Chương 1, Quản lý mua hàng, Bộ môn Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Đại học Thăng Long) 1. Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp Hoạt động mua hàng là mô tả quy trình lập kế hoạch mua nguyên vật liệu qua phê duyệt đến quá trình nhập kho và quản lý công nợ phải trả đối với nhà cung cấp. Công ty có hoạt trình mua hàng tốt sẽ giúp công ty hoạt động sản xuất kinh doanh trơn tru và hiệu quả. Cụ thể quy trình mua hàng của một công ty tốt sẽ có được nguồn hàng 6 đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi.
Từ đó việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn. Mỗi doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau sẽ có hoạt động mua hàng khác nhau, nhưng về cơ bản quy trình mua hàng của các công ty thường theo các bước theo sơ đồ mua hàng. Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp (Nguồn: https: //voer. Căn cứ và quy mô mua hàng Thu mua hàng theo nhu cầu tình hình sản xuất: Là hình thức thu mua hàng trong doanh nghiệp trước khi xác định nhu cầu thu mua hàng cần phải đảm bảo thông tin chính xác trong báo cáo hàng tồn kho (độ chính xác 99%) thì mới có thể hoạch định chính xác lượng vật liệu cần cung ứng.
Phương pháp này có ưu điểm sau: Cơ sở để xác định nhu cầu thu mua hàng đơn giản. Nhu cầu thu mua hàng được xác định xuất phát từ kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp hay của các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp, lượng tồn kho được giảm thiểu ở mức thấp nhất. Vì vậy, sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm được chi phí bảo quản, lưu giữ hàng hoá và các chi phí khác. Hoạt động thu mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp tránh được những rủi ro do biến động về giá, tình hình cung cầu vật tư,., thì sẽ giảm thiểu những thiệt hại khách quan gây ra.
Bên cạnh đó thu mua hàng theo nhu cầu còn có nhược điểm sau: Thư viện ĐH Thăng Long 7 Vì thu mua hàng theo nhu cầu nên hoạt động thu mua hàng sẽ chịu áp lực rất lớn từ sản xuất, thời gian cung ứng, chủng loại hàng…., và chi phí thu mua hàng thương cao, doanh nghiệp không được hưởng các ưu đãi, chiết khấu khi mua hàng. Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hưởng các ưu đãi mà người bán hàng dành cho. Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trường khi trên thị trường có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ không thể thu được lợi nhuận “siêu ngạch”. Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thường nên nếu việc nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có nguy cơ thiếu hàng.
Thu mua hàng theo lô lớn: Thu mua hàng theo lô lớn là lượng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu cần thực tế của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Bởi vậy, biết rằng tổng chi phí cho việc nhập hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng. Nếu gọi các thông số: Q: Sản lượng hàng/01 đơn hàng Q*: Sản lượng hàng tối ưu/01đơn hàng D: Nhu cầu hàng năm S: Chi phí đặt hàng H: Chi phí tồn trữ/01 đơn vị/01 năm d: Nhu cầu ngày L: Thời gian vận chuyển đơn hàng (Lead time). TC: Chi phí tồn kho 2𝐷𝑆 𝑄∗ = √ 𝐻 Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có: TC=HxQ*/2+D x S/Q* Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí thu mua, bảo quản là thấp nhất.
Từ đó có thể thấy mua theo lô có những ưu điểm sau: Chi phí thu mua hàngcó thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được những ưu đãi của các nhà cung cấp. 8 Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng. Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là: Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp Chi phí bảo quản, bảo hiểm, rủi ro khác liên quan đến hàng hoá lớn. Căn cứ vào tình trạng thu mua Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng.
Phương pháp thu mua này có ưu điểm là tiết kiệm được chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán được vì không phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng. Mua theo ủy thác: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự lo vốn và nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của phương pháp này là nắm chắc được nhu cầu, thị trường mua và bán gắn liền nhau. Nhược điểm là số lượng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng.
Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Các doanh nghiệp cùng liên kết với nhau cùng thu mua chung một loại hàng hóa, sau đó phân phối lại theo nhu cầu mà các bên đã thỏa thuận. Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên mua được giá thấp, tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhưng cũng có nhược điểm là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn chậm. Căn cứ vào thời hạn tín dụng Mua thanh toán ngay: Theo phương thức này thì khi bên bán giao hàng đã nghiệm thu đạt thì doanh nghiệp phải làm thủ tục thanh toán cho bên bán.
