Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường và tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế, các doanh nghiệp luôn hướng tới mục tiêu tối ưu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận nhằm duy trì sự phát triển bền vững. Công tác kế toán nói chung và phần hành kế toán doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh nói riêng giữ vai trò then chốt trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế, cung cấp thông tin tài chính chuẩn xác để ban lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh và đề ra các quyết định điều hành phù hợp.
Công ty Cổ phần Tổng công ty Giống cây trồng Thái Bình (ThaiBinh Seed) là một đơn vị quy mô lớn hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu, sản xuất và cung ứng giống cây trồng nông nghiệp trên phạm vi toàn quốc. Đề tài "Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Tổng công ty giống cây trồng Thái Bình" do sinh viên Nguyễn Khánh Linh (Lớp Kế toán 54A, Viện Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Trần Đức Vinh (tháng 05/2016), xuất phát từ đòi hỏi thực tiễn nhằm khảo sát và hoàn thiện công tác hạch toán tại đơn vị.
Nhiệm vụ nghiên cứu của chuyên đề được xác định gồm ba nội dung chính:
- Hệ thống hóa và làm rõ đặc điểm hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức quản lý doanh thu, chi phí cùng hệ thống kế toán áp dụng tại doanh nghiệp.
- Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức kế toán doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, công nợ phải thu, giá vốn hàng bán, chi phí hoạt động và xác định kết quả kinh doanh thông qua hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán chi tiết và tổng hợp.
- Đưa ra các đánh giá về ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty.
- Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng tổ chức công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại doanh nghiệp.
- Phạm vi nghiên cứu:
- Về không gian: Văn phòng Tổng công ty và mạng lưới các chi nhánh, đại lý trực thuộc Công ty Cổ phần Tổng công ty Giống cây trồng Thái Bình.
- Về thời gian: Khảo sát và phân tích số liệu kế toán thực tế phát sinh trong tháng 03/2016.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Chuyên đề được xây dựng trên cơ sở chuẩn mực kế toán Việt Nam và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành:
- Khung pháp lý và chế độ kế toán: Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên.
- Hình thức tổ chức sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chung, kết hợp ứng dụng phần mềm kế toán AF5-2006 để xử lý dữ liệu kế toán tổng hợp và chi tiết.
Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:
- Phương pháp thu thập dữ liệu kế toán thực tế: Thu thập trực tiếp hệ thống chứng từ gốc phát sinh (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, Giấy báo Có, Biên bản trả hàng và thu hồi hóa đơn, Biên bản đối trừ công nợ).
- Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, tính giá và tổng hợp - cân đối kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Phương pháp đối chiếu và phân tích số liệu: Đối chiếu số liệu luân chuyển từ chứng từ sang Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết và Sổ Cái các tài khoản liên quan (TK 5111, TK 521, TK 131, TK 632, TK 515, TK 635, TK 641, TK 642, TK 911).
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý doanh thu, chi phí của Công ty Cổ phần Tổng công ty Giống cây trồng Thái Bình
Chương này khái quát quy mô tổ chức, đặc điểm sản xuất kinh doanh và bộ máy kế toán của ThaiBinh Seed:
- Quy mô hoạt động: Công ty sở hữu hệ thống 14 chi nhánh và đơn vị trực thuộc (Chi nhánh Bắc Trung Bộ, Trung tâm NCPT sản phẩm mới, Công ty giống cây trồng Miền Trung - Tây Nguyên, Chi nhánh Thái Bình – Phú Thọ, Chi nhánh Đông Cơ, Chi nhánh Quỳnh Hưng, Nhà máy chế biến giống cây trồng Vũ Chính, Chi nhánh Thái Phương, Chi nhánh Thái Bình – Bình Định, Chi nhánh Tây Nam Bộ, Chi nhánh Hà Nội, Chi nhánh Sơn La, Chi nhánh Nghệ An, Chi nhánh Bình Định), mạng lưới hơn 500 đại lý, cung ứng trên 20.000 tấn giống mỗi năm. Công ty sở hữu bản quyền 10 giống quốc gia (gồm giống lúa TBR-1, TBR36, TBR45, TBR225, BC15, CNR36, THÁI XUYÊN 111, OM8017; giống lạc TB25; giống ngô VS36) và nắm giữ 51% tỷ lệ lợi ích tại Công ty TNHH Đầu tư xây dựng & cơ khí nông nghiệp Thái Bình.
