thành 3 liên phiếu thu sau đó SV: Đào Thị Thu Ngân Kế toán 2.K9 8 Chuyên đề thực tập Trường ĐHKTQD xé một liên đóng dấu giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán đã hoàn tất. Trong phương thức bán buôn, Công ty sử dụng hình thức bán buôn qua kho: Theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho do phòng kế toán lập đến kho nhận đủ hàng và mang hàng giao cho người mua.
Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận và kí xác nhận vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Việc thanh toán tiền hàng có thể bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. SV: Đào Thị Thu Ngân Kế toán 2.K9 9 Chuyên đề thực tập Trường ĐHKTQD * Bán lẻ: Đối với hình thức bán lẻ qua cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty thì tại các điểm bán lẻ đa số phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng hàng ngày của các tầng lớp dân cư, nên số lượng bán không nhiều lắm, tiền bán chủ yếu là thu trực tiếp bằng tiền mặt không có hoá đơn. Nhưng nếu khách hàng yêu cầu thì nhân viên bán hàng viết hoá đơn cho khách.
Để theo dõi tình hình bán lẻ tại cửa hàng thì nhân viên bán hàng phải sử dụng thẻ quầy hàng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của các loại hàng hoá trong quầy, sau 10 ngày kiểm kê một lần. Nhân viên bán hàng sẽ tính lượng bán ra trong 3 ngày đó, sau đó căn cứ vào thẻ quầy hàng, nhân viên bán hàng vào bảng kê số 05 - GTGT phản ánh toàn bộ số hàng đã tiêu thụ tại cửa hàng. Sau đó viết hoá đơn GTGT để làm căn cứ tính thuế đầu ra, cuối mỗi ngày nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra toàn bộ số tiền bán hàng thu được trong ngày (Doanh thu theo giá tạm tính) để ghi vào phiếu nộp tiền. Phiếu này dùng để phản ánh số tiền nộp cho thủ quỹ theo từng loại tiền khác nhau.
* Bán hàng cho Siêu thị: Dựa trên hợp đồng ký kết giữa Công ty và Siêu thị, một tuần hai lần phòng kế toán lập hoá đơn GTGT (3 liên): liên đỏ giao cho nhân viên bán hàng Siêu thị, liên xanh dùng để thanh toán. Sau khi giao đủ hàng và thu tiền, nhân viên bán hàng có trách nhiệm nộp tiền hàng kèm hoá đơn GTGT ( liên 3 – liên xanh) * Bán hàng xuất khẩu: Đối với phương thức bán hàng xuất khẩu: Khi nhận được hợp đồng mua hàng.