Thu mua hàngthanh toán có thời hạn: Sau khi bên bán giao hàng đã nghiệm thu đạt thì hạn thanh toán sẽ được tính kể từ ngày nhận hàng đạt tương ứng với thời gian thỏa thuận thanh toán của hai bên. Thu mua hàng trả thanh toán trước: Sau khi ký hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung cấp thì doanh nghiệp phải trả cọc một khoản tiền, có thể là một phần giá trị lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng, đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua. Căn cứ theo nguồn hàng Thu mua hàng sản xuất trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó được sản xuất trong nước.
Thư viện ĐH Thăng Long 9 Mua hàng nước ngoài có đại lý phân phối trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó được sản xuất từ nước ngoài và được phân phối thông qua đại lý tại quốc gia đó. Cùng với cách thức phân loại như trên còn có nhiều cách phân loại khác: phân theo mua hợp đồng, mua trực tiếp hay gián tiếp, mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, hay mua lẻ. Mỗi phương pháp trên đều có những ưu và nhược điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết định nên theo phương thức nào là thuận tiện và tốt nhất.
Nguyên tắc và nội dung hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp 1. Các quy tắc đảm bảo thu mua hàng có hiệu quả Trên thị trường độc quyền, chỉ có một người bán hàng, nhưng có rất nhiều người mua loại hàng đó. Do vậy, người bán tự quyết định giá cả và lượng hàng hóa bán, người mua không có quyền lựa chọn. Ngược lại, trên thị trường cạnh tranh, có nhiều người cùng mua, bán một loại hàng điện tử, những người bán cạnh tranh với nhau và những người mua cạnh tranh với những người bán, không ai có đủ khối lượng cần thiết để chi phối thị trường.
Để bảo đảm đạt những yêu cầu đã đặt ra cho hoạt động mua và bảo đảm hiệu quả kinh doanh, các doanh nghiệp công nghiệp phải tìm và lựa chọn người bán (nhà cung cấp) thích ứng cho doanh nghiệp. Quy tắc thu mua hàng của nhiều nhà cung cấp Doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một số lượng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán được rủi ro từ phía nhà cung cấp. Nếu như doanh nghiệp chỉ thu mua hàngcủa một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì rủi ro xảy ra doanh nghiệp rất cao và rất khó khắc phục do nguyên nhân khách quan của nhà cung cấp: nhân viên đình công, thiếu nguồn nguyên vật liệu, thiên tai, gặp sự cố trong quá trình vận chuyển hoặc sự bất tín của nhà cung cấp… thì chính doanh nghiệp mua hàng sẽ bị ảnh hưởng.
Đây được hiểu là nguyên tắc thu mua “không bỏ tiền vào một túi”. Bên cạnh đó, việc lựa chọn mua hàng từ nhiều nhà cung cấp sẽ tạo nên sự cạnh tranh giữa họ. Khi đó, các nhà cung cấp có thể đưa ra những ưu đãi hấp dẫn về mức giá, thời gian giao nhận hàng hóa hoặc thanh toán… để tạo lợi thế nhằm thu hút người mua. Ngược lại, khi chỉ có một nhà cung cấp độc quyền thì họ sẽ ép giá và áp đặt điều kiện mua hàng cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững và hỗ trợ, tin tưởng lẫn nhau. 10 Khi đó, doanh nghiệp có thể nhận được nhiều ưu đãi hơn, thậm chí nhà cung cấp chính có thể hỗ trợ doanh nghiệp khi khó khăn: ưu tiên mua hàng khi hàng hóa khan hiếm, kéo dài thời gian trả tiền hàng… Đổi lại, doanh nghiệp cũng cần hỗ trợ khi nhà cung cấp gặp khó khăn. Đây là một nguyên tắc thu mua quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý. Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp Đối với nguyên tắc thu mua này, việc thu mua có thể được ví như một bài toán khó với nhiều điều kiện ràng buộc khác nhau.
Trong quá trình đàm phán mua hàng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, chắc chắn sẽ phát sinh những điều kiện không thể nhân nhượng và những điều kiện có thể nhân nhượng.