Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Hitec Huế" do sinh viên Nguyễn Bảo Ngọc (Lớp K49B Kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế – Đại học Huế) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Quốc Tú vào tháng 12 năm 2018. Nghiên cứu thuộc chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán, đi sâu vào bài toán quản trị vận hành và kiểm soát nội bộ tại một doanh nghiệp tư nhân thương mại và dịch vụ thiết bị giáo dục.
Lý do chọn đề tài xuất phát từ vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc quản lý hoạt động kinh doanh và hạn chế rủi ro trọng yếu đối với doanh nghiệp. Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ chưa chú trọng công tác xây dựng kiểm soát nội bộ; phương pháp quản lý còn mang tính lỏng lẻo, vận hành chủ yếu dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu vắng các quy chế thông tin kiểm tra chéo giữa các bộ phận. Thực tế này khiến các doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt với nhiều rủi ro đe dọa đến sự tồn tại và phát triển. Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Hitec Huế, tác giả nhận thấy tính cấp thiết của việc kiện toàn hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm chuẩn hóa các quy trình, bảo vệ tài sản và nâng cao năng lực cạnh tranh cho đơn vị.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể qua 3 nhiệm vụ:
- Khái quát những cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
- Tìm hiểu và phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Hitec Huế.
- Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Hitec Huế.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Các vấn đề liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Hitec Huế.
- Phạm vi nội dung: Thực trạng tổ chức các thành phần kiểm soát nội bộ và các chu trình kiểm soát nghiệp vụ tại đơn vị.
- Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại trụ sở Công ty TNHH Hitec Huế (địa chỉ: số 200 Phan Bội Châu, phường Trường An, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế; trước đây tại số 04 Đống Đa, thành phố Huế).
- Phạm vi thời gian: Khóa luận sử dụng các tài liệu, hồ sơ, chứng từ và số liệu tài chính phản ánh hoạt động của công ty trong giai đoạn 2 năm 2016 – 2017.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung lý thuyết của khóa luận được xây dựng dựa trên các chuẩn mực và mô hình học thuật về kiểm soát nội bộ:
- Khái niệm về kiểm soát của Nguyễn Thị Phương Hoa (2011), xem kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm bảo đảm mục tiêu của tổ chức.
- Báo cáo COSO 2013 (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission): Định nghĩa kiểm soát nội bộ là một quá trình do ban giám đốc, nhà quản lý và nhân viên chi phối, cung cấp sự bảo đảm hợp lý nhằm đạt 3 nhóm mục tiêu: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và mục tiêu tuân thủ. Hệ thống gồm 5 bộ phận cấu thành: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát.
- Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400 ban hành năm 2001) về đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ.
- Phân loại kiểm soát: Tiếp cận theo mục tiêu (kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát bù đắp) và theo phạm vi (kiểm soát chung, kiểm soát trực tiếp).
Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai kết hợp giữa nghiên cứu định tính và xử lý số liệu:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, tổng hợp cơ sở lý thuyết từ giáo trình, quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán kiểm toán để làm căn cứ đánh giá thực tế.
- Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp tại trụ sở công ty quá trình luân chuyển chứng từ, các bước xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh của nhân viên phòng Kế toán và các phòng ban liên quan.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Thực hiện phỏng vấn Ban Giám đốc cùng nhân viên làm việc tại phòng Kế toán, phòng Kinh doanh, phòng Kỹ thuật để tìm hiểu quy trình công việc, trách nhiệm phân công và cách thức thực hiện quyền hạn.
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập các báo cáo tài chính kiểm toán/nội bộ, sổ sách kế toán, quy chế quản lý, hợp đồng, chứng từ kinh tế trong 2 năm 2016 – 2017 do doanh nghiệp cung cấp.
- Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng kỹ thuật đối chiếu, so sánh giữa lý thuyết với thực tiễn, phân tích đánh giá các chỉ tiêu tài sản, nguồn vốn, kết quả kinh doanh; xử lý và tính toán số liệu bảng biểu bằng phần mềm Microsoft Excel.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp
Chương này hệ thống hóa các khái niệm nền tảng về kiểm soát và hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Tác giả phân tích rõ 4 đặc tính then chốt của kiểm soát nội bộ theo khuôn khổ COSO: là một quá trình liên tục, được thiết kế và vận hành bởi con người, chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp lý (không thể đảm bảo tuyệt đối do giới hạn con người và chi phí), và hướng tới 3 nhóm mục tiêu (hoạt động, báo cáo tài chính, tuân thủ).
Văn bản làm rõ cấu trúc 5 bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ:
- Môi trường kiểm soát: Bao gồm triết lý quản lý, phong cách điều hành, cơ cấu tổ chức, phương pháp ủy quyền, sự tham gia của Hội đồng quản trị/Ban kiểm soát, chính sách nhân sự và chuẩn mực đạo đức.
- Đánh giá rủi ro: Nhận dạng, phân tích rủi ro từ môi trường bên trong lẫn bên ngoài cản trở mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp ứng phó (tránh, chuyển giao, giảm thiểu).
- Hoạt động kiểm soát: Các chính sách và thủ tục cụ thể gồm phân chia trách nhiệm (nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa 4 chức năng: phê duyệt, thực hiện, ghi chép, bảo quản tài sản), ủy quyền (ủy quyền chung và ủy quyền cụ thể), bảo vệ tài sản và thông tin, kiểm tra độc lập, phân tích rà soát.
- Thông tin và truyền thông: Hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán/quản trị giúp truyền đạt dữ liệu theo các chiều trong và ngoài doanh nghiệp.
- Giám sát: Bao gồm giám sát thường xuyên trong quá trình vận hành và giám sát định kỳ thông qua các đánh giá độc lập.
Tác giả cũng phân định các loại kiểm soát theo mục tiêu (phòng ngừa, phát hiện, bù đắp) và theo phạm vi (kiểm soát chung, kiểm soát trực tiếp đầu vào, xử lý và kết quả) làm cơ sở tham chiếu cho nghiên cứu thực nghiệm.
Chương 2: Thực trạng công tác KSNB tại Công ty TNHH Hitec Huế
Chương này tập trung phản ánh tổng quan doanh nghiệp và khảo sát chi tiết hiện trạng kiểm soát nội bộ tại đơn vị:
- Thông tin doanh nghiệp: Công ty TNHH Hitec được thành lập ngày 05/12/2005 theo giấy phép kinh doanh số 3300383140, vốn đầu tư ban đầu ghi nhận là 500 triệu đồng. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là thương mại và dịch vụ thiết bị giáo dục, máy vi tính, thiết bị ngoại vi, thiết bị phòng học bộ môn, bảng tương tác thông minh Activboard, phòng hiclass, thiết bị mầm non và dịch vụ sửa chữa thiết bị văn phòng. Doanh nghiệp đạt chứng nhận quản lý chất lượng ISO 9001:2008 do tổ chức của Australia và New Zealand cấp.
- Cơ cấu tổ chức: Vận hành theo mô hình tham mưu trực tuyến chức năng gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, phòng Kinh doanh, phòng Kỹ thuật, phòng Kế toán và Bộ phận Kho.
- Tình hình lao động: Tổng nhân sự tăng từ 17 người năm 2016 lên 20 người năm 2017 (tăng 17,65%). Cơ cấu năm 2017 gồm 12 lao động nam (chiếm 60,00%) và 8 lao động nữ (chiếm 40,00%). Về trình độ, lao động có bằng đại học luôn chiếm tỷ trọng trên 60% tổng số nhân lực.
