Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo" do sinh viên Đinh Ngọc Anh thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Bích Ngọc (Khoa Kế toán – Kiểm toán, Học viện Ngân hàng, 2021) tiếp cận vấn đề tổ chức hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) trong bối cảnh chuyển đổi số và cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0. Bối cảnh nghiên cứu xuất phát từ thực tế nền kinh tế Việt Nam có hơn 90% doanh nghiệp thuộc nhóm vừa và nhỏ (SME) theo thống kê của We Are Social. Mặc dù nhận được các chính sách ưu đãi từ Nhà nước về nguồn nhân lực và thuế, phần lớn các doanh nghiệp SME vẫn gặp khó khăn trong việc quản trị thông tin nội bộ. Do đó, việc tự đổi mới quy trình quản lý và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là đòi hỏi cấp thiết nhằm nâng cao chất lượng thông tin phục vụ công tác ra quyết định kinh doanh.

Tại đơn vị thực tập – Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo, doanh nghiệp vừa là đơn vị phát triển giải pháp công nghệ, vừa trực tiếp ứng dụng công nghệ vào hệ thống quản trị. Thực tế tại công ty cho thấy việc vận hành đồng thời phần mềm kế toán đóng gói MISA và hệ thống phần mềm quản lý nội bộ do chính công ty xây dựng (gồm hai phân hệ DMS và Sapo-360) đã giúp giảm thiểu khối lượng công việc và rút ngắn thời gian xử lý. Tuy nhiên, sự tách biệt giữa các phân hệ cùng với tình trạng hệ thống phần mềm nội bộ đang trong giai đoạn hoàn thiện đã làm phát sinh một số sai sót kỹ thuật và tiềm ẩn nguy cơ sai phạm hoặc can thiệp chủ quan từ con người. Xuất phát từ thực tế này, tác giả lựa chọn nghiên cứu đề tài nhằm đưa ra giải pháp đồng bộ số liệu và hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể:

  1. Mục tiêu tổng quát: Hoàn thiện HTTTKT tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo.
  2. Mục tiêu cụ thể:
    • Thứ nhất, làm rõ cơ sở lý luận về HTTTKT trong doanh nghiệp.
    • Thứ hai, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức HTTTKT tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo.
    • Thứ ba, đề xuất hệ thống kiến nghị và giải pháp hoàn thiện HTTTKT tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo nhằm tối ưu hóa việc quản lý và cung cấp thông tin.

Nhiệm vụ nghiên cứu được triển khai qua ba câu hỏi nghiên cứu:

  1. Nội dung lý thuyết cơ bản của HTTTKT trong doanh nghiệp bao gồm những thành phần nào?
  2. Thực trạng HTTTKT tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo đang diễn ra như thế nào; các ưu điểm và hạn chế tồn tại là gì?
  3. Cần áp dụng những giải pháp cụ thể nào tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo để phát huy ưu điểm và khắc phục triệt để các hạn chế hiện tại?

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo, bao gồm các thành phần bộ máy, phương tiện kỹ thuật, hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, báo cáo, chu trình kế toán và kiểm soát nội bộ.
  • Phạm vi không gian: Nghiên cứu thực tế tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo, tập trung tại trụ sở chính và Phòng giao dịch số 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu phân tích và thực trạng nghiên cứu tập trung vào giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2020.
  • Phạm vi nội dung: Khóa luận sử dụng các hình ảnh minh họa giao diện phần mềm, lưu đồ chứng từ kế toán và sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) để mô phỏng, phân tích thực trạng HTTTKT tại đơn vị.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các giáo trình chuyên ngành và chuẩn mực kế toán hiện hành:

  • Khái niệm hệ thống thông tin kế toán: Trích dẫn theo Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán (Học viện Ngân hàng, 2018), AIS là hệ thống thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu nhằm cung cấp các thông tin tài chính, kế toán hữu ích cho các đối tượng ra quyết định.
  • Phân loại AIS: Phân loại theo đối tượng sử dụng (kế toán tài chính phục vụ người ngoài doanh nghiệp; kế toán quản trị phục vụ điều hành nội bộ) và theo phương tiện xử lý (thủ công bằng giấy tờ sổ sách hoặc trên nền tảng máy tính).
  • 04 nguyên tắc xây dựng AIS: Nguyên tắc kiểm soát, nguyên tắc hiệu quả, nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc tiết kiệm chi phí.
  • Các nội dung cấu thành AIS:
    • Tổ chức bộ máy kế toán: Ba mô hình tổ chức (tập trung, phân tán, kết hợp) và ba phương thức liên kết (trực tuyến, trực tuyến – tham mưu, chức năng).
    • Phương tiện kỹ thuật: Cơ sở dữ liệu, phần mềm ứng dụng (so sánh phần mềm đóng gói thương mại như MISA, Fast Accounting và hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP), hệ thống phần cứng và mạng kết nối (LAN, WAN, Internet, Intranet, Extranet).
    • Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo: Căn cứ pháp lý theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Khảo sát 04 hình thức sổ kế toán (Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Kế toán máy).
    • Các chu trình kinh doanh: Chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân sự và chu trình tài chính. Khóa luận tập trung mô tả chi tiết chu trình doanh thu qua sơ đồ luồng dữ liệu (DFD cấp 1) và lưu đồ luân chuyển chứng từ.
    • Kiểm soát HTTTKT: Dựa trên khuôn khổ Báo cáo COSO (2013) và Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 (VSA 315), phân tích 5 bộ phận kiểm soát nội bộ (môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát) kết hợp các thủ tục kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng (nhập liệu, xử lý dữ liệu và thông tin đầu ra).
    • Tác động của công nghệ hiện đại: Phân tích vai trò của Trí tuệ nhân tạo (AI), Điện toán đám mây (Cloud Computing) và Chuỗi khối (Blockchain) đối với quá trình tự động hóa xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả kết hợp gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập tài liệu đào tạo nội bộ từ phần mềm Sapo; phỏng vấn trực tiếp nhân sự thuộc phòng kế toán - tài chính; quan sát và thực hành các thao tác xử lý nghiệp vụ thực tế trong quá trình thực tập.
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Phương pháp tổng hợp, so sánh và đối chiếu giữa các chuẩn mực lý thuyết chuyên ngành với quy trình vận hành thực tế tại doanh nghiệp nhằm xác định các điểm sai lệch và rủi ro.
  • Phương pháp mô hình hóa và trình bày kết quả: Sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu (DFD), lưu đồ chứng từ kế toán (Document Flowchart) để trực quan hóa quy trình luân chuyển thông tin, kèm theo các ví dụ định lượng minh họa.

Nguồn dữ liệu sử dụng: Dữ liệu thứ cấp gồm các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2018–2020 của Sapo, quy chế nội bộ và tài liệu kỹ thuật phần mềm; dữ liệu sơ cấp thu thập qua nhật ký thực tập tại phòng kế toán công ty.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Chương này hệ thống hóa toàn diện các lý thuyết nền tảng về HTTTKT. Tác giả làm rõ vị trí của HTTTKT như một phân hệ cấu thành cốt lõi trong hệ thống thông tin quản lý chung của doanh nghiệp. Về mặt vận hành, dữ liệu đầu vào của AIS được thu thập từ các giao dịch kinh tế, qua quy trình xử lý dữ liệu sẽ kết xuất thông tin tài chính - quản trị phục vụ người dùng ra quyết định.

Nhóm tài khoản (TT 133/2016/TT-BTC) Tính chất Nguyên tắc ghi nhận số phát sinh
Tài sản ngắn hạn (Loại 1), Tài sản dài hạn (Loại 2) Tài sản Tăng ghi Nợ, giảm ghi Có
Nợ phải trả (Loại 3), Vốn chủ sở hữu (Loại 4) Nguồn vốn Giảm ghi Nợ, tăng ghi Có
Doanh thu (Loại 5), Thu nhập khác (Loại 7) Doanh thu Giảm ghi Nợ, tăng ghi Có
Chi phí sản xuất, kinh doanh (Loại 6), Chi phí khác (Loại 8) Chi phí Tăng ghi Nợ, giảm ghi Có
Xác định kết quả kinh doanh (Loại 9) Kết quả Kết chuyển để cân đối