- Phương thức bán hàng và phân loại doanh thu: Áp dụng cả phương thức bán buôn (chủ yếu qua hệ thống đại lý) và bán lẻ (thực hiện tại các chi nhánh và cửa hàng giới thiệu sản phẩm). Doanh thu tập trung vào ba nhóm chính: giống lúa, giống màu (ngô, lạc, khoai tây, đậu tương) và gạo chất lượng cao.
- Đặc điểm chi phí và phân công quản lý: Các khoản mục chi phí gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí tài chính, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Phòng Thị trường, Phòng Kinh doanh, Phòng Bán hàng và Phòng Kế toán phối hợp quản lý luân chuyển chứng từ từ các chi nhánh về văn phòng Tổng công ty.
- Hệ thống sổ và trình tự ghi sổ: Trình tự ghi sổ Nhật ký chung trên phần mềm AF5-2006 được tổ chức theo quy trình khép kín: Hàng ngày căn cứ chứng từ kiểm tra để nhập máy, phần mềm tự động cập nhật vào Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết và Sổ Cái; cuối kỳ lập Bảng cân đối tài khoản, đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết và lập Báo cáo tài chính.
Chương 2: Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Tổng công ty Giống cây trồng Thái Bình
Tác giả đi sâu mô tả chi tiết thực tế hạch toán các phần hành trong tháng 03/2016 kèm các chứng từ và sổ kế toán minh họa:
1. Kế toán doanh thu bán hàng (TK 5111)
- Quy trình luân chuyển chứng từ: Bán buôn căn cứ phiếu xuất kho và hợp đồng để xuất hóa đơn; bán lẻ căn cứ bảng kê hàng hóa để lập hóa đơn GTGT.
- Minh họa nghiệp vụ: Ngày 01/03/2016, xuất bán cho khách hàng Đỗ Thị Yên (Ninh Giang) theo Hóa đơn GTGT số 0003880 gồm: Gạo BC15 (100 kg, đơn giá 20.000 đ), Giống lúa thuần BC15 (2.000 kg), Giống lúa thuần TBR225 (1.000 kg), Giống lạc L14 (130 kg, đơn giá 15.000 đ); tổng tiền hàng 32.000.000 đ, thuế GTGT 5% (100.000 đ), tổng thanh toán 32.800.000 đ bằng tiền mặt theo Phiếu thu số 03/01.
- Sổ sách kế toán: Hạch toán chi tiết theo từng mặt hàng (Sổ chi tiết doanh thu Gạo BC15, Sổ chi tiết doanh thu Giống lúa thuần BC15) và tổng hợp vào Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu tháng 03/2016.
Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng tháng 03/2016 (Trích lược):
| Mã HH, SP |
Tên hàng hóa, sản phẩm |
Doanh thu phát sinh (VNĐ) |
Tỷ trọng (%) |
| I |
Giống lúa |
7.973.000.000 |
48% |
| GLBC15 |
Giống lúa thuần BC15 |
2.324.000.000 |
14% |
| GLTBR1 |
Giống lúa thuần TBR-1 |
1.493.000.000 |
9% |
| NLVN10 |
Giống ngô lai LVN10 |
155.000.000 |
4% |
| LL14 |
Giống lạc L14 |
121.000.000 |
3% |
| KTDLM |
Giống khoai tây Dlamant |
247.000.000 |
7% |
| - |
Giống đậu tương |
353.000.000 |
2% |
| ĐT12 |
Giống đậu tương ĐT12 |
116.000.000 |
- |
| II |
Gạo chất lượng |
4.095.000.000 |
23% |
| GTTTH |
Gạo Tám thơm Tiền Hải |
446.000.000 |
11% |
| GBC15 |
Gạo BC15 |
1.601.000.000 |
13% |
| THC |
Thóc hạ cấp |
344.000.000 |
- |
| - |
Kết chuyển doanh thu bán hàng VP (TK 5111 -> 911) |
17.155.513.601 |
- |
2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu (TK 521)
- Giảm trừ doanh thu tại công ty phát sinh chủ yếu từ hàng bán bị trả lại. Khi khách hàng trả lại hàng, hai bên lập Biên bản trả hàng & thu hồi hóa đơn, Biên bản đối trừ công nợ và Phiếu nhập kho lại hàng.
- Ví dụ: Ngày 28/03/2016, Đại lý Tám Trọng (Sóc Trăng) trả lại 170 kg Giống lúa thuần TBR-1 do không bán hết (theo Hóa đơn ban đầu số 0003884 ngày 02/03/2016), đơn giá 9.000 đ/kg, thành tiền 1.530.000 đ, thuế GTGT 5% (76.500 đ), giá vốn nhập lại kho là 1.190.000 đ (theo Phiếu nhập kho số 03/21).