| Chỉ tiêu phân loại lao động |
Năm 2016 (Người) |
Tỷ trọng 2016 (%) |
Năm 2017 (Người) |
Tỷ trọng 2017 (%) |
So sánh 2017/2016 (+/- Người) |
Tốc độ tăng trưởng (%) |
| Tổng số lao động |
17 |
100,00 |
20 |
100,00 |
+3 |
+17,65 |
| - Lao động nam |
10 |
58,82 |
12 |
60,00 |
+2 |
+20,00 |
| - Lao động nữ |
7 |
41,18 |
8 |
40,00 |
+1 |
+14,29 |
| - Trình độ đại học |
11 |
64,71 |
Đa số |
>60,00 |
- |
- |
- Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh: Tổng tài sản năm 2016 đạt 9.347.496.450 đồng; sang năm 2017 giảm 437.742.987 đồng (tương ứng giảm 4,68%) xuống còn 8.909.753.463 đồng, trong đó tài sản ngắn hạn luôn chiếm trên 89% tổng tài sản. Vốn chủ sở hữu năm 2017 suy giảm mạnh 72,17% so với mức 2.511.432.589 đồng của năm 2016.
| Chỉ tiêu kết quả kinh doanh |
Năm 2016 (đồng) |
Năm 2017 (đồng) |
Chênh lệch 2017/2016 (+/- đồng) |
Tỷ lệ tăng/giảm (%) |
| 1. Doanh thu bán hàng và CCDV |
28.925.873.245 |
26.342.589.734 |
-2.583.283.511 |
-8,93 |
| 2. Các khoản giảm trừ doanh thu |
15.356.038 |
0 |
-15.356.038 |
-100,00 |
| 3. Doanh thu thuần |
28.910.517.207 |
26.342.589.734 |
-2.567.927.473 |
-8,88 |
| 4. Lợi nhuận gộp |
3.953.722.962 |
3.385.795.489 |
-567.927.473 |
-14,36 |
| 5. Doanh thu hoạt động tài chính |
3.589.432 |
2.549.834 |
-1.039.598 |
-28,96 |
| 6. Chi phí quản lý kinh doanh |
3.589.349.570 |
3.089.349.570 |
-500.000.000 |
-13,93 |
| 7. Lợi nhuận thuần từ HĐKD |
119.027.624 |
60.563.114 |
-58.464.510 |
-49,12 |
| 8. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế |
119.027.624 |
60.563.114 |
-58.464.510 |
-49,12 |
| 9. Chi phí thuế TNDN |
23.805.525 |
12.112.623 |
-11.692.902 |
-49,12 |
| 10. Lợi nhuận sau thuế TNDN |
95.222.099 |
48.450.491 |
-46.771.608 |
-49,12 |
Doanh thu và lợi nhuận năm 2017 sụt giảm mạnh do xuất hiện đối thủ cạnh tranh mới gia nhập thị trường, công ty phải gia tăng chính sách chiết khấu để giữ khách hàng.
- Tổ chức kế toán: Phòng Kế toán gồm 3 người (1 kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, thanh toán lương, BHXH; 1 kế toán viên theo dõi kho, vật tư, hóa đơn; 1 kế toán viên theo dõi thu chi tiền mặt và công nợ). Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính, phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ, khấu hao tài sản cố định đường thẳng, hạch toán thuế GTGT khấu trừ, sử dụng phần mềm Kế toán Việt Nam phiên bản 10.5 theo hình thức Nhật ký chung.
- Đánh giá 5 bộ phận kiểm soát nội bộ và các chu trình nghiệp vụ:
- Môi trường kiểm soát: Ban Giám đốc chưa chú trọng đúng mức đến kiểm soát; thiếu văn bản mô tả chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng ban dẫn đến đùn đẩy trách nhiệm; quy chế tuyển dụng mang tính nể nang khi ưu tiên người quen, con em cán bộ mà thiếu kiểm tra năng lực độc lập; chưa ban hành quy định chuẩn mực đạo đức bằng văn bản.
