CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp 1.1 Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp Hệ thống là tập hợp các thành phần có liện hệ và tương tác với nhau tạo thành một thể thống nhất bằng cách liên hệ từ đầu vào đến đầu ra nhằm hướng tới mục đích nhất định. Phần lớn các hệ thống thường có các hệ thống nhỏ hơn và ngược lại. Hệ thống thông tin là tập hợp các yếu tố nguồn lực và cách thức để thu thập và cách thức để thu thập, xử lý và truyền tải thông tin phục vụ lợi ích cho người dùng. Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thông tin được thu thập, ghi nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu nhằm tạo ra các thông tin hữu ích cho việc ra quyết đinh như là thông tin về tài chính, kế toán, tài liệu,…( Nguồn giáo trình hệ thống thông tin kế toán, 2018) Hệ thống thông tin kế toán nhận biết thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế về một tổ chức sử dụng các công nghệ khác nhau.
Nó nhận biết và ghi nhận những ảnh hưởng tài chính các nghiệp vụ của doanh nghiệp và phân bổ thông tin về các nghiệp vụ cho những người liên quan để ra quyết định và phối hợp thực hiện các công việc trọng yếu phát sinh trong đơn vị. Thông Người Dữ liệu AIS Ra quyết dùng tin định thông tin Sơ đồ 1.1: Qui trình xử lý dữ liệu AIS Mối quan hệ giữa kế toán, hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý bằng hình vẽ: 6 Hình 1.1 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý (Nguồn: Hệ thống thông tin 2018) 1.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán 1.1 Phân loại hệ thống thông tin kế toán theo đối tượng cung cấp thông tin Theo đối tượng cung cấp thông tin thì HTTTKT phân ra thành hai loại đó là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Đối với hệ thống thông tin kế toán tài chính thì hệ thống giúp hỗ trợ xử lý nghiệp vụ. Bên cạnh đó nó còn đưa ra được các báo cáo tài chính với mục đích phục vụ báo cáo tình hình tài chính của doanh nghiệp, cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế… Hệ thống thông tin kế toán quản trị đưa ra các thông tin nhằm hỗ trợ doanh nghiệp và các nhà quản trị đưa ra quyết định.
Bên cạnh đó, các thông tin do hệ thống đưa ra không chỉ nhằm mục đích quản trị nội bộ mà còn giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng điều chỉnh ra quyết định trong kinh doanh để kịp thời với mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra trong từng thời điểm cũng như thời kì về tăng trưởng doanh thu, hiệu quả sản xuất, hiệu suất sản phẩm cạnh tranh hay đối tượng tăng trưởng. Góp phần giúp doanh nghiệp xác định được xu hướng kinh doanh tại thời điểm hiện tại và dự báo các sự kiện kinh doanh, các ảnh hưởng về tài chính của doanh nghiệp trong tương lai.2 Phân loại theo phương tiện xử lý Phân loại theo phương tiện xử lý thì có hai loại : xử lý thủ công, xử lý trên nền máy tính. - Theo hình thức HTTTKT xử lý thủ công, đây là hình thức xử lý mà kế toán viên sử dụng hoàn toàn giấy tờ, sổ sách để ghi chép đối chiếu, tính toán và lưu trữ 7 bằng hình thức chứng từ, hóa đơn giấy, báo cáo, bảng biểu,… Đối với AIS thủ công sẽ thực hiện lần lượt các bước sau: Hình 1.2 Các bước thực hiện AIS thủ công (Nguồn: Hệ thống thông tin 2018) - HTTTKT xử lý trong môi trường máy tính- phần mềm máy tính. HTTTKT máy là hình thức kế toán sử dụng phần mềm máy tính.
Trong đó, các dữ liệu được kế toán ghi chép và lưu trữ trên máy tính theo sự điểu khiển của con người. Kế toán có nhiệm vụ nhập dữ liệu và sau đó phần mềm máy tính sẽ tự động xử lý và tạo các báo cáo liên quan. Với chức năng quản lý, các dữ liệu sẽ được hệ thống duy trì hồ sơ kế toán của các tổ chức, cá nhân như các tập tin.3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán HTTTKT là một phần rất quan trọng trong doanh nghiệp vì vậy một HTTTKT nào cũng sẽ có các vai trò cụ thể như: Vai trò đầu tiên phải kể đến là HTTTKT giúp lưu trữ và xử lý dữ liệu. Trong dòng chảy liên tục của xã hội và sự phát triển ngày càng lớn mạnh của nền kinh tế đó cũng tạo ra thách thức lớn đối với doanh nghiệp.
Đó là làm sao để lưu trữ và xử lý thông tin kịp thời và hiệu quả, bên cạnh đó còn phải đảm bảo bảo mật và an toàn. Chính vì vậy HTTTKT đã góp phần giải quyết những thách thức trên giúp cho doanh nghiệp và đáp ứng kịp thời các yêu cầu về xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin hữu ích phục vụ cho những quyết định quan trọng của doanh nghiệp. Cung cấp cho các bên liên quan thông tin đầy đủ và kịp thời để ra quyết định và cho mục đích lập kế hoạch kinh doanh; và cung cấp nhiều thông tin cần thiết để phân tích các sự kiện trong quá khứ là điều cần thiết cho các quyết định và hoạt động của công ty trong tương lai. 8 Cung cấp các chốt kiểm soát phù hợp để đảm bảo các nguồn lục của doanh nghiệp.
