Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu thuỷ sản an giang

Tìm hiểu cách hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản An Giang.

• Tác giả: Nguyễn Thị Như Huỳnh
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Thị Thanh Thủy
• Trường học: Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh - Trường Đại học An Giang
• Chuyên ngành: Kinh tế - Quản trị kinh doanh
• Đề tài: Cải Tiến Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Trong Chu Trình Bán Hàng Tại An Giang
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: An Giang

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• LỜI CAM KẾT
• TÓM TẮT
• MỤC LỤC
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
• DANH SÁCH BẢNG
• DANH SÁCH HÌNH
• DANH MỤC SƠ ĐỒ
• DANH MỤC LƯU ĐỒ
• DANH MỤC KÝ HIỆU LƯU ĐỒ
• 1. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU
• 1.1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
• 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
• 1.2.1. Mục tiêu tổng quát
• 1.2.2. Mục tiêu cụ thể
• 1.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU
• 1.4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
• 1.4.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
• 1.4.2. Phương pháp xử lý dữ liệu
• 1.5. KẾT CẤU CỦA KHOÁ LUẬN
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN
• 2.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
• 2.2. KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
• 2.2.1. Đặc điểm môi trường máy tính ảnh hưởng đến kiểm soát
• 2.2.2. Sai sót và gian lận trong môi trường máy tính
• 2.2.3. Thủ tục kiểm soát hệ thống thông tin
• 2.3. KSNB TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN
• 2.3.1. Đặc điểm chu trình
• 2.3.2. Mục tiêu của chu trình
• 2.3.3. Các hoạt động trong chu trình
• 2.3.4. Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình
• 2.3.5. Tổ chức kế toán trong chu trình
• 2.3.6. Tổ chức theo dõi công nợ phải thu
• 2.3.7. Hoạt động kiểm soát trong chu trình
• 3. CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THUỶ SẢN AN GIANG
• 3.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ AGIFISH
• 3.2. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
• 3.2.1. Quá trình hình thành và phát triển
• 3.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
• 3.3. NGÀNH NGHỀ VÀ ĐỊA BÀN KINH DOANH
• 3.3.1. Ngành nghề kinh doanh
• 3.3.2. Địa bàn kinh doanh
• 3.4. THÔNG TIN VỀ MÔ HÌNH QUẢN TRỊ, TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ BỘ MÁY QUẢN LÝ
• 3.4.1. Cơ cấu tổ chức tại công ty
• 3.4.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
• 3.5. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
• 3.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán
• 3.5.2. Chính sách và chế độ kế toán
• 3.5.3. Hình thức sổ kế toán
• 3.6. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG KỲ KẾ TOÁN TỪ NĂM 2020 – 2021
• 3.7. THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
• 3.7.1. Định hướng phát triển của công ty
• 4. CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THUỶ SẢN AN GIANG
• 4.1. THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THUỶ SẢN AN GIANG
• 4.1.1. Môi trường kiểm soát
• 4.1.2. Đánh giá rủi ro
• 4.1.3. Hoạt động kiểm soát
• 4.1.4. Thông tin và truyền thông
• 4.2. CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THUỶ SẢN AN GIANG
• 4.2.1. Đặc điểm của chu trình
• 4.2.2. Các hoạt động kinh tế trong chu trình bán hàng – thu tiền
• 4.2.3. Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ
• 4.2.4. Chứng từ sử dụng trong chu trình
• 4.2.5. Tổ chức theo dõi khoản phải thu và hình thức thu tiền
• 4.2.6. Tổ chức tài khoản sử dụng trong chu trình
• 4.2.7. Tổ chức công tác hạch toán ghi sổ
• 4.2.8. Sổ sách trong chu trình
• 4.3. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THUỶ SẢN AN GIANG
• 4.3.1. Kiểm soát hoạt động
• 4.3.2. Kiểm soát hệ thống thông tin
• 5. CHƯƠNG 5: NHẬN XÉT – KHUYẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN
• 5.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thuỷ sản An Giang
• 5.2. Chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thuỷ sản An Giang
• 5.3. Hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thuỷ sản An Giang
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ tại An Giang

Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và giám sát hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Tại An Giang, việc cải tiến hệ thống này trong chu trình bán hàng là cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro. Đặc biệt, trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng, các doanh nghiệp cần có những biện pháp kiểm soát chặt chẽ hơn để bảo vệ tài sản và tối ưu hóa quy trình bán hàng.