- Đánh giá rủi ro: Doanh nghiệp chưa có quy trình nhận diện và đo lường rủi ro có hệ thống; việc quản lý rủi ro tín dụng và rủi ro thị trường còn phụ thuộc vào các chính sách hỗ trợ vĩ mô.
- Hoạt động kiểm soát: Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm (thủ quỹ kiêm nhiệm theo dõi công nợ khách hàng); mua hàng thường thực hiện qua điện thoại trước rồi làm đơn đặt hàng và trình duyệt sau, dẫn đến nguy cơ sai lệch số lượng, quy cách và chênh lệch giá thanh toán; bán hàng thiếu kiểm soát hạn mức tín dụng; quản lý kho chưa lập thẻ kho, không dán mã định danh, hàng hỏng để lẫn hàng tốt, công cụ dụng cụ xuất dùng không mở sổ theo dõi; tài sản cố định không dán nhãn nhận diện.
- Thông tin và truyền thông: Nhiều khoản mua lẻ dưới 100.000 đồng không có hóa đơn hợp pháp mà chỉ lập bảng kê thông thường; kho lưu trữ chứng từ nhỏ hẹp, chưa phân loại khoa học; dữ liệu kế toán trên phần mềm được bảo vệ mật khẩu nhưng dữ liệu kinh doanh, nhân sự lưu trên các file Excel không được bảo mật; thiếu hệ thống báo cáo quản trị định kỳ ngoài báo cáo lãi lỗ tháng.
- Giám sát: Chưa thành lập Ban Kiểm soát hoặc bộ phận kiểm soát nội bộ độc lập; hoạt động giám sát hoàn toàn mang tính tự phát.
Chương 3: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Hitec Huế
Tác giả đề xuất nhóm giải pháp theo hai góc độ:
- Hoàn thiện 5 bộ phận cấu thành hệ thống: Kiện toàn môi trường kiểm soát (ban hành quy chế phân quyền rõ ràng bằng văn bản, chuẩn hóa tiêu chuẩn tuyển dụng, tách biệt chức năng thủ quỹ và theo dõi công nợ); xây dựng quy trình nhận diện và đánh giá rủi ro định kỳ; thiết lập hoạt động kiểm soát theo quy trình chuẩn cho từng nghiệp vụ; nâng cấp hệ thống thông tin truyền thông (hoàn thiện chế độ chứng từ, áp dụng bảo mật phân quyền cho các file dữ liệu kinh doanh/nhân sự, triển khai báo cáo quản trị chi tiết); tổ chức cơ chế giám sát định kỳ.
- Hoàn thiện theo các loại kiểm soát: Thiết lập kiểm soát phòng ngừa (chuẩn hóa quy trình đặt hàng, phê duyệt trước khi mua, đánh giá nhà cung cấp, kiểm tra tuổi nợ trước khi cấp tín dụng); củng cố kiểm soát phát hiện (thực hiện kiểm nghiệm kỹ thuật chặt chẽ, đối chiếu định kỳ ba bên giữa đơn đặt hàng - phiếu giao hàng - hóa đơn, kiểm kê tài sản và hàng tồn kho định kỳ); tăng cường kiểm soát bù đắp tại các khâu quy mô nhân sự nhỏ không thể tách biệt hoàn toàn nhân sự.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã ghi nhận các kết quả thực tế cụ thể:
- Làm rõ bức tranh tài chính và tổ chức của Công ty TNHH Hitec Huế giai đoạn 2016 – 2017: Tổng doanh thu thuần đạt 28,91 tỷ đồng (năm 2016) và 26,34 tỷ đồng (năm 2017); lợi nhuận sau thuế sụt giảm từ 95,22 triệu đồng xuống còn 48,45 triệu đồng (giảm 49,12%).
- Chỉ rõ các điểm yếu và kẽ hở kiểm soát nội bộ hiện hành tại doanh nghiệp:
- Vi phạm nghiêm trọng nguyên tắc bất kiêm nhiệm khi để thủ quỹ đồng thời quản lý theo dõi nợ khách hàng.