Một hệ thống thông tin sẽ được mô tả lại được bằng lưu đồ hay sơ đồ. Chính vì vậy, việc sử dụng một hệ thống thông tin phù hợp sẽ giúp các doanh nghiệp có thể vận hành tổ chức, vận hành bộ máy ổn định hơn giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát được các chốt quan trọng để việc quản lý và quản trị trở nên dễ dàng hơn. Ngoài việc, cung cấp các chốt kiểm soát phù hợp ra thì HTTTKT cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt khối lượng công việc giúp bộ máy tổ chức bớt cồng kềnh giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và giảm thời gian là việc đảm bảo nguồn lực trong doanh nghiệp ổn định, hiệu quả. Mặc dù không thể kể hết được vai trò của HTTTKT nhưng qua những ý nêu trên chúng ta có thể thấy được HTTTKT có một vai trò vô cùng quan trọng và thiết yếu trong mỗi doanh nghiệp.4 Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin kế toán Về nguyên tắc xây dựng HTTTKT có các nguyên tắc chính như nguyên tắc kiểm soát, hiệu quả, phù hợp, tiết kiệm chi phí,… Thứ nhất, nguyên tắc kiểm soát cần có sự kiểm soát nội bộ phù hợp trong tất cả các khâu HTTTKT.
Những kiểm soát này là các thủ tục và quy trình thực tiễn được sử dụng để kiểm soát và giám sát các hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ như các thủ tục được sử dụng đó là đối chiếu ngân hàng các tài khoản hàng tháng, kiểm soát mật khẩu trên phần mềm và máy tính để bảo mật thông tin bí mật. Kiểm soát nội bộ này giúp bảo vệ thông tin đang được hệ thống thông tin nhập và xử lý một cách hiệu quả. Khi mà các nhà quản lý không thể giám sát hoạt động của mỗi bộ phận hay mỗi nhân viên thì HTTTKT là một giải pháp nâng cao khả năng kiểm soát nội bộ, đảm bảo các nghiệp vụ kế toán được ghi nhận chính xác, giảm thiếu sai sót và gian lận có thể xảy ra.
Thứ hai, nguyên tắc hiệu quả: mục đích của nguyên tắc này là truyền tải thông tin kịp thời, đúng cách và trở nên hữu ích với người sử dụng trong và ngoài đơn vị. Bên cạnh đó, HTTTKT phải đủ linh hoạt để thích ứng với những thay đổi của công ty, nhu cầu hoạt động của công ty xảy ra trong tương lai gần. Ví dụ như, khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, khối lượng khách hàng tăng lên, nhiều nghiệp vụ phát sinh, cần có các kiểm soát mới., hay như sự cải tiến của công nghệ khoa học; HTTTKT vẫn có thể 9 đáp ứng những nhu cầu thay đổi này. Thứ ba, nguyên tắc phù hợp: đây là nguyên tắc đòi hỏi hệ thống kế toán phải phù hợp với các hoạt động, cơ cấu nội bộ và nhân sự của công ty.
Các báo cáo được tạo bởi hệ thống phải phù hợp với cấu trúc tổ chức và các nguồn lực sẵn có của công ty.Tùy theo đặc điểm và loại hình hoạt động của doanh nghiệp mà mỗi đơn vị phải xây dựng HTTTKT riêng sao cho phù hợp với quy mô, trình độ chuyên môn, cơ sở trang thiết bị công nghệ.; không thể áp dụng cùng một HTTTKT cho tất cả đơn vị. Ngoài ra, HTTTKT cần phải truyền tải thông tin phù hợp với từng yêu cầu của các nhà quản trị để đưa ra quyết định. Thứ tư, nguyên tắc tiết kiệm chi phí: việc xây dựng HTTTKT phải đảm bảo tính hiệu quả, lợi ích đem lại phải lớn hơn chi phí của nó. Về cơ bản, mọi công ty đều hướng đến lợi nhuận cao, tức là mọi hoạt động của công ty đều phải thiết thực và hiệu quả, khi chi phí bỏ ra tiết kiệm nhất mà vẫn thu được các thông tin hữu ích từ HTTTKT trong khoảng thời gian cần thiết.
Trên đây là những nguyên tắc cơ bản để xây dựng HTTTKT. Trong quá trình xây dựng HTTTKT, các doanh nghiệp cần thực hiện các nguyên tắc này để tổ chức HTTTKT phù hợp với từng điều kiện cụ thể, hợp lý với phương thức kinh doanh, quy mô hoạt động.; đảm bảo tính khoa học, hiệu quả và phù hợp với luật pháp.2 Nội dung của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp 1.1 Bộ máy kế toán Mỗi đơn vị khi thành lập đều phải có bộ phận kế toán và tổ chức bộ máy kế toán. Trong bộ máy kế toán, có một hoặc nhiều nhân viên kế toán được phân công công việc phù hợp với chuyên môn, khả năng và trách nhiệm đối với từng người. Do đó, yêu cầu đơn vị phải xây dựng bộ máy kế toán hợp lý với quy mô, đặc điểm kinh doanh, loại hình hoạt động, phù hợp với trình độ người sử dụng, trang thiết bị công nghệ ở đơn vị.
Hiện nay, tổ chức bộ máy kế toán có ba hình thức, đó là: −Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung: trong mô hình này, toàn bộ công tác kế toán được tập trung lại ở đơn vị cấp trên. Các đơn vị cấp dưới phụ thuộc không cần tổ chức công tác kế toán riêng.