- Tổng số phát sinh giảm trừ doanh thu kết chuyển sang TK 5111 cuối tháng 03/2016 là 363.000.000 đ.
3. Kế toán phải thu khách hàng (TK 131)
- Công ty theo dõi chi tiết công nợ theo mã đối tượng tập hợp theo từng khu vực địa lý (Đại lý khu vực Bắc Trung Bộ, Đại lý khu vực Tây Nam Bộ, HTX nông nghiệp, Khách hàng cá nhân, Khách hàng doanh nghiệp).
- Số liệu tổng hợp công nợ TK 131 tháng 03/2016: Dư Nợ đầu kỳ 8.892.450.000 đ; Phát sinh Nợ trong kỳ 16.634.500.000 đ; Phát sinh Có 16.903.000.000 đ; Dư Nợ cuối kỳ 8.623.950.000 đ.
4. Kế toán giá vốn hàng bán (TK 632)
- Giá vốn được xác định và ghi nhận đồng thời khi xuất kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: Ghi Nợ TK 632 / Có TK 155, TK 156.
- Hàng trả lại nhập kho được ghi giảm giá vốn: Ghi Nợ TK 155 / Có TK 632.
- Cơ cấu giá vốn tháng 03/2016: Nhóm giống lúa chiếm 53% tổng giá vốn (trong đó Giống lúa thuần BC15 phát sinh 852.000.000 đ, Giống lúa thuần TBR-1 phát sinh 758.000.000 đ); Nhóm gạo chất lượng chiếm 17% (Gạo BC15 là 883.000.000 đ, Gạo Tám thơm Tiền Hải là 304.000.000 đ).
- Cuối kỳ, tổng giá vốn hàng bán kết chuyển sang TK 911 là 10.963.240.920 đ (tổng phát sinh trên Sổ Cái TK 632 là 11.848.240.920 đ).
5. Kế toán các khoản chi phí hoạt động và xác định kết quả kinh doanh
- Doanh thu và Chi phí tài chính (TK 515, TK 635): Phản ánh doanh thu từ tiền gửi, lãi cho vay và chi phí lãi vay vốn kinh doanh.
- Chi phí bán hàng và Quản lý doanh nghiệp (TK 641, TK 642): Tập hợp chi phí nhân viên, chi phí vận chuyển, bốc xếp, giới thiệu sản phẩm (TK 6418) và chi phí quản lý hành chính.
- Xác định kết quả kinh doanh (TK 911): Cuối kỳ thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu thuần, doanh thu tài chính, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định lợi nhuận trước thuế và lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Chương 3: Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Tổng công ty Giống cây trồng Thái Bình
Dựa trên thực trạng khảo sát, tác giả tổng hợp đánh giá và định hướng hoàn thiện:
- Đánh giá chung:
- Ưu điểm: Công ty đã áp dụng chuẩn mực và Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; hệ thống chứng từ luân chuyển tương đối chặt chẽ; việc sử dụng phần mềm AF5-2006 giúp tự động hóa khâu ghi sổ Nhật ký chung và lên Sổ Cái nhanh chóng.
- Nhược điểm: Chưa mở sổ chi tiết theo dõi riêng biệt từng khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại) mà hạch toán chung vào TK 521; theo dõi công nợ TK 131 theo tháng mới chỉ dừng lại ở các mã tập hợp nhóm khách hàng khu vực mà chưa chi tiết tức thời từng khách hàng đơn lẻ trên báo cáo tháng; công tác tổng hợp chứng từ từ các chi nhánh ở xa về văn phòng Tổng công ty đôi khi còn độ trễ thời gian.
- Phương hướng và giải pháp hoàn thiện:
- Hoàn thiện việc mở sổ chi tiết theo dõi riêng các khoản giảm trừ doanh thu theo từng mặt hàng và lý do phát sinh.
- Nâng cấp và khai thác sâu hơn các phân hệ quản lý công nợ khách hàng trên phần mềm kế toán nhằm quản trị chi tiết hạn nợ của từng đại lý.
- Tăng cường kiểm soát, phân bổ và hạch toán kịp thời chi phí bán hàng, chi phí vận chuyển tại các chi nhánh.