- Quy trình mua hàng có rủi ro lớn do thói quen nhân viên gọi điện đặt hàng trước, Giám đốc ký duyệt đơn hàng sau thời điểm phát sinh giao dịch, tiềm ẩn nguy cơ thông đồng với nhà cung cấp về chênh lệch giá hoặc hàng không đúng phẩm cấp kỹ thuật.
- Rủi ro quản lý quỹ và ngân hàng: Quy định tồn quỹ tiền mặt dưới 10.000.000 đồng chưa được tuân thủ triệt để khi phát sinh dòng tiền lớn cuối ngày; các cuốn séc được lưu giữ tại phòng Kế toán và việc rút tiền ngân hàng do thủ quỹ hoặc kế toán trực tiếp thực hiện tạo kẽ hở giả mạo chữ ký chủ tài khoản nếu phát sinh thông đồng.
- Thiếu công cụ kiểm soát công nợ: Chưa thiết lập bảng phân tích tuổi nợ; để tồn đọng tạm ứng của nhân viên kéo dài, có trường hợp nhân viên nghỉ việc nhưng chưa tất toán công nợ tạm ứng.
- Công tác kho vận yếu kém: Không treo thẻ kho, không lập sơ đồ kho, không dán mã định danh hàng hóa, để lẫn hàng hư hỏng với hàng tốt; công cụ dụng cụ và tài sản cố định chưa được đánh mã và theo dõi bằng sổ chuyên dụng.
- Đóng góp của đề tài: Tác giả đã vận dụng khung lý thuyết COSO 2013 và Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam VSA 400 vào phân tích một doanh nghiệp thương mại quy mô nhỏ tại địa phương, đưa ra hệ thống kiến nghị bám sát các chu trình nghiệp vụ thực tế (mua hàng, bán hàng, tiền mặt, hàng tồn kho, nhân sự) thay vì các đề xuất chung chung.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận ghi nhận các hạn chế dựa trên phạm vi và điều kiện nghiên cứu:
- Hạn chế về thời gian và dữ liệu: Đề tài thực hiện trong thời gian thực tập 3 tháng của sinh viên; nguồn dữ liệu khảo sát giới hạn trong 2 năm (2016 – 2017), chưa bao quát được chu kỳ kinh doanh dài hạn của doanh nghiệp.
- Mức độ chuyên sâu: Tác giả tự đánh giá lượng kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn chưa sâu nên các phân tích về đánh giá rủi ro và các giải pháp kỹ thuật kiểm soát tài chính chưa thực sự bao quát hết các kịch bản biến động thị trường.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ cho các chu trình chi tiết hơn (như kiểm soát chi phí hoạt động, kiểm soát các dự án đấu thầu thiết bị trường học quy mô lớn); thiết lập khung đánh giá định lượng về mức độ rủi ro kiểm soát nội bộ và xây dựng quy chế kiểm toán nội bộ độc lập cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Giá trị tham khảo
Bản khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán: Tài liệu cung cấp mẫu hình nghiên cứu điển hình (case study) về việc vận dụng khuôn khổ COSO 2013 để phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ tại một doanh nghiệp cụ thể, hữu ích cho việc làm khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập.
- Người nghiên cứu về quản trị doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME): Khóa luận phản ánh chân thực những mâu thuẫn điển hình giữa quy mô nhân sự hạn chế (3 nhân sự kế toán, 20 lao động) với yêu cầu bất kiêm nhiệm của kiểm soát nội bộ.
- Phần đáng tham khảo nhất: Mục khảo sát thực trạng các chu trình kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện (từ trang 39 đến trang 45 của tài liệu), nơi ghi chép tỉ mỉ các thiếu sót thực tế trong mua hàng qua điện thoại, quản lý séc rút tiền, kiểm soát kho và quản lý công nợ tạm ứng.