1.1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các quy trình, chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật. Nó giúp phát hiện và ngăn ngừa các sai sót, gian lận trong quá trình hoạt động.

1.2. Tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng

Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản, đảm bảo thu hồi tiền từ khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ. Điều này không chỉ giúp tăng doanh thu mà còn củng cố lòng tin của khách hàng và cổ đông.

II. Những thách thức trong việc cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ

Việc cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ tại An Giang gặp phải nhiều thách thức. Các doanh nghiệp phải đối mặt với sự thay đổi nhanh chóng của thị trường, yêu cầu cao từ khách hàng và sự cạnh tranh khốc liệt. Những yếu tố này đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục điều chỉnh và nâng cấp hệ thống kiểm soát để đáp ứng nhu cầu thực tế.

2.1. Rủi ro trong chu trình bán hàng

Rủi ro trong chu trình bán hàng có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau như sai sót trong ghi chép, gian lận từ nhân viên hoặc khách hàng. Những rủi ro này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu và uy tín của doanh nghiệp.

2.2. Khó khăn trong việc áp dụng công nghệ mới

Việc áp dụng công nghệ mới vào hệ thống kiểm soát nội bộ có thể gặp khó khăn do chi phí đầu tư cao và sự thiếu hụt kỹ năng của nhân viên. Doanh nghiệp cần có kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực để vượt qua những trở ngại này.

III. Phương pháp cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả

Để cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng, doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp hiện đại và hiệu quả. Việc sử dụng công nghệ thông tin, phân tích dữ liệu và xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro.

3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát

Công nghệ thông tin giúp tự động hóa quy trình kiểm soát, giảm thiểu sai sót và tăng cường tính minh bạch. Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có thể giúp theo dõi và kiểm soát các giao dịch một cách hiệu quả.

3.2. Phân tích dữ liệu để nâng cao hiệu quả

Phân tích dữ liệu bán hàng giúp doanh nghiệp nhận diện các xu hướng và vấn đề tiềm ẩn. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định kịp thời nhằm cải thiện quy trình và tăng cường kiểm soát.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại An Giang

Nghiên cứu thực tiễn tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản An Giang cho thấy việc cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ đã mang lại nhiều lợi ích. Doanh nghiệp đã giảm thiểu được rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh thông qua việc áp dụng các giải pháp kiểm soát hiện đại.

4.1. Kết quả đạt được từ cải tiến hệ thống

Sau khi áp dụng các biện pháp cải tiến, doanh thu của công ty đã tăng lên đáng kể. Hệ thống kiểm soát nội bộ đã giúp phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai sót, gian lận trong quá trình bán hàng.

4.2. Những bài học kinh nghiệm từ thực tiễn

Các bài học từ thực tiễn cho thấy rằng việc cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ là một nhiệm vụ cần thiết mà còn là một quá trình liên tục. Doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá và điều chỉnh hệ thống để phù hợp với sự thay đổi của thị trường.

V. Kết luận và hướng phát triển tương lai cho hệ thống kiểm soát nội bộ

Kết luận từ nghiên cứu cho thấy rằng việc cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng tại An Giang là rất cần thiết. Doanh nghiệp cần tiếp tục đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên để nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro trong tương lai.

5.1. Tầm nhìn tương lai cho hệ thống kiểm soát

Hệ thống kiểm soát nội bộ cần được phát triển theo hướng linh hoạt và thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh. Doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược dài hạn để đảm bảo tính bền vững của hệ thống.

