Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ðIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm kế toán doanh nghiệp Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở ñể xã hội loài người tồn tại và phát triển. Trong mọi hình thái kinh tế xã hội, con người ñều phải tiến hành các hoạt ñộng sản xuất. Khi tiến hành các hoạt ñộng sản xuất, con người luôn có ý thức quan tâm ñến những hao phí cần thiết cho sản xuất, kết quả sản xuất và cách thức tổ chức quản lý nhằm thực hiện hoạt ñộng sản xuất ngày càng có hiệu quả cao hơn. Sự quan tâm của con người ñến sản xuất ñược biểu hiện thông qua việc thực hiện các hoạt ñộng quan sát, ño lường, tính toán, ghi chép các hoạt ñộng kinh tế xảy ra trong quá trình sản xuất và tái sản xuất.
Hoạt ñộng quan sát, ño lường, tính toán, ghi chép các hoạt ñộng kinh tế xảy ra trong quá trình sản xuất, tái sản xuất của con người nhằm cung cấp những thông tin kinh tế, tài chính cần thiết cho việc kiểm tra, ñiều hành các hoạt ñộng kinh tế nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả của quá trình tái sản xuất, ñược gọi là kế toán. Kế toán ra ñời gắn liền với quá trình tái sản xuất xã hội và tồn tại phát triển một cách tất yếu khách quan trong mọi hình thái kinh tế - xã hội. Sản xuất của xã hội ngày càng phát triển, trình ñộ của khoa học kỹ thuật ngày càng cao, ñòi hỏi yêu cầu về tổ chức và quản lý các hoạt ñộng kinh tế ngày càng cao, càng hoàn thiện hơn. Do vậy, kế toán ngày càng không ngừng phát triển cả về phương pháp và hình thức tổ chức ñể ñáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của xã hội [17, tr2] Sự ra ñời của kế toán gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của ñời sống kinh tế - xã hội.
Kế toán ñã xuất hiện từ hàng trăm năm trước công nguyên. Qua các thời ñại cùng với sự phát triển kinh tế và nhu cầu quản lý kinh tế, kế toán không ngừng phát triển. Ngày nay, kế toán ñược áp dụng rộng rãi trong ñời sống kinh tế - xã hội phù 8 hợp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và ngày càng trở nên cần thiết ñối với yêu cầu tăng cường quản lý kinh tế- tài chính. Như vậy, Kế toán là một hệ thống thông tin ño lường, xử lý và cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra các quyết ñịnh ñiều hành hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Theo Libby, Short, Lafond, Lanthier (2003), Kế toán là một hệ thống thông tin cho phép thu thập và truyền ñạt thông tin mà chủ yếu là những thông tin mang bản chất tài chính thường ñược số hoá dưới hình thức giá trị về các hoạt ñộng kinh tế của các doanh nghiệp và các tổ chức. Những thông tin này ñược cung cấp nhằm giúp những người quan tâm trong quá trình ra các quyết ñịnh kinh tế [20, tr10]. Kế toán ñược coi là một phân hệ thông tin thực hiện nhằm phản ánh và giám sát mọi nghiệp vụ kinh tế-tài chính phát sinh trong quá trình hoạt ñộng của các ñơn vị thông qua việc sử dụng một hệ thống các phương pháp khoa học như: phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp - cân ñối kế toán. Theo Liên ñoàn kế toán quốc tế: Kế toán là một nghệ thuật về ghi chép, phân loại, tổng hợp theo một cách riêng những nghiệp vụ và các sự kiện kinh tế, tài chính, qua ñó trình bày tổng quát kết quả hoạt ñộng kinh tế.
Kế toán mang tính nghệ thuật nhiều hơn khoa học thông qua việc ghi chép, xử lý, tổng hợp và phân tích các dữ liệu, các thông tin kinh tế. Tuy nhiên, kế toán mang tính chất khoa học thể hiện qua khả năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, trình ñộ khái quát hoá; thể hiện mối liên hệ giữa các hoạt ñộng kinh tế, các sự việc diễn ra trong ñời sống kinh tế của các ñơn vị; thể hiện nguyên tắc chung nhất, chặt chẽ mà người làm công tác kế toán buộc phải tuân thủ [3, tr3]. Trong nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường, các doanh nghiệp ñều bình ñẳng trong quá trình kinh doanh, mối quan hệ kinh tế tài chính của các doanh ghiệp ñược mở rộng. Mặt khác, với sự phát triển ña dạng của các nguồn tạo vốn từ bên ngoài ñã làm cho ñối tượng sử dụng thông tin kế toán trở nên ña dạng hơn.