Câu hỏi thường gặp
Công ty TNHH Hitec Huế áp dụng chế độ kế toán và phần mềm kế toán nào?
Doanh nghiệp áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính. Về công nghệ xử lý thông tin, công ty sử dụng phần mềm Kế toán Việt Nam phiên bản 10.5 theo hình thức kế toán máy Nhật ký chung.
Nguyên nhân chính khiến lợi nhuận sau thuế của công ty giảm 49,12% trong năm 2017 là gì?
Lợi nhuận sau thuế năm 2017 giảm từ 95.222.099 đồng xuống 48.450.491 đồng (giảm 46.771.608 đồng, tương ứng 49,12%). Nguyên nhân chính được tác giả chỉ ra là do xuất hiện đối thủ cạnh tranh mới gia nhập thị trường làm phân tán lượng khách hàng của công ty, buộc công ty phải tăng cường chiết khấu thương mại để cạnh tranh, làm giảm biên lợi nhuận gộp từ 3.953.722.962 đồng xuống 3.385.795.489 đồng.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm bị vi phạm nghiêm trọng nhất ở khâu nào trong bộ máy công ty?
Vi phạm bất kiêm nhiệm thể hiện rõ nhất ở việc thủ quỹ của công ty được giao đồng thời nhiệm vụ theo dõi và quản lý công nợ của khách hàng. Sự kết hợp giữa chức năng giữ tiền và chức năng theo dõi số liệu nợ tạo ra rủi ro biển thủ tiền thu từ khách hàng mà không bị phát hiện kịp thời trên sổ sách.
Khâu mua hàng và thanh toán của công ty đang tồn tại những lỗ hổng kiểm soát nào?
Nhân viên mua hàng thường gọi điện thoại đặt hàng trực tiếp mà không lập đơn đặt hàng trước và không có sự phê duyệt trước của Ban Giám đốc. Sau khi hàng được mua, đơn đặt hàng mới được hợp thức hóa để trình duyệt. Cách làm này dẫn đến rủi ro nhà cung cấp giao sai số lượng, sai chủng loại, chậm tiến độ và tạo kẽ hở thông đồng về giá mua (nhất là trong các thời điểm nhà cung cấp thông báo điều chỉnh tăng giá bán).
Doanh nghiệp quy định hạn mức tồn quỹ tiền mặt ra sao và rủi ro rút tiền gửi ngân hàng là gì?
Công ty quy định số tiền mặt tồn tại quỹ thường phải nhỏ hơn 10.000.000 đồng; nếu thu tiền vượt hạn mức ngoài giờ giao dịch thì sáng hôm sau phải nộp ngay vào ngân hàng. Tuy nhiên, rủi ro rút tiền ngân hàng xuất hiện do các cuốn séc được cất giữ chung tại phòng Kế toán và việc rút tiền mặt giao cho thủ quỹ hoặc kế toán viên thực hiện; nếu xảy ra sự thông đồng giữa các cá nhân này thì kẽ hở giả mạo chữ ký Giám đốc trên séc hoặc ủy nhiệm chi rất dễ phát sinh.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Bảo Ngọc đã phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Hitec Huế dựa trên khung lý thuyết COSO 2013 và Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam VSA 400. Thông qua số liệu hoạt động và chứng từ kế toán giai đoạn 2016 – 2017, tác giả đã bóc tách những sai sót mang tính điển hình của một doanh nghiệp thương mại quy mô nhỏ như vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, quy trình mua hàng đảo ngược và sự buông lỏng trong quản lý kho vận, công nợ. Hệ thống giải pháp được đề xuất trong công trình tập trung vào việc chuẩn hóa quy trình bằng văn bản, thiết lập cơ chế kiểm soát phòng ngừa - phát hiện và phân định quyền hạn rõ ràng, tạo cơ sở thực tiễn để nâng cao hiệu lực quản lý tài chính tại đơn vị.