5.2. Đề xuất các giải pháp cải tiến tiếp theo

Các giải pháp cải tiến tiếp theo có thể bao gồm việc áp dụng trí tuệ nhân tạo trong kiểm soát nội bộ, nâng cao khả năng phân tích dữ liệu và cải thiện quy trình đào tạo nhân viên để đáp ứng nhu cầu thực tế.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Bối cảnh thực tiễn và lý do chọn đề tài

Trong giai đoạn bình thường mới sau những biến động của đại dịch Covid-19 và bất ổn kinh tế toàn cầu, các doanh nghiệp chế biến và xuất khẩu thủy sản tại khu vực Đồng bằng sông Cửu Long phải đối mặt với nhiều rủi ro về thị trường, chi phí vận hành và quản trị dòng tiền. Để duy trì năng lực cạnh tranh và phục hồi sản xuất, các doanh nghiệp buộc phải tăng cường giám sát hoạt động quản lý, nâng cao tính minh bạch và tối ưu hóa các nguồn lực sẵn có.

Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản An Giang (AGIFISH) là một trong những doanh nghiệp chế biến, xuất khẩu cá tra lớn tại khu vực. Do hoạt động bán hàng của đơn vị diễn ra đa dạng qua nhiều kênh phân phối (bán hàng xuất khẩu, bán buôn trong nước, đại lý, cửa hàng bán lẻ) với tần suất giao dịch lớn, chu trình bán hàng – thu tiền luôn tiềm ẩn các rủi ro về sai sót ghi nhận doanh thu, chậm thu hồi công nợ hoặc gian lận tài sản. Xuất phát từ thực tiễn trên, đề tài "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thuỷ sản An Giang" được thực hiện nhằm đánh giá thực trạng cơ chế kiểm soát hiện hành và đề xuất giải pháp tăng cường hiệu lực quản lý cho doanh nghiệp.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Khóa luận xác lập mục tiêu tổng quát là tìm hiểu, đánh giá thực trạng và đưa ra hệ thống giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty AGIFISH, phục vụ nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Tác giả cụ thể hóa thành 5 nhiệm vụ nghiên cứu:

1. Tìm hiểu khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản An Giang.
2. Đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ đang áp dụng tại công ty.
3. Phản ánh thực trạng và mô tả chi tiết hoạt động kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền.
4. Phân tích, nhận diện những hạn chế và nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tại đơn vị.
5. Đưa ra nhận xét và đề xuất các giải pháp, thủ tục kiểm soát cần thiết nhằm hoàn thiện hệ thống, hạn chế rủi ro và ngăn ngừa sai phạm.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

• Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ và các hoạt động kiểm soát cụ thể thuộc chu trình bán hàng – thu tiền, kết hợp công tác kế toán tài chính liên quan đến doanh thu và công nợ phải thu.
• Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản An Giang (AGIFISH).
• Phạm vi thời gian: Đề tài thực hiện từ ngày 21/02/2022 đến ngày 11/05/2022; dữ liệu thứ cấp và số liệu kế toán phục vụ phân tích tập trung chủ yếu vào niên độ kế toán năm 2020 và năm 2021.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và mô hình sử dụng

Nghiên cứu sử dụng khung lý thuyết kiểm soát nội bộ theo báo cáo COSO (2013) làm nền tảng phân tích cấu trúc hệ thống, bao gồm 5 bộ phận cấu thành:

• Môi trường kiểm soát (tính trung thực, chuẩn mực đạo đức, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự).
• Đánh giá rủi ro (nhận dạng, phân tích và quản trị rủi ro ở cấp độ toàn đơn vị và từng chu trình nghiệp vụ).
• Hoạt động kiểm soát (phân chia trách nhiệm, xét duyệt, kiểm soát vật chất, kiểm soát xử lý thông tin).
• Thông tin và truyền thông (dòng dữ liệu chứng từ, sổ sách, hệ thống thông tin kế toán).
• Giám sát (giám sát thường xuyên và đánh giá định kỳ).