Tác giả đi sâu phân tích hệ thống phương tiện kỹ thuật, so sánh ưu điểm và hạn chế giữa các giải pháp phần mềm kế toán phổ biến: MISA (giao diện thân thiện, bảo mật SQL tốt nhưng đòi hỏi cấu hình máy cao và tính hoa hồng lương còn hạn chế), Fast Accounting (tốc độ nhanh, xuất Excel linh hoạt nhưng dung lượng lớn và bảo mật chưa tối ưu), và ERP (tích hợp toàn diện nguồn lực nhưng chi phí cao, triển khai chậm). Tiếp đó, chương 1 trình bày chi tiết chu trình doanh thu trong cả hai điều kiện xử lý: thủ công (luân chuyển 3 liên đơn đặt hàng, 2 liên phiếu xuất kho, 3 liên phiếu giao hàng, 3 liên hóa đơn GTGT, 3 liên phiếu thu qua các bộ phận kinh doanh, kho, kế toán, thủ quỹ) và kế toán máy tính (tự động hóa đối chiếu qua DFD cấp 1 gồm nhận đơn hàng, xuất kho giao hàng, lập hóa đơn theo dõi thu tiền và phân tích tình hình tiêu thụ). Chương 1 khép lại với các quy tắc kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực VSA 315 và COSO 2013, phân loại rõ kiểm soát nhập liệu (kiểm soát nguồn, kiểm tra định dạng, giới hạn, tính hợp lý), kiểm soát xử lý và kiểm soát đầu ra.

Chương 2: Thực trạng về hệ thống thông tin kế toán của Công ty CP Công nghệ Sapo

Chương 2 mô tả chi tiết lịch sử hình thành, mô hình vận hành và thực trạng HTTTKT tại đơn vị nghiên cứu:

  • Quá trình phát triển: Doanh nghiệp được cấp phép đăng ký kinh doanh ngày 05/02/2009 (khởi đầu từ năm 2008) với tên gọi ban đầu gắn liền giải pháp bán hàng Bizweb (đoạt giải Sao Khuê 2012, Nhân tài đất Việt 2013). Năm 2014, công ty nhận vốn đầu tư từ CyberAgent Ventures (Nhật Bản) và phát triển phần mềm bán hàng Sapo (Sao Khuê 2015). Tháng 4/2018, Sapo và Bizweb hợp nhất phục vụ hơn 43.000 khách hàng. Năm 2019, ra mắt Sapo FnB và Sapo GO. Tháng 4/2020, doanh nghiệp tiếp tục nhận vốn từ Quỹ Smilegate Investment (Hàn Quốc) và Teko Ventures. Địa chỉ trụ sở chính đặt tại P1006, B6 KĐT Mỹ Đình 1, Nam Từ Liêm, Hà Nội, cùng mạng lưới chi nhánh tại Ninh Bình, Hải Phòng, Thanh Hóa, Nam Định, Nghệ An, Đà Nẵng, Hà Tĩnh và TP. Hồ Chí Minh.
  • Cơ cấu tổ chức: Gồm Ban Tổng Giám đốc, Trợ lý Giám đốc, Khối Kinh doanh, Khối Công nghệ và Phát triển sản phẩm (CTO), Khối Dịch vụ khách hàng, và Khối Hỗ trợ kinh doanh (gồm Phòng Tài chính - Kế toán và Phòng Hành chính - Nhân sự).
  • Tình hình tài chính giai đoạn 2018–2020:
Chỉ tiêu tài chính Năm 2018 (VNĐ) Năm 2019 (VNĐ) Năm 2020 (VNĐ)
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 55.977.813.833 63.254.929.632 164.467.437.698
Các khoản giảm trừ doanh thu 15.207.501 19.617.676 768.610.163
Doanh thu thuần bán hàng và CCDV 42.720.214.950 63.235.311.956 163.698.827.535

Tốc độ tăng trưởng doanh thu thuần năm 2020 so với năm 2019 đạt 180,81%. Trong cơ cấu doanh thu năm 2020, doanh thu bán thành phẩm (gồm tên miền quốc tế, gói quảng cáo, nâng cấp dung lượng email...) giữ tỷ trọng áp đảo, đạt 68%.