Mục ñích của kế toán không chỉ cung cấp thông tin chủ yếu cho bản thân doanh nghiệp, cho Nhà nước, mà còn cung cấp thông tin cho các ñối tượng như ngân hàng, các nhà ñầu tư tương lai, nhà cung cấp, khách hàng,… Vì vậy, ñịnh nghĩa kế toán nhấn mạnh ñến thu thập, xử lý, kiểm tra phân tích và cung cấp thông tin của kế toán. Các 9 ñịnh nghĩa sau này kể cả Việt Nam, cũng như các nước trên thế giới ñều nhấn mạnh ñến bản chất của kế toán là cung cấp thông tin của kế toán.2 Vai trò và chức năng của kế toán 1.1 Vai trò của kế toán Với vai trò chính là công cụ quản lý, giám sát phân tích và cung cấp những thông tin hữu ích cho sự ñiều hành quản lý của ñơn vị. Có thể chỉ ra vai trò quan trọng của kế toán trên các khía cạnh sau: Thứ nhất, Kế toán phục vụ cho các nhà quản lý kinh tế: Kế toán cung cấp thông tin kinh tế tài chính chủ yếu ñể ñánh giá tình hình và kết quả hoạt ñộng sản xuất kinh doanh, thực trạng tài chính của doanh nghiệp trong kỳ hoạt ñộng ñã qua, giúp cho việc kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng huy ñộng nguồn vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Căn cứ vào thông tin do kế toán cung cấp, các nhà quản lý ñề ra các quyết ñịnh kinh doanh hữu ích; ñồng thời tiến hành xây dựng các kế hoạch kinh tế - kỹ thuật, tài chính của doanh nghiệp cũng như xây dựng hệ thống giải pháp khả thi nhằm tăng cường quản trị doanh nghiệp, không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Thứ hai, Kế toán phục vụ cho các nhà ñầu tư: Thông tin của kế toán ñược trình bày dưới dạng các báo cáo kế toán là những thông tin hết sức tổng quát, phản ánh một cách tổng hợp và toàn diện nhất về tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn, tình hình kinh doanh cũng như kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Thông tin kế toán là căn cứ quan trọng ñể tính ra các chỉ tiêu kinh tế khác nhằm ñánh giá hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả của các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ñồng thời những thông tin này còn là căn cứ quan trọng trong việc phân tích, nghiên cứu, phát triển những khả năng tiềm tàng và dự báo xu hướng phát triển tương lai của doanh nghiệp. Dựa vào thông tin do kế toán cung cấp, các nhà ñầu tư nắm ñược hiệu quả của một thời kỳ kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ ñó có các quyết ñịnh nên ñầu tư hay không và cũng biết ñược doanh nghiệp ñã sử dụng số vốn ñầu tư ñó như thế nào[10, tr15]. Thứ ba, Kế toán phục vụ quản lý giám sát của Nhà nước: Qua kiểm tra, tổng hợp các số liệu kế toán, Nhà nước nắm ñược tình hình chi phí, lợi nhuận của các ñơn vị,.
10 từ ñó ñề ra các chính sách về ñầu tư, thu thuế thích hợp cũng như hoạch ñịnh chính sách, soạn thảo luật lệ và thực hiện các chức năng kiểm soát vĩ mô.1 Chức năng của kế toán Chức năng của kế toán là cung cấp thông tin, nhất là thông tin có lợi ích về hoạt ñộng ñể các ñối tượng có nhu cầu cần thông tin kế toán có căn cứ ñề ra các quyết ñịnh kinh tế. Những thông tin của kế toán cho phép các nhà kinh tế (doanh nghiệp, nhà ñầu tư, nhà quản lý kinh tế, tài chính…) ñề ra và lựa chọn quyết ñịnh hợp lý ñể ñịnh hướng hoạt ñộng kinh tế, tài chính hoặc ñầu tư. Mặt khác, thông qua việc cung cấp thông tin, kế toán còn thực hiện chức năng giám sát, kiểm tra tình hình thu, chi, tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình thực hiện các chế ñộ, thể lệ, qui ñịnh của Nhà nước. Kế toán là một hoạt ñộng nối liền người ra quyết ñịnh với người kinh doanh, người thực hiện hoạt ñộng kinh tế (Sơ ñồ 1.)[8, tr5] Chức năng của kế toán Hoạt ñộng Quyết ñịnh kinh tế kinh tế D÷ liÖu ðo lường hoạt ñộng Xö lý th«ng tin TruyÒn ®¹t Th.tin - ðăng ký - Ph©n lo¹i - B¸o c¸o nhanh - Lập chứng từ - HÖ thèng hãa - B¸o c¸o ®Þnh k× - Tæng hîp Sơ ñồ 1.1: Chức năng của kế toán Thứ nhất, kế toán ño lường các hoạt ñộng kinh tế bằng việc ghi chép, phản ánh trung thực các dữ liệu thông tin kinh tế.
Việc ghi chép ñược tiến hành theo phương pháp riêng của kế toán, vừa tôn trọng tính khách quan và bảo ñảm tính pháp lý của thông tin. 11 Thứ hai, Quá trình xử lý dữ liệu thành những thông tin có ích, theo yêu cầu của người sử dụng, người quyết ñịnh. Qúa trình xử lý thông tin ñược tiến hành bằng phương pháp phân loại, sắp xếp, hệ thống hóa và tổng hợp các dữ liệu. Kế toán sử dụng những phương pháp riêng của mình ñể phân loại, hệ thống hóa và tổng hợp thông tin, như phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản, ghi sổ kép, sổ cái, sổ nhật ký… Thứ ba, Quá trình truyền ñạt thông tin ñã xử lý ñược cung cấp cho người sử dụng thông tin qua hệ thống thông tin cho công quản lý, ñiều hành, cho người ta quyết ñịnh.
Mục ñích quan trọng của kế toán là phân tích, và sử dụng thông tin cho hoạt ñộng kinh tế tài chính, giúp cho các nhà quản lý, các nhà kinh doanh có cái nhìn toàn diện về hoạt ñộng kinh tế, tài chính của tổ chức, ñơn vị. Ở Việt Nam, trong nhiều năm, kế toán ñược coi là công cụ quản lý và kiểm soát của Nhà nước ñối với hoạt ñộng kinh doanh ở các doanh nghiệp và hoạt ñộng sử dụng kinh phí ở các ñơn vị hành chính, sự nghiệp. Vì thế, việc ghi chép kế toán còn mang nặng tính hình thức và ñối phó.