Bên cạnh đó, tác giả tích hợp lý thuyết về kiểm soát hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) trong môi trường máy tính, bao gồm:

• Kiểm soát chung (General Controls): Kế hoạch an ninh, phân chia trách nhiệm trong chức năng CNTT, kiểm soát thâm nhập vật lý, kiểm soát truy cập hệ thống (phân quyền dữ liệu, mật mã, ma trận chức năng), kiểm soát sao lưu - lưu trữ, truyền tải dữ liệu, dấu vết kiểm toán (Audit Trail) và kế hoạch phục hồi sau sự cố.
• Kiểm soát ứng dụng (Application Controls): Kiểm soát nguồn dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình nhập liệu (kiểm tra kiểu, vùng dữ liệu, giới hạn, trùng lặp), kiểm soát quá trình xử lý và bảo trì tập tin dữ liệu.

Phương pháp nghiên cứu và thu thập dữ liệu

Đề tài kết hợp phương pháp nghiên cứu định tính, mô tả và phân tích đối chiếu hệ thống:

• Thu thập dữ liệu sơ cấp: Thiết kế bảng câu hỏi khảo sát và phỏng vấn trực tiếp mẫu gồm 6 nhân sự tại các vị trí chuyên môn chủ chốt của AGIFISH (Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, Kế toán bán hàng, Kế toán thanh toán, Nhân viên kinh doanh, Thủ kho). Kết hợp quan sát thực tế quy trình làm việc và luân chuyển chứng từ tại phòng Kế toán – Tài vụ và phòng Kinh doanh.
• Thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập hệ thống báo cáo tài chính giai đoạn 2020 – 2021; chứng từ kế toán thực tế phát sinh (hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, lệnh xuất hàng, phiếu thu, giấy báo có ngân hàng); sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản: TK 5111 (Doanh thu bán hàng hóa), TK 5112 (Doanh thu bán thành phẩm), TK 6321 (Giá vốn hàng hóa), TK 6322 (Giá vốn thành phẩm), TK 531 (Hàng bán bị trả lại); các quy chế quản lý nội bộ và văn bản pháp lý về chế độ kế toán hiện hành.
• Phương pháp xử lý dữ liệu: Lập bảng tổng hợp, phân tích luân chuyển chứng từ qua các lưu đồ (Flowcharts), so sánh đối chiếu giữa quy định văn bản và quy trình thực hiện thực tế trên phần mềm kế toán AGF.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu

Chương 1 thiết lập tổng thể đề cương nghiên cứu, bao gồm bối cảnh ngành thủy sản giai đoạn đại dịch Covid-19, tính cấp thiết của việc bảo vệ tài sản và quản lý doanh thu. Chương này trình bày chi tiết mục tiêu tổng quát, 5 mục tiêu cụ thể, phạm vi nghiên cứu tại AGIFISH trong năm 2021 – 2022, phương pháp tiếp cận dữ liệu phỏng vấn chuyên sâu nhóm 6 nhân sự chủ chốt, đồng thời phác thảo kết cấu 5 chương của khóa luận.

Chương 2: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

Chương 2 hệ thống hóa các khái niệm học thuật và chuẩn mực quốc tế về KSNB:

• Làm rõ định nghĩa KSNB theo COSO 2013 với 4 thuộc tính cốt lõi (là một quá trình, vận hành bởi con người, cung cấp sự bảo đảm hợp lý, hướng đến mục tiêu hoạt động - báo cáo - tuân thủ).
• Phân tích chi tiết 5 yếu tố cấu thành hệ thống KSNB và vai trò của các đối tượng liên quan (Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, Kiểm soát viên nội bộ, nhân viên tác nghiệp).
• Trình bày lý thuyết kiểm soát HTTTKT trong môi trường tin học hóa: kiểm soát chung (an ninh, phân quyền, dấu vết kiểm toán qua file log) và kiểm soát ứng dụng (ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, kiểm tra tính hợp lý của số liệu đầu vào).
• Chi tiết hóa các hoạt động nghiệp vụ trong chu trình bán hàng – thu tiền: tiếp nhận đơn hàng, xét duyệt bán chịu, xuất kho giao hàng, lập hóa đơn, theo dõi công nợ, thu tiền và xử lý hàng bán bị trả lại, đi kèm các rủi ro sai phạm thường gặp tại từng công đoạn.

