Hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất và Dịch vụ Nguồn Việt

Khám phá cách hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Đầu tư Sản xuất và Dịch vụ Nguồn Việt để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

• Tác giả: Trần Thị Thúy Hường
• Người hướng dẫn: TS. Trần Đình Toàn
• Trường học: Đại học Thăng Long
• Chuyên ngành: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng
• Đề tài: Cải tiến hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất và Dịch vụ Nguồn Việt
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• LỜI CAM ĐOAN
• 1. PHẦN MỞ ĐẦU
• 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP
• 2.1. Khái niệm và vai trò của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp
• 2.1.1. Khái niệm mua hàng, tầm quan trọng và một số phương pháp của hoạt động mua hàng
• 2.1.2. Tầm quan trọng của mua hàng
• 2.2. Phân biệt quản lý mua hàng và quản lý chuỗi cung ứng
• 2.3. Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp
• 3. HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT VÀ DỊCH VỤ NGUỒN VIỆT
• 4. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP GIÚP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT VÀ DỊCH VỤ NGUỒN VIỆT
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về cải tiến hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất và Dịch vụ Nguồn Việt

Hoạt động mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất. Tại Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất và Dịch vụ Nguồn Việt, việc cải tiến quy trình mua hàng không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả sản xuất. Nghiên cứu này sẽ phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp nhằm tối ưu hóa quy trình mua hàng, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty.

1.1. Khái niệm và vai trò của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp

Hoạt động mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức và kiểm soát việc thu mua hàng hóa nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất. Nó không chỉ ảnh hưởng đến chi phí mà còn quyết định đến chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng.

1.2. Tầm quan trọng của việc cải tiến quy trình mua hàng

Cải tiến quy trình mua hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng cường khả năng cạnh tranh. Việc này cũng giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc ứng phó với biến động của thị trường.

II. Vấn đề và thách thức trong hoạt động mua hàng tại Công ty Nguồn Việt

Mặc dù Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất và Dịch vụ Nguồn Việt đã có những bước tiến trong hoạt động mua hàng, nhưng vẫn còn nhiều vấn đề cần khắc phục. Các thách thức như quản lý chuỗi cung ứng, chi phí mua hàng cao và chất lượng nhà cung cấp chưa ổn định đang ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động.

2.1. Các vấn đề chính trong quy trình mua hàng

Quy trình mua hàng hiện tại còn thiếu tính đồng bộ và hiệu quả. Việc lựa chọn nhà cung cấp chưa được thực hiện một cách bài bản, dẫn đến tình trạng hàng hóa không đảm bảo chất lượng.

2.2. Thách thức trong quản lý chuỗi cung ứng

Quản lý chuỗi cung ứng tại công ty gặp khó khăn do sự biến động của thị trường và sự cạnh tranh ngày càng gay gắt. Điều này đòi hỏi công ty phải có những chiến lược linh hoạt hơn trong việc quản lý nguồn cung.

III. Phương pháp cải tiến quy trình mua hàng hiệu quả tại Công ty Nguồn Việt

Để cải tiến hoạt động mua hàng, Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất và Dịch vụ Nguồn Việt cần áp dụng các phương pháp hiện đại và hiệu quả. Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý mua hàng sẽ giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu chi phí.

3.1. Ứng dụng công nghệ trong quản lý mua hàng

Công nghệ thông tin có thể giúp công ty theo dõi và quản lý quy trình mua hàng một cách hiệu quả hơn. Việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường tính chính xác trong các quyết định mua hàng.

3.2. Tăng cường đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Công ty cần xây dựng tiêu chí đánh giá nhà cung cấp rõ ràng và minh bạch. Việc này không chỉ giúp chọn được nhà cung cấp uy tín mà còn đảm bảo chất lượng hàng hóa đầu vào.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại Công ty Nguồn Việt

Nghiên cứu thực trạng hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất và Dịch vụ Nguồn Việt cho thấy nhiều điểm cần cải thiện. Việc áp dụng các giải pháp cải tiến sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm chi phí mua hàng.

4.1. Kết quả từ việc cải tiến quy trình mua hàng

Sau khi áp dụng các giải pháp cải tiến, công ty đã ghi nhận sự giảm thiểu đáng kể trong chi phí mua hàng và nâng cao chất lượng sản phẩm. Điều này đã góp phần tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

4.2. Phân tích dữ liệu mua hàng và hiệu quả kinh doanh

Phân tích dữ liệu mua hàng cho thấy mối liên hệ chặt chẽ giữa quy trình mua hàng và hiệu quả kinh doanh. Việc tối ưu hóa quy trình mua hàng đã giúp công ty tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận.