  • Tổ chức bộ máy kế toán: Sapo tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Toàn bộ chứng từ từ các chi nhánh tỉnh/thành đều được chuyển về phòng kế toán đặt tại Phòng giao dịch 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội để kiểm tra, xử lý và lập báo cáo. Cơ cấu nhân sự phòng gồm: Kế toán trưởng, Kế toán thuế, Kế toán doanh thu xuất hóa đơn, Kế toán kho và công nợ, Kế toán nội bộ, Kế toán tổng hợp, Kế toán đối soát, Kế toán bán hàng và Thủ quỹ.
  • Tổ chức công tác kế toán và phương tiện kỹ thuật: Sapo áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung trên máy vi tính. Hệ thống phương tiện kỹ thuật vận hành song song: phần mềm thương mại MISA dùng để hạch toán tổng hợp, lên báo cáo tài chính; và hệ thống phần mềm quản lý Sapo do nội bộ công ty tự xây dựng gồm hai phân hệ DMS (quản lý phân phối/bán lẻ) và Sapo-360 (quản lý tổng thể khách hàng, đơn hàng, hợp đồng và phiếu thu). Tác giả đảm nhiệm vị trí thực tập sinh kế toán bán hàng, trực tiếp thao tác duyệt danh sách phiếu thu trên Sapo-360 và thực hiện quy trình phát hành hóa đơn điện tử.
  • Đánh giá thực trạng: Khóa luận chỉ ra rằng dù hệ thống kết hợp giúp xử lý lượng giao dịch lớn, việc thiếu kết nối tự động giữa phần mềm quản lý Sapo và phần mềm MISA buộc kế toán phải xuất file trung gian hoặc nhập liệu đối chiếu thủ công. Phân hệ nội bộ Sapo đang trong giai đoạn hoàn thiện nên xuất hiện các lỗi hệ thống, gây khó khăn cho việc kiểm soát dữ liệu và làm gia tăng nguy cơ gian lận do có sự can thiệp thủ công từ nhân sự nhập liệu.

Chương 3: Kiến nghị và giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán của Công ty CP Công nghệ Sapo

Chương 3 trình bày định hướng phát triển của công ty và tập trung đưa ra các giải pháp giải quyết các tồn tại phát hiện ở Chương 2:

  • Định hướng phát triển: Sapo tiếp tục đẩy mạnh mở rộng quy mô thị trường phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, tối ưu nền tảng kỹ thuật và hướng tới quản trị dữ liệu tập trung.
  • Nhóm giải pháp hoàn thiện nội bộ:
    • Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán: Phân định lại chức năng nhiệm vụ, điều chỉnh mô hình tổ chức nhằm tăng tính kiểm soát chéo giữa bộ phận kế toán đối soát, kế toán bán hàng và thủ quỹ.
    • Hoàn thiện phương tiện kỹ thuật: Đề xuất nghiên cứu phát triển module tích hợp tự động (hoặc liên kết API) giữa phân hệ quản lý Sapo-360, DMS với phần mềm kế toán MISA, khắc phục triệt để việc chuyển dữ liệu qua file trung gian; tối ưu hóa đường truyền và nâng cấp bảo mật dữ liệu SQL.
    • Hoàn thiện chứng từ, tài khoản và sổ sách: Chuẩn hóa quy trình lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ điện tử; rà soát hệ thống tài khoản chi tiết theo Thông tư 133 để phản ánh sát từng gói dịch vụ công nghệ; áp dụng chặt chẽ hình thức Nhật ký chung trên phần mềm.
    • Hoàn thiện chu trình kinh doanh và chu trình kế toán: Chuẩn hóa lưu đồ chu trình bán phần mềm và thiết bị (máy in hóa đơn XP-K200L...), rút ngắn thời gian xử lý duyệt phiếu thu và xuất hóa đơn điện tử.
    • Tăng cường kiểm soát HTTTKT: Thiết lập các ràng buộc kiểm soát nhập liệu tự động (kiểm tra trường dữ liệu, kiểm tra dấu, giới hạn giá trị, tự động đối chiếu số tiền trên hóa đơn và phiếu thu), phân quyền truy cập nghiêm ngặt theo từng cấp bậc nhân sự để hạn chế can thiệp chỉnh sửa số liệu.
  • Kiến nghị với các bên liên quan: Kiến nghị đối với cơ quan quản lý Nhà nước về việc hoàn thiện hành lang pháp lý cho chứng từ điện tử và kế toán số; kiến nghị Ban lãnh đạo Sapo đầu tư nguồn lực nâng cấp hạ tầng CNTT và đào tạo nâng cao chuyên môn hệ thống cho nhân sự kế toán.

Kết quả và đóng góp

Kết quả phân tích định lượng và đánh giá thực trạng:

  • Hệ thống hóa đầy đủ số liệu tài chính của Sapo giai đoạn 2018–2020: Doanh thu thuần tăng từ 42,72 tỷ đồng (2018) lên 63,24 tỷ đồng (2019) và đạt 163,70 tỷ đồng (2020). Xác lập cơ cấu doanh thu năm 2020 với tỷ trọng bán thành phẩm dịch vụ công nghệ chiếm 68%.
  • Phản ánh trung thực quy trình vận hành HTTTKT thực tế tại doanh nghiệp: Mô tả chi tiết việc vận hành mô hình kế toán tập trung kết hợp hai hệ thống phần mềm (MISA và Sapo nội bộ với hai phân hệ DMS, 360). Chỉ ra các điểm nghẽn về tính thiếu đồng bộ, việc phụ thuộc vào đối chiếu thủ công và nguy cơ phát sinh sai sót trong quá trình duyệt phiếu thu, xuất hóa đơn.