Chương 3: Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thuỷ sản An Giang

Chương 3 tổng quan về lịch sử hình thành, bộ máy tổ chức và tình hình kinh doanh của AGIFISH:

• Trình bày thông tin doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức quản trị (Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Ban Giám đốc, các phòng ban chức năng và phân xưởng sản xuất).
• Phân tích bộ máy kế toán tại AGIFISH: tổ chức theo mô hình tập trung, đứng đầu là Kế toán trưởng cùng các kế toán viên phụ trách từng phần hành; hệ thống áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam và sử dụng phần mềm kế toán chuyên biệt AGF.
• Đánh giá tổng quan kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 – 2021: phân tích biến động doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, chi phí hoạt động và lợi nhuận dưới tác động của dịch bệnh và chi phí logistics quốc tế tăng cao.
• Nêu rõ thuận lợi về vùng nguyên liệu, uy tín thương hiệu xuất khẩu sang các thị trường như EU, Mỹ; cùng những khó khăn về thị trường tiêu thụ và biến động giá nguyên liệu đầu vào.

Chương 4: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thuỷ sản An Giang

Chương 4 là chương trọng tâm, phản ánh toàn diện thực trạng kiểm soát tại công ty:

• Đánh giá 5 bộ phận KSNB tại công ty: Cơ cấu tổ chức có sự phân định rõ ràng; tuy nhiên công tác đánh giá rủi ro chưa được văn bản hóa thành quy trình định kỳ; hoạt động kiểm soát chủ yếu tập trung vào phê duyệt hành chính.
• Mô tả quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ: Phân tích chi tiết quy trình bán hàng nội địa, bán hàng xuất khẩu, quy trình thu tiền mặt/tiền gửi ngân hàng và quy trình tiếp nhận hàng bán bị trả lại thông qua các lưu đồ nghiệp vụ.
• Tổ chức hạch toán kế toán chu trình: Trích xuất và phân tích thực tế các nghiệp vụ ghi nhận trên phần mềm AGF qua các tài khoản doanh thu (TK 5111, 5112), giá vốn (TK 6321, 6322), giảm trừ doanh thu (TK 531) và theo dõi công nợ khách hàng (TK 131).
• Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán: Đánh giá việc phân quyền truy cập người dùng trên phần mềm AGF, kiểm tra các tính năng kiểm soát nhập liệu tự động (cảnh báo thiếu trường dữ liệu, cảnh báo nhập sai định dạng, cảnh báo không lưu) và việc lưu trữ nhật ký giao dịch.

Yếu tố kiểm soát	Hiện trạng ghi nhận tại AGIFISH
Phân quyền truy cập	Thiết lập tài khoản riêng cho từng nhân viên kế toán theo phân hệ đảm nhiệm trên phần mềm AGF.
Kiểm soát nhập liệu	Phần mềm có cảnh báo khi bỏ trống trường bắt buộc, cảnh báo sai vùng dữ liệu ngày tháng/số tiền.
Phân chia trách nhiệm	Tách biệt giữa nhân viên kinh doanh tiếp nhận đơn, thủ kho xuất hàng và kế toán ghi sổ.
Theo dõi công nợ	Lập biên bản đối chiếu công nợ định kỳ; phân loại khách hàng theo hạn mức tín dụng.
Dấu vết kiểm toán	Hệ thống ghi nhận thời điểm thao tác chứng từ nhưng tính năng khóa sổ tự động sau kỳ kế toán còn hạn chế.

Chương 5: Nhận xét – Khuyến nghị và Kết luận

Chương 5 tổng hợp các ưu điểm, hạn chế phát hiện trong quá trình nghiên cứu và đề xuất hệ thống giải pháp:

• Nhận xét ưu điểm: Quy trình bán hàng và giao nhận hàng hóa được kiểm soát chặt chẽ qua hệ thống chứng từ nhiều liên; bộ phận kế toán tuân thủ đúng chế độ kế toán hiện hành; phần mềm AGF đáp ứng tốt việc hạch toán chi tiết theo từng lô hàng xuất khẩu và hợp đồng nội địa.
• Nhận xét hạn chế: Một số thủ tục phê duyệt tín dụng bán chịu cho khách hàng nội địa còn mang tính kinh nghiệm, thiếu tiêu chí chấm điểm định lượng; công tác kiểm toán nội bộ chưa hoạt động độc lập; việc sao lưu dự phòng dữ liệu chưa được chuẩn hóa theo quy trình định kỳ nghiêm ngặt.
• Hệ thống khuyến nghị: Đề xuất xây dựng quy chế đánh giá hạn mức tín dụng khách hàng rõ ràng; bổ sung chức năng kiểm soát chéo trên phần mềm AGF; tăng cường kiểm toán định kỳ chu trình bán hàng – thu tiền; chuẩn hóa quy trình sao lưu và bảo mật dữ liệu kế toán.

---

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

1. Khóa luận mô tả và hệ thống hóa toàn bộ quy trình luân chuyển chứng từ chu trình bán hàng – thu tiền tại AGIFISH qua 4 lưu đồ chi tiết: quy trình bán hàng nội địa, quy trình bán hàng xuất khẩu, quy trình hàng bán bị trả lại và quy trình thu tiền.
2. Đánh giá được mức độ tin học hóa của công tác kế toán thông qua việc phân tích trực tiếp giao diện, tính năng phân quyền và cơ chế kiểm soát ứng dụng trên phần mềm kế toán AGF đối với các nghiệp vụ hạch toán doanh thu (TK 5111, 5112), giá vốn (TK 6321, 6322) và thu hồi công nợ.
3. Chỉ ra các điểm chênh lệch giữa quy định lý thuyết COSO với thực tế vận hành tại đơn vị: thiếu vắng bộ phận kiểm toán nội bộ chuyên trách, hoạt động quản trị rủi ro công nợ chưa được lượng hóa chi tiết bằng chính sách văn bản hóa.

Các giải pháp và khuyến nghị tác giả đề xuất

• Về môi trường kiểm soát và quản trị rủi ro: Xây dựng quy chế bằng văn bản về chính sách bán chịu; ban hành thang bảng điểm đánh giá mức độ uy tín và khả năng thanh toán của từng nhóm khách hàng (đại lý cấp 1, nhà phân phối, khách hàng lẻ).
• Về hoạt động kiểm soát nghiệp vụ: Hoàn thiện quy trình xét duyệt hạn mức bán chịu trước khi phòng Kinh doanh xuất lệnh giao hàng; bắt buộc ký biên bản giao nhận hàng và hóa đơn theo đúng trình tự phân định trách nhiệm.
• Về kiểm soát hệ thống thông tin: Thiết lập tính năng tự động khóa số liệu khi đã đóng kỳ kế toán; định kỳ trích xuất và đối chiếu file nhật ký vận hành (Log file) của phần mềm AGF; thực hiện quy chế sao lưu dữ liệu tự động hàng tuần sang thiết bị lưu trữ độc lập để phòng ngừa rủi ro mất mát dữ liệu.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài

• Phạm vi dữ liệu: Do giới hạn về bảo mật thông tin doanh nghiệp và thời gian thực tập trực tiếp tại công ty (từ 21/02/2022 đến 11/05/2022), các số liệu kế toán chi tiết phân tích chủ yếu gói gọn trong niên độ 2020 – 2021.
• Quy mô mẫu khảo sát: Phương pháp phỏng vấn chuyên sâu mới dừng lại ở cỡ mẫu $n = 6$ nhân sự tại các phòng ban liên quan trực tiếp, chưa mở rộng khảo sát diện rộng đối với hệ thống đại lý và khách hàng bên ngoài để đánh giá tính khách quan của chu trình thu tiền.
• Tính chất ngành nghề: Đề tài tập trung vào doanh nghiệp chế biến và xuất khẩu thủy sản đặc thù, các phát hiện kiểm soát gắn liền với đặc điểm xuất khẩu cá tra đông lạnh nên việc khái quát hóa sang các loại hình doanh nghiệp khác có sự khác biệt nhất định.