V. Kết luận và hướng phát triển tương lai cho hoạt động mua hàng

Hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất và Dịch vụ Nguồn Việt cần tiếp tục được cải tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Việc áp dụng các công nghệ mới và cải tiến quy trình sẽ giúp công ty duy trì vị thế cạnh tranh.

5.1. Định hướng phát triển hoạt động mua hàng

Công ty cần xây dựng một chiến lược dài hạn cho hoạt động mua hàng, tập trung vào việc nâng cao chất lượng và giảm chi phí. Điều này sẽ giúp công ty phát triển bền vững trong tương lai.

5.2. Tầm quan trọng của việc liên tục cải tiến

Việc liên tục cải tiến quy trình mua hàng không chỉ giúp công ty nâng cao hiệu quả mà còn tạo ra giá trị bền vững cho doanh nghiệp. Công ty cần thường xuyên đánh giá và điều chỉnh quy trình để phù hợp với sự thay đổi của thị trường.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, hoạt động thương mại hàng hóa tại Việt Nam không ngừng mở rộng cả về quy mô lẫn cơ cấu thị trường. Sự thâm nhập của hàng hóa quốc tế và sự gia tăng số lượng các đơn vị kinh doanh nội địa đã đẩy áp lực cạnh tranh trên thị trường thương mại lên mức cao. Đặc biệt, từ giai đoạn đầu năm 2020, trước những biến động bất lợi của nền kinh tế do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, các doanh nghiệp buộc phải cơ cấu lại chi tiêu, siết chặt quản lý chi phí hoạt động và tối ưu hóa việc sử dụng dòng vốn nhằm duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.

Đối với một đơn vị thương mại, hoạt động mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho toàn bộ quá trình lưu chuyển hàng hóa, đại diện cho quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa. Việc kiểm soát chặt chẽ quy trình mua hàng giữ vai trò quyết định trong việc giảm thiểu thất thoát, hạn chế chi phí phát sinh, đảm bảo chất lượng nguồn hàng và duy trì sự ổn định của chuỗi cung ứng sản phẩm tới tay khách hàng.

Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất và Dịch vụ Nguồn Việt là doanh nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng túi vải, áo đồng phục sự kiện và các sản phẩm quà tặng doanh nghiệp. Trong quá trình vận hành, công tác quản trị mua hàng của công ty bộc lộ nhiều điểm hạn chế như danh mục nhà cung cấp còn hẹp, quy trình lựa chọn đối tác còn mang tính cảm tính, công tác đàm phán chi phí vận chuyển chưa đạt hiệu quả và khâu kiểm soát chất lượng hàng nhập khẩu/gia công còn phát sinh sai sót dẫn đến hàng hóa tồn kho. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, tác giả Trần Thị Thúy Hường đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài: "Hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất và Dịch vụ Nguồn Việt".

Văn bản xác định 4 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể gắn với các mục tiêu:

1. Xây dựng cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp, bao gồm việc tổng hợp các khái niệm, vai trò, nguyên tắc và nội dung các bước tác nghiệp trong quy trình mua hàng.
2. Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất và Dịch vụ Nguồn Việt, bao gồm quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức bộ máy và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh.
3. Phân tích thực trạng hoạt động mua hàng tại công ty dựa trên số liệu thực tế giai đoạn 2020 - 2021, từ đó đánh giá ưu điểm, nhược điểm và chỉ ra nguyên nhân của các hạn chế tồn đọng.
4. Đề xuất hệ thống các giải pháp mang tính khả thi nhằm phát huy điểm mạnh, khắc phục điểm yếu để hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất và Dịch vụ Nguồn Việt trong giai đoạn tiếp theo.

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất và Dịch vụ Nguồn Việt. Phạm vi nghiên cứu về mặt không gian tập trung tại trụ sở và các phòng ban chức năng của công ty tại thành phố Hà Nội. Phạm vi nghiên cứu về mặt thời gian sử dụng chuỗi số liệu tài chính, tình hình nhập xuất hàng hóa và thực tiễn hoạt động mua hàng trong hai năm 2020 và 2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các tài liệu chuyên ngành về quản lý thu mua và quản trị chuỗi cung ứng. Về mặt khái niệm, tác giả tiếp cận hoạt động mua hàng theo hai góc độ:

• Tiếp cận quá trình: Hoạt động mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động thu mua nhằm đáp ứng nhu cầu vật tư của doanh nghiệp.
• Tiếp cận tác nghiệp: Mua hàng là việc thực hiện các bước công việc cụ thể bao gồm xác định nhu cầu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, theo dõi kiểm tra giao nhận và đánh giá kết quả.

