Chương 1: Giới thiệu Chượng 2: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền Chương 3: Giới thiệu về Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản An Giang Chương 4: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng- thu tiền tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản An Giang Chương 5: Nhận xét - Khuyến nghị và Kết luận. 5 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN Chương này trình bày những nội dung lý thuyết quan trọng về các vấn đề cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống những nội dung về kiểm soát hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền để làm cơ sở nền tảng cho việc nghiên cứu ở các chương sau, giúp người có cái nhìn chi tiết về hệ thống kiểm soát hữu hiệu. Từ đó, có thể cho thấy được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ đặc biệt là hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2.1 Định nghĩa Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành các định nghĩa khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống này. Đến nay, định nghĩa về hệ thống KSNB của COSO 2013 (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission – Uỷ ban của các tổ chức tài trợ của Uỷ ban Treadway) được chấp nhận rộng rãi là: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình, chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng Quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ”.
Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng được hiểu như sau: Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình.
Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Cần hiểu rằng kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà chủ yếu là do những con người trong tổ chức như Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc và các nhân viên thực thi, chính họ sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt được. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy 6 ra do các sai lầm của con người… nên dẫn đến không đạt được các mục tiêu. KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra.
Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro. Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ: - Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải bảo đảm về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định.
Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị. - Đối với mục tiêu sự hiện hữu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh… (Tập thể tác giả Bộ môn kiểm toán, 2015, trang 30-31) 2.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB Theo báo cáo COSO (2013) cho rằng: Dù có sự khác biệt đáng kể về cách thức tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị do chúng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu… của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng bao gồm những bộ phận cơ bản. Theo quan điểm phổ biến hiện nay, KSNB bao gồm những bộ phận sau: 2.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát được biểu hiện thông qua các chuẩn mực, quy trình và cơ cấu tổ chức, trong đó hướng dẫn cho mọi thành viên trong đơn vị ở các cấp khác nhau trong việc thực hiện trách nhiệm và ra quyết định.
Nó thể hiện thái độ chung của Hội đồng Quản trị, nhà quản lý cấp cao về các vấn đề kiểm soát, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. 7 Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là: Sự trung thực và giá trị đạo đức. Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính trung thực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát. Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp.
Bên cạnh đó, nhà quản lý cần làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp. Một cách khác để nâng cao tính trung thực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là đơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến những hành vi thiếu trung thực của các thành viên trong đơn vị. Đảm bảo về năng lực. Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả.
Do đó, nhà quản lý nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ được giao, phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên. Hội đồng Quản trị và Uỷ ban Kiểm toán. Nhiều nước trên thế giới yêu cầu các công ty cổ phần có niêm yết ở Thị trường Chứng khoán phải thành lập Uỷ ban Kiểm toán. Đây là Uỷ ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng Quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị.
Uỷ ban Kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ… Do có các chức năng quan trọng trên, nên hoạt động hữu hiệu của Uỷ ban Kiểm toán và Hội đồng Quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng Quản trị hoặc Uỷ ban Kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong Hội đồng quản trị hoặc Uỷ ban Kiểm toán, mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập. Ở Việt Nam, Luật Doanh nghiệp quy định một số loại hình công ty phải có Ban Kiểm soát do Đại hội cổ đông bầu ra và đóng vai trò tương tự như Uỷ ban Kiểm toán. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.
Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Sự khác biệt này về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn 8 đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ cấp dưới. Cơ cấu tổ chức.
Về thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng. Cách thức phân chia quyền hạn và trách nhiệm. Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức.
Nó cụ thể hoá về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rõ rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hoá bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau. Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế. Là các chính sách và các thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên trong đơn vị.