Hướng nghiên cứu tiếp theo

• Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang các chu trình nghiệp vụ có liên quan mật thiết như chu trình mua hàng – trả tiền hoặc chu trình quản lý hàng tồn kho để đánh giá tính đồng bộ của toàn bộ hệ thống KSNB.
• Áp dụng các mô hình định lượng đánh giá rủi ro tín dụng khách hàng và hiệu quả dòng tiền thu hồi trong các giai đoạn biến động tỷ giá và thị trường xuất khẩu sau năm 2022.

---

Giá trị tham khảo

Đối tượng thụ hưởng tài liệu

• Sinh viên và học viên ngành Kế toán, Kiểm toán, Hệ thống thông tin quản lý: Tài liệu cung cấp ví dụ thực tế về việc vận dụng khung lý thuyết COSO 2013 và các thủ tục kiểm soát hệ thống thông tin kế toán vào một doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu cụ thể.
• Người nghiên cứu thực hiện khóa luận tốt nghiệp: Tham khảo cách thức xây dựng lưu đồ luân chuyển chứng từ (Flowcharts), kỹ thuật phỏng vấn chuyên gia nội bộ và phương pháp trích xuất dữ liệu sổ sách kế toán (TK 511, TK 632, TK 131) phục vụ phân tích thực trạng.
• Ban quản lý và kế toán viên tại các doanh nghiệp thủy sản: Tài liệu hữu ích trong việc rà soát các lỗ hổng quản lý trong khâu xuất hàng, đối chiếu công nợ và kiểm soát phân quyền trên phần mềm kế toán nội bộ.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận sử dụng khung lý thuyết kiểm soát nội bộ nào làm cơ sở phân tích?

Khóa luận sử dụng khung lý thuyết kiểm soát nội bộ theo báo cáo COSO 2013 (gồm 5 bộ phận: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin & truyền thông, Giám sát) kết hợp lý thuyết kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong môi trường tin học hóa (kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng).

2. Dữ liệu sơ cấp trong khóa luận được thu thập từ những đối tượng nào?

Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phỏng vấn trực tiếp bảng câu hỏi với mẫu gồm 6 nhân sự tại Công ty AGIFISH: Kế toán trưởng, Kế toán bán hàng, Kế toán thanh toán, Nhân viên kinh doanh, Thủ kho và đại diện Ban Giám đốc.

3. Công tác ghi sổ kế toán chu trình bán hàng tại AGIFISH được thực hiện bằng công cụ gì?

Công tác kế toán chu trình bán hàng tại công ty được thực hiện trên phần mềm kế toán chuyên biệt AGF theo mô hình kế toán tập trung, ghi nhận các chứng từ như hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có và tự động cập nhật vào các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản liên quan.

4. Các tài khoản kế toán trọng yếu nào trong chu trình bán hàng – thu tiền được tác giả trích xuất phân tích?

Tác giả trích xuất và phân tích số liệu trên các tài khoản kế toán: TK 5111 (Doanh thu bán hàng hóa), TK 5112 (Doanh thu bán thành phẩm), TK 6321 (Giá vốn hàng hóa), TK 6322 (Giá vốn thành phẩm), TK 531 (Hàng bán bị trả lại) và tài khoản theo dõi công nợ phải thu khách hàng TK 131.

5. Hạn chế chính trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại AGIFISH được chỉ ra là gì?

Hạn chế chính là chính sách bán chịu và xét duyệt hạn mức tín dụng cho khách hàng chưa được văn bản hóa thành quy trình định lượng rõ ràng; việc quản trị rủi ro công nợ còn dựa nhiều vào kinh nghiệm; doanh nghiệp chưa thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập và các thủ tục sao lưu, trích xuất nhật ký dữ liệu (Log files) chưa được thực hiện định kỳ.