Tác giả áp dụng nguyên tắc "Năm quyền" (5 Rights) được giảng dạy tại Bộ môn Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng - Trường Đại học Thăng Long: mua đúng chất lượng, đủ số lượng, đúng thời điểm, đúng giá và đúng nguồn gốc. Đồng thời, văn bản phân biệt rõ giữa quản trị mua hàng (Purchasing Management - một chức năng cụ thể trong tổ chức) và quản trị chuỗi cung ứng (Supply Chain Management - khái niệm mang tính chiến lược rộng hơn). Trong phần phân tích quy mô mua hàng theo lô lớn, văn bản viện dẫn mô hình lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) nhằm tối ưu hóa tổng chi phí tồn kho ($TC$) dựa trên sự cân bằng giữa chi phí đặt hàng ($S$) và chi phí lưu kho ($H$):

$$Q^* = \sqrt{\frac{2DS}{H}}$$

$$TC = H \times \frac{Q^}{2} + D \times \frac{S}{Q^}$$

Khung lý thuyết của đề tài cũng phân loại chi tiết các phương pháp mua hàng (theo nhu cầu sản xuất, theo lô lớn, tập trung, ủy thác, liên kết phân tán); phân loại theo thời hạn tín dụng (thanh toán ngay, trả chậm có thời hạn, thanh toán trước); và làm rõ 3 quy tắc cơ bản trong thu mua: mua từ nhiều nhà cung cấp ("không bỏ hết trứng vào một giỏ"), luôn giữ thế chủ động và đảm bảo sự hài hòa lợi ích giữa doanh nghiệp với đối tác.

Về phương pháp nghiên cứu, tác giả sử dụng phối hợp các phương pháp cụ thể:

• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Trích xuất các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, bảng kê hàng tồn kho và danh mục nhà cung cấp giai đoạn 2020 - 2021 từ Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Mua hàng và Phòng Hành chính - Nhân sự của công ty.
• Phương pháp phân tích, tổng hợp và thống kê so sánh: So sánh số liệu tuyệt đối và số liệu tương đối giữa các năm 2020 và 2021 để đánh giá mức độ biến động về doanh thu, giá vốn, chi phí quản lý và giá trị hàng hóa thu mua.
• Phương pháp nghiên cứu thị trường: Tổng hợp các báo cáo xu hướng người tiêu dùng đối với bao bì xanh từ Vietnam Report và đối sánh năng lực với các đối thủ cạnh tranh trên địa bàn Hà Nội.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp

Chương này trình bày toàn diện khung lý luận về hoạt động thu mua trong doanh nghiệp thương mại và doanh nghiệp sản xuất. Tác giả nhấn mạnh mua hàng là khâu mở đầu thúc đẩy lưu chuyển hàng hóa, tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán và tạo ra lợi nhuận. Chương 1 phân tích các căn cứ xác định quy mô mua hàng, làm rõ ưu và nhược điểm của hình thức mua hàng theo nhu cầu (giảm chi phí lưu kho nhưng chịu áp lực thời gian và chi phí đơn vị cao) so với mua theo lô lớn (tận dụng chiết khấu nhưng tốn kém chi phí lưu kho và đọng vốn).

Nội dung quy trình mua hàng chuẩn được hệ thống hóa thành 5 giai đoạn kế tiếp nhau: xác định nhu cầu mua hàng; tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp; thương lượng và ký kết hợp đồng đặt hàng; theo dõi, kiểm tra giao nhận hàng hóa; và đánh giá kết quả mua hàng. Cuối chương, tác giả phân loại các nhân tố ảnh hưởng tới hiệu quả thu mua thành nhân tố bên trong (chiến lược kinh doanh, tiềm lực vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ nhân sự mua hàng, năng lực quản trị, uy tín doanh nghiệp) và nhân tố bên ngoài (năng lực nhà cung cấp, động thái của đối thủ cạnh tranh và sự quản lý của cơ quan nhà nước thông qua chính sách thuế, pháp luật thương mại).

Chương 2: Hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất và Dịch vụ Nguồn Việt

Chương 2 tập trung phân tích thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình mua hàng tại doanh nghiệp nghiên cứu. Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất và Dịch vụ Nguồn Việt được thành lập ngày 26/08/2014, có trụ sở chính tại số 37A, ngõ 167, phố Trương Định, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội, do ông Lê Văn Tú làm Giám đốc. Từ quy mô ban đầu gồm 6 nhân viên chuyên làm quà tặng, đến giai đoạn nghiên cứu công ty có 12 nhân sự, hoạt động theo mô hình công ty thương mại tập trung vào ba nhóm mặt hàng chính: túi vải (vải đay, vải bố canvas, túi balo dây rút thân thiện với môi trường), áo phông (Polo, T-shirt) và các vật phẩm quà tặng marketing.

