CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp 1. Các khái niệm cơ bản Hệ thống là một tổng thể bao gồm các bộ phận, thành phần có mối quan hệ với nhau. Mỗi hệ thống đều hoạt động nhằm hoàn thành một mục tiêu nào đó đã được đặt ra từ trước.
Một hệ thống sẽ gồm 3 thành phần cơ bản: Các yếu tố đầu vào, xử lý và chế biến và các yếu tố đầu ra. Hệ thống thông tin là một hệ thống được sử dụng để thu nhận các DL đầu vào, tiến hành xử lý DL và cung cấp các thông tin đầu ra cho người sử dụng hệ thống. Một hệ thống thông tin gồm 5 thành phần: thu thập DL, xử lý, lưu trữ, cung cấp thông tin và kiểm soát – phản hồi. Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán cho người dùng từ đó làm cơ sở để các đối tượng đó đưa ra các quyết định thích hợp.
Quy trình của hệ thống thông tin kế toán bao gồm các bước: (1)Tiếp nhận, sắp xếp và phân loại các giao dịch kinh tế- tài chính của doanh nghiệp (2)Xử lý DL được tiếp nhận và đưa ra Báo cáo Tài chính. Ngoài ra, Vũ Hữu Đức (2009) tin rằng: “Hệ thống thông tin kế toán, hiểu theo nghĩa rộng, là lĩnh vực nghiên cứu và thực tiễn liên quan đến mục tiêu cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng nhằm đưa ra quyết định. Nó bao gồm cả lĩnh vực lập báo cáo tài chính (financial reporting) cung cấp cho bên ngoài và lĩnh vực thông tin kế toán cho quản trị doanh nghiệp. Cũng trong ngữ cảnh này, hệ thống thông tin kế toán không chỉ là việc thiết kế, vận hành và giám sát hệ thống thông tin mà còn bao gồm những chuẩn mực về thông tin (chuẩn mực kế toán và báo cáo tài chính, các phương pháp kế toán quản trị…) và công tác kiểm soát, kiểm tra đối với các thông tin được cung cấp bởi hệ thống.” 6 AIS bao gồm các thành phần là con người, thiết bị (phần cứng), phần mềm máy tính, các phương tiện kỹ thuật công nghệ và kiểm soát nội bộ.
AIS thu thập và cung cấp DL bằng việc lập kế hoạch kế toán, ghi lại giao dịch kinh doanh, kiểm soát và phân tích tạo ra thông tin hợp lệ, kịp thời, chất lượng. Thông tin tài chính chất lượng phải là: dễ hiểu, có thể so sánh, có liên quan và đáng tin cậy. Thông tin được công bố dưới dạng Báo cáo Tài chính theo cách thức tiêu chuẩn hóa cho nhiều đối tượng người đọc khác nhau có thể hiểu nhanh chóng và rõ ràng. Từ đó, hỗ trợ nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra các quyết định, kế hoạch kinh doanh và kiểm soát nội bộ.
Phân loại hệ thống thông tin kế toán Có rất nhiều cách phân loại hệ thống thông tin kế toán, tùy thuộc vào việc sử dụng các tiêu thức phân loại khác nhau. Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin kế toán Khi sử dụng tiêu thức là đối tượng cung cấp thông tin thì AIS được phân thành 2 loại: AIS tài chính và AIS quản trị. - Đối với AIS tài chính: + Mục tiêu: Cung cấp thông tin tài chính cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp (nhà đầu tư, chủ nợ, KH, cơ quan thuế….) + DL đầu vào: Các chứng từ của những ngiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. + Thông tin đầu ra: Được thể hiện chủ yếu thông qua các sổ kế toán và báo cáo tài chính của DN - Đối với AIS quản trị: + Mục tiêu: Cung cấp các thông tin chi tiết liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN cho nhà quản trị theo yêu cầu quản lý + DL đầu vào: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các thông tin khác liên quan + Thông tin đầu ra: Các báo cáo quản trị, báo cáo sản xuất… Phân loại theo phương thức xử lý thông tin kế toán Khi phân loại AIS theo phương thức xử lý thì AIS được chia thành: xử lý thủ công và xử lý trên máy tính.
7 - Xử lý thủ công: Với phương thức xử lý thủ công thì các nghiệp vụ kế toán được ghi nhận vào sổ nhật kí, sổ cái , cái sổ chi tiết,…. và lập các báo cáo tài chính. Tất cả các thông tin tài chính đều được ghi chép, tính toán và lưu trữ bằng giấy, hóa đơn, sổ sách…. 1 AIS xử lý thủ công - Xử lý trên máy tính: Các nghiệp vụ kế toán được lưu trữ trên máy tính thông qua các phần mềm kế toán, người sử dụng phần mềm có trách nhiệm nhập liệu vào phần mềm, sau đó các thông tin được lưu trữ, phân tích, và tổng hợp trên máy và nhà quản lý có thể kết xuất thông tin bất cứ lúc nào.
2 AIS xử lý bằng máy tính 8 1. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp Trong tình hình kinh tế hiện nay, khi nền kinh tế thế giới đang phát triển theo xu hướng hội nhập, toàn cầu hóa các DN đều đang cố gắng áp dụng các thành tựu khoa học kĩ thuật vào quá trình sản xuất cũng như quản lý để có thể phát huy tối đa tiềm lực của DN cũng như tiết kiệm các nguồn lực tài chính. Một AIS hiệu quả có thể giúp nhà quản lý hiểu rõ được các thông tin tài chính, điểm mạnh, điểm yếu hiện tại của DN từ đó xác định chính xác phương hướng phát triển cũng như nắm bắt được những cơ hội trong tương lai. Có thể thấy AIS càng ngày càng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của một DN.