Giải pháp và kiến nghị đề xuất:

  • Khóa luận đề xuất các biện pháp hoàn thiện mang tính thực tế: hoàn thiện bộ máy nhân sự kế toán, tích hợp tự động hóa luồng dữ liệu giữa phần mềm quản lý bán hàng Sapo và phần mềm kế toán MISA, hoàn thiện hệ thống chứng từ điện tử và tăng cường các thủ tục kiểm soát tự động tại khâu nhập liệu và xử lý giao dịch.
  • Đưa ra các khuyến nghị cụ thể tới Ban Giám đốc Sapo về việc đầu tư hoàn thiện phần mềm nội bộ và kiến nghị cơ quan chức năng hoàn thiện khung pháp lý về giao dịch kế toán số.

Đóng góp về mặt khoảng trống nghiên cứu: Tác giả đã chỉ ra khoảng trống trong các công trình nghiên cứu đi trước:

  • Luận án của Đàm Bích Hà (2019) tập trung vào mô hình tổ chức HTTTKT tại các công ty thương mại cổ phần trên địa bàn Hà Nội.
  • Nghiên cứu của Trần Thị Quỳnh Giang (2018) đi sâu vào ngành sản xuất thép thuộc Tổng công ty Thép Việt Nam.
  • Nghiên cứu của Vũ Thị Thanh Bình (2020) khảo sát các yếu tố ảnh hưởng chất lượng HTTTKT trong doanh nghiệp nhỏ và vừa theo góc độ thống kê chung.
  • Các nghiên cứu quốc tế như Hongjiang Xu (2003) nghiên cứu yếu tố thành công về chất lượng dữ liệu AIS; Marija Tokic và cộng sự (2011) nghiên cứu cấu trúc chức năng của HTTTKT; Ali Alzoubi (2011) nghiên cứu hiệu quả của AIS khi áp dụng ERP tại Jordan nhưng chưa đưa ra lộ trình áp dụng cụ thể.

Các công trình trên chủ yếu dừng lại ở khung lý thuyết chung hoặc áp dụng cho các ngành kinh doanh truyền thống. Khóa luận của Đinh Ngọc Anh đã bù đắp khoảng trống này bằng cách đi sâu vào trường hợp nghiên cứu cụ thể tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo – một doanh nghiệp thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin có đặc thù vừa tự cung cấp phần mềm thương mại đa kênh ra thị trường, vừa tự vận hành phần mềm quản trị nội bộ kết hợp phần mềm kế toán đóng gói.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của khóa luận:

  • Phạm vi thời gian nghiên cứu dừng lại ở giai đoạn 2018–2020.
  • Do vị trí thực tập là hỗ trợ kế toán bán hàng tại Phòng giao dịch 266 Đội Cấn, việc khảo sát thực trạng của tác giả tập trung chủ yếu vào chu trình bán hàng – thu tiền, xuất hóa đơn và duyệt phiếu thu, chưa tiếp cận sâu và toàn diện tới các chu trình phức tạp khác như chu trình tài chính hay chu trình chi phí quản lý toàn hệ thống.
  • Phương pháp phân tích chủ yếu dựa trên quan sát thực tế, phỏng vấn nội bộ và mô tả lưu đồ chứng từ tại một đơn vị cơ sở, chưa tiến hành điều tra khảo sát định lượng mở rộng trên quy mô toàn bộ các chi nhánh trực thuộc.