Cơ cấu quản lý của công ty tinh gọn, gồm Giám đốc chỉ đạo trực tiếp 4 bộ phận: Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Mua hàng và Phòng Kinh doanh. Do tác động tiêu cực của đại dịch Covid-19 và các đợt giãn cách xã hội kéo dài, kết quả kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2020 - 2021 suy giảm rõ rệt.

Chỉ tiêu tài chính	Năm 2020 (VNĐ)	Năm 2021 (VNĐ)	Chênh lệch (+/- VNĐ)	Tỷ lệ (%)
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ	1.241.919.095	919.824.000	-322.095.095	-25,94
Doanh thu thuần	1.241.919.095	919.824.000	-322.095.095	-25,94
Giá vốn hàng bán	994.402.851	683.000.000	-311.402.851	-31,30
Lợi nhuận gộp	247.516.244	236.824.000	-10.692.244	-4,30
Doanh thu hoạt động tài chính	96.606.000	54.733.000	-41.873.000	-43,34
Chi phí quản lý kinh doanh	268.147.088	261.088.000	-7.059.088	-2,66
Chi phí khác	213.000	520.758	+307.758	+144,61
Lợi nhuận sau thuế TNDN	-25.029.000	-22.787.000	+2.242.000	-17,23

Sự suy giảm doanh thu đã trực tiếp làm sụt giảm quy mô mua hàng của công ty. Tổng giá trị hàng hóa mua vào giảm từ 922.454.727 đồng năm 2020 xuống còn 709.727.000 đồng năm 2021 (giảm 23,08%). Mặt hàng chiếm tỷ trọng chi phí mua sắm lớn nhất là túi vải, đạt 565.000.000 đồng năm 2021 (giảm 23,75% so với mức 740.000.000 đồng của năm 2020). Nhiều mặt hàng quà tặng phụ trợ bị cắt giảm hoàn toàn hoặc giảm mạnh như biển chức danh (giảm 100%), bật lửa điện (giảm 100%), USB RMU 610 in logo (giảm 98,31%).

Về quy trình tác nghiệp thực tế, hoạt động mua hàng tại Nguồn Việt được thực hiện qua 7 bước:

1. Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ Phòng Kinh doanh và gửi thư hỏi báo giá cho nhà cung cấp.
2. Lập phiếu đặt hàng dựa trên báo giá và gửi hồ sơ thanh toán cho kế toán kiểm tra.
3. Theo dõi tiến độ giao hàng và đôn đốc các đối tác.
4. Lập phiếu nhập kho khi hàng đến địa điểm giao nhận.
5. Kiểm tra chất lượng (QC), đối chiếu quy cách, số lượng thực tế và ghi nhận nhập kho.
6. Thanh toán tiền hàng qua phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi và đối chiếu công nợ.
7. Lưu trữ chứng từ mua hàng và tổng hợp báo cáo phân tích giá.

Phân tích thực trạng cho thấy công ty đang đối mặt với nhiều bất cập lớn:

• Danh mục đối tác quá hạn chế, chủ yếu phụ thuộc vào 6 nhà cung cấp truyền thống (Công ty CP Bảo hộ lao động DHA Việt Nam, Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Việt Đạt, Công ty TNHH Trung Nguyên, Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Phan Gia, Công ty TNHH ĐT SX và DV TM Anh Quân, Công ty TNHH SX và TM Phước Tường). Việc phụ thuộc này khiến công ty bị động khi nhà cung cấp biến động giá hoặc chậm tiến độ.
• Công ty chịu sức ép cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp cùng ngành tại Hà Nội, đặc biệt là Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Đầu tư Sản xuất Hà Nội (quy mô 25 lao động, sở hữu xưởng sản xuất trực tiếp và xuất khẩu) và Công ty CP Đầu tư và Sản xuất CANAVI (quy mô 15 lao động).
• Công tác dự báo và kiểm soát chất lượng còn lỏng lẻo. Số liệu tổng hợp xuất nhập tồn năm 2021 ghi nhận lượng hàng tồn kho phát sinh ngoài kế hoạch gồm 1.940 cây bút bi và 556 chiếc túi vải bố. Nguyên nhân trực tiếp là do nhà cung cấp gia công may sai kích thước và in sai nội dung maket, khiến khách hàng từ chối nhận hàng và buộc công ty phải lưu kho xử lý.