Nó có thể là bàn đạp giúp DN phát triển nếu như tổ chức tốt, nhưng nếu không biết tổ chức, sử dụng hiệu quả thì nó cũng có thể là một trở ngại lớn trong quá trình ra quyết định hợp tác, khiến cho các dự án kinh tế có thể bị chậm tiến độ, nguồn tài chính được sử dụng không rõ ràng, không tạo ra được lợi ích kinh tế từ các hợp đồng hợp tác,…. AIS có tác dụng lưu trữ và xử lý DL. Các quyết định được đưa ra đều phải dựa trên những thông tin quá khứ, hiện tại và tương lai. Các DN đều phải đặt ra các quy định liên quan đến việc lưu trữ và xử lý thông tin một cách phù hợp với đặc điểm của DN để khi sử dụng những DL, thông tin đó thì có thể tìm thấy một cách dễ dàng.
Đây cũng có thể coi là một vấn đề lớn tồn tại trong mỗi DN. Và vai trò cơ bản của AIS được phát huy. AIS có thể lưu trữ và xử lý các DL, đưa ra những thông tin tài chính cụ thể và hữu ích cho các quyết định chiến lược của DN. Ngoài ra AIS có một vai trò vô cùng quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp các nhân viên thuộc bộ phận kế toán có thể sử dụng thời gian một cách khoa học, đưa ra được những báo cáo tài chính cũng như các báo cáo quản trị cho các nhà quản lý để kịp thời có những điều chỉnh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
Một hệ thống hiệu quả có thể giúp DN tránh những sai lầm trong quá trình lưu trữ và xử lý DL, từ đó giảm thiểu những tổn thất về mặt tài chính. Có thể thấy rằng AIS đang ngày càng chứng minh vị trí vô cùng thiết yếu của nó mà không gì có thể thay thế được. Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin kế toán Để xây dựng được một AIS tốt, hoạt động hiệu quả thì cần tuân thủ 4 nguyên tắc: nguyên tắc kiểm soát, nguyên tắc hiệu quả, nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc tiết kiệm chi phí. + Nguyên tắc kiểm soát: cần có sự kiểm soát nội bộ phù hợp trong tất cả các khâu AIS.
Những kiểm soát này là các thủ tục và quy trình thực tiễn được sử dụng để kiểm soát và giám sát các hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ như các thủ tục được sử dụng đó là đối chiếu ngân hàng các tài khoản hàng tháng, kiểm soát mật khẩu trên phần mềm và máy tính để bảo mật thông tin bí mật. Kiểm soát nội bộ này giúp bảo vệ thông tin đang được hệ thống thông tin nhập và xử lý một cách hiệu quả. Khi mà các nhà quản lý không thể giám sát hoạt động của mỗi bộ phận hay mỗi nhân viên thì AIS là một giải pháp nâng cao khả năng kiểm soát nội bộ, đảm bảo các nghiệp vụ kế toán được ghi nhận chính xác, giảm thiếu sai sót và gian lận có thể xảy ra.
+ Nguyên tắc hiệu quả: mục đích của nguyên tắc này là truyền tải thông tin kịp thời, đúng cách và trở nên hữu ích với người sử dụng trong và ngoài đơn vị. Bên cạnh đó, AIS phải đủ linh hoạt để thích ứng với những thay đổi của Công ty, nhu cầu hoạt động của Công ty xảy ra trong tương lai gần. Ví dụ như, khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, khối lượng KH tăng lên, nhiều nghiệp vụ phát sinh, cần có các kiểm soát mới., hay như sự cải tiến của công nghệ khoa học; AIS vẫn có thể đáp ứng những nhu cầu thay đổi này. + Nguyên tắc phù hợp: đây là nguyên tắc đòi hỏi hệ thống kế toán phải phù hợp với các hoạt động, cơ cấu nội bộ và nhân sự của Công ty.
Các báo cáo được tạo bởi hệ thống phải phù hợp với cấu trúc tổ chức và các nguồn lực sẵn có của Công ty. Tùy theo đặc điểm và loại hình hoạt động của doanh nghiệp mà mỗi đơn vị phải xây dựng AIS riêng sao cho phù hợp với quy mô, trình độ chuyên môn, cơ sở trang thiết bị công nghệ.; không thể áp dụng cùng một AIS cho tất cả đơn vị. Ngoài ra, AIS cần phải truyền tải thông tin phù hợp với từng yêu cầu của các nhà quản trị để đưa ra quyết định. + Nguyên tắc tiết kiệm chi phí: việc xây dựng AIS phải đảm bảo tính hiệu quả, lợi ích đem lại phải lớn hơn chi phí của nó.
Về cơ bản, mọi Công ty đều hướng 10 đến lợi nhuận cao, tức là mọi hoạt động của Công ty đều phải thiết thực và hiệu quả, khi chi phí bỏ ra tiết kiệm nhất mà vẫn thu được các thông tin hữu ích từ AIS trong khoảng thời gian cần thiết.