- Chuẩn hóa quy trình kết chuyển cuối kỳ nhằm nâng cao tính chính xác của Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Kết quả và đóng góp
- Kết quả thực nghiệm số liệu: Phản ánh bức tranh toàn cảnh về hoạt động kinh doanh của ThaiBinh Seed trong tháng 03/2016. Số liệu cho thấy thế mạnh tuyệt đối thuộc về nhóm Giống lúa (chiếm 48% tổng doanh thu và 53% tổng giá vốn) và Gạo chất lượng cao (chiếm 23% doanh thu và 17% giá vốn).
- Hệ thống hóa quy trình luân chuyển chứng từ: Trình bày đầy đủ quy trình lập, xử lý và lưu chuyển các biểu mẫu chứng từ đặc thù ngành giống cây trồng như Hóa đơn GTGT nông sản, Phiếu nhập lại hàng bán bị trả lại, Biên bản đối trừ công nợ đại lý.
- Đề xuất có tính ứng dụng: Đưa ra các giải pháp cụ thể giúp phòng Kế toán doanh nghiệp tối ưu hóa việc phân loại tài khoản chi tiết, nâng cao hiệu quả quản trị công nợ và kiểm soát chi phí bán hàng, chi phí quản lý.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Chuyên đề khảo sát dữ liệu thực tế trong phạm vi 01 tháng (tháng 03/2016) tại Văn phòng Tổng công ty, chưa phản ánh hết tính chu kỳ và biến động mùa vụ nông nghiệp của cả niên độ kế toán trọn vẹn.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu số liệu cả năm tài chính; nghiên cứu sâu hơn về kế toán quản trị chi phí và giá thành sản xuất cho từng loại giống cây trồng bản quyền trong điều kiện liên kết với các hộ nông dân và hợp tác xã.
Giá trị tham khảo
- Đối tượng sử dụng: Sinh viên, học viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp; kế toán viên tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất nông nghiệp, chế biến và kinh doanh giống cây trồng.
- Nội dung có giá trị cao: Hệ thống mẫu biểu chứng từ thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Biên bản trả hàng & đối trừ công nợ) và hệ thống sổ chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản 5111, 521, 131, 632, 911 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Câu hỏi thường gặp
1. ThaiBinh Seed áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm AF5-2006.
2. Quy trình xử lý chứng từ khi có hàng bán bị trả lại tại công ty được thực hiện ra sao?
Khi phát sinh hàng trả lại, nếu khách hàng không có hóa đơn, công ty lập Biên bản trả hàng & thu hồi hóa đơn, Biên bản đối trừ công nợ, lập Phiếu nhập kho (ghi Nợ TK 155 / Có TK 632) và hạch toán giảm trừ doanh thu (ghi Nợ TK 521, Nợ TK 33311 / Có TK 131).
3. Cơ cấu doanh thu trong tháng 03/2016 của công ty tập trung vào những nhóm sản phẩm nào?
Doanh thu tập trung chủ yếu vào nhóm Giống lúa (chiếm 48% tổng doanh thu, tiêu biểu là giống lúa BC15 và TBR-1) và nhóm Gạo chất lượng (chiếm 23% tổng doanh thu, tiêu biểu là Gạo BC15 và Gạo Tám thơm Tiền Hải).
4. Công nợ phải thu khách hàng (TK 131) được công ty quản lý như thế nào trong kỳ kế toán tháng?
Trong kỳ kế toán tháng, công ty theo dõi công nợ thông qua các mã đối tượng tập hợp phân chia theo vùng địa lý (Đại lý Bắc Trung Bộ, Đại lý Tây Nam Bộ, HTX, Khách hàng cá nhân, Khách hàng doanh nghiệp); bảng chi tiết từng khách hàng cụ thể được lập định kỳ hàng năm do số lượng khách hàng lớn.
5. Nhược điểm chính trong công tác kế toán các khoản giảm trừ doanh thu tại đơn vị là gì?
Do các nghiệp vụ giảm trừ doanh thu phát sinh không nhiều, công ty chưa mở sổ theo dõi chi tiết riêng cho từng khoản giảm trừ mà hạch toán tổng hợp chung vào TK 521.
Kết luận
Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Khánh Linh đã phản ánh trung thực, có hệ thống thực trạng tổ chức công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Tổng công ty Giống cây trồng Thái Bình. Bằng việc minh họa chi tiết qua hệ thống chứng từ thực tế tháng 03/2016 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và phần mềm AF5-2006, đề tài làm rõ mối quan hệ giữa hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp tại một doanh nghiệp nông nghiệp quy mô lớn. Các giải pháp hoàn thiện được tác giả đề xuất bám sát thực tiễn hoạt động và có giá trị tham khảo rõ ràng đối với công tác kế toán doanh nghiệp.