Chương 3: Đề xuất giải pháp giúp hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất và Dịch vụ Nguồn Việt

Dựa trên các hạn chế được bóc tách ở Chương 2, Chương 3 đưa ra các nhận xét đánh giá tổng hợp về ưu - nhược điểm và xây dựng hệ thống 5 nhóm giải pháp hoàn thiện:

• Cải tiến hệ thống các nhà cung cấp: Khắc phục việc lựa chọn nhà cung cấp theo cảm tính bằng cách áp dụng quy trình đánh giá và lựa chọn chuẩn hóa (Supplier Evaluation and Selection Process). Xây dựng bảng tiêu chí định lượng có gắn trọng số chi tiết cho 6 yếu tố: chất lượng sản phẩm, giá bán, thời hạn giao hàng, điều kiện và thời hạn thanh toán, uy tín thương hiệu và dịch vụ hậu mãi. Chủ động tìm kiếm và mở rộng mạng lưới các xưởng may gia công mới tại khu vực Hà Nội để giảm thiểu rủi ro gián đoạn nguồn cung.
• Nâng cao chất lượng công tác thương lượng và đặt hàng: Chuẩn bị kỹ lưỡng các phương án đàm phán dự phòng trước khi ký hợp đồng kinh tế. Khắc phục tình trạng phát sinh chi phí vận chuyển cao đối với các đơn hàng linh kiện nhỏ lẻ (bút bi, bật lửa, huy hiệu) bằng cách thương lượng điều khoản miễn phí giao hàng hoặc gom đơn định kỳ để giảm chi phí logistics. Nhân viên mua hàng cần chủ động đề nghị cung cấp mẫu thử miễn phí khi tiếp cận nhà cung cấp mới.
• Công tác kiểm tra và theo dõi giao nhận hàng hóa: Thiết lập cơ chế kiểm soát chất lượng (QC) chặt chẽ ngay từ khâu sản xuất mẫu đến khi nhận hàng thực tế tại kho. Giám sát nghiêm ngặt quy cách may, màu sắc mực in và kích thước thành phẩm nhằm chấm dứt triệt để lỗi in sai hoặc sai thông số kỹ thuật như năm 2021.
• Cải tiến nhân sự thực hiện quá trình mua hàng: Nâng cao năng lực chuyên môn của đội ngũ mua hàng thông qua đào tạo kỹ năng đàm phán thương mại, am hiểu kiến thức kỹ thuật ngành dệt may - bao bì và nắm vững các quy định pháp lý về hợp đồng kinh tế.
• Công tác đánh giá kết quả thực hiện: Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị mua hàng định kỳ nhằm theo dõi biến động giá nguyên vật liệu, tỷ trọng doanh số mua theo từng nhà cung cấp và đánh giá mức độ hoàn thành cam kết giao hàng của đối tác.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trần Thị Thúy Hường đạt được các kết quả cụ thể:

• Khái quát hóa bức tranh tài chính và hoạt động chuỗi cung ứng thực tế của một doanh nghiệp thương mại may mặc quy mô nhỏ trong giai đoạn chịu khủng hoảng kép từ dịch Covid-19 (doanh thu giảm 25,94%, quy mô mua sắm giảm 23,08%, kinh doanh thua lỗ liên tiếp năm 2020 và 2021).
• Trích xuất và hệ thống hóa đầy đủ dữ liệu thực trạng mua hàng theo 7 bước tác nghiệp, chỉ rõ điểm nghẽn gây thất thoát tài chính qua việc tồn đọng 556 chiếc túi vải bố và 1.940 chiếc bút bi do lỗi kiểm soát kỹ thuật với nhà cung ứng.
• Làm rõ cấu trúc cạnh tranh của thị trường bao bì vải tại Hà Nội thông qua bảng so sánh đối đầu trực diện giữa Nguồn Việt với hai đối thủ CANAVI và Hanoipie.
• Đề xuất hệ thống 5 giải pháp đồng bộ từ khâu tiền kiểm (chọn nhà cung cấp), thực hiện (đàm phán, đặt hàng, kiểm tra QC) đến hậu kiểm (đánh giá nhà cung cấp định kỳ), phù hợp với điều kiện vận hành của một bộ máy gồm 12 nhân sự.

Về mặt đóng góp, văn bản phản ánh trung thực bài toán tác nghiệp thu mua tại một công ty thương mại thuần túy (không trực tiếp sản xuất mà phụ thuộc hoàn toàn vào xưởng gia công vệ tinh). Đề tài đóng góp góc nhìn thực tế về tầm quan trọng của việc lượng hóa tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp thay cho thói quen giao dịch truyền thống dựa trên sự quen biết.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số giới hạn nghiên cứu được xác định từ phạm vi và dữ liệu của văn bản:

• Dữ liệu khảo sát chỉ giới hạn trong hai năm 2020 và 2021 – giai đoạn có những biến động bất thường về giãn cách xã hội và đứt gãy chuỗi cung ứng do đại dịch Covid-19, do đó một số chỉ số tài chính và biến động mua hàng chưa phản ánh trọn vẹn quy luật vận hành trong điều kiện thị trường bình thường.
• Nghiên cứu trường hợp điển hình (Case study) gói gọn tại một doanh nghiệp thương mại có quy mô 12 nhân viên, chưa có sự đối chiếu định lượng mở rộng với các doanh nghiệp thương mại cùng ngành khác.
• Các giải pháp đề xuất mới dừng lại ở mức độ xây dựng quy trình và kiến nghị quản trị nội bộ, chưa được triển khai áp dụng thực tế để kiểm chứng hiệu quả cắt giảm chi phí và mức độ cải thiện biên lợi nhuận.

Hướng nghiên cứu mở rộng tiếp theo từ đề tài có thể tập trung vào việc:

• Thu thập chuỗi số liệu sau đại dịch (giai đoạn phục hồi kinh tế) để đánh giá sự dịch chuyển trong chuỗi cung ứng bao bì túi vải.
• Ứng dụng các phần mềm chuyên biệt về quản trị mua hàng và quản trị quan hệ nhà cung cấp (SRM) nhằm tự động hóa quy trình tác nghiệp.
• Mở rộng phân tích sang chuỗi cung ứng xanh đối với mặt hàng túi vải sinh thái hướng đến thị trường xuất khẩu.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên các chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Quản trị kinh doanh và Thương mại quốc tế khi thực hiện các đề tài tốt nghiệp liên quan đến hoạt động mua hàng và quản trị nhà cung ứng. Tài liệu đặc biệt hữu ích cho các nhà quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) đang vận hành mô hình kinh doanh thương mại thuần túy, cung cấp góc nhìn thực tiễn về phương pháp kiểm soát rủi ro tồn kho, kỹ thuật phân tích ma trận đối thủ cạnh tranh cục bộ và quy trình xây dựng bảng tiêu chí định lượng để đánh giá đối tác cung ứng.

Câu hỏi thường gặp

1. Tình hình tài chính và quy mô mua hàng của Công ty Nguồn Việt biến động ra sao trong giai đoạn 2020 - 2021?
Doanh thu thuần của công ty giảm 25,94% (từ 1.241.919.095 đồng năm 2020 xuống 919.824.000 đồng năm 2021). Giá trị mua hàng giảm 23,08% (từ 922.454.727 đồng xuống 709.727.000 đồng). Hoạt động kinh doanh của công ty đều ghi nhận lỗ sau thuế trong cả hai năm: năm 2020 lỗ 25.029.000 đồng và năm 2021 lỗ 22.787.000 đồng.

2. Nguyên nhân nào dẫn đến tình trạng tồn kho ngoài kế hoạch 556 chiếc túi vải bố và 1.940 chiếc bút bi trong năm 2021?
Nguyên nhân trực tiếp xuất phát từ sự lỏng lẻo trong khâu kiểm soát kỹ thuật đối với nhà cung cấp. Xưởng gia công may sai kích thước túi vải và in sai nội dung maket trên bút bi so với đơn đặt hàng đã ký kết, khiến khách hàng từ chối nhận hàng và công ty buộc phải lưu kho, làm ứ đọng vốn lưu động.

3. Danh mục nhà cung cấp của Công ty Nguồn Việt trong giai đoạn nghiên cứu bộc lộ điểm yếu gì?
Công ty phụ thuộc vào số lượng nhà cung cấp rất hạn chế (chỉ có 6 nhà cung cấp chính), trong đó việc đánh giá đối tác hoàn toàn mang tính cảm tính, chưa có thang đo tính điểm định lượng và chưa quan tâm đúng mức đến tiêu chí thời hạn thanh toán để tận dụng nguồn vốn tín dụng thương mại.

4. Quy trình mua hàng thực tế tại Công ty Nguồn Việt gồm những bước nào?
Quy trình gồm 7 bước: Tiếp nhận yêu cầu mua hàng và hỏi báo giá; Lập phiếu đặt hàng; Theo dõi tiến độ mua hàng; Lập phiếu nhập kho; Kiểm tra chất lượng (QC) và nhập kho; Thanh toán; Kết thúc và lưu trữ chứng từ hồ sơ.