Hướng nghiên cứu tiếp:

  • Mở rộng phân tích sang toàn bộ các chu trình kế toán còn lại trong doanh nghiệp công nghệ, đặc biệt là chu trình quản trị chi phí nghiên cứu và phát triển sản phẩm phần mềm (R&D).
  • Đánh giá hiệu quả vận hành thực tế của HTTTKT sau khi doanh nghiệp triển khai giải pháp kết nối API đồng bộ dữ liệu giữa hệ thống phần mềm nghiệp vụ nội bộ và phần mềm kế toán tài chính.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu tham khảo cho:

  • Sinh viên và học viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Hệ thống thông tin quản lý (AIS): Cung cấp một trường hợp nghiên cứu thực tiễn về phương pháp mô tả quy trình luân chuyển chứng từ bằng sơ đồ DFD và lưu đồ chứng từ kế toán trong doanh nghiệp cung cấp dịch vụ công nghệ.
  • Các nhà quản trị, kế toán trưởng tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) và doanh nghiệp dịch vụ phần mềm: Tham khảo kinh nghiệm tổ chức bộ máy kế toán tập trung và phương án nhận diện rủi ro khi vận hành song song phần mềm đóng gói thương mại với phần mềm quản trị do nội bộ tự xây dựng.
  • Phần đáng tham khảo nhất: Nội dung khảo sát chi tiết chu trình doanh thu, quy trình kiểm soát nhập liệu phiếu thu trên phần mềm Sapo-360 và quy trình xuất hóa đơn điện tử được trình bày chi tiết ở Chương 2.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP Công nghệ Sapo sử dụng những phần mềm nào để xử lý dữ liệu? Doanh nghiệp sử dụng kết hợp hai phần mềm: phần mềm kế toán đóng gói MISA để hạch toán kế toán tổng hợp, lên báo cáo tài chính và phần mềm quản trị nội bộ do chính công ty xây dựng (Sapo) gồm hai phân hệ chính là DMS (quản lý phân phối) và Sapo-360 (quản lý tổng thể đơn hàng, khách hàng, hợp đồng và duyệt phiếu thu).

  2. Doanh thu thuần của Công ty Sapo giai đoạn 2018–2020 biến động như thế nào theo số liệu trong khóa luận? Theo Bảng 2.1 của khóa luận, doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ của Sapo đạt 42.720.214.950 VNĐ vào năm 2018; tăng lên 63.235.311.956 VNĐ vào năm 2019; và đạt 163.698.827.535 VNĐ vào năm 2020. Tốc độ tăng trưởng doanh thu thuần từ năm 2019 đến năm 2020 đạt 180,81%.

  3. Bộ máy kế toán của Sapo được tổ chức theo mô hình nào và trụ sở xử lý đặt tại đâu? Bộ máy kế toán của Sapo được tổ chức theo mô hình tập trung. Toàn bộ chứng từ kế toán từ các chi nhánh (như Hà Nội, Ninh Bình, Hải Phòng, Thanh Hóa, Nam Định, Nghệ An, Đà Nẵng, Hà Tĩnh, TP.HCM) đều được chuyển về phòng kế toán đặt tại Phòng giao dịch 266 Đội Cấn, Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội để kiểm tra, xử lý và lập báo cáo.

  4. Tác giả đảm nhiệm vị trí công việc cụ thể nào trong quá trình thực tập tại Sapo? Tác giả Đinh Ngọc Anh thực tập tại vị trí hỗ trợ kế toán bán hàng tại Phòng giao dịch 266 Đội Cấn, trực tiếp thực hiện hai công việc chính: kiểm tra, duyệt các phiếu thu hàng ngày trên phần mềm Sapo-360 và thực hiện xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng.

  5. Đâu là hạn chế lớn nhất trong việc ứng dụng công nghệ tại hệ thống thông tin kế toán của Sapo theo phân tích của tác giả? Hạn chế lớn nhất là sự tách biệt dữ liệu giữa phần mềm quản lý Sapo và phần mềm kế toán MISA, do phần mềm nội bộ đang trong giai đoạn hoàn thiện nên việc luân chuyển thông tin vẫn phải qua khâu trung gian hoặc kiểm tra thủ công, dễ dẫn đến lỗi hệ thống và rủi ro can thiệp số liệu từ con người.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đinh Ngọc Anh đã cung cấp một bức tranh toàn diện về cơ sở lý luận và thực trạng vận hành hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo giai đoạn 2018–2020. Thông qua việc phân tích thực tế chu trình doanh thu và cơ chế xử lý dữ liệu giữa phần mềm MISA và hệ thống Sapo nội bộ, đề tài đã chỉ rõ những kết quả đạt được về mặt tăng trưởng cũng như các lỗ hổng kỹ thuật trong kiểm soát nội bộ. Các giải pháp và kiến nghị được xây dựng có tính gắn kết chặt chẽ với đặc thù kinh doanh công nghệ, mang lại giá trị tham khảo hữu ích cho công tác hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong quá trình số hóa quản trị.