---

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Như Huỳnh đã phản ánh chi tiết thực trạng vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản An Giang. Dựa trên việc kết hợp chặt chẽ giữa khung lý thuyết COSO 2013 và các thủ tục kiểm soát hệ thống thông tin kế toán, nghiên cứu đã phân tích rõ nét quy trình xử lý đơn hàng, luân chuyển chứng từ và hạch toán sổ sách trên phần mềm kế toán AGF. Hệ thống các giải pháp được đề xuất trong công trình tập trung vào việc chuẩn hóa chính sách tín dụng bán chịu, phân định trách nhiệm và tăng cường an toàn dữ liệu, mang lại giá trị thực tiễn cho công tác quản trị rủi ro doanh thu tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Giới thiệu Chượng 2: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền Chương 3: Giới thiệu về Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản An Giang Chương 4: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng- thu tiền tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản An Giang Chương 5: Nhận xét - Khuyến nghị và Kết luận. 5 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN Chương này trình bày những nội dung lý thuyết quan trọng về các vấn đề cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống những nội dung về kiểm soát hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền để làm cơ sở nền tảng cho việc nghiên cứu ở các chương sau, giúp người có cái nhìn chi tiết về hệ thống kiểm soát hữu hiệu. Từ đó, có thể cho thấy được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ đặc biệt là hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2.1 Định nghĩa Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành các định nghĩa khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống này. Đến nay, định nghĩa về hệ thống KSNB của COSO 2013 (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission – Uỷ ban của các tổ chức tài trợ của Uỷ ban Treadway) được chấp nhận rộng rãi là: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình, chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng Quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ”.

Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng được hiểu như sau: Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình.

Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Cần hiểu rằng kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà chủ yếu là do những con người trong tổ chức như Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc và các nhân viên thực thi, chính họ sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt được. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy 6 ra do các sai lầm của con người… nên dẫn đến không đạt được các mục tiêu. KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra.

Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro. Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ: - Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải bảo đảm về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định.

Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị. - Đối với mục tiêu sự hiện hữu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh… (Tập thể tác giả Bộ môn kiểm toán, 2015, trang 30-31) 2.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB Theo báo cáo COSO (2013) cho rằng: Dù có sự khác biệt đáng kể về cách thức tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị do chúng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu… của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng bao gồm những bộ phận cơ bản. Theo quan điểm phổ biến hiện nay, KSNB bao gồm những bộ phận sau: 2.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát được biểu hiện thông qua các chuẩn mực, quy trình và cơ cấu tổ chức, trong đó hướng dẫn cho mọi thành viên trong đơn vị ở các cấp khác nhau trong việc thực hiện trách nhiệm và ra quyết định.

Nó thể hiện thái độ chung của Hội đồng Quản trị, nhà quản lý cấp cao về các vấn đề kiểm soát, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. 7 Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là: Sự trung thực và giá trị đạo đức. Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính trung thực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát. Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp.

Bên cạnh đó, nhà quản lý cần làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp. Một cách khác để nâng cao tính trung thực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là đơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến những hành vi thiếu trung thực của các thành viên trong đơn vị. Đảm bảo về năng lực. Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả.

Do đó, nhà quản lý nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ được giao, phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên. Hội đồng Quản trị và Uỷ ban Kiểm toán. Nhiều nước trên thế giới yêu cầu các công ty cổ phần có niêm yết ở Thị trường Chứng khoán phải thành lập Uỷ ban Kiểm toán. Đây là Uỷ ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng Quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị.

Uỷ ban Kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ… Do có các chức năng quan trọng trên, nên hoạt động hữu hiệu của Uỷ ban Kiểm toán và Hội đồng Quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng Quản trị hoặc Uỷ ban Kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong Hội đồng quản trị hoặc Uỷ ban Kiểm toán, mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập. Ở Việt Nam, Luật Doanh nghiệp quy định một số loại hình công ty phải có Ban Kiểm soát do Đại hội cổ đông bầu ra và đóng vai trò tương tự như Uỷ ban Kiểm toán. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Sự khác biệt này về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn 8 đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ cấp dưới. Cơ cấu tổ chức.

Về thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng. Cách thức phân chia quyền hạn và trách nhiệm. Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức.

Nó cụ thể hoá về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rõ rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hoá bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau. Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế. Là các chính sách và các thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên trong đơn vị.