5. Các nhóm giải pháp chính được tác giả đề xuất để hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty là gì?
Tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp: Cải tiến hệ thống nhà cung cấp bằng quy trình chọn lọc có trọng số; Nâng cao chất lượng đàm phán đơn hàng và chi phí vận chuyển; Thắt chặt công tác kiểm tra QC giao nhận hàng hóa; Đào tạo nâng cao kỹ năng nhân sự mua hàng; và Thiết lập công tác đánh giá kết quả thực hiện mua hàng định kỳ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trần Thị Thúy Hường đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác thu mua tại Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất và Dịch vụ Nguồn Việt trong giai đoạn khủng hoảng 2020 - 2021. Bằng việc kết hợp giữa lý thuyết quản trị mua hàng hiện đại và dữ liệu tác nghiệp thực tế, đề tài đã chỉ rõ những nguyên nhân cốt lõi gây suy giảm hiệu quả thu mua và đọng vốn tồn kho tại doanh nghiệp. Hệ thống 5 nhóm giải pháp được đề xuất mang tính ứng dụng cao, cung cấp cơ sở thực tiễn giúp công ty tái cấu trúc mạng lưới nhà cung ứng, hoàn thiện quy trình kiểm soát chất lượng và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường bao bì quà tặng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1, Quản lý mua hàng, Bộ môn Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Đại học Thăng Long) 1. Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp Hoạt động mua hàng là mô tả quy trình lập kế hoạch mua nguyên vật liệu qua phê duyệt đến quá trình nhập kho và quản lý công nợ phải trả đối với nhà cung cấp. Công ty có hoạt trình mua hàng tốt sẽ giúp công ty hoạt động sản xuất kinh doanh trơn tru và hiệu quả. Cụ thể quy trình mua hàng của một công ty tốt sẽ có được nguồn hàng 6 đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi.

Từ đó việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn. Mỗi doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau sẽ có hoạt động mua hàng khác nhau, nhưng về cơ bản quy trình mua hàng của các công ty thường theo các bước theo sơ đồ mua hàng. Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp (Nguồn: https: //voer. Căn cứ và quy mô mua hàng Thu mua hàng theo nhu cầu tình hình sản xuất: Là hình thức thu mua hàng trong doanh nghiệp trước khi xác định nhu cầu thu mua hàng cần phải đảm bảo thông tin chính xác trong báo cáo hàng tồn kho (độ chính xác 99%) thì mới có thể hoạch định chính xác lượng vật liệu cần cung ứng.

Phương pháp này có ưu điểm sau: Cơ sở để xác định nhu cầu thu mua hàng đơn giản. Nhu cầu thu mua hàng được xác định xuất phát từ kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp hay của các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp, lượng tồn kho được giảm thiểu ở mức thấp nhất. Vì vậy, sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm được chi phí bảo quản, lưu giữ hàng hoá và các chi phí khác. Hoạt động thu mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp tránh được những rủi ro do biến động về giá, tình hình cung cầu vật tư,., thì sẽ giảm thiểu những thiệt hại khách quan gây ra.

Bên cạnh đó thu mua hàng theo nhu cầu còn có nhược điểm sau: Thư viện ĐH Thăng Long 7 Vì thu mua hàng theo nhu cầu nên hoạt động thu mua hàng sẽ chịu áp lực rất lớn từ sản xuất, thời gian cung ứng, chủng loại hàng…., và chi phí thu mua hàng thương cao, doanh nghiệp không được hưởng các ưu đãi, chiết khấu khi mua hàng. Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hưởng các ưu đãi mà người bán hàng dành cho. Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trường khi trên thị trường có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ không thể thu được lợi nhuận “siêu ngạch”. Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thường nên nếu việc nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có nguy cơ thiếu hàng.

Thu mua hàng theo lô lớn: Thu mua hàng theo lô lớn là lượng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu cần thực tế của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Bởi vậy, biết rằng tổng chi phí cho việc nhập hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng. Nếu gọi các thông số: Q: Sản lượng hàng/01 đơn hàng Q*: Sản lượng hàng tối ưu/01đơn hàng D: Nhu cầu hàng năm S: Chi phí đặt hàng H: Chi phí tồn trữ/01 đơn vị/01 năm d: Nhu cầu ngày L: Thời gian vận chuyển đơn hàng (Lead time). TC: Chi phí tồn kho 2𝐷𝑆 𝑄∗ = √ 𝐻 Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có: TC=HxQ*/2+D x S/Q* Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí thu mua, bảo quản là thấp nhất.

Từ đó có thể thấy mua theo lô có những ưu điểm sau: Chi phí thu mua hàngcó thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được những ưu đãi của các nhà cung cấp. 8 Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng. Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là: Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp Chi phí bảo quản, bảo hiểm, rủi ro khác liên quan đến hàng hoá lớn. Căn cứ vào tình trạng thu mua Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng.

Phương pháp thu mua này có ưu điểm là tiết kiệm được chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán được vì không phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng. Mua theo ủy thác: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự lo vốn và nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của phương pháp này là nắm chắc được nhu cầu, thị trường mua và bán gắn liền nhau. Nhược điểm là số lượng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng.

Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Các doanh nghiệp cùng liên kết với nhau cùng thu mua chung một loại hàng hóa, sau đó phân phối lại theo nhu cầu mà các bên đã thỏa thuận. Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên mua đư­ợc giá thấp, tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhưng cũng có nhược điểm là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn chậm. Căn cứ vào thời hạn tín dụng Mua thanh toán ngay: Theo phương thức này thì khi bên bán giao hàng đã nghiệm thu đạt thì doanh nghiệp phải làm thủ tục thanh toán cho bên bán.

Thu mua hàngthanh toán có thời hạn: Sau khi bên bán giao hàng đã nghiệm thu đạt thì hạn thanh toán sẽ được tính kể từ ngày nhận hàng đạt tương ứng với thời gian thỏa thuận thanh toán của hai bên. Thu mua hàng trả thanh toán trước: Sau khi ký hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung cấp thì doanh nghiệp phải trả cọc một khoản tiền, có thể là một phần giá trị lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng, đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua. Căn cứ theo nguồn hàng Thu mua hàng sản xuất trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó được sản xuất trong nước.

Thư viện ĐH Thăng Long 9 Mua hàng nước ngoài có đại lý phân phối trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó được sản xuất từ nước ngoài và được phân phối thông qua đại lý tại quốc gia đó. Cùng với cách thức phân loại như trên còn có nhiều cách phân loại khác: phân theo mua hợp đồng, mua trực tiếp hay gián tiếp, mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, hay mua lẻ. Mỗi phương pháp trên đều có những ưu và nhược điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết định nên theo phương thức nào là thuận tiện và tốt nhất.

Nguyên tắc và nội dung hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp 1. Các quy tắc đảm bảo thu mua hàng có hiệu quả Trên thị trường độc quyền, chỉ có một người bán hàng, nhưng có rất nhiều người mua loại hàng đó. Do vậy, người bán tự quyết định giá cả và lượng hàng hóa bán, người mua không có quyền lựa chọn. Ngược lại, trên thị trường cạnh tranh, có nhiều người cùng mua, bán một loại hàng điện tử, những người bán cạnh tranh với nhau và những người mua cạnh tranh với những người bán, không ai có đủ khối lượng cần thiết để chi phối thị trường.

Để bảo đảm đạt những yêu cầu đã đặt ra cho hoạt động mua và bảo đảm hiệu quả kinh doanh, các doanh nghiệp công nghiệp phải tìm và lựa chọn người bán (nhà cung cấp) thích ứng cho doanh nghiệp.  Quy tắc thu mua hàng của nhiều nhà cung cấp Doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một số lượng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán được rủi ro từ phía nhà cung cấp. Nếu như doanh nghiệp chỉ thu mua hàngcủa một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì rủi ro xảy ra doanh nghiệp rất cao và rất khó khắc phục do nguyên nhân khách quan của nhà cung cấp: nhân viên đình công, thiếu nguồn nguyên vật liệu, thiên tai, gặp sự cố trong quá trình vận chuyển hoặc sự bất tín của nhà cung cấp… thì chính doanh nghiệp mua hàng sẽ bị ảnh hưởng.

Đây được hiểu là nguyên tắc thu mua “không bỏ tiền vào một túi”. Bên cạnh đó, việc lựa chọn mua hàng từ nhiều nhà cung cấp sẽ tạo nên sự cạnh tranh giữa họ. Khi đó, các nhà cung cấp có thể đưa ra những ưu đãi hấp dẫn về mức giá, thời gian giao nhận hàng hóa hoặc thanh toán… để tạo lợi thế nhằm thu hút người mua. Ngược lại, khi chỉ có một nhà cung cấp độc quyền thì họ sẽ ép giá và áp đặt điều kiện mua hàng cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững và hỗ trợ, tin tưởng lẫn nhau. 10 Khi đó, doanh nghiệp có thể nhận được nhiều ưu đãi hơn, thậm chí nhà cung cấp chính có thể hỗ trợ doanh nghiệp khi khó khăn: ưu tiên mua hàng khi hàng hóa khan hiếm, kéo dài thời gian trả tiền hàng… Đổi lại, doanh nghiệp cũng cần hỗ trợ khi nhà cung cấp gặp khó khăn. Đây là một nguyên tắc thu mua quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý.  Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp Đối với nguyên tắc thu mua này, việc thu mua có thể được ví như một bài toán khó với nhiều điều kiện ràng buộc khác nhau.

Trong quá trình đàm phán mua hàng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, chắc chắn sẽ phát sinh những điều kiện không thể nhân nhượng và những điều kiện có thể nhân nhượng.